Тема 2 организация службы контроллинга на предприятии

1. Формирование службы контроллинга

Организационно-методические основы создания системы контроллинга на предприятии, как правило, включают в себя вопросы организации службы контроллинга, определение ее места в организационной структуре предприятия, анализа информационных потоков и возможных вариантов внедрения контроллинга на предприятии.

В системе контроллинга присутствует сильная организационная составляющая - люди, которые занимаются контроллингом, потоки информации между подразделениями предприятия и от подчиненных - к руководителям.

С ростом и усложнением задач и функций контроллинга потребовалось сформировать службу контроллинга. Для ее создания на предприятии необходимо учитывать следующие основные требования:

1. СК должна иметь возможность получать необходимую ей информацию из бухгалтерии, финансового отдела, планово-экономического отдела, службы сбыта и службы материально-технического снабжения

2. СК должна иметь возможность и полномочия организовывать с помощью других экономических служб сбор дополнительной информации, требуемой ей для анализа и выводов, но не содержащейся в существующих документах финансово-экономических служб.

3. СК должна иметь возможность внедрять новые процедуры сбора аналитической информации на постоянной основе.

4. СК должна иметь возможность быстро доводить информацию до сведения высшего руководства предприятия.

5. СК должна быть независимой от той или иной финансово-экономической службы.

В соответствии с приведенными требованиями возникают возможные варианты создания службы контроллинга и ее места в организационной структуре предприятия.

«Плюсы» создания СК	«Минусы» создания СК
Сосредоточенность информации в одном месте	Изменение организационной структуры управления
Ответственность контроллера за предоставленную информацию	Появление опасности усиления влияния на другие подразделения
Совершенствование системы планирования	Возникновение конфликтных ситуаций на предприятии
Отсутствие изоляции подразделений

При формировании СК необходимо соблюдать ряд принципов и правил:

- следует избегать сложной организационной структуры СК;

- важно выбрать наиболее приемлемый для данного предприятия тип организации СК (централизованный или децентрализованный);

- независимо от способа организации СК важно обеспечить стимулы к самостоятельности и инициативе в работе контроллеров;

- СК должна находиться в прямом подчинении у руководителя предприятия;

- СК должно быть официально предоставлено право получения всей необходимой для работы экономической информации и комментариев к ней из всех подразделений предприятия;

- СК должен быть обеспечен статус самостоятельного, независимого подразделения предприятия.

2. Место службы контроллинга в организационной структуре предприятия

Для внедрения службы контроллинга можно рекомендовать два пути:

- формирование системы контроллинга в виде линейной функции;

- создание штатного места

Наиболее эффективным представляется использование линейной функции. Линейная функция означает, что служба контроллинга имеет такой же статус, как и любой другой отдел. В этом варианте контроллер обладает правом директивных указаний. (рис.1)

Руководство предприятия

Отдел маркетинга

Производственный отдел

Служба управления

Отдел контроллинга

…….

Рис.1 Контроллинг как линейная функция

Если контроллинг вводится как штатная единица, то контроллер подчиняется непосредственному руководству предприятия. Эта позиция получила наиболее широкое распространение. По этому пути пошло большинство фирм Европы. Этот путь выбрали и российские экономические структуры (банки, ассоциации предприятий).

Руководство фирмы

Служба контроллинга

Отдел маркетинга

Производственный отдел

Бухгалтерия

Отдел снабжения

….

Рис.2 Контроллинг как штатная единица

Чем меньше фирма, тем выше место контроллинга в иерархии управления. В производственной практике встречаются три основных варианта организации службы контроллинга:

1. Объединение контроллинга с другим отделом (Финансы и контроллинг, Планирование и контроллинг);

2. Служба контроллинга прямо подчиняется руководителю фирмы предприятия и представляет собой особую иерархию;

3. Служба контроллинга приобретает вид самостоятельного отдела, подчиненного линейной функцией управления.

В экономической литературе выделяют обычно два принципа формирования службы контроллинга – штабной и линейный.

Штабная функция предполагает, что должность контроллера вводится в отдельных подразделениях. При этом каждый контроллер подразделения подчинен главному контроллеру, а служба контроллинга работает как штаб.

Председатель совета предприятия

Главный контроллер

Служба контроллинга

Служба информации

Рис.3 основной вариант штабной функции службы контроллинга

или

Член правления

Главный контроллер

Служба контроллинга

Служба информации

Служба капитала

Р

Главный контроллер

Служба контроллинга

ис.4. Централизованная служба контроллинга (вариант А)

Правление

Служба информации

Служба капитала

1

n

….

Рис.5. Централизованная служба контроллинга (вариант Б)

Децентрализованная служба контроллинга позволяет делегировать часть полномочий централизованной службы контроллинга некоторым подразделениям фирмы. При этом в прямом подчинении главного контроллера находятся контроллер по планированию, по логистике, маркетингу, внешним операциям.

В то же время главный контроллер координирует деятельность децентрализованных служб контроллинга:

- служба оперативного контроллинга;

- служба стратегического контроллинга;

- служба сметного планирования;

- служба контроллинга координации и отчетности.

Существует несколько вариантов построения децентрализованных систем служб контроллинга:

Вариант 1: Контроллер подразделения административно подчинен руководителю подразделения. Его отношения с главным контроллером сводятся к получению инструкций и консультаций. В этом варианте контроллер получает наибольшую самостоятельность. При этом интересы подразделения подчиняются интересам центральной службы контроллинга. Данный вариант используется на практике очень редко из-за боязни руководства передачи излишней самостоятельности.

Вариант 2: контроллер подразделения административно подчинен руководителю подразделения, а функционально- главному контроллеру. Это наиболее испытанный вариант (1919г., «Дженерал моторс»). Здесь наблюдается двойное подчинение контроллера – руководителю подразделения и главному контроллеру. Очень часто это приводит к конфликтным ситуациям (классический вариант распространенный в США и Европе).

Вариант 3: контроллер подразделения функционально подчинен руководителю подразделения, а административно – главному контроллеру. Данный вариант возможен в тех фирмах, где сложился очень высокий уровень децентрализации управления.

Вариант 4: контроллер подразделения ориентирован на совместную работу с руководителем подразделения предприятия. В тоже время главному контроллеру он подчинен административно и функционально.

Для российских предприятий приемлемыми являются второй и четвертый вариант. Причем, учитывая современный высокий процент неплатежеспособных предприятий, в условиях кризиса, приоритетным является 4 вариант.

Формирование системы контроллинга на предприятии целесообразно осуществлять поэтапно:

1. приглашение консультанта по контроллингу

2. утверждение штатной должности контроллера

3. формирование отдела контроллинга

4. формирование управления контроллинга

5. создание системы контроллинга

Система контроллинга для каждого предприятия специальна. Вопросы формирования отдела контроллинга на предприятии решаются по усмотрению руководства. Работа контроллера на предприятии строится в соответствии с годовым календарем контроллинга.

При внедрении контроллинга на предприятии, построение системы управления компанией осуществляется следующим образом:

1 этап – реинжиниринг бизнес-процессов;

2 этап – учет затрат и результатов

3 этап – планирование;

4 этап – бюджетирование;

5 этап – система показателей

6 этап - ответственность