3.15 Практическое занятие № 4. Текстовый процессор Word. Создание и редактирование документов. Приёмы и средства автоматизации при работе с документами. Запись математических выражений и формул

Word – многофункциональная программа обработки текстов, настольная издательская система. Её можно рассматривать каксредство автоматизации авторской деятельности.

Программа предназначена для:

• набора, редактирования и верстки текста и таблиц;

• просмотра на дисплее готового к печати документа;

• вставки рисунков, диаграмм и слайдов;

• заготовки бланков, писем и других документов;

• обмена информацией с другими программами;

• проверки орфографии в набранном тексте.

Запуск текстового процессора MSWordпроизводится с Рабочего стола, если на нём есть ярлык этого редактора, или через Главное меню: Пуск – Программы –MSWord. После запуска на экране появляется окно редактора, имеющее типовую структуру интерфейса. Оно содержитстроку меню, обычно несколько строкпанелей инструментов,рабочее полеистроку состояния.

В строке меню находятся имена групп команд, объединённых по функциональному признаку. Выбор режима из строки меню открывает соответствующее подменю нескольких уровней. Стандартная панель инструментов содержит кнопки, дублирующие некоторые команды меню. Эту панель можно расширять и настраивать на индивидуального пользователя. Строка состояния содержит имя редактируемого документа и определяет текущее положение курсора в этом документе. В этой строке также выводится справочная информация.

Минимальный набор типовых операций, производимых с документом в целом в системе Wordтаков:

• создание нового документа;

• сохранение документа;

• удаление документа;

• распечатка документа.

Документы и шаблоны документов создаются с помощью команды Файл – Создать. После нажатия кнопки <ОК> на экран выводится новое окно с название Документ или Шаблон с порядковым номером. Wordсодержит большой набор шаблонов стандартных документов: служебные записки, факсы, стандартные письма, резюме и п. п.

Документы Wordсохраняются в виде файлов со стандартным расширением .doc. При сохранении можно задать параметры сохранения файла командами Сервис – Параметры – вкладка Сохранение. Повторное сохранение файла, имеющего имя, следует выполнять командами Файл – Сохранить или кнопкой <Сохранить> стандартной панели инструментов.

Удаление документа Wordвсего целиком происходит как удаление любого файла с помощью контекстного меню следующими командами: Файл – Открыть – щелчок правой кнопки мыши на удаляемом файле – Удалить – Да. Фрагмент открытого документаWordсначала выделяется, а затем может быть удалён нажатием кнопки <Del> или комбинацией кнопок <Ctrl+X>.

Для печати документов необходимо настроить параметры печати командами Сервис – Параметры – вкладка Печать. Формат и ориентация печатной страницы задаются командами Файл – Параметры страницы – вкладка Размер бумаги. Команды Файл – Печать вызывают диалоговое окно Печать, в котором делаются установки для печати документа. С помощью кнопки <Печать> панели инструментов осуществляется непосредственный запуск печати документа с ранее установленными параметрами диалогового окна Печать.

К базовым приёмам работы с текстами в текстовом процессоре Wordотносятся следующие:

• ввод текста;

• редактирование текста;

• рецензирование текста;

• форматирование текста;

• сохранение и печать документа.

Ввод текставWordосуществляется построчно, переход на следующую строку в пределах одного абзаца выполняется автоматически. После нажатия клавиши <Enter> завершается предыдущий абзац и начинается новый. Абзац является ключевым элементом в структуре документаWord.

Экранное представление документов совпадает с печатным. Это принцип WYSIWYG(WhatYouSeeIsWhatYouGet – что видишь, то и получаешь), принятый в графическом интерфейсеWindows.

Рассмотрим способы выделения,копирования,перемещенияиудаленияфрагментов текста, являющимися самыми распространёнными операциями при работе с текстовыми документами. Способов выделения фрагментов текста много, это можно делать с помощью клавиш или манипулятором мышь. Например, с помощью клавиш выделение фрагмента текста происходит, если установить курсор в начало выделения, одновременно нажать клавишу <Shift> и клавишу перемещения курсора до закрашивания нужного фрагмента текста. Выделение фрагмента текста с помощью мыши:

• на уровне символов, слов и строк текста – установка указателя мыши в начало выделения и протаскивание мыши при нажатой левой кнопке до конца выделяемого фрагмента;

• на уровне абзаца – установка курсора в произвольное место абзаца и тройной щелчок левой кнопки мыши;

• на уровне одной строки – ординарный щелчок левой кнопки мыши на поле слева от строки текста.

Выделение текста всего документа выполняется с помощью команд Правка – Выделить всё. Копирование, перемещение и удаление применяются только к выделенному фрагменту текста.

Копирование через буфер обмена осуществляется командами Правка – Копировать, копия помещается в буфер и используется для вставки командами Правка – Вставить. Панель инструментов расширенного буфера обмена (см. рис. 3.14) имеет три ряда по четыре ячейки для хранения данных. О содержании конкретной ячейки можно судить по всплывающей подсказке, появляющейся при наведении указателя мыши на ячейку.

Для перемещения фрагмента текста используются команды Правка – Вырезать, Правка – Вставить. Все эти операции можно выполнить с помощью контекстного меню командами Вырезать, Копировать, Вставить или специальными кнопками стандартной панели инструментов.

Выделенный текст можно переместить или скопировать методом перетаскивания мышью (drag and drop). Для этого при перемещении на выделенном фрагменте устанавливается указатель мыши, и фрагмент перемещается при нажатой левой кнопке мыши. При копировании необходимо дополнительно нажать и удерживать кнопку <Ctrl>.

При наборе текста в некоторых случаях можно эффективно сократить объём вводимого текста за счёт использования средств автозамены. Они позволяют заменить ввод длинных последовательностей символов произвольным коротким сочетанием других символов. Например, вместо слов автозамена текста можно ввести сочетание “ат”. Настройку средства Автозамена выполняют в диалоговом окне Сервис – Автозамена. Элементы автозамены можно добавлять, заменять и удалять.

Кроме автозамены можно использовать автотекст – режим автоматического ввода фрагментов текста. Примерами элементов автотекста являются:

• подписи должностных лиц с указанием должности, звания и т. п.;

• названия и адреса организаций;

• “шапки” стандартных форм документов;

• типовые бланки документов.

Работа с элементами автотекста организуется командами Сервис – Автозамена – закладка Автотекст.

В документах Wordможно осуществлять поиск и замену текста, форматов и различных специальных символов. Для этого используются команды Правка – вкладка Найти (поиск) или Правка – вкладка Заменить (поиск и замена).

Команды Сервис – Параметры – вкладка Правописание позволяют задать параметры проверки текста. Средства автоматизации проверки правописания включают проверку орфографии и грамматики. В автоматическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчёркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, - зелёным. Для того, чтобы узнать характер ошибки, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном фрагменте текста.

При наборе текстовых документов, в том числе и технического характера, можно пользоваться тезаурусом – словарем смысловых синонимов. Тезаурус поможет избежать повторений и сделает элегантным стиль изложения. Вызов тезауруса происходит командами Сервис – Язык – Тезаурус. Окно Тезаурус имеет две панели. Синонимы выделенного слова можно выбирать как на левой, так и на правой панели. Замена производится щелчком по командной кнопке Заменить.

При вводе текста часто возникает необходимость ввода специальных символов, не имеющих соответствующих клавиш в раскладке клавиатуры. Основным средством для этого является диалоговое окно Вставка – Символ с двумя вкладками Символы и Специальные символы (см. рис. 3.15). Вкладка Символы содержит 25 различных шрифтов, выбор которых осуществляется в раскрывающемся списке Шрифт. Для вставки любого символа достаточно щелкнуть на кнопке Вставить.

Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирование. Основные приёмы форматирования включают:

• выбор и изменение гарнитуры шрифта;

• управление размером шрифта;

• управление начертанием и цветом шрифта;

• управление методом выравнивания;

• создание маркированных и нумерованных списков;

• управление параметрами абзаца.

Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт, вызываемого командами Формат – Шрифт. Установки формата шрифта могут быть сделаны для любого фрагмента текста. Диалоговое окно Шрифт содержит три вкладки: Шрифт, Интервал и Анимация. На каждой вкладке в окне Образец отображается результат настройки шрифта. Быстрая установка формата шрифта может быть выполнена с использованием кнопок панели инструментов Форматирование: <Шрифт>, <Размер шрифта>, начертания шрифта (полужирный кнопка <Ж>, курсив – кнопка <К>, подчеркивание – кнопка <Ч>).

Форматирование абзацев задаётся командами Формат – Абзац, которые вызывают диалоговое окно Абзац с вкладками Отступы и интервалы и Положение на странице. Смысл операций форматирования, которые можно осуществить над абзацем, ясен из содержания вкладок. Основные операции включают установку границ абзацев и абзацных отступов, выравнивания и переноса слов.

Обычно настраиваются следующие параметры абзаца:

• величина отступа слева (от левого поля);

• величина отступа справа (от правого поля);

• величина отступа первой строки абзаца (“красная строка”);

• величина интервала перед абзацем и после него (отбивка между абзацами);

• способ выравнивания текста (по левому краю, по правому краю, по центру, по ширине).

Для художественной выразительности оформления абзацев и страниц текста используются способы обрамления, изменения цвета текста и фона и т. п. Это делается с помощью диалогового окна Границы и заливка, вызываемого командами Формат – Границы и заливка. Окно имеет три вкладки: Граница, Страница и Заливка, на которых можно выбрать соответствующие настройки.

В служебных документах и в технической документации широко используется три типа списков: маркированные, нумерованные и многоуровневые. В табл. 3.3 представлены примеры этих списков. Список можно создать на основе готового текста или в процессе его набора. Для созданных списков допускается изменение их типа.

Таблица 3.3. Типы списков

Маркированный список	Нумерованный список	Многоуровневый список
ППО общего назначения Программы обработки текстов Текстовые редакторы Текстовые процессоры Электронные таблицы СУБД Графические системы Редакторы векторной графики Редакторы растровой графики	ППО общего назначения Программы обработки текстов Текстовые редакторы Текстовые процессоры Электронные таблицы СУБД Графические системы Редакторы векторной графики Редакторы растровой графики	ППО общего назначения Программы обработки текстов Текстовые редакторы Текстовые процессоры Электронные таблицы СУБД Графические системы Редакторы векторной графики Редакторы растровой графики

Для создания списка по мере набора текста необходимо:

• установить курсор в начало списка;

• выполнить команды Формат – Список;

• открыть вкладку с выбранным типом списка и выбрать пиктограмму с образцом списка;

• нажать кнопку <OK> для выхода из диалогового окна.

Каждый элемент списка заканчивается нажатием клавиши <Enter>. Для изменения уровня иерархии следует установить курсор на элемент и нажать комбинацию клавиш <Shift+Alt+> для понижения уровня иерархии, <Shift+Alt+> для повышения уровня иерархии или нажать клавишу <Tab> для перехода на новый вложенный уровень и комбинацию клавиш <Shift+Tab> для перехода на один уровень вверх. При задании маркированного списка для выбора иных графических маркеров служит командная кнопка <Рисунок>. Она открывает диалоговое окно Рисованный маркер, в котором можно выбрать желаемый значок.

Для текстов газетного типа можно набирать текст в несколько колонок. Формат газетного текста задаётся командами Формат – Колонки. После этого нужно ввести требуемые данные в поля Ширина и Промежуток (или использовать стрелки рядом с полями). Вносимые изменения можно увидеть справа в области Образец. Существующий текст также можно расположить в колонках, предварительно выделив его.

Колонтитулы представляют собой одну или несколько строк, помещаемых в начале или конце каждой страницы документа. Они обычно содержат номера страниц, название глав и параграфов, названия и адреса организаций и т. п. Колонтитулы могут различаться для первой страницы, а также для чётных и нечётных страниц. Использование колонтитулов позволяет лучше ориентироваться в документе.

Панель инструментов Колонтитулы открывается командами Вид – Колонтитулы. В ней имеются кнопки для вставки номера страницы, числа страниц, даты, времени, параметров страницы и т. п. Колонтитулы отображаются на экране только в режиме разметки страницы (Вид – Разметка страницы).

Номера страниц являются частью колонтитула. Для вставки номеров нужно открыть соответствующее диалоговое окно командами Вставка – Номера страниц и выполнить предложенные действия.

Стиль – поименованная совокупность форматов элементов текста. Стили позволяют быстро оформлять разнообразные по внешнему виду и характеру тексты. Текстовый процессор Wordподдерживает два типа стилей: стили абзаца и знаковые стили (стили символов). Это позволяет выполнять форматирование абзаца с изменённым оформлением выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Бывают стандартные и пользовательские (специальные) стили. Работа со стилями состоит из создания, настройки и использования стилей.

Команды Формат – Стиль открывают диалоговое окно Стиль, в котором отражается список существующих стилей. В этом окне можно выбрать один из определённых стилей или изменить стиль. При выборе какого-то стиля в окне Абзац отображается вид абзаца, а в окне Знаки – тип и размер используемого шрифта данного стиля. Кнопкой <Применить> осуществляется наложение стиля на выделенный фрагмент текста. Кнопка <Изменить> открывает диалоговое окно Изменение стиля. Каждая компонента стиля настраивается в отдельном диалоговом окне. Выбор компонент выполняется в меню, открываемом кнопкой <Формат>.

Для создания стиля служит кнопка <Создать> в диалоговом окне Стиль, при этом нужно будет в раскрывшемся диалоговом окне Создание стиля указать несколько необходимых параметров. Важной чертой программы Wordявляется принцип наследования стилей. Он состоит в том, что любой стиль может быть основан на каком-то из существующих стилей. Кнопка <Организатор> используется для копирования стилей из других стилей или шаблонов в текущий документ.