Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Автоматизация процесса создания офисных документов. Учебное пособие
.pdf
Для установления связи элемента управления Флажок с ячейкой
выполним следующее:
−
вызовем диалоговое окно Формат элемента управления, как это было
описано выше;
−
установим курсор в поле Связь с ячейкой этого окна;
−
щелкнем на ячейке (например, B1) рабочего листа, с которой требуется
установить связь элемента управления;
−
установим при необходимости другие свойства элемента управления и
нажмем на кнопку ОК.
Теперь, после установления связи, в ячейку будет передаваться значение
ИСТИНА, если флажок установлен (рисунок 7.3), и – значение ЛОЖЬ, если
флажок сброшен.
Рис. 7.3. Окно MS Office Excel 2007
Аналогично устанавливаются свойства одиночного элемента управления
Переключатель. Однако элементы управления Переключатель устанавливаются,
как правило, в группе, чтобы обеспечить возможность выбора только одного варианта из множества возможных. Если возникает необходимость установить на
рабочем листе более одной группы переключателей, то применение элемента
управления Группа обязательно.
Чтобы создать на листе рабочей книги группу переключателей, следует
сначала разместить на листе элемент управления Группа, и внутри контура этого
элемента вставить элементы управления Переключатель. Затем достаточно
51
связать с ячейкой листа один любой элемент группы по аналогии установления
связи с ячейкой элемента управления Флажок, рассмотренного выше.
Рассмотрим еще один пример, связанный с использованием Элемента
управления формы. Перейдем на лист рабочей книги и выберем элемент управления Кнопка. Для размещения элемента управления Кнопка на рабочем листе
выполним следующие действия:
−
щелкнем левой кнопкой мыши по значку Кнопка нужного инструмента
на панели Элементов управления формы;
−
перенесем указатель мыши в форме крестика в точку на рабочем листе,
где должен находиться левый верхний угол вставляемого элемента управления
и отпустим левую кнопку мыши, появится диалоговое окно, представленное на
рисунке 7.4;
Рис. 7.4. Окно Назначить макрос объекту
– нажмем на кнопку Создать, после этого откроется редактор VBA и в
поле, находящееся в правой половине окна (рисунок 7.5), запишем следующий
программный код:
Sub Кнопка1_Щелчок()
MsgBox "Вы нажали на кнопку1"
End Sub
– перейдем на лист книги 1и произведем щелчок мышью на Кнопке 1, после чего подпрограмма MsgBox осуществит вывод информации "Вы нажали на
кнопку1" в стандартном окне ОС Windows, конечный результат будет представлен на рисунке 7.6.
52
Рис. 7.5. Окно редактора VBA
Рис 7.6. Стандартное окно ОС Windows
7.3 Элементы управления ActiveX
Для создания автоматизированных документов также широко
используются Элементы ActiveX, которые расположены ниже Элементов
управления формы (рис. 7.1). У Элементов управления Формы и Элементов ActiveX есть одни и те же элементы: Кнопка, Флажок, Список и т.д. Элементы
управления ActiveX используются часто в приложениях, установленных на
компьютере. Эти элементы не являются самостоятельными программами. Их
можно запустить только из главной программы, например Microsoft Office. Однако элементы управления ActiveX обладают большими возможностями, так
как они являются COM-объектами, которые имеют неограниченный доступ к
компьютеру. Модель COM – модель компонентных объектов, спецификация
которой была разработана корпорацией Майкрософт для разработки компонентов программного обеспечения, которые можно собирать в программы или использовать для расширения возможностей существующих программ для ОС
53
Windows. Поскольку Элементы ActiveX являются объектами, они обладают
свойствами, методами и событиями, кроме того, они могут иметь доступ к локальной файловой системе ОС Windows и могут изменять настройки реестра
ОС. Если Элементы ActiveX перенастроить определенным образом, преследуя
негативные цели, то они могут нанести значительный ущерб ОС компьютера.
Таким образом, Элементы управления формой встроены в MS Excel, тогда как
элементы ActiveX загружаются отдельно.
Важным отличием Элементов управления формой от Элементов ActiveX
является то, что элементы ActiveX отображаются как объекты, которые управляются посредством редактора VBA, т.е. с помощью программ, а Элементы
управления формой пользователь может напрямую привязать к определенным
ячейкам на листе. Кроме того, Элементы управления формой немного проще в
использовании, однако Элементы управления ActiveX являются более гибкими
в использовании, например тогда, когда некоторую задачу просто невозможно
выполнить с помощью элементов управления формой.
В качестве примера рассмотрим применение Элементов ActiveX для решения нижеследующей задачи.
Используя элемент Кнопка ActiveX, осуществить автоматический ввод чисел натурального ряда от 1 до 10, в первый столбец листа MS Excel, начиная с
первой строки.
Для решения задачи выполним следующие действия:
– откроем приложение MS Excel и перейдем на ленту Разработчик;
– щелкнем левой кнопкой мыши по значку Вставить и выберем кнопку на
панели Элементов ActiveX;
– перенесем указатель мыши в форме крестика в точку на рабочем листе,
где должен находиться левый верхний угол вставляемого элемента
ActiveX и переименуем элемент в Кнопку 1, для этого необходимо нажать
кнопку Режим конструктора;
– щелкнем дважды левой кнопкой мыши по вставленному элементу
ActiveX, после чего откроется редактор VBA;
– введем в поле редактора VBA следующий программный код, представ-
ленный также на рисунке 7.7:
Private Sub CommandButton1_Click()
For K = 1 To 10
Range("A1").Offset(K – 1, 0).Select
ActiveCell.Value = K
Next K
End Sub
54
Рис. 7.7. Окно редактора VBA
– перейдем на лист MS Excel и щелкнем левой кнопкой мыши по кнопке
Кнопка 1 элемента ActiveX, в ячейки А1:А10 автоматически запишутся натуральные числа от 1 до 10. Результат представлен на рисунке 7.8.
Рис. 7.8. Окно MS Office Excel 2007
55
7.4 Функция Просмотр
Для создания автоматизированных документов, в частности, для автоматизации процесса ввода данных в офисные документы, может эффективно
применяться функция ПРОСМОТР. Функция ПРОСМОТР относится к
категории «Ссылки и массивы», которую можно найти на ленте Формулы в MS
Excel. Функция осуществляет соответствие между элементами множеств
равной мощности – между элементами одного упорядоченного множества
(просматриваемый вектор) и элементами другого множества (вектор
результатов). Таким образом, эта функция осуществляет не просто вычисления
на основе некоторого математического выражения, как большинство функций
Excel, а имитирует работу процедуры, содержащую цикл.
Учитывая это свойство функции ПРОСМОТР, ее часто применяют для
автоматизации некоторых действий в процессе решения офисных задач, таких как:
−
проведение условных вычислений;
−
подстановка значений;
−
группировка и ранжирование.
Многие формы документов, которые приходится создавать в офисной
деятельности (накладная, счет-фактура и д.р.), предполагают ввод элементов из
некоторых фиксированных списков (списков-справочников). Для
автоматизации этого процесса может оказаться подходящей функция
ПРОСМОТР. Решение подобной задачи возможно на основе следующего
алгоритма:
−
формируется список значений в некотором фиксированном диапазоне
на листе рабочей книги (необязательно на том, на котором создается документ),
который ассоциируется с вектором результатов;
−
каждому элементу списка ставится в соответствие номер или код, и,
таким образом, формируется вектор просмотра;
−
на формируемом шаблоне документа определяется ячейка, в которую
предполагается вручную вносить код (номер) элемента списка (код в данном
случае играет роль искомого значения функции ПРОСМОТР);
−
на формируемом шаблоне документа определяется ячейка, в которую
помещается функция ПРОСМОТР, и, следовательно, в которую будет
возвращаться искомый элемент списка значений.
Особенность данной постановки задачи заключается в том, что число
элементов списка-справочника должно быть достаточно мало, чтобы оператор
мог без труда запомнить соответствие между кодами и элементами списка или
иметь подсказку на том же листе. При выводе на печать сформированного
56
документа нужно, естественно, позаботиться о том, чтобы вспомогательная
информация (элементы списка-справочника) оставалась бы за пределами
распечатываемого документа.
Задача создания документа, в котором формируется новый список из
элементов хранимого списка-справочника, может быть решена в несколько
шагов по следующему алгоритму.
Шаг 1. Распределение листов рабочей книги по назначению
.
Как показала практика, с целью обеспечения удобства использования
документа на первом листе рабочей книги следует размещать бланк
создаваемого документа, который активизируется каждый раз непосредственно
при открытии рабочей книги. Для списков-справочников можно выбрать любые
другие листы, однако следует помнить, что в дальнейшем, при создании
документов на основе шаблона, листы со списками-справочниками нельзя
переименовывать.
Шаг 2. Создание списка-справочника.
Список-справочник оформляется обычным образом в виде таблицы с
поименованными столбцами. Важной особенностью такой таблицы является
обязательное наличие столбца с порядковыми номерами элементов списка.
Обычно этот столбец ставится на первое место. Если списков-справочников
более одного, то удобнее для дальнейшего использования располагать каждый
список на отдельном листе.
Шаг 3. Создание бланка документа.
В бланке следует определить диапазон ячеек, предназначенный для
формирования нового списка из элементов хранимого списка-справочника,
определить расположение полей нового списка в этом диапазоне.
Шаг 4. Вставка в бланк элемента управления.
Обычно для решения поставленной задачи применяется элемент
управления Поле со списком. Однако если элементы списка-справочника
полностью размещаются в пределах видимой части листа рабочей книги, то
более удобным в использовании может оказаться элемент управления Поле.
На этом этапе осуществляется задание параметров элемента управления –
Формировать список по диапазону и Связать с ячейкой. Испытывается
действие внедренного элемента управления.
Шаг 5. Применение функции ПРОСМОТР.
Функция ПРОСМОТР применяется для выбора полей записи из спискасправочника и вставки в ячейки бланка. Обычно для этого отводятся ячейки за
пределами бланка.
57
Шаг 6. Формирование первой записи нового списка в бланке на основе
макроса.
Шаг 7. Доработка макроса с целью обеспечения ввода последующих записей.
Рассмотрим возможность применения функции ПРОСМОТР для автоматизации процесса создания офисных документов на примере ниже следующих задач.
1. Создать бланк по образцу, представленному на рис. 7.9, и определить
функцию ПРОСМОТР в ячейке С5. Проверить действие функции.
Рис. 7.9. Окно MS Office Excel 2007
Выполнение. Откроем MS Excel и создадим бланк Счет № и таблицу марок
автомобилей Лада (рисунок 7.9) обычными средствами MS Excel. Выделим ячейку С5, и введем в нее функцию ПРОСМОТР, в следующем виде:
=ПРОСМОТР(C4;F1:F16;G1:G16). Теперь, если вводить в ячейку С4 числа от 1 до
16, то в ячейке С5 будет появляться соответствующие марки автомобилей Лада.
2. Создать бланк по образцу, представленному на рисунке 7.9 с использо-
ванием Элемента управления формы Список.
Выполнение. Откроем MS Excel и создадим бланк Счет № и таблицу марок
автомобилей Лада (рисунок 7.9) обычными средствами MS Excel. Перейдем на
ленту Разработчик и щелкнем левой кнопкой мыши по кнопке Вставить и выберем элемент Список на панели Элементов управления формы. После установки
58
элемента Список на листе правой кнопкой мыши вызовем контекстное меню элемента Список и выберем опцию Формат объекта…, в появившемся окне Формат
элемента управления (рисунок 7.10) введем в поле Формировать список по диапазону значения G1:G16, а в поле связь с ячейкой значение С4 нажмем кнопку ОК.
Рис. 7.10. Окно Формат элемента управления
После выполнения этих действий появится окно, представленное на рисунке
7.11, в котором при выборе определенного значения марки автомобиля в списке,
данные из таблицы будут автоматически перенесены на созданный ранее бланк.
Рис. 7.11. Окно MS Office Excel 2007
59
Здесь необходимо отметить, что если при решении данной задачи используется список-справочник большого объема, то целесообразно применить
элемент управления Поле со списком.
3. Фирма осуществляет торговые операции на основе определенной
номенклатуры товаров. Необходимо разработать бланк документа Товарная
накладная, в который требуется ввести список закупаемых клиентом фирмы
товаров, их количество по каждой позиции, цену единицы товара и общую
сумму по каждой позиции.
Выполнение.
Шаг 1. Создаем рабочую книгу. Сохраняем с именем Накладная.xls.
Отводим первый лист для бланка, переименовав его в Накладная.
Шаг 2. Отводим второй лист для списка-справочника, переименовав его в
Товары. Создаем список-справочник по товарам в соответствии с определенной
номенклатурой товаров. Список-справочник представлен на рисунке 7.12
Рис. 7.12. Список-справочник Товары
Шаг 3. Активизируем первый лист Накладная и создаем фрагмент бланка
документа, представленный на рисунке 7.13.
Рис. 7.13. Бланк документа Накладная
60
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]