книги_other / Васильченко Самоучитель по тайм-менеджементу

Таким образом, максимальное колебание показателя длительности цикла наблюдается при выполнении задачи «Получение информации», минимальное — при выполнениизадачи «Заполнение формы — составление отчета». Следовательно, основные методы нормализации процесса должны касаться второй и первой задач — в соответствующем порядке.

Можно выделить следующие способы сокращения длительности цикла выполнения процедуры «Составление отчета»:

•звонить в первую очередь «слабому звену» — тому помощнику, который справляется с работой обычно медленнее всех;

•подтвердить понимание задачи — попросить каждого из оппонентов повторить задание;

•корректно ставить задачу, не жалея времени на подробное разъяснение требований к ее выполнению;

•самостоятельно заносить информацию в формы отчетности — обойти операцию составления предварительной отчетности каждым из помощников;

•договориться с начальством об отсрочке.

Таким образом, процедура составления отчета может быть сокращена, как минимум, на 30 минут (разница между средним и минимальным временем сбора данных) — за счет минимизации потерь времени при получении информации от помощников посредством внедрения вышеперечисленных улучшений в процесс.

После рекомендуется зафиксировать длительность цикла выполнения процедуры «Составление отчета» до 150 минут и лишь затем проектировать новые улучшения.

Для внедрения постепенных (пошаговых) улучшений в процесс необходимо воспользоваться двойным циклом Деминга—Кайдзен (рис. 2.9).

P-D(SDCA)-C-A — планируй — действуй (стандартизируй — действуй — проверяй — воздействуй) — проверяй — воздействуй.

Более подробно суть метода применения циклов Деминга и Кайдзен будет раскрыта далее в Самоучителе (см. Тему 5).

Использование BSC для оценки деятельности

При построении собственной системы организации деятельности удобно использовать систему сбалансированных показателей (BSC), изобретенную как средство управления показателями деятельности предприятий.

Сбалансированная система показателей подразумевает, что на предприятии учитываются и оцениваются количественно не только финансовые, но и другие, не менее важные, показатели, такие, например, как степень удовлетворенности клиентов.

Как и многие другие инструменты менеджмента и экономики предприятий, BSC может быть использована конкретным индивидом для организации и оценки собственной деятельности.

Как пример приведем таблицу, заполняемую по итогам года автором статьи «Моя система Life-Management», о которой мы уже упоминали ранее.

Таблица представляет собой систему сбалансированных показателей (BSC) по разным областям жизни автора. Оценивание производится каждый месяц (по полумесяцам — 15 дней) и дает итоговые годовые результаты.

Вся деятельность делится на такие области: финансы (FN), работа (WR), тайм-менеджмент (ТМ), отдых и развлечения (LE), учеба (LN), спорт (SP).

Вот так выглядит эта таблица, которую составил и заполняет реальный человек:

Основная идея системы сбалансированных показателей заключается в оценивании объекта с использованием показателей, характеризующих все его основные стороны. Для экономики и менеджмента это означало перейти от анализа исключительно финансовых показателей к оценке всех сторон деятельности предприятия, например — к оцениванию степени удовлетворенности клиентов.

При переносе принципов системы сбалансированных показателей на деятельность личности необходимо отметить высокую степень субъективизма, которая будет присутствовать при данной оценке.

Оценить собственную деятельность по BSC можно, выполнив следующие шаги:

• определить основные направления деятельности, которые будут оцениваться;

•определить основные показатели (внутри направлений деятельности), которые будут измеряться;

•определить шкалу, по которой показателям будут присваиваться значения (наиболее удобной считаем шкалу от 0 до 10 баллов);

•присвоить вес внутри групп (направлений деятельности) каждому показателю (в долях или процентах);

•присвоить вес каждой группе показателей (направлению деятельности) — в долях или процентах;

•подбить среднесрочные (например, среднегодовые) значения каждого показателя и каждой группы показателей;

•подсчитать общий показатель как сумму показателей всех групп, взвешенных на их условную (субъективную) значимость.

Приведем пример.

1.Основные направления деятельности, которые будут оцениваться:

•здоровье;

•деловая сфера;

•хозяйство;

•взаимоотношения;

•образование и обучение;

•творчество.

2. Основные показатели, которые будут измеряться:

•самочувствие (0,5);

•работоспособность(0,1);

•жалобы на физическое здоровье (ОД);

•психологическое состояние (0,2);

•приступы эмоциональной нестабильности (0,1);

•общий доход (0,4);

•интерес к выполняемой работе (0,2);

•коэффициент самовыражения (0,2);

•самоощущение в коллективе (0,1);

•чувство собственной необходимости (ОД);

•место жительства (0,2);

•условия жительства (0,4);

•возможность интересного отдыха (ОД);

•условия транспортных перемещений (ОД);

•условия работы (0,2).

•отношения с семьей (0,4);

•отношения с родственниками (0,1);

•отношения с близкими друзьями (0,2);

•самоощущение в широкой социальной среде (0,05);

•ощущение уверенности при коммуникациях (0,25);

•образование с получением диплома (0,1);

•обучение на специализированных курсах (0,1);

•профессиональное самообразование (0,3);

•получение новых полезных навыков (0,4);

•культурное образование (0,1);

•занятия творческой деятельностью (0,2);

•применение творчества в профессии (0,3);

•удовлетворенность потребности творческого самовыражения (0,5).

3.Показатели оцениваются по шкале от 0 до 10 баллов.

4.Весовое значение показателей (см. в скобках).

5.Весовые значения групп показателей:

•здоровье (0,25);

•деловая сфера (0,2);

•хозяйство (0,15);

•взаимоотношения (0,2);

•образование и обучение (0,1);

•творчество (0,1).

6.Результаты представлены в табл. 2.7:

•здоровье = 84%;

•деловая сфера = 57%;

•хозяйство = 67%;

•взаимоотношения = 68%;

•образование и обучение = 42%;

•творчество = 48%.

7.Общий показатель = 0,25 «3» + 0,2 («Д» + «В») + 0,15 «X» + 0,1 («О» + «Т») = 65%.

Удовлетворенность течением собственной жизни на 65% можно считать относительно высоким показателем. Однако достаточно высоким можно было бы считать показатель в 85 и более процентов.

Показатель удовлетворенности жизнью менее 50% довольно низкий

иявляется сигналом к немедленным действиям.

Постарайтесь быть максимально откровенными при присвоении коэффициентов значимости и самих значений показателям.

Таблица2.7

Вы можете заполнить табл. 2.7 в Excel (диск Самоучитель, Тема 2). Заполните таблицу (при необходимости исправьте наименования

показателей, добавьте или удалите некоторые строки):