1.3 Управління товарними запасами як складова комерційної діяльності

Головними етапами комерційної діяльності є закупівля товарів, формування асортименту, зберігання товарів, формування запасів товарів на підприємстві тощо.

Правильна організація зберігання товарів, збереження їх кількості та якості забезпечує максимальне залучення в реалізацію товарів, які заводяться в роздрібну торгову мережу, зниження матеріальних витрат і затрат праці, підвищення рентабельності торгівлі.

Процес зберігання товарів у магазині пов’язаний з виконанням таких технологічних операцій, як переміщення товарів у визначені для цього приміщення, їх розміщення та укладання в місця зберігання, створення оптимального режиму зберігання, дотримання встановлених термінів зберігання товарів, нагляд за станом товару під час зберігання і забезпечення роботи необхідного технологічного обладнання, підтримання чистоти в приміщеннях магазину, поточний догляд за товарами тощо.

Короткочасне зберігання товарів є вимушеною необхідністю для роздрібних торговців, оскільки вони повинні гарантувати покупцям стабільне і безперешкодне придбання товарів традиційного для даного торговця асортименту. Здійснюючи зберігання товарів, роздрібні торговці перебирають на себе додаткові видатки, яких натомість не несуть покупці, уникаючи потреби самостійно створювати запаси товарів, знаючи, що ці товари у будь-яких час можна придбати в роздрібній торговельній мережі [19, c. 432].

Зберігати товарами в магазинах потрібно з урахуванням їх фізико-хімічних властивостей, термін зберігання та реалізації, черговості надходження в магазин і подавання в торговий зал, додержуючи правила товарного сусідства з тим, щоб не допускати шкідливих впливів одних товарів на інші (передавання запаху, вологості).

Зберігання товарів у магазині необхідно організувати так, щоб при цьому забезпечувалась чіткість і швидкість виконання всіх наступних операцій технологічного процесу, ефективність використання площі приміщень для зберігання товарів та місткості торгово-технологічного обладнання, виділеного для цієї мети, і створювались оптимальні умови праці для торгового персоналу. Відповідальність за збереження кількості та якості товарів у процесі зберігання їх у магазинах покладається на матеріально відповідальних осіб.

Основними факторами, які впливають на ефективність організації операцій зберігання, є стан МТБ роздрібної торгівлі, рівень організації торгово-технологічного процесу в магазині, склад і кваліфікація торгового персоналу, рівень його знань щодо особливостей та умови зберігання окремих товарів тощо.

При організації зберігання товарів у магазині необхідно врахувати його особливості, а саме: у магазинах зберігається широкий асортимент товарів багатьох товарних груп, які потребують різних (інколи специфічних) умов зберігання; загальний обсяг партій товару, що зберігається в магазині є відносно невеликим, а самі товари зберігаються, як правило, у розпакованому вигляді; у магазині можуть одночасно зберігатися товари одного найменування, але з різними цінами; запаси товарів у магазинах характеризуються порівняно швидкою оборотністю та оновлюваністю; частина товарів зберігається безпосередньо в торговому залі. У підприємстві роздрібної торгівлі товари зберігаються у формі резервного запасу, розташованих у спеціально пристосованих для цієї мети приміщеннях, та у формі робочого запасу, який зберігається безпосередньо в торговому залі магазину.

Організація зберігання товарів у магазині забезпечується шляхом виконання комплексу заходів організаційного, технічного і санітарно-гігієнічного характеру. Організаційні заходи включають визначення матеріально-відповідальних осіб та заходів щодо охорони товарно-матеріальних цінностей, складання графіків завезення товарів з урахуванням ритму їх продажу, визначення оптимальних розмірів завезення товарів, розробку карт розміщення товарів у магазині, забезпечення протипожежних заходів. Технічні заходи зі зберігання товарів передбачають вибір і встановлення у відповідних приміщеннях необхідного обладнання, придбання спеціального інвентарю та інструментів, визначення режиму й умов зберігання товарів, здійснення контролю за ними, проведення робіт щодо розширення застосування тари-обладнання. Санітарно-гігієні заходи охоплюють організацію санітарного нагляду, профілактичних і попереджувальних заходів по недопущенню втрат і псування товарів, підтримання температури і вологості повітря, забезпечення встановленої кратності повітрообмінну та ін. [23, c. 22].

У технологічному процесі зберігання товарів у магазині виділяють 4 основні операції: розміщення товарів на зберігання; укладення їх у місцях зберігання; створення оптимального зберігання товарів; спостереження і поточний догляд за товарами.

Операція розміщення товарів на зберігання здійснюється в процесі внутрішньо магазинного переміщування товарів способом доставки товарів в місця зберігання їх у магазині. Для виконання цієї операції використовуються такі технічні засоби, як ручні візки, вантажні ліфти, конвеєри, роликові доріжки та ін.

Зберігання товарів у магазинах проводиться, як правило, одночасно в кількох приміщеннях, в яких на обмежених площах потрібно створювати різні умови та режими зберігання з урахуванням групування товарів за ознакою однорідності режиму зберігання, їх фізико-хімічних і біологічних властивостей. У зв’язку з цим зберігання товарів необхідно організовувати в окремих приміщеннях – охолоджувальних, утеплених, опалювальних, для зберігання пожежонебезпечних товарів тощо. Під час зберігання необхідно суворо додержувати вимоги товарного сусідства. Розміщуючи товари, враховують тривалість зберігання, послідовність та черговість їх реалізації і відпустку. Товари, запас яких поповнюється і реалізується відносно довго, розміщують на дальніх ділянках приміщення, завезені раніше – реалізуються в першу чергу. Товари короткострокового зберігання теж розташовують поближче до виходів.

Під час виконання операції укладання товарів на зберігання необхідно раціонально використовувати площу приміщення. Створювати найкращі умови для збереження товарів і зручності для роботи з ними. З цієї метою для кожної групи товарів відводять постійне місце зберігання, усередині товарної групи товари розміщують за підгрупами, видами та іншими ознаками.

Предмети споживання, які знаходяться в сфері товарного обігу, створюють товарні запаси. Це маса товарів, яка призначена для наступного продажу, знаходяться в сфері обігу в процесі переміщення від виробника до споживача. Їх розмір повинен бути достатнім для забезпечення безперебійної торгівлі та широкого вибору товарів для покупців. Необхідність утворення товарних запасів обумовлена необхідністю перетворення виробничого асортименту в торговий, необхідністю утворення страхових резервів для згладжування можливих непередбачених коливань в попиті та пропозиції товарів, обумовлених різними факторами, сезонністю виробництва, невідповідністю ритму споживання тощо [28, c. 256].

Товарні запаси – основний ресурс торгової компанії. Від якості управління ними залежать фінансові показники бізнесу. Але, як не дивно, в багатьох різноманітних мережах існують формалізовані правила обслуговування клієнта і викладки товарів, але не має чіткої політики управління товарними ресурсами. Як результат – в одних магазинах спостерігається дефіцит ходових позицій асортименту, а в інших вони накопичуються на складах. Очевидно, якщо навести лад в даних питаннях, вчасно доставляти товар в потрібне місце – туди де він буде швидко реалізований, а не лежати „мертвим грузом”, - можна значно підвищити ефективність управління активами. Товарний запас – це маса товарів, що знаходяться в обігу, в процесі руху з сфери виробництва до споживача. Як відзначав До. Маркс, „¼в перебіг всього проміжку часу між процесом виробництва, з якого продукт виходить, і процесом вжитку, в який він входить, продукт утворює товарний запас” . Закономірності утворення товарних запасів  обумовлені їх соціально-економічною природою, системою економічних законів пануючого способу виробництва. Характеризуючи товарні запаси  в умовах капіталізму, Маркс вказував, що вони є капіталом, лежачим дозвільно, хоча його бездіяльність служить умовою для безперервного перебігу процесу виробництва. В процесі капіталістичного відтворення товарні запаси покликані забезпечити безперервність процесу відтворення і витягання при реалізації товару найбільшого прибутку, створеного в сфері виробництва [33].

Формуючи товарні запаси, вирішують питання задоволення всіляких потреб людей шляхом надання їм права обирати товари із широкого асортименту. Вирішити це питання без необхідних запасів неможливо. Як зазначає Круглова О., раціональне формування товарних запасів і їх регулювання – найважливіша умова для забезпечення розширеного відтворення товарів, у тому числі безперебійного продажу товарів, усе більш повного задоволення попиту населення за умов мінімально можливих витрат виробництва й обороту.

Процес реалізація товарів вимагає постійної наявності на підприємствах торгівлі товарних запасів. Формування певних розмірів товарних запасів дозволяють підприємства забезпечувати стабільність асортименту товарів, здійснювати певну цінову політику, підвищувати рівень задоволення попиту покупців. Все це вимагає підтримання оптимального рівня і достатньою широти асортиментних позицій товарних запасів на кожному торговельному підприємстві.

Товарні запаси представляють собою кількості товарів у грошовому або в натуральному вираженні, що знаходяться у розпорядженні торговельних підприємств (на складах, у торгових залах) або в дорозі на певну дату [8, с. 132].

За своїм призначенням товарні запаси, які формуються на торговельних підприємствах, підрозділяються на три групи: запаси поточного зберігання; запаси сезонного зберігання; запаси цільового призначення.

Товарні запаси поточного зберігання складають основну масу всіх запасів торгового підприємства. Вони створюються для забезпечення безперебійної продажу товарів в поточному періоді і повинні постійно поповнюватися.

Товарні запаси сезонного зберігання і дострокового завезення створюються лише на певних торгових підприємствах виходячи з особливостей асортименту реалізованих ними товарів або особливості географічного росположения таких підприємств. В першу чергу, вони формуються за такими групами товарів, які мають значний розрив у часі між виробництвом і споживанням. Крім того, вони створюються на підприємствах, розміщених в таких населених пунктах, до яких не може бути забезпечена регулярна транспортна доступність.

Товарні запаси цільового призначення створюються на підприємствах торгівлі для забезпечення певних цілей, не пов’язаних з поточною реалізацією товарів.

Створювані на підприємствах торгівлі товарні запаси оцінюються рядом показників - сумою запасів у вартісному вираженні.

Процес нормування та планування товарних запасів на торговельному підприємстві складається з окремих етапів.

Визначення цілей формування товарних запасів. Запаси товарів на підприємствах торгівлі можуть створюватися з різними цілями, основними з яких є:

- забезпечення стійкості асортименту і ритмічності здійснення торгово-технологічного процесах в магазинах та інших пунктах продажу для безперебійної реалізації товарів роздрібним покупцям;

- накопичення товарів сезонного попиту, сезонного виробництва і цільового призначення;

- здійснення спекулятивних операцій з оптовими партіями товарів у періоди вигідною торгової коньюхктура на ринку;

- запобігання знецінення маючих вільних грошових активів в умовах інформаційної економіки.

Аналіз розміру, складу і оборотності товарних запасів у перед планового періоді. Основним завданням цього аналізу є виявлення рівня забезпеченості реалізації товарів відповідними товарними запасами в період, що передує розробки плану, і оцінка ефективності їх використання.

На початковому етапі аналізу товарних запасів розглядаються показники загальної їх суми та структури на початкову у кінцеву дати перед планового періоду, зіставляються темпи динаміки суми товарних запасів з темпами динаміки обсягу реалізації товарів.

На наступному етапі аналізу вивчається рівень реалізації товарів відповідними товарними запасами. Для оцінки рівня цієї забезпеченості використовуються показники розміру товарних запасів у днях обороту, який аналізується в динаміка у розмірі готельних груп товарів і по підприємству в цілому. На заключному етапі аналізу вивчається ефективності використання товарних запасів у предплановом періоді, яка характеризується показниками їхньої оборотності в днях або обертів [3, с. 194-195].

Управління товарними запасами — це складний комплекс заходів, спрямований на забезпечення максимально високого рівня обслуговування покупців при мінімізації поточних витрат, пов’язаних із утримуванням запасів [6, с. 16].

Для забезпечення стійкого асортименту товарів і, отже, більш повного задоволення попиту покупців на підприємствах торгівлі проводиться робота по управлінню товарними запасами.

Управління товарними запасами полягає в їх нормуванні, оперативному обліку і контролем над ух станом.

Нормування товарних запасів передбачає встановлення нормативу товарних запасів. Під оптимальними товарними запасами розуміють таку кількість товарів, що забезпечувало б безперебійне їх пропозицію покупцям при мінімумі витрат.

При визначенні оптимальних розмірів товарних запасів виходять з частоти завезення і величини разової поставки товарів, обсягом їх денний реалізації, а також інших факторів. Для кожного виду товару встановлюється значення незнижуваного товарного запасу, що дозволяє забезпечити безперебійну торгівлю товарами при виникненні непередбачених обставин. Показником, що характеризує ступінь забезпеченості торгового підприємства товарними запасами на певну дату, є товарні запаси у днях обороту. Вони розраховуються діленням величини товарних запасів на одноденний товарообіг і показують, на скільки днів торгівлі вистачить товарних запасів. У випадку зниження необхідної кількості товарів працівникам торговельних підприємств слід вживати заходів щодо прискорення їх завезення. Якщо ж утворюються зайві товарні запаси, то виявляються причини їх утворення, а потім приймаються заходи щодо стимулювання продажу цих товарів або повертають їх постачальнику [20, c. 133-134].

Ефективність управління товарними запасами підприємства обумовлюються багатьма чинниками – як зовнішніми, що не залежать від діяльності підприємства, так і внутрішніми, на які підприємство може та повинно активно впливати. До зовнішніх чинників належить загальний стан економічної ситуації в країні та регіоні, особливості та нестабільність податкового законодавства, умови надання кредитів та процентні ставки, наявність цільового фінансування. Однак не меншу роль відіграють внутрішні чинники, які підприємство має активно використовувати з метою підвищення ефективності використання обігових коштів.

При оцінці стану товарних запасів зазвичай використовують лише горизонтальний і вертикальний аналіз, а також показники їх оборотності. Для виявлення тенденції зміни структури запасів у загальній вартості оборотних коштів досліджуваних підприємств проведено вирівнювання динамічних рядів з використанням аналітичного рівняння лінійної регресії, що дало змогу оцінити ефективність їх управлінням.

Аналіз товарних запасів включає такі етапи:

- розглядаються суми товарних запасів – темпи їх динаміки, питома вага в обсязі оборотних активів;

- вивчається структура запасів у розрізі їх видів і основних груп;

- вивчається ефективність використання різних видів і груп запасів і їх обсягу в цілому, яка характеризується показниками їх оборотності [17, c. 380].

Ефективність управління товарними запасами в підприємствах роздрібної торгівлі залежить від наступних організаційно-економічних факторів: форма товарної спеціалізації та тип магазину; обсяг товарообороту; питома вага товарів місцевих постачальників в загальній сумі їх закупівлі; рівень забезпеченості підприємства приміщеннями для зберігання товарів; наявність розробленої нормативної бази та логістичних схем внутрішнього руху товарних запасів; форми внутрішнього контролю за їх станом і рухом, що використовуються.

Врахування розглянутих факторів в процесі управління товарними запасами в підприємствах роздрібної торгівлі дозволить підвищити ефективність цього процесу [22, c. 275]. 

Управління товарними запасами в магазинах має в першу чергу починатися з їх обліку.

Облік товарних запасів повинен бити налагоджений як у вартісному вираженні, днями продажу, так і фізичному вираженні - у штуках, одиницях, масах, упаковках. Необхідно вміти управляти цими „фізичними” запасами. Оскільки споживач купує упаковку, штуки, маси та обсяги, запас повинен бути збалансований, щоб споживач міг придбати потрібні йому товари в зручному вигляді. Облік фізичного руху товарів, збір інформації щодо продажу конкретних найменувань товарів значне складніше, ніж отримання даних у вартісних показниках. Між тим керівникам торгівлі просто необхідно знати, які фасони, розміри, кольори користуються попитом, а які ні. У невеликих магазинах збір подібних даних роздрібних підприємствах з їх надзвичайно широким асортиментом і величезними товарними масами необхідно передбачати спеціальні системи збору такої інформації. У будь-якому випадку неодмінна передумова управління товарними запасами - облік реалізації по можливо більш докладними товарними групами. Основними технічними засобом вирішення цієї задачі є застосування, наприклад у вузлах розрахунку магазинів таких контрольно-касових машин, які можуть акумулювати і видавати розчленовані підсумки. Щоб керувати товарними запасами, необхідно в будь-який момент часу точно знати величину поточних товарних запасів у сталому вираженні [21, c. 272-273].

Необхідно регулярно перераховувати товари в запасі, за британським законами, принаймні, не менше одного разу на рік і навіть частіше, якщо потрібна більш жорсткий контроль над їх рухом. Мета - скоректувати всі невідповідності між зафіксованими в системі кількість товарів і реальним фізичним кількістю товарів. Якщо зареєстровані невідповідності, то може знадобитися перерахунок. Рухом запасів можна керувати трьома способами:

- періодичний перерахунок товарів у запасах. Кількість товарів у запасі слід перераховувати при підготовці річний балансової звітності, якщо протягом цього періоду не відбувається ніяких рухів товару, що створює „затишшя” і дозволяє обрахувати кожен товар, причому подвійний обрахування або опущення виключаються. Більш швидко просуваючи лінії товарів можуть прораховувати частіше.

- постійна облік товарного запасу. Цього метод забезпечує більшу гнучкість при перерахунку товарів, принаймні, один раз у році;

- вибірковий облік товарів у запасах. Товари перераховуються вибірково. І залежно від відключення фізично наявних кількості від кількості, зафіксованого в бухгалтерських документах, можна зробити висновок про ефективність обліку запасів товарів. Оскільки підрахунком підлягають лише деякі товари, цього метод дозволяє заощаджувати час і витрати.

Підрахунок товарів проходить скрізь, де здійснюється зберігання товару, тому магазини повинні виробляти свої підрахунки товарів в запасах, а потім передавати інформацію назад у центр або в головний офіс за допомогою засобів ефективного обміну інформацією [13, c. 454].

Таким чином, на підприємствах роздрібної торгівлі формування товарного запасу має свою специфіку, на його впливають такі фактори як тип і розмір торгівельної точки, як умови товаропостачання, як чисельність населення, як транспортні умови і наявність конкурентів.

Основними принципами нормування товарних запасів є оптимальність, надійність, науковість, реальність та ефективність. Методи, які використовують при формуванні товарних запасів, це метод техніко-економічних розрахунків, економіко-статистичний метод, метод експортних оцінок та економіко математичний метод. Основною метою управління товарними запасами є формування й підтримка їх величини на такому рівні, який дозволяє забезпечити безперебійну торгівлю кожним товаром за умов мінімальних витрат. Для досягнення цієї мети керівники або менеджери підприємства повинні вести облік товарних запасів, визначити, скільки треба зберігати запасів, коли розміщувати замовлення та скільки замовляти одиниць товару за один раз. Від керівників і менеджерів торговельного підприємства потрібне вміння не лише визначати необхідну величину запасів, але й розробляти графіки постачань, розраховувати оптимальні партії нових замовлень, добиватися ув’язки обсягу продажів із величиною запасів, за необхідності організовувати складування запасів, брати до уваги вимоги логістики та маркетингу, постійно проводити фінансовий аналіз потреб у запасах, розраховувати витрати, пов’язані із запасами, та враховувати політику у сфері цін.

Управління товарними запасами підприємств полягає в забезпеченні оптимальної їх кількості та структури, необхідних для реалізації стратегічного плану підприємства. Процес управління товарними запасами являє собою систему заходів, які охоплюють вирішення завдань стратегічного аналізу, фінансового менеджменту та маркетингу.

Отже, комерція - це діяльність у сфері розподілу та обміну товаро-материальних цінностей, які створюють умови для якісного здійснення процесів виробництва і споживання. Мета комерційної діяльності є максимальне отримання прибутку. Роздрібні торговельні підприємства реалізують товари безпосередньо населенню. Тому комерційні працівники повинні проявляти ініціативу але вибору раціональних методів продажу, по якісному обслуговуванню, повинні протистояти конкурентам і забезпечувати прибуток. Роздрібна торгівля - будь-яка діяльність з продажу товарів або послуг безпосередньо кінцевим споживачам для їх особистого некомерційного використання. Організація і технологія роздрібного продажу товарів є найважливішим об’єктом комерційної і маркетингової діяльності торгового підприємства. Покупці і фірми-конкуренти, середовище, у якій вона існує, складають основу роздрібної торгівлі.

Однією з умов досягнення високих кінцевих результатів торговельної діяльності підприємства й підвищення її ефективності є постійне продумане формування товарних запасів і вміле управління ними. Ухвалення рішень щодо управління товарними запасами робить вплив на діяльність підприємства: зміну обсягу товарообігу, величину доходів, витрат обороту, прибуток і рентабельність.

Товарні запаси - це частина товарного забезпечення, що є сукупність товарної маси процесі руху її зі сфери виробництва, у сферу споживання. Товари, що перебувають у зберіганні у магазині, утворюють запаси товарів, які повсякденно витрачаються і постійно, регулярно оновлюються. Товарні запаси є кількість в грошовому чи натуральному вираженні, що у розпорядженні торгових підприємств чи шляху на певну дату. Товарні запаси перебувають у постійному русі й оновленні. Товари що знаходяться в магазині більшого або меншого часу утворюють запас, поки їх не замінять нові товари того ж виду. Забезпечення безперервності процесу реалізації товарів та обслуговування покупців потребує створення на торговельному підприємстві певного обсягу товарних запасів.

РОЗДІЛ 2 УПРАВЛІННЯ ТОВАРНИМИ ЗАПАСАМИ НА ТОРГІВЕЛЬНОМ ПІДПРИЄМСТВІ ПРИВАТНОГО ПІДПРИЄМЦЯ