Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
KIT-OIT_zaoch_12-13 / Lek_Word.doc
Скачиваний:
42
Добавлен:
25.03.2015
Размер:
495.1 Кб
Скачать

ОИТ, КИТ 1 курс

Тема Технологии и системы обработки текстовых документов.

Лекция Текстовый процессор Microsoft Word

  1. Общая характеристика и функциональные возможности текстового процессора Microsoft Word

  2. Основные приёмы работы по созданию текстовых документов средствами текстового процессора Microsoft Word

1. Общая характеристика и функциональные возможности текстового процессора Microsoft Word

Практически все виды работ пользователя на персональном компьютере в той или иной степени связаны с подготовкой данных для последующей обработки. Прежде всего, это относится к работам, связанным с подготовкой документов. В состав подготавливаемого документа могут входить текстовые данные, таблицы, математические формулы, графические объекты и т. д. Главная задача любого текстового редактора заключается в обеспечении оптимальных для пользователя условий по созданию и обработке документа.

Современный текстовый редактор представляет собой программный продукт, обеспечивающий пользователя ПК средствами создания, обработки и храпения документов различной природы и степени сложности. В последнее время тексто­вые редакторы вытесняются текстовыми процессорами, которые позволяют не только набирать “чистый”, неформатированный текст, но и оформлять его: произ­вольно размещать на странице, выделять шрифтами, цветом и т. д. Однако без ущерба для понимания можно в равной степени использовать оба термина.

Обилие различных типов документов привело к многообразию существующих текстовых редакторов. В качестве классифицирующего признака, с помощью ко­торого можно разделить все множество текстовых редакторов на 4 группы, при­мем тип обрабатываемого объекта.

1. Редакторы текстов — предназначены для создания и редактирования текстов, например текстов программ (MultiEdit, Brief, Norton Editor, Quick).

2. Редакторы документов предназначены для работы с документами, структурно состоящими из вложенных документов, страниц, абзацев и т. и. В структуру документа могут входить таблицы, графические образы, которые могут создаваться в других приложениях. Среди редакторов, предназначен­ных для работы с текстовыми документами, можно вы/юлить Лексикон, Ami Pro, MultiEdit, Microsoft Word. Признавая общность последних по типу создаваемого и обрабатываемого объекта, нельзя не отметить их различия по возможностям, предоставляемым пользователю.

3. Издательские системы используются для подготовки больших слож­ных документов (книги, альбомы, журналы, газеты). В качестве примеров издательских систем можно назвать Corel Ventura Publisher, Adobe PageMaker, QuarkXPress. Необходимо отметить, что работа с издательскими системами предполагает использование редакторов документов на этане пред­варительном подготовки материалов. Издательские системы предназначены для верстки текста. Верстка текста заключается в размещении текста по страницам создаваемого документа, вставке рисунков, использовании различ­ных шрифтов применительно к документам, уже созданным при помощи ре­дакторов текстов. В целом, на наш взгляд, различия между редакторами доку­ментов и издательскими системами не представляются принципиальными. По общему мнению, в последнее время редакторы по своим возможностям не только приблизились к издательским системам, но даже в некоторых вопросах стали их превосходить.

4. Редакторы научных текстов. Особенность данного класса редакторов в том, что они обеспечивают подготовку и редактирование научных текстов, содержащих большое количество математических 4юрмул, графиков, специ­альных символов и т. п. Среди наиболее известных редакторов научных текстов можно выделить системы ТЕХ и MathOr. Необходимо отметить, что современные текстовые редакторы включают в себя средства подготовки документов с формулами. Вопрос только в том, как соотносятся обычный текст и формулы. Использование редакторов научных текстов оправдано тогда, когда подготавливаемый текст содержит много формул.

В заключение краткого обзора текстовых редакторов можно сделать вывод, что возможные различия между ними в настоящее время перестали быть принципи­альными. Тенденция в развитии текстовых редакторов заключается в создании редакторов, позволяющих пользователям одновременно работать с текстами, со­держащими объекты и фрагменты различной природы. Особенно четко это про­слеживается в редакторах документов.

Как правило, исходным моментом работы с документом является текст, к которо­му добавляются объекты и фрагменты различной природы. Работа специалиста-экономиста с документами в первую очередь имеет целью расширение информационной базы принимаемых хозяйственных решений. Поэтому желательно, чтобы при работе с документом основное рабочее время тратилось бы специалистом не на создание документа (набор), а на придание ему требуемого вида и его анализ.

Последнее достижимо при расширении технологических возможностей редакто­ров за счет приближения компьютерной технологии работы с документом к чело­веческой. В целом Word 7.0 можно рассматривать как очередной шаг в направлении превращения редактора документов в настольную издательскую систему с точки зрения его возможностей по работе с текстами различной струк­туры и сложности.

При сохранении всех возможностей Word 6.0 и его пользовательского интер­фейса Word 7.0 имеет ряд новых принципиальных особенностей. У пользовате­ля редактора Word 7.0 появилась возможность выделять определенные фраг­менты текста цветом с целью, например, отметить какие-то важные его моменты. При этом цветные отметки видны только при просмотре текста на экране и на печать не выводятся. Это соответствует принятой технологии работы с научным текстом.

Проверка правильности набора (написания) текста выполняется одновременно с набором. Это тоже более естественно, чем проверка текста после набора. При этом неправильно набранное (по мнению редактора Word) слово подчеркивается красной волнистой линией с целью обратить внимание пользователя. Следует по­мнить, что ошибочным признается как действительно неправильно набранное сло­во, так и неизвестное редактору.

В Word 7.0 реализована система Microsoft IntelliSense — система интеллекту­альной подсказки. Эта система предназначена для повышения эффективности работы с документом за счет вывода на экран соответствующих подсказок. При­знавая определенную формализованность в работе мастера подсказок, следует согласиться с тем, что его появление является шагом в направлении интеллекту­ализации общения пользователя и компьютера. Анализируя действия пользовате­ля и признавая их неоптимальными, редактор через мастера стремится их оптими­зировать.

Изменения произошли в системе поиска и замены. Теперь пользователю стали доступны поиск и замена всех форм слова (в английском тексте), что сделало эти операции более гибкими и приближенными к смысловому анализу текста.

Обеспечивается использование системы электронной почты, не покидая редакто­ра. Можно редактировать и создавать почтовые сообщения как обычный доку­мент. У пользователя появилась возможность создавать профессиональный доку­мент-сообщение, вставляя в него таблицы, графики и другие объекты.

В Word 7.0 при оформлении (обычных) писем методом слияния текста и полей из базы данных можно использовать адреса, которые хранятся в адресных книгах Microsoft Exchange или Schedule+. Связанная работа этих приложений позволя­ет легко объединить информацию из различных приложений.

Понятия, вопросы создания и работы с документом, рассматриваемые далее относительно Word, в целом применимы к любому редактору документов. Следует отметить, что используемые ниже термины “редактор документов” и “текстовый редактор” можно считать равнозначными. В качестве объекта редактирования понимается некоторым образом организован­ный набор символов. Набор символов может быть представлен как некоторый документ. Документ может включать в себя текст, графические объекты, таблицы и объекты из других приложений.

Главное меню Microsoft Word, панели инструментов

Структура окна Word типична для приложений Windows. В нее входят элементы, необходимые для редактирования и формати­рования текстов. В верхней части окна располагаются панели команд, к которым относятся строка меню и панели инструментов. После установки программы в ней по умолчанию присутствуют две панели инструментов - Стандартная и Форматирование. Однако если в ходе работы возникает необходимость в других панелях инструментов, их тоже можно открыть и расположить вдоль любой границы окна или отдельно.

Под панелями инструментов располагается линейка, проградуированная в сантиметрах или дюймах. Она помогает контролиро­вать размещение элементов страницы и управлять операциями форматирования.

Основную часть окна занимает рабочая область, содержащая окно редактируемого документа. Если окно документа развернуто на всю рабочую область, то оно совпадает с окном программы. Поэто­му в окне присутствуют два набора кнопок управления размером. Верхние кнопки относятся к программе, а нижние - к документу, и путать их не надо.

Вертикальная полоса прокрутки Word имеет особен­ность. Под ней расположены три дополнительные кнопки перехода: на страницу вверх и вниз или к избранному объекту, в качестве которого может выступать страница, раздел, таблица, сноска, заголовок, рисунок и т.п.

В самой нижней части окна располагается строка состояния. Она содержит справочную информацию о документе и индикаторы, указывающие на текущий режим работы.

В каждом приложении Microsoft Office выполнение различных операций осуществляется с помощью команд. Команду можно выбрать несколькими способами: в ниспадающем или динамиче­ском меню, путем нажатия кнопки в панели инструментов или комбинации горячих клавиш.

Строка меню

Строка меню располагается под строкой заголовка и содержит группы команд, объединенные по функциональному признаку.

Все приложения содержат восемь одинаковых меню:

Файл (File) — содержит команды для управления документами:

создания, открытия, сохранения, закрытия, предварительного просмотра перед печатью, печати и рассылки.

Правка (Edit) — включает стандартный для среды Windows набор команд редактирования, предназначенных для отмены и повторения команд, выделения, копирования, удаления и пе­ремещения по документу.

Вид (View) — команды этого меню позволяют устанавливать режимы просмотра активного документа и способы отображе­ния на экране панелей инструментов.

Вставка (Insert) — объединяет команды, предназначенные для вставки в активный документ информации или объектов из других источников (поля, номера страниц, рисунки и т.д.).

Формат (Format) — содержит все команды форматирования документа: установки шрифта, выравнивания элементов и т.д.

Сервис (Tools) — объединяет команды, предназначенные для выполнения специальных операций: проверки орфографии, автозамены, настройки панелей инструментов, меню и клавиш сокращения, установки параметров и опций.

Окно (Window) — включает команды, которые позволяют зада­вать режимы отображения окон документов и выполнять пере­ход из одного окна документа в другое.

Справка (Help) — содержит команды доступа к справочной системе.

Кроме перечисленных пунктов меню, которые являются общими для всех приложений, в каждом приложении есть специфичные элементы. Например, в WinWord 7.0 — это меню Таблиц (Table), которое содержит команды обработки таблиц, в Excel 7.0 — меню Данные (Date), объединяющее команды сортировки, фильтрации, создания сводных таблиц, в PowerPoint 7.0 — меню Рисунок, включающее команды редактирования отдельных рисунков и групп рисунков, в системе управления данными Access 7.0 — меню Records, команды которого служат для сортировки, фильтрации и сохранения записей. Следует отметить также одну особенность приложения Schedule-h в нем отсутствуют меню Формат и Окно.

Конечно, перечень и действие команд в одноименных меню приложений могут различаться. Однако назначение одноименных меню разные приложений остается неизменным.

Средства настройки, реализованные в каждом приложении, позво­ляют при необходимости изменить не только состав отдельных меню, но и состав строки меню: добавить новые или удалить ненужные команды, изменить порядок следования пунктов и т.д.

Панели инструментов

Работа в текстовом редакторе существенно облегчается в случае использования панелей инструментов. Они позволяют быстро выполнять действия по созданию и обработке документа. Вывод панелей инструментов выполняется по команде Вид / Панели инструментов.

В Word используются следующие панели: Стандартная, Форматирование, Обрам­ление, Базы данных, Рисование, Формы, Microsoft и др.

Панели инструментов могут выводиться на экран либо быть спрятанными. Для их вывода необходимо снять флажок слева от названия соответствующей пане­ли. Панель инструментов включает в себя некоторую совокупность кнопок, каж­дая из которых соответствует определенной команде для создания и редактиро­вания документа. Кнопка может быть цветной (установлен флажок «Цветные кнопки») или черно-белой (флажок «Цветные кнопки» снят), иметь стандартный размер или быть большой (флажок «Большие кнопки»), иметь подсказку или нет (флажок «Подсказки»). Подсказка позволяет узнать назначение кнопки.

Предлагаемые в Word панели инструментов не следует рассматривать как неиз­меняемую данность. Пользователь по своему желанию может создать новую па­нель инструментов. Необходимость создания новой панели инструментов может быть связана с желанием пользователя объединить в одной панели кнопки раз­личных панелей с тем, чтобы держать на экране только одну панель инструмен­тов. При этом пользователь, как правило, включает в свою пользовательскую па­нель кнопки, соответствующие наиболее часто выполняемым командам. Для создания новой панели инструментов следует выполнить команду Вид / Панели инструментов / Создать. Далее вводится имя создаваемой панели инструментов.

Все приложения Microsoft Office имеют панели инструментов, которые обеспечивают быстрый доступ к наиболее часто используемым командам и опциям. При первом запуске любого приложения Microsoft Office открывается окно приложения, в котором под строкой меню находится стандартная панель инструментов. Стан­дартные панели инструментов во всех приложениях имеют одинаковую структуру, выглядят практически одинаково и в большинстве случаев имеют одинаковые имена.

Внешний вид и назначение большинства кнопок стандартных панелей инструментов одинаковы. Конечно, панели инструментов других приложений, например Access 7.0, имеют больше отличий.

Каждая кнопка стандартной панели инструментов имеет уникаль­ное имя. Чтобы узнать имя кнопки, следует установить на ней указатель мыши, не нажимая кнопку манипулятора. Имя кнопки появится рядом с указателем мыши, а краткое описание - в строке состояния. В нижеследующей таблице перечислены и описаны кнопки стандартных панелей инструментов, которые являются общими для большинства приложений.

Кнопка

Название

Назначение

Создать

Открытие нового документа, базирую­щегося на стандартном шаблоне.

Открыть

Открытие существующего документа. После щелчка на этой кнопке открыва­ется стандартное диалоговое окно от­крытия документов, в котором нужно указать имя и местоположение доку­мента, который необходимо открыть.

Сохранить

Сохранение документа. Если докумен­ту ранее не было присвоено имя, от­крывается диалоговое окно Сохранить как, в котором необходимо указать имя документа и определить место его хранения.

Печать

Запуск операции печати активного документа. Открывает стандартное окно печати для установки парамет­ров печати.

Предварительный просмотр

Отображение на экране документа в том виде, в каком он будет напечатан. Можно просмотреть одну или не­сколько страниц документа в увели­ченном или уменьшенном масштабе.

Орфография

Запуск процесса проверки орфогра­фии. Можно проверить весь документ или только выделенный фрагмент.

Удалить в буфер

Удаление и помещение в буфер обмена выделенного фрагмента документа (текста, графики, таблицы и т.д.).

Копировать в буфер

Копирование и помещение в буфер обмена выделенного фрагмента документа (текста, графики, таблицы и т.д.).

Вставить из буфера

Вставка информации из буфера обме­на, начиная с позиции курсора ввода.

Копировать формат

(быстрое форматирование)

Назначение параметров символов, вы­деленных до нажатия кнопки, симво­лам, выделенным после ее нажатия.

Отменить

Отмена команды, выполненной по­следней. Эта возможность может быть реализована не для всех команд.

Повторить

Повторное выполнение команды, от­мененной последней. Эта возмож­ность может быть реализована не для всех команд.

Рисование

Управление отображением панели ин­струментов Рисование.

Масштаб

Задание степени увеличения или уменьшения изображения. Если уста­новлено значение 100%, размер изо­бражения на экране соответствует ре­альным размерам документа.

Мастер подсказок

Управление отображением Мастера подсказок. Мастер подсказок предос­тавляет советы по наиболее эффектив­ному использованию приложения в сложившейся ситуации.

Справка

Вызов справочной подсистемы.

Кроме перечисленных в таблице кнопок, стандартные панели ин­струментов приложений содержат кнопки, специфичные для дан­ного приложения, например, Автосуммирование и Мастер функций в Excel 7.0, Применить шаблон дизайна и Эффекты анимации в PowerPoint 7.0.

В каждом приложении можно получить подробную информацию о назначении кнопок панелей инструментов, воспользовавшись сис­темой контекстно-зависимой справки. Для этого необходимо щелк­нуть на кнопке Справка (Help) стандартной панели инструментов и, когда рядом с указателем мыши появится вопросительный знак, выполнить щелчок на кнопке, о которой нужно получить информа­цию. В открывшемся окне справочной системы отобразится инфор­мация о назначении данной кнопки.

Панель инструментов Форматирования

Независимо от типа и назначения создаваемого документа, поль­зователи стремятся оформить его профессионально и эффектно.

Для оформления документов предназначены команды меню Фор­мат. Однако намного быстрее и удобнее форматировать докумен­ты, используя панель инструментов Форматирование, В окнах всех приложений эта панель находится под стандартной панелью инструментов и содержит кнопки вызова основных команд фор­матирования. Общие элементы панели Форматирование приложений Excel 7.0 и PowerPoint 7.0 описаны в следующей таблице.

Элемент

Название

Назначение

Шрифт

Указание вида шрифта путем выбора значения в списке или ввода назва­ния с клавиатуры.

Размер шрифта

Изменение размера шрифта путем выбора значения в списке или ввода с клавиатуры.

Полужирный

Установка полужирного (bold) начертания.

Курсив

Установка курсивного (italic) начертания.

Подчеркивание

Выделение символов подчеркива­нием.

Выравнивание по левому краю

Задание такого способа выравнивания абзацев, при котором левый край абзаца ровный.

Выравнивание по центру

Выравнивание абзаца относительно центра страницы.

Выравнивание по ширине

Задание такого способа выравнива­ния абзацев, при котором оба края абзаца ровные.

Выравнивание по правому краю

Задание такого способа выравнива­ния абзацев, при котором правый край абзаца ровный.

Маркированный список

Вставка перед выделенными абзацами символа перечисления.

Кроме стандартной панели и панели форматирования, в каждом приложении есть несколько встроенных панелей инструментов, отображением которых можно управлять. Отображение панелей задается в диалоговом окне Панели инструментов меню Вид.

Чтобы отобразить на экране какую-либо панель инструментов, следует в диалоговом окне Панели инструментов рядом с именем панели установить флажок. У пользователей есть возможность самостоятельно создавать панели и включать в них кнопки по собственному усмотрению.

Соседние файлы в папке KIT-OIT_zaoch_12-13