Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Автоматизация процесса создания офисных документов. Учебное пособие
.pdf
МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«САМАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
К а ф едра «Информационные технологии»
В.Н. ЯШИН
АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА СОЗДАНИЯ
ОФИСНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Учебное пособие
Самара
Самарский государственный технический университет
2019
1
Печатается по решению редакционно-издательского совета СамГТУ, (протокол № 8 от
29.03.2019 г.)
УДК 651:004.42(075.8)
ББК У291я73
Я 962
Яшин В.Н.
Я 962 Автоматизация процесса создания офисных документов: уч. пособие /В.Н.
Яшин – Самара: Самар. гос. техн. ун-т, 2019. – 84 с.
Учебное пособие «Автоматизация процесса создания офисных документов» охватывает
ряд разделов, частично рассматриваемых в таких учебных дисциплинах как: «Информатика»,
«Информационные технологии» и «Информационные системы и технологии». Целью создания
учебного пособия является восполнение пробелов в вопросах повышения уровня автоматизации
при создании офисных документов в указанных выше дисциплинах, а также, наряду с лекционными курсами, учебное пособие позволит глубже разобраться в практических вопросах автоматизации процессов создании офисных документов. В учебном пособии излагаются теоретические и практические вопросы автоматизации процесса создания офисных документов на основе
применения интегрированной среды разработки офисных приложений.
Учебное пособие предназначено для студентов и магистрантов высших учебных заведений обучающихся по направлению подготовки 09.03.03 «Прикладная информатика», профилю подготовки «Прикладная информатика в экономике», направлению подготовки
09.03.01 «Информатика и вычислительная техника», профилю подготовки «Автоматизированные системы обработки информации и управления» очной, заочной и дистанционной
форм обучения, а также для всех, кто интересуется автоматизацией процесса создания офисных документов.
Р е ц е н з е н т д-р техн. наук, профессор В.И. Батищев
УДК 651:004.42(075.8)
ББК У291я73
Я 962
© В.Н. Яшин, 2019
© Самарский государственный
технический университет, 2019
2
Введение
Основной целью применения информационных технологий в различных
областях человеческой деятельности является повышение производительности
труда за счет его автоматизации. Не являются исключением и вопросы
автоматизации процесса создания офисных документов с помощью
соответствующих компьютерных программных средств. В соответствии с
Государственным стандартом (ГОСТ Р 7.0.8 – 2013 СИБИД. Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения), под документом понимается зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. В настоящее время для создания самых разнообразных документов
широко используются различные компьютерные интегрированные пакеты,
выпускаемые несколькими известными корпорациями (фирмами), работающими в области информационных технологий. Среди этих пакетов наиболее
популярным в нашей стране является интегрированный пакет Microsoft (MS)
Office, который включает в себя ряд программных средств (MS Word, MS Excel,
MS Access, MS PowerPoint и др.), поэтому в данном учебном пособии под
офисными документами будем понимать документы, созданные с помощью интегрированного пакета MS Office.
Программные средства MS Office допускают два уровня их
использования: первый уровень предполагает применение только стандартных
инструментов приложения (программы), второй – применение приложения как
инструментальной среды для разработки собственных приложений,
позволяющих автоматизировать решение часто повторяющихся задач и
выполнение рутинных операций при создании офисных документов.
Современные версии интегрированных пакетов MS Office обладают
единой программной средой, в которую встроен достаточно мощный язык
программирования, называемый Visual Basic for Applications (VBA), и большое
число библиотек, содержащих классы объектов. Средства языка VBA
позволяют обеспечить большинство потребностей по автоматизации
деятельности, направленной на создание документов MS Office (документов
MS Word, MS Excel, MS Access, MS PowerPoint и др.), существенно расширить
возможности приложений MS Office по обработке хранимой в документах
информации, а также дают возможность создавать дружественный
пользовательский интерфейс.
Создатели интегрированного пакета MS Office предусмотрели
возможность пользователю самому создавать программы, работающие в любом
из программных средств интегрированного пакета.
3
В VBA применяется объектно-ориентированный подход к разработке
приложений. Каждое приложение – MS Word, MS Excel, MS Access, MS PowerPoint и др. – дополняет средства VBA новыми функциональными
возможностями с помощью объектов, свойств, методов и событий, присущих
этому приложению.
Таким образом, чтобы получить максимальный эффект от автоматизации
процесса создания документа в MS Office, следует воспользоваться возможностью
создания документов с использованием макросов или средствами интегрированной среды разработки приложений VBA, предоставляемый пакетом MS Office.
1. Общие сведения о языке программирования Visual Basic
for Applications
В основе VBA лежит язык программирования Basic, который был создан
в США в 1962 – 1964 годах для обучения студентов программированию. Язык
получил развитие и в дальнейшем использовался в различных версиях на
разных аппаратных платформах, как на больших вычислительных системах, так
и на персональных компьютерах. Язык Visual Basic был разработан в 1991 году
для создания приложений в среде операционной системы (ОС) Windows, в его
составе есть специальные библиотеки, средства визуального проектирования и
элементы объектно-ориентированного программирования.
После появления ряда приложений (программ), объединенных в пакет MS
Office, возникла проблема их интеграции, поскольку все они предназначались
для работы с документами и автоматизации различных расчетов (например,
бухгалтерских). Все эти приложения позволяют заменить повторяющиеся
действия последовательностью машинных команд – макроопределений или
макросов. Язык Visual Basic стал основным языком для разработки
макроопределений.
Для последующих версий приложений MS Office, начиная с версии MS Office 97, корпорация Microsoft использовала единый и мощный язык программирования Visual Basic, приспосабливая его к специфике приложений. Эта версия языка стала носить название Visual Basic for Applications (Visual Basic для приложений) или VBA. VBA включает в себя основные конструкции языка Visual Basic
для ОС Windows, встроен в пакет MS Office и приложения MS Office. VBA является общим для всех приложений MS Office, и поэтому не требуется изучать каждый раз новый язык программирования, когда возникает необходимость в автоматизации некоторой задачи в другом приложении MS Office.
4
2. Создание и применение макросов в среде VBA
2.1 Основные определения, типы процедур
Среда MS Office предоставляет пользователю мощное инструментальное
средство, называемое макрорекордером. С помощью него осуществляется
запись действий пользователя в форме макроса. Макрос – это автоматически
создаваемая процедура на языке VBA. Всего различаются три типа процедур:
процедуры пользователя, процедуры обработки событий и процедуры макросов – собственно макросы. Главное отличие макроса от процедур другого типа
заключается в том, что он создается при помощи макрорекордера, а также, в
отличие от процедур пользователя, макрос не имеет параметров.
Макрос имеет следующий синтаксис:
Sub ИмяМакроса()
‘Комментарий
<Программный код макроса>
End Sub
Процесс создания макросов в различных приложениях MS Office имеет
свои особенности [1, 2]. Например, чтобы создать макрос в текстовом
процессоре MS Word, можно использовать встроенные команды, использовать
специальное средство для записи макросов – макрорекордер, или писать
макросы вручную используя редактор VBA.
2.2 Создание макросов в MS Word
Приложение MS Word предоставляет собой достаточно большой набор
встроенных стандартных команд. В этот список входят и те команды, которые
связаны с кнопками на различных панелях инструментов Word. Для получения
доступа к встроенным командам выполним следующие действия: откроем
документ MS Office Word 2007 и выберем команду Кнопка «Office» – Параметры
Word – Основные – Показывать вкладку «Разработчик на ленте». На вкладке
Разработчик раскроем список Макросы и выберем, например, элемент «Команд
Word» AllCaps, как показано на рисунке 2.1.
5
Рис. 2.1. Диалоговое окно Макрос
Чтобы выполнить команду, выделим соответствующую позицию в списке
Имя: и произведем щелчок мышью по кнопке Выполнить.
Чтобы запустить средство для записи макроса – макрорекордер,
выполним команду: Запись макроса. Появившееся после этого диалоговое окно
Запись макроса, представленное на рисунке 2.2, служит для выполнения
следующих действий:
−
ввод имени макроса в поле Имя макроса:, если имя (Макрос1,
Макрос2, …), заданное по умолчанию, нужно изменить;
−
назначение макроса кнопке на панели инструментов или клавишам для
его выполнения;
−
выбор шаблона из раскрывающегося списка Макрос доступен для:, в
котором будет сохранен макрос;
−
дополнить или создать новое описание макроса, заполнив поле
Описание:.
Рис. 2.2. Диалоговое окно Запись макроса
6
Выбрать кнопку или сочетание клавиш для запуска макроса можно
позднее, когда макрос будет создан, отредактирован и отлажен. После
заполнения указанных полей окна (рис. 2.2) и нажатия на кнопке ОК можно
«Остановить запись» макроса или сделать паузу в записи макроса. С этого
момента будут записываться все выполняемые действия. Для остановки записи
макроса или паузы служат соответствующие кнопки на ленте «Разработчик».
Запуск макроса приводит к воспроизведению всех тех действий, которые были
записаны при его создании.
Здесь также необходимо отметить, что создание макросов в других версиях MS Word, таких как MS Word 10, MS Word 16 происходит аналогично созданию макросов в MS Office Word 2007, отличие может состоять только в интерфейсе диалоговых окон.
Рассмотрим несколько примеров создания макросов в MS Office Word 2007.
Пример 1.
Задание. В текстовом процессоре Word открыть новый документ. Ввести
строку символов. Выделить часть введенной строки символов и выполнить встроенную команду AllCaps. В результате выполнения этой команды необходимо, чтобы все выделенные строчные символы были преобразованы в прописные.
Выполнение. Для выполнения задания необходимо выполнить
следующие действия: на вкладке Разработчик раскроем список Макросы и
выберем элемент «Команд Word» AllCaps и нажмем кнопку Выполнить.
Пример 2.
Задание. Назначить встроенной команде Word AllCaps вызов с помощью
сочетания клавиш «Ctrl + W» на клавиатуре.
Выполнение. Для выполнения задания необходимо выполнить команду:
«Запись макроса». В открывшемся окне, рисунок 2.3, нажать кнопку
«Назначить макрос клавишам» и затем кнопку «ОК».
Рис. 2.3. Окно Запись макроса
7
В появившемся окне «Настройка клавиатуры» (рисунок 2.4) установить
сочетание клавиш «Ctrl + W», «Сохранить изменения в Документ 1», нажать
кнопку «Назначить», а затем кнопку «Закрыть».
Рис. 2.4. Окно Настройка клавиатуры
Далее начинается запись макроса. Во время записи макроса в окне
Макрос (рисунок 2.5) выбрать встроенную команду AllCaps, нажать кнопку
«Выполнить» и затем остановить макрос.
Пример 3.
Задание. Назначить встроенной команде Word AllCaps кнопку на панели
инструментов.
Рис. 2.5. Окно Макрос
8
Выполнение. Производим действия, аналогичные предыдущему заданию,
только при нажатии на кнопке «Назначить макрос кнопке» появится окно
«Параметры Word» (рисунок 2.6). При нажатии на кнопке «Изменить…» можно
придать кнопке определенный внешний вид, выбрав его в окне «Изменение
кнопки» (рисунок 2.7). Кнопка появится на панели быстрого доступа.
Рис. 2.6. Окно Параметры Word
Рис. 2.7. Окно Изменение кнопки
Как уже отмечалось, макрос – это автоматически создаваемая процедура
на языке VBA. При записи макроса создается программный код на языке
программирования VBA, который можно посмотреть и отредактировать [3].
Рассмотрим возможность просмотра программного кода макроса на следующем
примере.
9
Пример 4.
Задание. Записать макрос при помощи макрорекордера,
устанавливающий шрифт Time New Roman, и просмотреть программный код
макроса в редакторе VBA.
Выполнение. Откроем текстовый процессор MS Office Word 2007 и
напечатаем слово «Программа», установив предварительно шрифт Arial.
Перейдем на ленту «Разработчик», выделим слово «Программа» и нажмем на
кнопку Запись макроса. Откроется окно, представленное на рисунке 2.8.
Рис. 2.8. Окно Запись макроса
Назначим макрос клавишам, откроется окно, представленное на рисунке 2.9.
Рис. 2.9. Окно Настройка клавиатуры
Введем в окне «Новое сочетание клавиш:» Ctrl+W и нажмем кнопку
Назначить. В окне «Текущие состояния:» появится сочетание клавиш Ctrl+W и
далее нажмем на кнопку Закрыть. С того момента все действия, производимые
10
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]