15

КИТ

Тема Технологии и системы обработки табличной информации.

Лекция Табличный процессор Microsoft Excel

1. Общая характеристика и функциональные возможности табличных процессоров

2. Основные приёмы работы по созданию электронных таблиц и организации вычислений в таблицах средствами табличного процессора Microsoft Excel.

1. Общая характеристика и функциональные возможности табличных процессоров

Назначение и функции электронных таблиц

Электронные таблицы предназначены для хранения и обработки информации, представленной в виде таблиц - двумерных массивов, состоящих из строк и столбцов. Существуют специальные программы, которые позволяют создавать таблицы в ПК и производить автоматизированную обработку табличных данных. Программные средства для проектирования электронных таблиц называются табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и систематизировать обработку табличных данных. С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские, инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решения различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны:

• создание и редактирование электронных таблиц;

• оформление и печать электронных таблиц;

• создание многотабличных документов, объединенных формулами;

• построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;

• работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;

• создание итоговых и сводных таблиц;

• использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;

• решение экономических задач типа «что, если» путем подбора параметров;

• решение оптимизационных задач;

• статистическая обработка данных;

• создание слайд-шоу;

• разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя.

Наиболее популярными электронными таблицами для ПК сейчас являются следующие:

Excel (фирма Microsoft);

Lotus 1-2-3 (фирма Lotus Development);

Quattro Pro (фирма WordPerfect-Novell Applications Group).

История и тенденции развития табличных процессоров

Табличные процессоры различаются, в основном, набором выполняемых функций и удобством интерфейса, поэтому целесообразно проанализировать лишь широко используемые программные продукты.

По оценкам фирмы PC Data of Reston, наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Excel (фирма Microsoft), Lotus 1-2-3 (фирма Lotus Development) н Quattro Pro (фирма WordPerfect — Novell Applications Group). Если после своего появления в 1982 году Lotus 1-2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил своп лидирующие позиции. Результаты тестирования, проведенные лабораторией журнала «Home PC», продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам. Единственное превосходство Lotus 1-2-3 - это скорость работы, но, опять же, превышение небольшое.

Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами-разработчиками определены по-разному.

Фирма Microsoft уделяет первостепенное внимание совершенствованию набора (функциональных средств Excel, и в этом, безусловно, ее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. В Excel многие функции разработаны более тщательно, чем в других электронных таблицах. Например, средства создания перекрестных таблиц в Lotus 1-2-3 не настолько богаты, как Мастер сводных таблиц в Excel. Кроме того, возможность использования массивов в Excel обеспечивает эффективные, формульные решения многих задач, а применение имен диапазонов в (формулах н функциях обеспечивает большую гибкость при работе с таблицами.

Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала па разработке инструментов групповой работы, в чем явно преуспела. Версия 4.0 пакета Lotus 1-2-3 дополнена Version Manager для моделирования но принципу «что-если», а версия 5.0 дополнена средствами маршрутизации и связи с Notes, что позволяет разрабатывать приложения, которые невозможно создать в других пакетах. Lotus 1-2-3 имеет ряд сильных сторон, к которым можно отнести простоту создания н редактирования графиков, а также наиболее логичную структуру трехмерных таблиц. Предусматривается также совершенствование групповой работы с таблицами: использование Team Consolidate предоставит возможность группе пользователей редактировать копни электронных таблиц, а затем их объединять. В версию пакета для Windows 95 будет включен также язык программирования Lotus Seri pi.

Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались возможности сортировки данных, которые прекрасно реализованы и в Excel, а также удобство эксплуатации. В то же время отмечались сложности при освоении графических возможностей Quattro Pro, недостаточный объем справочной информации.

Ситуация, сложившаяся к настоящему времени на рынке электронных таблиц, характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором месте но объему продаж — Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронных таблиц, например SuperCalc, совершенно незначительна.

Основные понятия электронных таблиц, типы данных

Идеология функционирования и технология работы пользователя с электронными таблицами одинаковы для всех электронных процессоров. Как отмечалось выше, различия между ними определяются, в основном, функциональными возможностями. По этой причине остановимся на рассмотрении работы наиболее популярного табличного процессора Excel.

После запуска программы Excel на экране появляется окно, состоящее из стандартных элементов (рис.1.):

Строка заголовка – в правой части находятся кнопки минимизации, максимизации и закрытия окна, а в левой – пиктограмма системного меню Excel.

Строка меню – содержит меню команд Excel (Файл, Правка,…, Справка).

Строки панелей инструментов (на рисунке их две - стандартная и форматирования) – с множеством кнопок, предназначенных для выполнения основных операций Excel.

Рис.1 Окно Excel с открытой рабочей книгой.

Строка формул – находится под панелями инструментов, в ней отображается содержимое текущей ячейки. В этой строке можно вводить и исправлять данные, находящиеся в выбранной ячейке активного рабочего листа.

Окно рабочей книги

Строка состояния – самая нижняя строка окна Excel; индикатор, находящийся в левой части строки, показывает текущее состояние программы.

Электронные таблицы (ЭТ) состоят из столбцов и строк. Столбцы идентифицированы буквами латинского алфавита (А, В, С, DA,.., YI...), расположенными в заголовочной части таблицы. Строки идентифицированы цифрами (1, 2, 3 ...), расположенными в первой колонке. Количество строк и столбцов в разных электронных таблицах различно, например в табличном процессоре Excel 256 столбцов и 65536 строк. Место пересечения столбца и строки называется ячейкой. Каждая ячейка имеет свои уникальный адрес, состоящий из имени столбца и номера строки, например А28, Р45 н т. п. Электронные таблицы могут содержать несколько рабочих листов (по умолчанию 3), которые объединяются в один файл и носят название рабочей книги. Создав рабочую книгу, пользователь в любой момент может добавить в нее столько дополнительных рабочих листов, сколько позволяют ресурсы его ПК.

• Для открытия нужного листа нужно щелкнуть на его ярлычке.

• Для присвоения листу смыслового имени, достаточно щелкнуть дважды на его ярлычке и ввести нужный текст, или воспользоваться командой переименования в контекстном меню, вызываемом с помощью правой клавиши мыши.

В формулах, командах и т.п. ячейки обозначаются с помощью адреса:

Текущий лист. Пример: адрес ячейки – C10

Используя связывание и внешние ссылки, можно обмениваться данными, расположенными в разных листах или книгах.

Другой лист этой же рабочей книги. Пример: адрес ячейки – Лист 2! C10

Лист другой рабочей книги. Пример: адрес ячейки – [Книга. xls] Лист 2! С10

Связывание не ограничено связыванием 2 книг. Можно создать иерархии связанных книг. Внешние ссылки можно использовать для:

1) слияния данных нескольких книг. С помощью связывания книг отдельных пользователей распределенные данные можно использовать, интегрировав их в итоговую книгу. Исходные книги могут изменяться независимо от итоговой книги;

2) создания различных представлений одних и тех же данных. Все данные и формулы можно ввести в одну или несколько книг и затем создать книгу отчетов по данным исходных книг;

3) последовательной разработки больших и сложных моделей обработки данных. Если разделить сложную модель обработки данных на последовательность взаимосвязанных книг, то можно работать с отдельными частями моделей без открытия всех составляющих моделей книг.

В книгу можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с электронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов и т.п.

В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок (диапазон). Имена ячеек в блоках разделяются двоеточием (:), например блок А1:В4 включает в себя ячейки А1, А2, A3, A4, В1, В2, ВЗ н В4. С блоками ячеек в основном выполняются операции копирования, удаления, перемещения, вставки и т.п.

В электронных таблицах используют, как правило, следующие типы данных:

• текст — это любая последовательность символов. Данные текстового типа используются для заголовков таблиц, заголовков строк и столбцов, а также для комментариев;

• число — это числовая константа;

• формула — это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических операций (+, -, *, /). Кроме числовых величин, в формулу могут входить в качестве аргументов адреса ячеек, функции и другие формулы. Пример формулы: =А5/Н8*12. В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислении. Саму формулу можно увидеть в строке ввода, когда данная ячейка станет активной;

• функции — это запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений. Например, функция автосуммирования может быть представлена следующим образом: =СУММ(М:М);

• строка – это формула, результатом действия которой является текстовая строка. Например : = «my name is»

• дата - может быть представлена в различных форматах, с нею можно выполнять различные арифметические и логические операции. Дата 1 января 1900года считается первым днем.(полночь-0, 6 утра- 0,25, полдень- 0,50). Дату и время проще всего вводить в том стиле, который поддерживает Excel. Если в дате опустить число месяца, Excel подразумевает первое число. Если опустить год, Excel подразумевает текущий год.

Excel проверяет все вводимые пользователя данные и определяет их тип. Если содержимое ячейки не является значением (датой, формулой и т.п.), оно считается текстом и Excel выравнивает его по левому краю.

Текстом считаются следующие данные:

1. Обычный текст.

2. Неправильно введенные числа. Например: 1234 56 - ошибочный пробел.

3. Неправильно заданные формулы. Например: вводится формула 22+А1. здесь отсутствует знак равенства в начале формулы и буква А введена на русском языке и Excel определяет содержимое ячейки не как формулу, а как текст.

4. Неправильно заданные даты. Например: вводиться дата 12/32/98. Такой даты не существует. Поэтому Excel определяет содержимое ячейки как текст.

В Microsoft Excel можно работать с 4 основными типами документов: электронной таблицей (рабочим листом), рабочей книгой, диаграммой, макротаблицей.

Рабочий лист служит для организации и анализа данных. Одновременно на нескольких листах данные можно вводить, править, производить с ними вычисления. В книгу можно вставить листы диаграмм для графического представления данных и модули для создания и хранения макросов, используемых при выполнении специальных задач.

Рабочая книга представляет собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя. Книга состоит из листов, имена которых выводятся на ярлычках в нижней части экрана. По умолчанию книга открывается с 3 рабочими листами Лист1, Лист2 , Лист3, однако их число можно увеличить или уменьшить. В книгу можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с электронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов и т.п.

Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами ЭТ. Она позволяет показать количественное соотношение между сопоставляемыми величинами.

Макротаблица (макрос) — это последовательность команд, которую приходится постоянно выполнять пользователю в повседневной работе. Макросы позволяют автоматизировать часто встречающиеся операции.