Информатика / Информатика / 11_inf2

11 билет

Консолидация данных

Данные, расположенные в различных областях одного рабочего листа, на различных рабочих листах или в различных рабочих книгах, могут быть сведены вместе путём их консолидации.

В Microsoft Excel существуют следующие методы консолидации данных:

По расположению, если данные исходных областей находятся в одном и том же месте и размещены в одном и том же порядке. Этот способ используется для консолидации данных нескольких листов, созданных на основе одного шаблона.

По категориям (именам), если данные исходных областей не упорядочены, но имеют одни и те же заголовки. Этот способ используется для консолидации данных листов, имеющих разную структуру, но одинаковые заголовки.

С помощью трехмерных ссылок, что является наиболее предпочтительным способом. При использовании трехмерных ссылок отсутствуют ограничения по расположению данных в исходных областях.

С помощью сводной таблицы. Этот способ сходен с консолидацией по категориям, но обеспечивает большую гибкость при реорганизации категорий.

Чтобы консолидировать данные, сначала необходимо определить область местоназначения для размещения результатов консолидации информации. Область местоназначения может быть выбрана на любом рабочем листе или в любой рабочей книге.

Сводные таблицы представляют ещё один способ обработки больших списков данных, с помощью сводной таблицы можно быстро извлечь из больших баз данных необходимую информацию, благодаря её возможности одновременно выполнять различные операции (подведение итогов, сортировку).

Сводная таблица создается с помощью мастера сводных таблиц, используемого для размещения и объединения анализируемых данных. Перед построением сводной таблицы необходимо убрать все ранее созданные промежуточные итоги и наложенные фильтры.

Чтобы начать создание сводной таблицы, нужно установить курсор в любую ячейку списка и выбрать команду Сводная таблица в меню Данные.

В открывшемся диалоговом окне Мастер сводных таблиц отметить опцию в списке или базе данных Microsoft Excel.

Затем определить диапазон, с которым будет работать Мастер сводных таблиц, и щёлкнуть на кнопку Далее.

В следующем окне определить, значения каких полей списка будут использоваться в качестве заголовка строк (зона Строка), каких – в качестве заголовков столбцов (зона Столбец) и каких – в качестве данных (зона Данные), по которым следует подвести необходимые итоги. (По умолчанию предлагается просуммировать значения выбранного поля. Для того чтобы изменить способ обработки данных по этому полю, необходимо дважды щёлкнуть по образовавшемуся в зоне данные полю и выбрать нужную операцию). В зону Страница помещается кнопка поля, по которому предполагается фильтровать данные. В каждой зоне может быть несколько кнопок. Для того чтобы в новой таблице получить только итоговые значения, следует все зоны, кроме зоны Данные, оставить пустыми.

Далее определяется место, в которое будет помещена разработанная сводная таблица (например, ячейка нового листа). Там же определяются параметры сводной таблицы: следует ли выводить общие итоги по строкам и по столбцам.

После нажатия на кнопку Готово в указанном месте появляется таблица со сводными данными. В левом верхнем углу таблицы располагается кнопка с полем, помещённым в зону Страница. По умолчанию в таблице отображается вся информация по этому полю. Используя выпадающий список значений данного поля (в соседней справа ячейке), можно указать значение для фильтрации.

Используя панель инструментов Сводные таблицы, можно изменять вид сводной таблицы.

). Для выполнения консолидации по категориям необходимо:

Указать верхнюю левую ячейку конечной области консолидированных данных.

Выбрать команду Консолидация в меню Данные.

Из раскрывающегося списка Функция выбрать функцию, которую следует использовать для обработки данных.

Ввести исходную область консолидируемых данных в поле Ссылка. Нужно убедиться, что исходная область имеет заголовок.

И нажать кнопку Добавить.

Повторить шаги 4 и 5 для всех консолидируемых исходных областей.

В наборе флажков Использовать в качестве имен необходимо установить флажки, соответствующие расположению в исходной области заголовков: в верхней строке, в левом столбце или в верхней строке и в левом столбце одновременно.

Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников данных, нужно установить флажок Создавать связи с исходными данными.

Консолидация по расположению

При использовании этого способа данные во всех консолидируемых областях должны располагаться идентично. Для консолидации следует выполнить следующие действия:

На новом листе создать итоговую таблицу, структура которой соответствует сводимым таблицам. Установить курсор в верхнюю левую ячейку области, где будут располагаться значения консолидируемых данных.

Задать команду Данные – Консолидация.

В окне Консолидация поля функция указать нужную функцию.

Установив курсор в поле Ссылка, в каждой из сводимых таблиц поочерёдно с помощью мыши выделить диапазон подлежащих консолидации данных (без имен-категорий) и в окне Консолидация нажать кнопку Добавить.

Если результат консолидации должен изменяться при изменении исходных данных, в окне Консолидация следует включить параметр Создать связи с исходными данными.

После добавления всех консолидированных областей нажать ОК