книги_other / Васильченко Самоучитель по тайм-менеджементу

часть процессов, предлагаемых для детализации и определенных вами в упражнении № 1.

Вам необходимо сделать следующее.

•Записать 3-6 ключевых областей деятельности (названия сформулируйте самостоятельно).

•Расписать процессы, которые должны обеспечивать реализацию ваших основных областей деятельности.

•Каждый процесс разбить на подпроцессы (подпроцессы могут быть не только действиями, но и объектами деятельности; иметь последовательные связи или не иметь их; могут подлежать, частично подлежать или не подлежать делегированию; могут быть цикличными, повторяемыми через определенные периоды времени или разовыми и т.д.).

•Взять по одному подпроцессу из каждой ключевой области деятельности (их будет, соответственно, от 3 до 6) и расписать их процедуры. Рекомендуется работать над теми подпроцессами, которые на данный момент для вас наиболее актуальны. Если таковых не имеется, то поработайте над теми, которые, по вашему мнению, наиболее важны.

•Выбрать любую из перечисленных процедур. Описать задачи по ее выполнению.

•Выбрать любую из описанных задач, расписать конкретные действия, необходимые для ее выполнения.

Продумайте полученный результат. Легко ли вам было детализировать процессы? Любой ли из них вы могли бы так же легко детализировать, или в других областях возникли бы какие-то сложности? Проанализируйте степень, в которой те или иные процессы поддаются делегированию. Используете ли вы эту возможность?

Выделите время и постарайтесь, хотя бы устно, проговорить или даже просто продумать возможность детализации всех перечисленных вами процессов, всех обозначенных областей деятельности.

В качестве примера может послужить отрывок из статьи «Моя система Life-Management» анонимного автора, которую можно найти на сайте www.improvement.ru, где автор разделяет свою жизнь на следующие ключевые области:

•учеба, развитие и язык;

•работа;

•спорт;

•личная жизнь;

•финансы;

•тайм-менеджмент;

•люди;

•хобби;

•хозяйство;

•прочее.

Детализируя первый подпункт «учеба, развитие и язык», автор разбивает его на:

•ФИН (изучение финансов и всего, что с этим связано, финансового менеджмента, МСФО, обучение по США и CMA/CFM и т. д.);

•БМЭ (изучение бизнеса, менеджмента, экономики);

•АНГР (изучение английской грамматики, подготовка к TOEFL и GMAT, чтение);

•АНКО (коммуникации на английском, курсы, репетиторы, прослушивание фильмов);

•РИ (развитие обычного интеллекта: изучение математики, эконометрики, шахматы и т. д.);

•РЭИ (развитие эмоционального интеллекта: развитие человеческих качеств, развитие коммуникативных качеств, лидерства, развитие характера, изучение психологии и т. д.);

•ЭЖ (повышение эффективности жизни: изучение методов эффективного обучения, тайм-менеджмента, развитие памяти, концентрации, радиантного мышления, поиск внутренних резервов);

•ШО (широкое образование: чтение художественной литературы, история, философия, науки, журналы, здоровье, поэзия, все прочее).

Ускоренная методика описания процессов деятельности

Описание процессов деятельности осуществляется с целью:

•понимания реальных процессов деятельности;

•увязки результатов деятельности и процессов;

•определения границ процессов и процедур;

•определения точек контроля (тайминга).

Чтобы разобраться, как идет работа и где снижается эффективность, параметры существующего процесса измеряют для их текущего состояния и устанавливают перспективные значения, которые необходимо достичь путем реорганизации процедур.

Для определения перечня процедур, составляющих процесс, ищут ответ на вопрос: «Какие процедуры вы выполняете и какие выходы (результаты) они формируют?»

При графическом изображении процессов деятельности на схеме отображают:

•ограниченное количество процедур (6-8);

•среди процедур не должно быть задач или операций;

•названия процедур должны быть реальными;

•на схеме должны быть отражены основные информационные потоки;

•все процедуры должны быть присущи именно вашей деятельности.

Первый этап: постановка задачи

На первом этапе субъект ставит задачу следующим образом: сократить продолжительность процедуры, например, «Составление отчета». При этом четко определяются границы процедуры. Работа идет только с этой процедурой.

Упражнение № 3. Постановка задачи

Выберите один из процессов деятельности для совершенствования его организации. Выберите процедуру, с которой будете вести дальнейшую работу. Поставьте задачу по сокращению длительности данной процедуры.

Второй этап: качественное описание процедуры

На втором этапе проводится качественное описание процедуры, т. е. перечень составляющих процедуру задач. Основная цель — отобразить основные задачи, входящие в процедуру.

Приведем пример описания процедур деятельности финансового директора украинского холдинга (табл. 2.2-2.4).

Каждой из процедур далее присваиваются числовые значения ее длительности и периодичности.

Упражнение № 4. Описание процедуры

Разбейте выбранную вами процедуру на несколько основных этапов. Определите задачи, которые необходимо выполнить на каждом этапе. Определите начальное и конечное событие каждого этапа. Изобразите полученные данные в виде схемы, изображенной на рис. 2.1.

Третий этап: определение проблем процедуры

На третьем этапе для процедуры в целом и для составляющих ее задач определяют существующие проблемы. Полученная спецификация проблем представляется в виде дерева (рис. 2.2).

Критериями выбора процедуры для анализа могут быть:

•периодичность выполнения процесса;

•временной объем процесса;

•требуемая результативность процесса;

•финансовая значимость процесса;

•отношение процесса к жизненным ценностям (основным жизненным целям).

Рассмотрим, как пример, деятельность начальника отдела сбыта некоторого реально существующего предприятия, основной функцией (процедурой деятельности) которого является управление бизнес-процессом сбыта.

Упражнение № 5. Дерево проблем процедуры

Используя описание процедуры из упражнения № 4, сформулируйте основные проблемы, с которыми вы сталкиваетесь при выполнении тех или иных задач.

Изобразите «Дерево проблем», как показано на рисунке выше. Для определения истинных факторов существующих проблем ре-

комендуем воспользоваться техникой многократного повторения вопроса: «Почему?», описанной во многих источниках и широко используемой при решении разного рода проблем в области управления бизнесом.

Вы фиксируете на бумаге существование той или иной проблемы. Затем задаете вопрос: «Почему она возникла?» Письменно указываете ответ (причину). Затем задаете тот же вопрос: «А почему это произошло?» и т. д. — пока не почувствуете, что нашли истинную причину данной проблемы. Именно эту причину необходимо устранить, а не ее следствия.

Четвертый этап: определение временныхпоказателей

На четвертом этапе определяются показатели времени, которые характеризуют каждую выделенную проблему, и иные показатели, связанные с этой проблемой. Определяют значение показателей времени для существующей ситуации:

• составляется перечень действий дня, относящихся к задачам процедуры:

•звонки;

•документы;

•совещания;

•встречи;

•перемещения;

•решения (размышления);

•действия фиксируются на 15-минутной сетке «Дня»;

•на 15-минутной сетке планируются действия следующего дня;

•фиксируются (учет), контролируются (сравнение) и анализируются несоответствия — принимается решение по исправлению ситуации.

Внедряется цикл SDCA (Standard — Do — Check — Act) — алгоритм действий по первичной стабилизации процесса.

Приведем пример планирования и учета деятельности с помощью таблиц 15-минутных интервалов.

Планирование и учет времени по 15-минутным интервалам возможен в разных формах (табл. 2.5 и 2.6).

Таблица2.5

Введем условные обозначения для форм дневной активности с целью упрощения таблицы учета и планирования времени.

Условные обозначения:

С использованием данных (или других, более удобных для вас) условных обозначений можно значительно упростить таблицу планирования и учета времени.

Для большей простоты мы считаем сообразным планировать в таблицах только те дела, которые необходимо выполнить в строго определенное время (например, деловые встречи или звонки, оговоренные заранее), и те дела, которые часто выходят из-под контроля и нуждаются в «принуждении к выполнению».

Детально тема планирования будет рассмотрена нами далее — в четвертой теме самоучителя.