Тема Технологии и системы создания динамических презентаций

2 Технология создания презентации в Microsoft Power Point

Для работы с презентациями в Microsoft Office имеется Power Point. С помощью программы Power Point можно подготовить выступление с использованием слайдов, создать конспект доклада и материал для раздачи слушателям, а также для его демонстрации на экране компьютера. Программа создает файл презентации, который имеет расширение РРТ и содержит набор слайдов. Программа предоставляет пользователю большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие шаблоны содержат слайды, оформленные определенным образом. Можно изменить художественное оформление любого шаблона, выбрав дизайн по своему вкусу.

Программный комплекс PowerPoint является лидером среди систем для создания презентаций. Он способен направлять действия пользователя с момента своего запуска и вплоть до завершения процесса работы над презентацией. PowerPoint запрашивает всю необходимую текстовую и числовую информацию, а также предоставляет широкий выбор готовых вариантов дизайна.

Электронные презентации обычно содержат специальные видеоэффекты, подобные применяемым в телевидении, звуковые фрагменты, музыку, элементы анимации и видеоклипы. Поставляемые в комплекте с программой шаблоны дизайна обеспечивают высокое качество результата. Подсказки программы обеспечивают выполнение всех необходимых шагов в нужной последовательности. Во многих случаях, когда перед пользователем возникает необходимость выбора некоторого варианта, на экране появляется Мастер комплекса PowerPoint, который помогает принять верное решение.

Любой документ PowerPoint представляет собой набор отдельных, но взаимосвязанных слайдов.

Слайды содержат объекты самого разного типа, их сочетание призвано наиболее полно выразить содержание данного кадра презентации. На каждом слайде присутствует, как минимум, один объект - фон кадра.

К объектам, размещаемым на слайде, относятся:

• фон (обязательный элемент любого слайда);

• текст;

• гиперссылки (как особый вид текста);

• колонтитулы (как особый вид текста);

• таблицы;

• графические изображения;

• надписи (как особый вид графики);

• диаграммы (как особый вид графики);

• фильм (видеоклип);

• звук;

• значок (ярлык);

В Power Point существует два основных способа разработки презентации: автоматизированный и дизайнерский (ручной).

Автоматизированный способ основывается на создании презентации с помощью шаблонов (Мастера презентаций). Шаблоны включают оформленные слайды соответствующего назначения. Эти слайды содержат:

• стандартные тексты и встроенные объекты, которые можно отредактировать в соответствии с условиями применения.

• место заполнителей, предназначенное для вставки определенных объектов.

Круг тем презентаций Power Point разнообразен. Сюда входят и отчеты о положении дел, и материалы общих собраний, и финансовые отчеты, и рекламные буклеты. Но если пользователь не может выбрать с помощью Мастера необходимую ему презентацию, программа предоставит возможность создания ее самостоятельно вручную, т.е. дизайнерским способом. Для этого в Power Point имеются следующие средства:

1. Создание нового слайда

2. Ввод текста и его анимационное оформление

3. Художественное оформление презентации (цветовая схема, создание фона, вставка рисунков в слайд и т.д.)

В Power Point существуют следующие способы проведения презентации:

1. Управляемый докладчиком. В этом случае разработчику предоставляется возможность проводить презентацию вручную или в автоматическом режиме, останавливать ее для записей замечаний или каких-либо действий, вести запись выступления. Этот способ используется для показа на большом экране во время чтения лекций или проведения конференций.

2. Управляемый пользователем. В этом случае слайды отображаются в отдельном окне со специальными командами и меню, которые дают возможность пользователю самостоятельно управлять презентацией (выполнять смену, редактирование, копирование, печать слайдов, осуществлять переход от слайда к слайду).

3. Автоматический. Предполагает проведение презентации без докладчика. Используется для показа на стенде предприятия (фирмы) на выставках или в рекламном окне. При таком способе делают недоступными средства управления презентацией, что позволяет защитить ее от несанкционированных изменений.

Создание презентации в Power Point осуществляется в диалоговом режиме. После запуска Power Point появляется главное окно программы и диалоговое окно с предложением нескольких путей создания презентации (рис.1): с использованием Мастера автосодержания, шаблона презентации или просто создание пустой презентации. Кроме того, имеется возможность открыть файл уже существующей презентации.

При выборе пользователем переключателя Мастер автосодержания программа предоставляет возможность определить вид презентации. В качестве предполагаемых видов в Power Point существуют следующие: общие, служебные, проекты, сведения, деловые, личные и т.д. После определения вида презентации осуществляется выбор шаблона (при нажатии кнопки Все программа выдает пользователю список всех имеющихся шаблонов). В качестве шаблона может выступать отчет, финансовый отчет и др. После выбора необходимого шаблона определяется способ демонстрации презентации (управляемый докладчиком, управляемый пользователем или автоматический).

Следующим шагом в разработке презентации является определение формата выдачи. Программа предполагает наличие следующих форматов: слайды, черно-белые или цветные пленки, презентация на экране компьютера.

Power Point предоставляет пользователю возможность работать, просматривать и редактировать информацию в различных видах (режимах). В зависимости от того, что необходимо делать: вводить текст или рассматривать структуру презентации, создавать заметки или вставлять в слайд графику — можно установить соответствующий вид и тем самым повысить удобство своей работы. Таких видов пять, и установить их можно, нажав одну из кнопок внизу главного окна программы:

1. Вид слайдов наиболее удобен, если постепенно формируется каждый слайд, выбирается для него оформление, вставляется текст или графика.

2

Рис. 1

. Вид структуры следует устанавливать для работы над текстом презентации. В этом режиме можно просмотреть и при необходимости отредактировать заголовки всех слайдов, весь текст или изменить структуру презентации.

3. Вид сортировщика слайдов наиболее удобен для добавления переходов и установки длительности пребывания слайда на экране. Кроме того, в этом режиме можно переставлять слайды местами.

4. Вид заметок предназначен для создания заметок к докладу. Этот режим позволяет распечатать каждый слайд на отдельной странице, снабдив ее соответствующими комментариями.

5. Демонстрация (показ слайдов) используется для того, чтобы увидеть результаты работы. В этом режиме слайды по очереди выводятся на экран, начиная с текущего или выделенного.

Установить нужный вид можно и с помощью соответствующих команд из меню Вид.

Д

Рис. 2

ля создания новой презентации можно выбрать команду Создать из меню Файл. После этого на экране появится окно Создать презентацию. В этом диалоговом окне можно задать шаблон дизайна презентации. После щелчка на одном из шаблонов в окне Просмотр можно увидеть его изображение. Выбор шаблона выполняется с помощью двойного щелчка на нем. В результате откроется диалоговое окно Создание слайда (рис.2). В области «Выберите автомакет» можно определить макет для вновь создаваемого слайда. В правом нижнем углу окна содержится его краткая характеристика. При двойном щелчке на образце автомакета на экране появится новый слайд, содержащий заглушки (placeholders), в которые можно вставить текст, графику, а также таблицу и диаграмму. Для удаления текста заглушек и ввода собственной информации используются обычные средства редактирования. Размеры области заглушки также можно изменять, как и у обычного объекта Windows, поместив курсор мыши на рамку и перетащив ее в нужное положение.

Для оформления презентации можно воспользоваться библиотекой Microsoft ClipArt, которая содержит сотни рисунков. Самый быстрый способ получения доступа к библиотеке ClipArt — нажатие кнопки Вставить рисунок на панели инструментов или выбрать одноименную команду в меню Вставка. Помимо рисунков, Power Point позволяет также добавлять к презентациям аудио- и видеоклипы, таблицы, диаграммы и графические объекты WordArt посредством поддержи механизмов обмена данными между приложениями Windows. Кроме того, программа Power Point имеет собственные средства создания таблиц и диаграмм, расположенные в меню Вставка.

Для окончательного оформления, определения последовательности показа слайдов и продолжительности их отображения на экране каждому элементу презентации можно назначить звуковые и анимационные эффекты, используя опции диалоговых окон команд меню Показ слайдов.

Рассмотрим процесс создания новой презентации более подробно.

После запуска PowerPoint предложит несколько путей создания:

• с использованием Мастера автосодержания;

• на основе шаблона, определяющего дизайн (но не содержание) презентации;

• из имеющейся презентации;

• просто создание пустой презентации.

Создание презентации при помощи мастера автосодержания - это самый легкий, но зато самый стандартизированный способ. В этом случае мастер задает определенные вопросы, собирает тем самым необходимую информацию и предлагает на ее основе набор слайдов по указанной теме. Для начинающего пользователя этот способ является самым простым и удобным, так как мастер грамотно ведет его через все стадии подготовки презентации. С другой стороны, он практически не оставляя возможности для свободного творчества.

На первом этапе мастер предлагает выбрать Вид презентации. При этом предлагается шесть блоков, каждый из которых содержит несколько стандартов презентаций, из которых можно выбирать подходящую.

На втором этапе выбирается вид последующей публикации презентации: печать на бумаге, слайдах или прозрачных пленках либо же публикация в Интернете.

На третьем этапе производится оформление титульного слайда. Здесь дается название презентации, а также вводится текст для нижнего колонтитула всех слайдов.

После завершении работы мастер на основе собранной информации создает базовый набор слайдов. На экран выводится первый слайд в Обычном режиме, и теперь можно заниматься окончательным оформлением слайдов, вводя необходимые данные- текст, изображения, рисунки, - а также, при необходимости, меняя параметры форматирования.

При создании презентации на основе шаблонов PowerPoint предлагает два типа шаблонов:

• шаблоны презентаций;

• шаблоны оформления.

Шаблоны презентаций более всего похожи на стандартные шаблоны в Word. Они носят названия План продаж, Бизнес-план, Обзор финансового состояния и др. Эти шаблоны также содержат наиболее подходящие и принятые для каждой тематики стандарты и служат основой для создания чаще всего применяемых стандартных презентаций. Пользователь может принять к сведению предлагаемый шаблоном текст или заменить его на авторский.

Шаблоны оформления созданы профессиональными дизайнерами. Каждый из шаблонов имеет определенную цветовую гамму, фон и стилистику, содержит разнообразные графические элементы, параметры размера и начертания шрифтов, некоторые специальные эффекты.

При создании презентации без использования мастера и шаблонов пользователю предстоит самостоятельно пройти ряд этапов: выбор разметки слайда, дизайна оформления, наполнение слайда объектами, применение эффектов анимации к объектам, настройка смены слайдов. Данный способ создания презентации предоставляет пользователю достаточно большие возможности для творческой работы.