Управление персоналом. Учебное пособие-1

•метод функционально-стоимостного анализа позволяет выявить лишние и дублирующие функции управления персоналом, определить степень централизации и децентрализации функций и в конечном итоге выбрать вариант системы управления, который без потерь эффективности и достижения цели управления персоналом требует наименьших затрат;

•Метод творческих совещаний предполагает коллективное обсуждение направлений развития системы управления персоналом группой ведущих специалистов и руководителей.

Цель творческого совещания - выявить возможно больше вариантов путей совершенствования системы управления персоналом;

•метод сравнений позволяет проводить сравнение действующей системы управления персоналом организации с другой аналогичной системой передовой организации или нормативным состоянием, который сформирован на положительном опыте других организаций и предприятий.

Другие методы на практике применяются реже. Наибольший эффект и лучшее качество системы управления персоналом достигаются в том случае,

когда применяется система методов в комплексе. Применение системы методов позволяет взглянуть на объект совершенствования со всех сторон,

что помогает достигнуть оптимального результата.

Организационная структура службы управления персоналом.

Организационная структура системы управления персоналом представляет собой совокупность устойчивых взаимосвязей подразделений и должностных лиц, обеспечивающих выполнение задач по укомплектованию кадрами организации. Совокупность подразделений и должностных лиц -

носителей функций управления персоналом - представляет собой службу управления персоналом.

Организационная структура службы управления персоналом может значительно варьироваться.

Варианты видоизменения оргструктуры зависят от возможностей

41

организации и, прежде всего - финансовых. При немногочисленности персонала и соответственно незначительной общей трудоемкости функций службы управления персоналом выполнение конкретных функций может быть поручено даже отдельному специалисту, а не целому подразделению.

Вне зависимости от особенностей организации состав функций системы управления персоналом (в лекции 5 – рис.) должен оставаться постоянным.

Меняется только трудоемкость их выполнения.

Основным этапом построения оргструктуры службы управления персоналом является формирование связей между ее звеньями. Можно выделить для систем управления персоналом три классических вида структурных связей: линейная (непосредственное административное подчинение); функциональная (методическое обеспечение, консультирование смежного подразделения); линейно-функциональная (привлечение более компетентных руководителей, персональная ответственность исполнителей).

Традиционные, времен командной экономики, организационные структуры служб управления персоналом не обеспечивают (или обеспечивают недостаточно) выполнение целого ряда важных задач по управлению персоналом. В их числе:

•анализ человеческого ресурса и потребности в персонале;

•оценка и подбор кандидатов на вакантные должности;

•маркетинг кадров;

•планирование деловой карьеры;

•профессиональная и социально-психологическая адаптация работников;

•управление трудовой мотивацией;

•регулирование правовых вопросов трудовых отношений;

•соблюдение требований психофизиологии, эргономики и эстетики труда;

•анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений,

отношений руководителя и подчиненных;

• управление производственными и социальными конфликтами и ряд других.

42

Основу современного представления об управлении персоналом организации составляют, возрастающая роль личности работника, знание его мотивационных установок, умение их формировать и направлять в соответствии с задачами, стоящими перед организацией.

Вновь формируемые службы управления персоналом, создаются на базе традиционных подразделений: отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, отдела охраны труда и техники безопасности, отдела подготовки кадров и др. Новым службам вменяются в обязанность реализация кадровой политики и координация деятельности по управлению человеческими ресурсами в организации. В связи с этим они начинают расширять круг своих функций и от чисто кадровых вопросов переходят к разработке систем стимулирования трудовой деятельности, управлению профессиональным продвижением, к предотвращению и локализации конфликтов, изучению рынка трудовых ресурсов и т. д.

Пример современной организационной структуры службы управления персоналом большой организации показан на рис.

43

Организационная структура отдела персонала

Основным структурным подразделением по управлению персоналом на предприятиях и в организациях в настоящее время является отдел кадров. На отдел кадров возложены функции по приему и увольнению работников, а

также по организации их обучения, повышению квалификации и переподготовке. Для практического выполнения функций обучения,

повышения квалификации обычно создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения. Для решения социальных задач в организациях действуют самостоятельные службы социального обеспечения.

Отдел кадров при этом не является ни методическим, ни информационным,

ни координирующим центром работы перечисленных подразделений. Отдел кадров структурно разобщен с отделами организации труда и техники безопасности, юридическим отделом и другими подразделениями, которые также выполняют определенные функции управления персоналом.

Отделы кадров укомплектовываются нередко малоквалифицированными сотрудниками, не имеющими специальной подготовки, недостаточно обеспечиваются техникой и рабочими помещениями. Жизнью, практикой ставится задача перехода от методов работы в условиях командно-

административной экономики к новым методам, которые позволят эффективно справляться с проблемами, возникающими в современных условиях. Опыт передовых организаций и предприятий России, успешно адаптирующихся к условиям рынка, показывает, что достижение оптимального варианта построения службы управления персоналом возможно через промежуточный этап - формирование отдела управления персоналом (рис.).

Рис. Этапы развития кадровой службы Рис. Организационная структура отдела управления персоналом

(вариант)

44

Подобная организационная структура отдела и соответствующие функции его подразделений отвечают концепции управления персоналом на ближайшую перспективу.

В обобщенном виде основная цель функционирования современного отдела персонала сводится к обеспечению соответствия количественных

и качественных характеристик персонала целям организации.

Цель отдела персонала структурируется на цели его подразделений

(секторов, групп, отдельных специалистов), достижение которых обеспечивается выполнением соответствующих функций. Ниже приведем перечень основных функций подразделений отдела персонала на примере организации средней численности (до 500 чел.).

1. Сектор планирования и найма рабочей силы: определение потребности в кадрах; отбор кадров; заключение трудовых договоров;

оформление кадровых документов; ведение делопроизводства отдела.

2.Сектор мотивации и стимулирования труда персонала: разработка проектов систем оплаты труда, тарифных ставок, окладов, положений о премировании; разработка системы материальной и моральной мотивации труда; изучение производительности труда, выработка мер по ее повышению; организация и участие в разработке должностных инструкций.

3.Сектор трудовых и дисциплинарных отношений: учет использования рабочего времени персоналом; учет и анализ нарушений трудовой дисциплины; учет работников, подлежащих замене (собирающихся уходить на пенсию, планирующих увольнение, длительное лечение); оформление поощрений и взысканий; учет текучести кадров.

4.Группа профориентации и социальной адаптации: ознакомление вновь принятого работника с правилами внутреннего распорядка: этическим кодексом организации, с возможностями профессионального и карьерного роста, способов реализации своих потребностей с помощью организации и т.

п.; изучение и анализ конфликтных и стрессовых ситуаций; организация в

45

необходимых случаях психотерапии.

5. Группа подготовки и продвижения персонала: организация проведения обучения, переподготовки и повышения квалификации кадров,

разработка проектов деловой карьеры руководителей и специалистов;

заключение договоров на проведение производственной практики в организации.

6. Группа изучения и оценки персонала: оценка эффективности работы персонала; проведение аттестации кадров; подготовка предложений по повышению (понижению), переводу, прекращению трудового договора;

разработка программ ротации руководящего состава, продвижения персонала; подготовка проектов договоров с органами рабочего самоуправления.

7. Группа повышения качества трудовой жизни: организация работы по обогащению содержания труда; контроль за соблюдением законодательства о труде; оформление различных льгот, ссуд, дотаций; ведение договоров медицинского страхования; оформление пенсионных дел, работа с ветеранами.

8. Специалист по охране труда и технике безопасности: изучение условий труда персонала, разработка и контроль за осуществлением программ по обеспечению безопасных условий труда; организация медицинского обслуживания персонала; разработка инструктажей по технике безопасности; учет и расследование несчастных случаев; организация материального обеспечения охраны труда.

46

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

(кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых, их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням управления вплоть до передачи в другие подразделения и сдачи в архив.

Требования к оформлению документов базируются на нормативно-

правовой базе делопроизводства, которую представляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания,

технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления

(рис.).

Рис. Структура законодательной и нормативной базы кадрового делопроизводства.

47

Основными делопроизводственными функциями службы управления персоналом организации являются:

• разработка и оформление необходимой кадровой документации (плановой,

первично-учетной, отчетно-статистической, по социальному обеспечению,

организационно-распорядительной);

•своевременная обработка поступающей документации по персоналу;

•регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу (в том числе конфиденциальных документов);

•разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;

•доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;

•контроль за исполнением документов;

•размножение документов по кадровым вопросам;

•подготовка кадровых документов к сдаче в архивы (организации,

ведомственный, государственный).

В системе управления персоналом организации обращаются

следующие виды документации:

•организационно-кадровая документация;

•документация по личному составу;

•организационно-распорядительная документация (в составе распорядительной и информационно-справочной документации).

Всостав организационно-кадровой документации входят устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), положения о структурных подразделениях, положения (инструкции, стандарты предприятия) по выполнению отдельных видов работ (например, инструкция по кадровому делопроизводству), должностные инструкции.

Документация по личному составу включает приказы (распоряжения)

по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии,

48

резюме, рекомендации, заявления, характеристики, трудовые книжки,

обязательства о неразглашении коммерческой тайны, разного рода справки и др.

В состав организационно-распорядительной документации входят;

распорядительная документация - приказы по основному производству,

постановления, распоряжения, указания, решения;

информационно-справочная документация - письма, телеграммы, факсы,

телефонограммы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки.

Кроме того, в системе управления персоналом организации обращается плановая, отчетно-статистическая документация, документация по социальному обеспечению. В структурных подразделениях разрабатывается и используется ряд других документов внутреннего характера, связанных с управлением персоналом.

В связи с большим и зачастую неоправданным разнообразием используемых в системе управления персоналом документов, отдельные их виды (например, учетные формы) подверглись унификации, требования к оформлению других видов, в частности, к оформлению организационно-

распорядительной документации-стандартизации.

Унификация и стандартизация кадровой документации весьма целесообразны и этой работе в стране уделяется большое внимание.

Количественное обеспечение кадрами службы управления персоналом.

Одним из распространенных методов расчета численности работников кадровой службы является ее определение через затраты труда (времени) на выполнение управленческих работ, т.е. через трудоемкость.

Затраты времени на выполнение отдельных функций можно определить различными методами: нормативным, опытным, экспертным и др. Для более точного расчета трудоемкости каждая функция разбивается на управленческие процедуры и операции (действия). Путем суммирования

49

затрат времени определяется полная трудоемкость выполняемых тем или иным подразделением службы управления персоналом функций. Затем рассчитывается численный его состав (Ч) по формуле:

Ч = Т * К / Фп,

где Т - общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год, чел.-час; К

- коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в Т (К = 1,15); Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, час. (в среднем равняется 1910 час., но ежегодно подлежит уточнению).

По данным зарубежной литературы и оценкам специалистов, общая численность работников службы управления персоналом составляет примерно 1,0—1,2 % от общей численности персонала организации.

Качественное обеспечение потребности в кадрах

службы управления персоналом.

В недавнем прошлом в качественном отношении отделы кадров предприятий укомплектовывались специалистами невысокой профессиональной подготовки, не имеющими подчас даже среднего специального образования (лишь каждый четвертый имел диплом о высшем образовании). В отделах кадров и отделах технической подготовки работали,

как правило, случайные люди без специального образования. Не было специалистов в области менеджмента персонала, недостаточно было социологов и психологов. Оплата труда кадровиков держалась на уровне канцелярских работников.

Опыт показывает, что переход российских предприятий и организаций от государственной собственности к акционерной и частной приводит к улучшению качественного состава работников отдела кадров с точки зрения их профессионального уровня, образования, возраста, новых идей, методов работы с персоналом, повышает заинтересованность в результатах труда.

50