нмоу_905

Наказ

Міністерства оборони України

від 19.12.2014 № 905

Про затвердження Інструкції з організації та ведення бухгалтерського обліку у Збройних Силах України

Відповідно до вимог статті 6 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з організації та ведення бухгалтерського обліку у Збройних Силах України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністра оборони України від 21 червня 2007 року № 363 “Про затвердження Положення з бухгалтерського обліку в Збройних Силах України” (зі змінами).

3. Цей наказ набирає чинності з 01 січня 2015 року.

4. Наказ розіслати до окремої військової частини.

Міністр оборони України

генерал-полковник С.Т.ПОЛТОРАК

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства оборони України

від 19.12.2014 № 905

ІНСТРУКЦІЯ

з організації та ведення бухгалтерського обліку

у Збройних Силах України

1. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція встановлює порядок організації та ведення бухгалтерського обліку у військових частинах та установах Збройних Сил України (далі – військові частини) з урахуванням особливостей їх діяльності.

У Збройних Силах України (далі – Збройні Сили) бухгалтерський облік організовується та ведеться відповідно до вимог законодавства та нормативно-правових актів центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування державної фінансової політики (Міністерства фінансів України), з урахуванням вимог цієї Інструкції.

Роз’яснення вимог нормативно-правових актів з питань організації та ведення бухгалтерського обліку у Збройних Силах здійснюється Департаментом фінансів Міністерства оборони України (далі – Департамент фінансів).

1.2. Терміни, що використовуються в Інструкції, вживаються в значеннях, наведених у законодавчих та інших нормативно-правових актах з питань бюджету та бухгалтерського обліку.

1.3. Бухгалтерський облік є обов’язковим та основним видом обліку військової частини. Дані бухгалтерського обліку військової частини є остаточними. Уся облікова інформація служб забезпечення військової частини повинна відповідати даним бухгалтерського обліку.

1.4. У Збройних Силах бухгалтерському обліку підлягають усі активи: земля, військове майно, кошти, які закріплені за військовою частиною або перебувають у тимчасовому розпорядженні, а також доходи, витрати та розрахунки.

1.5. У бухгалтерському обліку військових частин забезпечується відображення повної та достовірної інформації про військове майно та кошти, доходи та витрати, а також усі здійснені господарські операції за:

балансовими та позабалансовими рахунками, передбаченими Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 26 червня 2013 року № 611, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18 липня 2013 року за № 1214/23746 (зі змінами) (далі – План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ);

загальним та спеціальним фондами Державного бюджету України;

кодами програмної класифікації видатків;

кодами економічної класифікації видатків або кодами класифікації доходів бюджету за спеціальним фондом;

статтями видатків за кошторисом Міністерства оборони або видами надходжень спеціального фонду;

службами забезпечення;

структурними підрозділами;

матеріально відповідальними особами;

військовими частинами, зарахованими на забезпечення.

1.6. Бухгалтерський облік ведеться у військових частинах, які є розпорядниками бюджетних коштів.

Бухгалтерський облік військових частин, які не є розпорядниками бюджетних коштів, ведуть військові частини, до яких вони зараховані на відповідні види забезпечення (фінансове, матеріально-технічне тощо).

В окремих випадках, у разі зарахування на забезпечення до військових частин інших розпорядників бюджетних коштів, ведення бухгалтерського обліку забезпечується цими військовими частинами.

Командири військових частин забезпечують своєчасне оформлення та надання розпорядникам бюджетних коштів, до яких вони зараховані на забезпечення, належним чином оформлених первинних господарських документів (далі – первинні документи) для відображення їх за бухгалтерським обліком.

Бухгалтерський облік розрахунків із особовим складом, зарахованим на забезпечення соціальними та іншими виплатами до територіальних розрахункових центрів, ведеться цими центрами.

Командири військових частин забезпечують своєчасне оформлення та надання центрам належним чином оформлених первинних документів для нарахування виплат і відображення їх за бухгалтерським обліком.

1.7. Ведення бухгалтерського обліку у військових частинах здійснюється бухгалтерською службою (департаментом, управлінням, відділом, сектором, службою) (далі – фінансова служба), завдання, функції та повноваження якої затверджуються командиром військової частини у відповідності з вимогами Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 січня 2011 року № 59 (зі змінами).

Ведення бухгалтерського обліку іншими структурними підрозділами військової частини забороняється.

1.8. Залучення начальника фінансової служби військової частини до чергувань та інших завдань, не пов’язаних із виконанням функціональних обов’язків, забороняється.

Під час складання квартальної фінансової та бюджетної звітності не дозволяється залучати особовий склад фінансової служби до завдань, не пов’язаних із виконанням функціональних обов’язків.

2. Організація бухгалтерського обліку

2.1. Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку у військовій частині та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого строку несе командир військової частини шляхом видання відповідних наказів.

2.2. Командир військової частини зобов’язаний створити всі необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку та виконання всіма підрозділами, службами та працівниками вимог керівника фінансової служби щодо дотримання порядку оформлення та подання первинних документів для відображення їх за бухгалтерським обліком.

Для роботи фінансової служби виділяються окремі приміщення, обладнані меблями, інвентарем, електронно-обчислювальною технікою, іншим майном.

2.3. Командиром військової частини щорічно визначається облікова політика на наступний бюджетний рік, яка оголошується відповідним наказом (станом на 1 січня).

У наказі про облікову політику розкриваються методичні принципи побудови бухгалтерського обліку, техніки його ведення з урахуванням організаційної структури військової частини, специфіки її діяльності, розподілу функцій щодо порядку оформлення первинних документів і ведення облікових регістрів, а також визначається перелік заходів для забезпечення єдиних процедур відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку.

Крім цього, у наказі визначаються особи, яким надається право першого та другого підпису документів фінансово-господарської діяльності, порядок оцінки та переоцінки військового майна та фінансових зобов’язань, відображення окремих господарських операцій, видачі та погашення підзвітних сум, інший порядок відповідно до вимог нормативно-правових актів, який підлягає дотриманню протягом бюджетного року.

Наказом щорічно затверджуються графік документообігу, робочий план рахунків і робоча схема кореспонденції субрахунків військової частини.

2.4. Безпосередня організація роботи з ведення бухгалтерського обліку та забезпечення виконання завдань, покладених на фінансову службу, здійснюється начальником фінансової служби, який керує діяльністю фінансової служби та забезпечує раціональний та ефективний розподіл посадових обов’язків між її працівниками.

Вимоги керівника фінансової служби щодо дотримання графіка документообігу, а також порядку оформлення та надання фінансовій службі необхідних документів є обов’язковими для виконання всіма військовослужбовцями та працівниками підрозділів i служб військової частини.

2.5. Для ведення бухгалтерського обліку військової частини керівник фінансової служби забезпечує відкриття облікових регістрів (книги, картки тощо) та оформлення службових справ фінансової служби.

Усі регістри та справи фінансової служби щорічно реєструються в загальній номенклатурі справ військової частини в установленому в Міністерстві оборони України (далі – Міністерство оборони) порядку.

У всіх книгах обліку до початку записів усі аркуші нумеруються, прошнуровуються.

Аркуші книги “Журнал-Головна”, касової книги, книги обліку нестач і книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, книги обліку бланків суворого обліку та керівних документів фінансової служби скріплюються гербовою мастиковою печаткою військової частини, а кількість аркушів у цих книгах завіряється підписами командира військової частини та керівника фінансової служби.

Інші книги обліку скріплюються мастиковою печаткою “Для пакетів” і на останньому аркуші за підписом керівника фінансової служби здійснюється запис про кількість аркушів у книзі.

На обкладинках кожної книги обов’язково зазначаються:

умовне найменування військової частини, а за відсутності умовного найменування – дійсна назва військової частини;

строк зберігання та номер статті за Переліком документів, що утворюються в діяльності Міністерства оборони та Збройних Сил, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства оборони України від 17 червня 2013 року № 404;

присвоєний номер за номенклатурою справ на рік;

найменування книги;

період, на який вона відкрита;

рік початку та закінчення, число, місяць.

Перенесення записів на іншу сторінку або в іншу книгу здійснюється із зазначенням номерів нових сторінок (книг), які засвідчуються підписами посадових осіб, відповідальних за ведення книг і перенесення записів.

За наявності в книгах обліку вільних аркушів після закінчення року вони можуть бути використані для записів у наступному році.

У разі ведення обліку в картках керівник фінансової служби забезпечує їх обов’язкову реєстрацію у відповідних описах, які разом із картками формуються в окремі справи.

Якщо картки реєструються в окремих описах, оформлення таких описів здійснюється відповідно до вимог, передбачених цим пунктом для книг.

Справи фінансової служби військової частини оформляються відповідно до встановлених у Міністерстві оборони вимог.

2.6. Керівником фінансової служби забезпечується збереження облікових регістрів та службових справ фінансової служби.

Облікові регістри та службові справи фінансової служби повинні зберігатися в закритих шафах або спеціальних приміщеннях фінансової служби та в архіві військової частини протягом встановлених у Міністерстві оборони строків. Відповідальність за їх зберігання покладається на осіб, уповноважених керівником фінансової служби.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереженість.

Документи фінансово-господарської діяльності військової частини зі строком зберігання понад 10 років підлягають передачі в Галузевий державний архів Міністерства оборони України, архіви видів Збройних Сил, оперативних командувань.

Інші документи фінансово-господарської діяльності військової частини знищуються в установленому в Міністерстві оборони порядку.

У разі виключення військової частини з мережі розпорядників бюджетних коштів документи фінансово-господарської діяльності, які з урахуванням встановлених строків зберігання не знищені, а також керівні документи з фінансової служби передаються:

при розформуванні – визначеному правонаступнику;

при ліквідації фінансового господарства або фінансової служби – розпоряднику коштів, до якого військова частина зараховується на фінансове забезпечення.

Передача документів фінансово-господарської діяльності із військової частини до архіву та їх знищення без попереднього дослідження відповідними підрозділами Служби внутрішнього аудиту Збройних Сил або органами державного фінансового контролю забороняється.

2.7. Записи в бухгалтерському обліку військових частин здійснюються відповідно до вимог Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року № 88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05 червня 1995 року за № 168/704 (зі змінами).

2.8. Усі первинні документи у військових частинах підписуються командиром військової частини та керівником фінансової служби.

У дозволених законодавством випадках за рішенням командира військової частини право підписання первинних документів може надаватися іншим посадовим особам. Перелік таких документів і посадових осіб визначається щорічним наказом про облікову політику військової частини.

2.9. На зворотному боці первинних документів на придбання товарів, робіт і послуг за бюджетні кошти ставляться відмітки начальників відповідних служб забезпечення, бухгалтерів фінансової служби та матеріально відповідальних осіб щодо оприбуткування предметів закупівлі, підтвердження факту їх отримання та взяття на відповідальне зберігання.

2.10. Документи на видачу (передачу) військового майна візуються начальниками відповідних служб забезпечення військових частин.

При цьому, при передачі військового майна до інших військових частин у первинних документах обов’язково зазначається його вартість (первісна, залишкова (балансова) тощо).

2.11. Посадові особи, відповідальні за виконання первинних документів, зобов’язані своєчасно надавати їх до фінансової служби для відображення за бухгалтерським обліком.

2.12. Документи на операції, що суперечать вимогам законодавства, відображенню за бухгалтерським обліком військової частини не підлягають. Про такі документи керівник фінансової служби письмово доповідає командиру військової частини та приймає їх до виконання або обліку тільки за його письмовим розпорядженням.

2.13. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

2.14. Копії первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку можуть бути вилучені лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законодавством. Обов’язковим є складання реєстру документів, що вилучаються в установленому законодавством порядку.

Вилучення оригіналів первинних документів та облікових регістрів забороняється, крім випадків, передбачених законодавством.

Командиром військової частини та керівником фінансової служби, при вилученні оригіналів документів та регістрів бухгалтерського обліку, забезпечується обов’язкове збереження належно завірених копій вилучених оригіналів.

3. Порядок ведення бухгалтерського обліку

3.1. Бухгалтерський облік у Збройних Силах ведеться за меморіально-ордерною формою обліку. Для ведення бухгалтерського обліку застосовуються меморіальні ордери відповідно до вимог Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затвердженої наказом Державного казначейства України від 27 липня 2000 року № 68, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 серпня 2000 року за № 570/4791 (зі змінами).

Перевірені та взяті на облік документи систематизуються за датами здійснення операцій (у хронологічному порядку) та заносяться до меморіальних ордерів, які підписуються керівником фінансової служби та особами, що їх склали та перевірили.

Записи в меморіальних ордерах здійснюються не пізніше наступного робочого дня після одержання первинного документа. На всіх документах, що є додатками до меморіального ордера, робиться відмітка (штамп) “До меморіального ордера № __ за _______ місяць”.

3.2. У меморіальних ордерах залежно від характеру операцій записується кореспонденція рахунків за дебетом одного субрахунку та кредитом кількох (одного) субрахунків або навпаки – за кредитом одного субрахунку та дебетом кількох (одного) субрахунків із дотриманням системи рахунків і подвійного запису.

3.3. Усі меморіальні ордери, як за балансовими, так і позабалансовими рахунками, реєструються в книзі “Журнал-Головна”.

Залишки на субрахунках, виведені в книзі “Журнал-Головна” на кінець року, засвідчуються підписами командира військової частини, керівника фінансової служби та скріплюються гербовою мастиковою печаткою військової частини.

3.4. Аналітичний облік ведеться в облікових регістрах (у книгах, картках тощо), форми та порядок складання яких затверджуються Міністерством фінансів України.

У військових частинах використовуються облікові регістри, які наведені в Переліку регістрів бухгалтерського обліку, які застосовуються у військових частинах (додаток 1).

3.5. Військовими частинами забезпечується ведення бухгалтерського обліку на паперових носіях та з використанням автоматизованого програмного забезпечення.

У разі ведення автоматизованих облікових регістрів фінансовими службами забезпечується щомісячне відтворення електронних даних на паперових носіях.

3.6. Безперервне поточне спостереження та контроль за господарськими операціями військових частин здійснюється за допомогою системи рахунків бухгалтерського обліку.

Для ведення бухгалтерського обліку у Збройних Силах застосовується План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ.

При цьому для обліку військового майна непорушних запасів, надлишкового військового майна та майна, отриманого в централізованому порядку, військовим частинами відкриваються окремі рахунки другого порядку із збереженням кодів (номерів) субрахунків, визначених Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ.

3.7. Бухгалтерський облік активів і зобов’язань, доходів і видатків у Збройних Силах здійснюється відповідно до вимог національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі, затверджених наказами Міністерства фінансів України:

від 12 жовтня 2010 року № 1202, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 01 листопада 2010 року за № 1017/18312 (зі змінами), – стандарти 121 “Основні засоби”, 122 “Нематеріальні активи”, 123 “Запаси”;

від 24 грудня 2010 року № 1629, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 січня 2011 року за № 87/18825 (зі змінами), – стандарти 125 “Зміни облікових оцінок та виправлення помилок”, 127 “Зменшення корисності активів”, 128 “Забезпечення, непередбачені зобов’язання та непередбачені активи”;

від 11 серпня 2011 року № 1022, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 02 вересня 2011 року за № 1040/19778 (зі змінами), – стандарт 130 “Вплив змін валютних курсів”;

від 29 грудня 2011 року № 1798, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 26 січня 2012 року за № 120/20433 (зі змінами), – стандарт 132 “Виплати працівникам”;

від 18 травня 2012 року № 568, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 06 червня 2012 року за № 901/21213 (зі змінами), – стандарт 133 “Фінансові інвестиції”.

3.8. Строк корисного використання (експлуатації) необоротних активів військової частини встановлюється та доводиться до військових частин керівниками структурних підрозділів Міністерства оборони, Генерального штабу Збройних Сил України (далі – Генеральний штаб) і центральних служб забезпечення за закріпленою номенклатурою майна.

3.9. Зміна якісного стану (категорійності) необоротних активів на їх первісну (переоцінену), залишкову вартість і нараховану амортизацію (знос) не впливає.

3.10. Переоцінка необоротних активів здійснюється в разі їх списання, реалізації, відчуження та утилізації, а також за рішеннями керівників структурних підрозділів Міністерства оборони, Генерального штабу та центральних служб забезпечення за закріпленою номенклатурою майна з урахуванням вимог національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі.

Під час переоцінки необоротних активів військовими частинами застосовуються вимоги Методики визначення залишкової вартості військового майна Збройних Сил України та інших військових формувань, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 29 травня 1998 року № 759 (зі змінами) (далі – Методика визначення залишкової вартості військового майна).

3.11. Для відображення за бухгалтерським обліком надходження, вибуття, амортизації (зносу), ліквідації та руху основних засобів військовими частинами застосовуються типові форми з обліку та списання основних засобів, затверджені наказом Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України від 02 грудня 1997 року № 125/70, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22 грудня 1997 року за № 612/2416.

Для обліку нематеріальних активів військовими частинами застосовуються типові форми, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 22 листопада 2004 року № 732, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 14 грудня 2004 року за № 1580/10179.

Військові частини можуть використовувати первинні документи, форми яких затверджені наказами Міністерства оборони України та іншими нормативно-правовими актами, за умови наявності всіх обов’язкових реквізитів, визначених законодавством.

3.12. Для організації обліку та забезпечення контролю необоротним активам присвоюються індивідуальні інвентарні номери (крім білизни, постільних речей, одягу, взуття, бібліотечних фондів, малоцінних необоротних матеріальних активів, матеріалів довготривалого використання та таких, що мають специфічне призначення).

Для білизни, постільних речей, одягу, взуття та малоцінних необоротних матеріальних активів встановлюються номенклатурні номери. При цьому предметам одного найменування, якості матеріалу та ціни присвоюється один номенклатурний номер.

Перші три знаки інвентарного (номенклатурного) номера означають номер субрахунку, четвертий – підгрупу, усі інші знаки – порядковий номер предмета у підгрупі. Для тих субрахунків, для яких не виділені підгрупи, четвертий знак позначається нулем.

Інвентарні (номенклатурні) номери, присвоєні об’єктам необоротних активів, зберігаються за ними на весь період перебування їх у цій установі. Номери інвентарних (номенклатурних) об’єктів, які вибули чи ліквідовані, не повинні присвоюватись іншим об’єктам, що заново надійшли, протягом трьох років.

3.13. Основні засоби передаються разом із первинними документами, в яких обов’язково зазначаються первісна (переоцінена), залишкова вартість і сума накопиченого зносу (нарахованої амортизації) на день передачі основних засобів. До первинних документів додаються формуляри (паспорти) та копії інвентарних карток, які завіряються уповноваженими посадовими особами військової частини – відправника.

У разі якщо таких документів немає, первісна вартість визначається на рівні справедливої вартості на дату отримання, оцінка якої проводиться відповідно до законодавства.

3.14. Для відображення за бухгалтерським обліком надходження, вибуття та руху запасів військовими частинами застосовуються типові форми обліку та списання запасів бюджетних установ, затверджені наказом Державного казначейства України від 18 грудня 2000 року № 130, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28 грудня 2000 року за № 962/5183 (зі змінами).

Військові частини можуть використовувати первинні документи, форми яких затверджені наказами Міністерства оборони України та іншими нормативно-правовими актами, за умови наявності всіх обов’язкових реквізитів, визначених законодавством.

3.15. Зміна якісного стану (категорійності) запасів на їх балансову вартість не впливає.

У разі списання, реалізації, відчуження та утилізації запасів, а також за рішеннями керівників структурних підрозділів Міністерства оборони, Генерального штабу, центральних служб забезпечення за закріпленою номенклатурою майна військовими частинами здійснюється визначення чистої вартості реалізації запасів (з урахуванням вимог національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі).

Під час визначення чистої вартості реалізації запасів військовими частинами застосовуються вимоги Методики визначення залишкової вартості військового майна.

3.16. Для ведення аналітичного обліку коштів, розрахунків та інших активів, зобов’язань, доходів і витрат військовими частинами застосовуються типові форми обліку, затверджені наказом Державного казначейства України від 06 жовтня 2000 року № 100 “Про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядку їх складання”, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25 жовтня 2000 року за № 747/4968 (зі змінами), та інші регістри, форми яких визначені цією Інструкцією:

Книга обліку грошових стягнень і нарахувань (додаток 2);

Книга обліку нестач (додаток 3);

Книга обліку бланків суворого обліку та керівних документів фінансової служби (додаток 4);

Багатографна картка (додаток 5);

Оборотна відомість (додаток 6);

Книга (картка) обліку поточних рахунків та розрахунків (додаток 7);

Книга (картка) аналітичного обліку відкритих асигнувань (додаток 8).

3.17. Визначення суми завданих державі збитків здійснюється відповідно до вимог Положення про матеріальну відповідальність військовослужбовців за шкоду, заподіяну державі, затвердженого постановою Верховної Ради України від 23 червня 1995 року № 243/95-ВР (зі змінами), та інших нормативно-правових актів.