Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Теоретические основы автоматизированной обработки информации и управления. Решение прикладных задач в MS Excel. Лабораторный практикум
.pdf
Инструментарий
Сводные таблицы, сортировка данных в таблицах (пользовательский порядок сортировки), группировка данных в сводных таблицах,
подведение итогов (Данные – Итоги), фильтрации данных (Авто-
фильтр, расширенный фильтр), консолидация данных. Функция
Тенденция.
Решение задачи
1. Составьте таблицу заданного вида. Дайте рабочему листу
название Исходные данные. Сохраните файл под именем lab2.xls.
2. Упорядочите данные исходной таблицы по годам, а в рамках
каждого года – по месяцам, использовав пользовательский порядок
сортировки.
3. Создайте сводную таблицу (см. рис. 2.1), задав в ней в качестве
поля строки – Год, поля столбца – Продукция, поля данных – Сбыт.
Используйте для вычисления сбыта функцию Сумм, задаваемую по
умолчанию (автоматически). Переименуйте созданный рабочий лист
в Год – Продукция.
Поле строки определяет название строк, поле столбца – название
столбцов, поле данных (количественно) суммарные данные таблицы.
В сводных таблицах может использоваться еще поле страницы,
определяющее признак группировки, в разрезе которого на странице
будут выводиться итоги.
Каждую сводную таблицу начинайте делать, открыв рабочий лист
Исходные данные с выделенной таблицей. Каждую таблицу создавайте на отдельном листе, переименовав ее в соответствии с содержанием.
Для создания сводной таблицы используется Мастер. Для этого надо:
– выделить исходную таблицу с названиями строк и столбцов;
– на панели инструментов выбрать Вставка – Сводная таблица.
Назначить диапазон и поместить отчет на новый лист, нажать ОK;
– создать макет сводной таблицы, перетащив мышью поле Год в
область строки, поле Продукция – в область столбца, поле Сбыт – в
область данных. В области Данные для цифровых данных автоматически задается функция СУММ, для текстовых – СЧЕТ. Можно задать другие функции для вычисления цифровых данных. (Для выбора функций Макс и Мин сделайте двойной щелчок на поле Сумма
по сбыту в области данных.)
На экране появится отформатированная сводная таблица, составленная по годам и видам продукции и содержащая итоговые данные
по сбыту, выводимые автоматически.
11
4. Измените ориентацию строк и столбцов в сводной таблице:
установите курсор на любую ячейку сводной таблицы; вызовите
функцию Мастер сводных таблиц; протаскиванием мыши поменяйте
местами поле строки Год и поле столбца Продукция.
5. Измените макет сводной таблицы, заменив поле столбца Год на
Район. Для этого удалите поле Год, протащив его за пределы сводной таблицы, а поле Район перетащите в область столбца.
6. Создайте самостоятельно еще несколько сводных таблиц, задавая поля и функции исходя из данных рис. 2.2.
Рис. 2.2.Данные для сводных таблиц
Окно Поле сводной таблицы можно вывести на экран, выполнив
команду контекстного меню Параметры поля, или, использовав
встроенную функцию Мастер нажатием кнопки Макет (двойной
щелчок на поле с функцией).
7. Создайте для сводных таблиц 4 – 7 на тех же рабочих листах диаграммы. Например, для создания столбчатой диаграммы для сводной
таблицы 4 (рис. 2.3) следует выполнить следующие действия:
– вывести таблицу о сбыте какого-либо продавца;
– выделить таблицу, включая названия столбцов и строк (без поля
строки и итоговых данных);
– щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов
Стандартная;
– задать прямоугольную область под диаграмму;
– отформатировать диаграмму.
12
Рис. 2.3. Столбчатая диаграмма для сводной таблицы 4 (см. рис. 2.2)
Диаграммы для других продавцов будут создаваться автоматически при выборе в поле страницы фамилии нужного продавца. Для
сохранения и печати диаграмм для всех продавцов надо скопировать
таблицы для каждого продавца на отдельные рабочие листы и создать для каждого продавца отдельные диаграммы.
8. На основании исходных данных о сбыте и объеме продукции по
месяцам создайте сводную ведомость, сгруппировав данные в кварталы. Для этого:
– откройте лист Исходные данные с отсортированными по меся-
цам данными;
– создайте сводную таблицу, в которой полем страниц назначьте
значение Год, полем строк – Месяц, полем столбца – Продукция,
полем данных – Сбыт;
– выделите месяцы Январь, Февраль, Март и с помощью выполнения команды контекстного меню Группа и структура – Группи-
ровать объедините эти данные;
– переименуйте появившееся имя поля группы Месяц2 в Квар-
талы (вводите непосредственно вместо слова Месяц2), аналогично
переименуйте элемент Группа1 в Квартал1;
– объедините в кварталы остальные месяцы года.
9. Сверните данные в полученной сводной таблице, обеспечив
вывод итогов по кварталам. Для этого выполните двойной щелчок на
имени квартала или установите курсор на имени квартала и щелкните на кнопке Скрыть детали на панели Сводная таблица. Для пока-
13
за деталей (вывода данных по месяцам) щелкните на пиктограмму
Показать детали.
10. Для определения тенденций сбыта преобразуйте сводную таб-
лицу 7 (см. рис. 2.2) в отчет, выводя данные за 2016 г. Для этого:
– выведите данные за выбранный год;
– выделите таблицу без полей страниц;
– выполните команды Правка – Копировать, Вставка – Рабо-
чий лист, Правка – Специальная – Вставка, включив опцию Значения.
11. Отредактируйте и отформатируйте отчет в соответствии с рис. 2.4
(цифры по строке Тенденция сбыта не вносить).
Рис. 2.4. Определение тенденции сбыта продукции
12. Определите тенденцию сбыта каждого вида продукции по
всем районам. Для этого введите функцию Тенденция как формулу
массива:
– выделите ячейки B5:E5;
– введите в выделенные ячейки формулу:
= ТЕНДЕНЦИЯ (B3:E3)
– нажмите одновременно клавиши Ctrl + Shift + Enter.
В строке формул появится формула: ={ТЕНДЕНЦИЯ(B3:E3)},
которая свидетельствует о том, что введена формула массива, выдающая в качестве результата массив значений (в текущем примере –
четыре числа).
13. Постройте столбчатую диаграмму по сбыту продукции. По-
стройте линию тренда:
– активизируйте диаграмму, выполнив на ней двойной щелчок;
– выделите данные на диаграмме, щелкнув на одном из столбцов
(с этими данными будет связана линия тренда). Внутри столбцов появятся черные квадратики – признак выделения ряда данных;
– выполните команду контекстного меню Добавить линию тренда;
– выберите значение Линейный для типа тренда.
14
Линии тренда используются в задачах прогнозирования. Тип линии тренда Линейный создается на основе линейного уравнения
y = Mx + B.
Данные аппроксимируются прямой линией, коэффициенты М и В
определяются по методу наименьших квадратов.
При построении линии тренда диаграмма не должна быть объемной. Для этого:
– постройте прогноз сбыта продукции на два месяца вперед.
Установите на линии тренда уравнение аппроксимации;
– на том же рабочем листе составьте отчеты по районам, определите тенденции сбыта продукции в районах, постройте столбчатые
диаграммы динамики сбыта с линиями тренда. Проанализируйте результаты.
14. Для формирования итоговых результатов составьте выборочный отчет о сбыте продукции каждым продавцом, используя команду Итоги. Для этого:
– откройте лист Исходные данные и скопируйте его на несколько
рабочих листов, используя группировку листов;
– перейдите на один из них. Выделите любую ячейку в таблице и
выполните команду Данные – Сортировка, в поле Сортировать по
укажите Продавец, выбрав сортировку по возрастанию;
– выполните команду Данные – Итоги. В поле При каждом из-
менении выберите значение Продавец, в поле Использовать функцию – Сумм, а в поле Добавить итоги по – Сбыт.
15. Составьте отчет о сбыте и объеме по каждому виду продукции
для каждого продавца:
– перейдите на другой лист с копией таблицы;
– отсортируйте: в поле Сортировать выберите Продавец, а в поле Затем – Продукция;
– сначала обеспечьте получение промежуточных итогов по продавцам, затем по продукции. При этом следует отключить функцию
Заменить текущие итоги;
– скройте (покажите) детализирующие данные в текущей таблице,
щелкая на кнопках структурирования таблицы (+, –, 1, …, 4).
16. Составьте выборочный отчет о сбыте одного продавца в одном
районе, используя функцию Фильтр:
– откройте рабочий лист Исходные данные;
– выделите одну из ячеек таблицы и выполните команду Фильтр –
Автофильтр. На именах столбцов появятся стрелки, открывающие
15
списки. Из списка Продавец выберите Марченко, из списка Район –
Западный.
Для восстановления всех записей выполните команду Данные –
Показать все или еще раз Данные – Фильтр – Автофильтр.
Составьте выборочный отчет при сложном критерии отбора,
например, для продавца Петрова, района – Восточный, сбыте продукции – более 2000 ед. Для этого:
– откройте рабочий лист Исходные данные;
– выделите две верхние строки таблицы и выполните команду
Вставка – Строки. Снимите выделение строк;
– введите в эти строки в столбцы А–С данные, приведенные на
рис. 2.5.
Рис. 2.5. Данные для заполнения столбцов А–С
– выделите полученную таблицу или одну из ее ячеек;
– выполните команду Данные – Фильтр – Расширенный фильтр;
– включите опцию Копировать результат в другое место. Задайте исходный диапазон и диапазон условий (А1:С3), а также место
вывода найденных данных.
18. Самостоятельно составьте отчеты для разных критериев отбо-
ра, сохранив каждый результат.
19. Консолидация данных – процедура получения итогов для данных, расположенных в различных частях таблицы (несмежные диапазоны). Подлежащие консолидации диапазоны ячеек могут располагаться как на одном рабочем листе, так и на разных, а также в различных книгах.
В итоговой таблице не производится автоматический пересчет
данных. Если изменить данные в исходной таблице, то значения в
итоговой таблице останутся старыми. Можно связать консолидированные данные с исходными посредством опции Создавать связи с
исходными данными. В этом случае будет установлена динамическая связь, обеспечивающая автоматическое обновление данных.
Консолидацию со связью можно делать только на другом листе или в
другой книге.
16
В пределах одной рабочей книги данные будут обновляться автоматически; для исходных данных, расположенных в других рабочих книгах,
обновление производится принудительно командами Правка – Связи.
Есть еще преимущество при установлении связи: данные при этом
консолидируются с применением функции структурирования (на
втором уровне будут представлены отдельные значения, на основе
которых вычисляются консолидированные данные).
Проведите консолидацию данных (Данные – Консолидация) по
сбыту по видам продукции на основе приведенной таблицы. Эта таблица создается на основе рабочего листа Исходные данные таким
образом: происходит сортировка по районам и копируются блоки в
соответствии с образцом (рис. 2.6).
Рис. 2.6. Образец сортировки данных по районам
17
20. Создайте на отдельном листе консолидированную таблицу по
сбыту со связью для каждого продавца. Перейдите на новый лист,
выполните команду Данные – Консолидация – Указать диапазон.
Проверьте автоматическое обновление, изменив одно или несколько
значений в исходной таблице.
21. Проанализируйте полученные результаты.
18
Лабораторная работа 3
УПРАВЛЕНИЕ ДАННЫМИ ТОРГОВОЙ
ФИРМЫ
Постановка задачи
Создайте фрагмент системы подготовки и управления данными
торговой фирмы, включающий в себя:
– оформление списков клиентов фирмы;
– оформление списков товаров, предлагаемых фирмой;
– оформление списков заказов на поставку на основе электронно-
го бланка-заказа;
– консолидацию данных о продажах по нескольким филиалам;
– оценку наиболее популярного товара по всем филиалам;
– определение наиболее успешно работающего филиала;
– определение товара, имеющего наибольший долю в общих про-
дажах и т.п.
Инструментарий
Работа с таблицей как с базой данных (формы, фильтры, имена по-
лей), функции ЕСЛИ, ПРОСМОТР, Сводные таблицы, Консолидация.
Решение задачи
1. Создадим список клиентов фирмы в соответствии с приведен-
ной таблицей на рабочем листе Клиенты (рис. 3.1).
Рис. 3.1. Список клиентов фирмы
2. Заголовки таблицы должны быть отцентрованы и слова в них
не должны переноситься по слогам.
19
Данные можно вводить непосредственно в ячейки таблицы, но
лучше воспользоваться специальным диалоговым окном Формой
данных. Это окно вызывается поиском команды Форма (рис. 3.2). В
нем рядом с называниями полей создаваемого списка находятся поля
ввода для занесения данных.
Рис. 3.2. Диалоговое окно «Форма данных»
Для завершения ввода информации по одному клиенту, а также
для введения новой записи в список используется кнопка Добавить.
Для перемещения между полями используется клавиша TAB.
Большое значение в дальнейшей работе будут иметь имена, присваиваемые диапазонам ячеек. С их помощью проще задавать аргументы функций. Для присвоения имени Фирма столбцу А нужно
выделить его щелчком на заголовке и выполнить команду Присво-
ить имя (рис. 3.3). Аналогично присваиваем имена столбцу В – Код
и столбцу I – Скидка.
3. Создадим список товаров в соответствии с приведенным образцом таблицы (рис. 3.4). Этот список будет содержать данные о предлагаемых фирмой товарах. Каждому товару присвоим определенный
номер, что позволит в дальнейшем автоматизировать некоторые операции. Рабочий лист назовем Товары. Столбцам А, В, С присвоим
соответственного имена Номер, Наименование товара, Цена.
20
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]