книги_other / Васильченко Самоучитель по тайм-менеджементу
.pdf
вайте отметить в квадрате категорию, к которой они принадлежат: 1,2, 3 или, что совсем нежелательно, 4. Внизу бланка находится пространство для ваших заметок, например, вы можете поместить там приоритет этого месяца.
Заполните эту таблицу (диск Самоучитель, Тема 4).
Упражнение N2 4. АВС-анализ
ABC-анализ, основанный на приоритетности, нашел широкое применение в экономике (в частности, как методика управления запасами) как диаграмма следующего вида, изображенная на рис. 4.7.
Разница между объектами групп А, В и С хорошо видна на рисунке в данном случае: накопительный эффект от первых трех дел (группа А) растет более быстрыми темпами, чем от следующих шести (группа В), а у объектов группы С его и вовсе нет.
Попробуйте теперь разделить свои дела по группам в зависимости от эффекта, который они приносят.
Заметим, что это не то же самое, что разделение по приоритетам: вы можете оценивать одно дело как приоритетное, в то время как оно не имеет особенного эффекта (результата), служащего продвижению к вашим целям. Следовательно, с помощью ABC-анализа выявляются объективно наиболее приоритетные дела.
Таким образом, вам следует выписать наиболее и наименее результативные дела, которыми вы занимаетесь, и разместить их по группам: А (наиболее результативные), В и С — соответственно.
Бюджетирование времени
Успешно бюджетировать свое время, как и остальные виды ресурсов, вам поможет представление как личного проекта своих действий по превращению существующего положения дел в желаемое состояние. Давайте вспомним, чем отличается проект от обычной деятельности.
Проект — специфический вид деятельности, который имеет конкретную цель, ограничения по времени и другим видам ресурсов.
Календарно-ресурсный график планирования, или, точнее, бюджетирования времени родился как результат перенесения в технику личной работы таких широко известных инструментов проектного менеджмента, как график Гантта и ресурсный график.
Напомним суть этих инструментов. На графике Гантта отмечаются работы, которые необходимо сделать, с их длительностями и взаимосвязями. Масштаб может быть различным, можно просматривать взаимосвязи и отдельных элементарных операций, и целых фаз проекта. Программы для управления проектами позволяют легко манипулировать расписанием и отвечать на вопросы типа: «Как изменится дата окончания проекта, если операция такая-то займет на столько-то больше времени, чем мы рассчитывали?» (рис. 4.8).
Ниже графика Гантта изображен ресурсный график, отражающий расходы различных ресурсов на каждую операцию. Этот график позволяет нам работать не только с расписанием, но и с имеющимися в нашем распоряжении ресурсами. «Если такую-то операцию мы совершим не сами, а закупим соответствующую услугу, окупятся ли эти расходы общим выигрышем времени по проекту? Как возрастут расходы ресурсов, если мы захотим компенсировать задержку по такой-то операции и завершить проект вовремя?» и т. п.
Предлагаемый на рисунке график сочетает в себе черты ресурсного и календарного графиков и сравнительно прост в использовании.
Упражнение № 5. Составление ресурсно-календарного графика
1. Запишите список дел, которые вам следует завершить к истечению некоторого срока. Сроки окончания дел следует обязательно указывать для построения графиков.
2.Согласно схеме, описанной выше, начертите график Гантта и ресурсный график. Таким образом вы учтете все виды ресурсов, которые понадобятся вам для достижения желаемого (и измеряемого) результата.
3.Составьте сводную таблицу, в которой укажите общие затраты времени и других ресурсов (в частности, финансовых, материальных, энергетических, человеческих, информационных). Просмотрите весь полученный перечень и убедитесь в наличии всех необходимых ресурсов на дату начала проекта или в достоверности их поступления на даты необходимости начала их использования в проекте. Если вы не получили положительного результата в ходе такой проверки — пересмотрите проект: возможно, вы сумеете обойтись наличествующими ресурсами, или, возможно, вам придется отложить начало основной части проекта, прибавив к ней предварительную фазу по обеспечению необходимыми ресурсами.
4.В случае необходимости перечертите график Гантта и ресурсные графики по операциям в соответствии с внесенными вами изменениями.
План реализации целей
Ранее мы уже затрагивали тему целей в разрезе основного понимания вопроса и его взаимосвязи с системой жизненных ценностей личности. Теперь же речь пойдет о целях как движущих элементах планирования. То есть теперь ваше «Дерево целей» ляжет в основу долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных планов. Соответственно, цели первого порядка лягут в основу долгосрочного плана, второго — в основу среднесрочного плана, третьего (четвертого, пятого и т. д.) — в основу краткосрочных планов.
План отличается от вашего «Дерева целей» тем, что в нем вы не просто хотите чего-то, а планируете, каким образом вы можете этого достичь: какие сроки выполнения тех или иных планов себе отводите, как, используя ресурсные и календарные графики, оцениваете, какие из ваших планов реалистичны, а какие требуют первоначальной подготовки, накопления тех или иных видов ресурсов.
Кроме этого, на стадии планирования вам необходимо привязать составляющие вашего «Дерева целей» к стратегическим направлениям или основным жизненным областям.
Для того чтобы претворить желаемое в действительность, вам необходимо составить конкретный план достижения каждой значимой для вас цели. Этот план, по сути, не представляет собой ничего для вас нового, если вы успешно прошли предыдущие темы Самоучителя. Просто детализируйте снова то, что вам придется выполнить для достижения целей, так, как вы делали это при детализации процессов или при декомпозиции целей. Просто теперь добавьте сюда сроки исполнения и ресурсы, которые понадобятся вам, кроме обозначенного в сроках ресурса времени.
При составлении планов необходимо придерживаться принципов, описанных в каждом учебнике по менеджменту.
1. Регулярность планирования. На каждый день у человека должен быть план. Расписан должен быть каждый час и даже каждая минута. Составлять планы нужно таким образом, чтобы в любой момент иметь для себя определенное занятие.
2. Реалистичность планирования. В данном случае это означает отказ от иллюзорных, заранее невыполнимых планов, мечтаний и «витания в облаках». Реальный план не обязательно будет выполнен. Невозможно предусмотреть абсолютно все факторы, влияющие на деятельность, поэтому нужно быть готовым к тому, что результат в действительности будет отличаться от плана.
3.Гибкость планирования. Планы должны быть составлены таким образом, чтобы в случае появления непредвиденного обстоятельства их можно было бы легко изменить. Непрерывно ищите, что именно вы могли бы сделать для достижения цели, насыщайте свой план альтернативными действиями.
4.Письменная форма. Все планы в обязательном порядке должны составляться письменно. Даже в случае, когда предстоящий день похож на предыдущий, он не всегда может быть упорядочен, структурирован и оптимизирован без письменно составленного плана.
5.Установление приоритетов. В плане должно быть точно обозначено, какие дела являются наиболее важными. Им необходимо отводить как можно больше времени.
6.Нормирование работы. Для каждой работы должно быть выделено определенное количество часов, минут. Работа должна занимать столько времени, сколько на нее отведено. Одну и ту же работу разные люди выполняют с различной скоростью. Поэтому при нормировании нужно исходить главным образом из личного опыта и собственной практики.
7.Определение критериев выполнения. Для каждого вида деятельности должен быть установлен критерий, по которому эта работа будет признана выполненной. Человек может устанавливать критерии самостоятельно — или же их определяют другие люди (например, начальник). В последнем случае нужно обязательно выяснить, каков этот критерий и чего от вас действительно хотят.
8.Рациональность дробления задач. При необходимости разделения времени выполнения задач на несколько обособленных блоков каждый из них должен иметь промежуточное завершение. В противном случае вам нужно будет возвращаться к уже пройденному этапу, чтобы вспомнить, как он связан с настоящим. Кроме того, разнообразные виды деятельности должны быть сгруппированы в отдельные временные блоки, в которые были бы включены сходные по содержанию затраты времени (например, телефонные звонки или разбор корреспонденции). Размер таких блоков зависит от важности выполняемых работ.
9.Последовательность. Все дела необходимо выполнять последовательно. Планы должны предусматривать начало новой работы только тогда, когда закончена предыдущая (или ее обособленный блок).
10.Делегирование. С самого начала необходимо установить, какую работу нужно выполнять лично, а какую можно перепоручить другим.
11.Разнообразие. Планы могут содержать разнообразные виды деятельности, чередование долго- и краткосрочных проектов, работу самостоятельную и в сотрудничестве с кем-либо. Чередование разнообразной деятельности помогает избавиться от усталости и одновременно способствует достижению поставленных целей.
12.Согласование планов. Для того чтобы планы были более выполнимыми, их нужно согласовывать с намерениями и позициями других людей.
Каждая цель имеет смысл только тогда, когда установлены сроки ее воплощения и сформулированы желаемые результаты. Сформулируйте их применительно к своим желаемым и практическим целям и перепроверьте свои планы с точки зрения того, насколько они реалистичны. Критерии устанавливаете вы! Не берите на себя слишком много, поскольку нереальные задачи имеют мало шансов быть выполненными. Устанавливайте также конкретные краткосрочные цели, согласованные с достижением ваших долгосрочных глобальных целей. При стремлении к долгосрочным целям вы должны считаться с изменением внешних условий и возникновением новых тенденций. Поэтому, наряду с общими целями, важно ставить перед собой и краткосрочные, достижимые подцели, и добиваться промежуточных успехов.
Примером планирования в соответствии с жизненными областями может служить отрывок из статьи «Моя система Life-Management»
анонимного автора, которую можно найти на сайте www.improvement.ru, где управление жизнью и, соответственно, планирование разделены на следующие области:
•СУ (стратегическое управление);
•ОП (оперативное планирование);
•ТМ (собственно тайм-менеджмент — учет времени);
•ФМ (финансовый менеджмент);
•BSC (Balanced Scorecard, система сбалансированных показателей);
•СУОР (система управления обучением и развитием);
•СУВ (система управления волей).
Упражнение № 6. Составление стратегического и тактического плана действий
Это упражнение вам будет довольно просто выполнить. В основу своих планов положите ранее изображенное «Дерево целей».
Вы можете разделить таблицы, содержащие тактические и стратегические планы, а можете объединить их в одну.
Конечно, лучше всего будет сделать это так, как изображено на примере выше. То есть указывать и сферу жизни, к которой относится цель, и степень ее важности, и сроки достижения, и тактические приемы, к которым придется прибегнуть на пути к достижению цели, со своими сроками выполнения. Можно упустить графу контроля, пока вы не утвердили свой личный жизненный план. Со дня начала его воплощения в реальность эту графу будет необходимо добавить.
Сферы жизни можно делить по-разному, в зависимости от специфики вашей жизнедеятельности. Все, чем мы занимаемся в жизни, можно с той или иной степенью точности причислить к следующим группам деятельности:
•жизнеобеспечение (поддержание физического, психологического и этического здоровья);
•личная жизнь (личное общение вне семьи);
•семья (общение с ближайшими родственниками: супругом(ой), детьми, родителями, родными братьями и сестрами);
•общение с родственниками (родственниками супруга(и), собственнымидальнимиродственниками);
•профессиональная деятельность (непосредственное выполнение своих профессиональных обязанностей);
•профессиональное общение (общение с коллегами, партнерами, потребителями,консультантами,поставщиками,конкурентами);
•профессиональное обучение (совершенствование навыков и овладение новыми умениями в рамках основной профессиональной деятельности);
•поддержание домашнего хозяйства (чистка и стирка вещей, ремонт, приготовление пищи, уборка);
•имущественные отношения (приобретение или продажа (обмен) движимого и недвижимого имущества, его капитальный ремонт, страхование, наследование, утеря, ликвидация);
•взаимоотношения дружественного характера (общение с товарищами и друзьями, не имеющее прямого отношения к семье или работе);
•широкое социальное общение (соседи, продавец в магазине и т. д.);
•самообразование в различных сферах (изучение или совершенствование владения языками, изучение истории искусств, овладение музыкальным инструментом или навыками изобразительного искусства и т. д.);
•творческаядеятельность (какэлементпрофессиональнойдеятельности, какэлементсамообразования, как некоесамостоятельноезанятие, доставляющее вам удовольствие и вызывающее порыв, как элемент любой из перечисленных областей жизни);
•общественно полезная деятельность (благотворительность, просвещение);
•духовное развитие (воспитание этического здоровья, воспитание эмоционального интеллекта, изучение истории мировой культуры, изучение мировых религий и др.).
Вы можете упустить некоторые области, если они не имеют места в вашей жизни на данный момент. Оставшиеся можно сгруппировать в более широкие категории, как это было сделано в примере детализации процессов деятельности (Здоровье, Деловая сфера, Хозяйство, Личное развитие). Полосы, наложенные на перечисленные виды деятельности, — наше предложение по разделению их на подгруппы. Ваше разделение может быть иным. Помните также, что, возможно, в вашей жизни присутствует что-то, не подпадающее под приведенные выше рамки. Хотя, скорее всего, это можно будет отнести к творчеству или духовному развитию.
Итак, ваш план будет выглядеть следующим образом.
Как подготовиться к следующему дню? Как встретить новый день утром, чтобы настроить себя наилучшим образом на все предстоящие дела? Как распределять занятия и подбадривать себя в течение дня? Как анализировать свои мысли и поступки, извлекая из них ценный опыт и выводы? Как закончить день на благо следующему за ним и во имя достижения жизненных целей? Ответы на эти вопросы определяют нашу жизнь: ее течение — день за днем, а ее глубинное значение — вчера, сегодня и завтра.
Ваша дневная программа представляет собой не что иное, как набор задач или, максимум, процедур по обеспечению того или иного