Технологии самоорганизации и самообразования. Учебное пособие

2.2 Личностные ориентиры в тайм менеджменте

любое информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека; выделите на рабочем столе сигнальную область, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные лотки по методу «День-Неделя»».

«Восьмой шаг создания личной ТМ-системы: проведите сплошной учет вашего времени в течение недель; — сформируйте количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике; планируйте наполнение транспортного времени; имейте сценарии реагирования на случай технических форс-мажоров; применяйте техники организации совещаний».

«Девятый шаг создания личной ТМ-системы: предлагая ТМ-идеи вашему руководителю, показывайте их полезность для дела, а не комфортность для вас; убеждайте окружение в действенности тайм менеджмента вашим личным примером; внедряя ТМ-техники, делайте это небольшими шагами».

«Десятый шаг создания личной ТМ-системы: помните, что время необратимо, это «материал, из которого сделана ваша жизнь»; поверьте: человек может все, если сильно этого захочет; вы — не «винтик». Даже небольшие действия изменяют мир к лучшему; развивайтесь, двигайтесь, никогда не останавливайтесь; помогите другим найти свои цели

иценности; изменить мир — возможно» [9].

Дедлайн — период, за который работник должен закончить проект.

Понятие пришло в русский с английского языка. «Deadline» — сочетание слов «dead» (мёртвая) и «line» (черта). Дословно переводится — «мёртвая грань».

Первый шаг к соблюдению сроков заключается в том, чтобы сделать все ваши сроки реалистичными. Работа начинается с формирования структуры проекта. Далее составляется полный список задач и действий, которые потребуются для достижения результатов и целей проекта. Анализируется последовательность всех задач и отмечается их зависимость. Оцениваем примерную продолжительность каждой задачи, на помощь придет Диаграмма Ганта, или метод критического пути, чтобы узнать, задержка в выполнении каких задач приведет к задержке всего проекта. Далее добавляем буферные зоны (20–30 %) всего времени.

31

Глава 2. Самоуправление в цифровую эпоху

Шаг второй: при выборе исполнителя/ей проверяйте его/их загруженность, чтобы не пришлось тратить время на «план Б». Проводите контроль исполнения проекта по этапам. Такой способ позволит более гибко реагировать на форс-мажорные обстоятельства. Готовьтесь подключать дополнительные ресурсы при непредвиденных ситуациях. Для этого потребуется максимальная прозрачность при взаимодействии всех исполнителей.

Шаг третий: старайтесь планировать и организовывать рабочее время. Улучшив навыки организации рабочего времени, вы сможете повысить продуктивность и обеспечить выполнение работы в срок и даже раньше срока, для этого нужно уменьшить количество отвлекающих факторов: поддерживать тишину в офисе или запретить использование социальных сетей и не относящихся к работе приложений; использовать приложение-таймер, отсчитывающее время до срока сдачи работ, которое позволит видеть приоритеты задач и создавать собственные списки заданий. Можно использовать различные программные продукты, такие как Битрикс24, OneNote, Todoist1.

2.3 Современные коммуникационные инструменты

Формы деловых коммуникаций разнообразны. Деловые беседы, в том числе телефонные, совещания, собрания, переговоры, конференции, разнообразные деловые встречи. Развитие рыночных отношений порождает проведение таких форм делового общения, как презентации, «круглые столы», пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки и ярмарки новых товаров.

«Особенности деловой коммуникации включают следующие критерии:

цель проведения (зачем?);

контингент участников (кто?, с кем?, для кого?);

регламент (как долго?);

коммуникативные средства реализации намерений (как?);

организация пространственной среды (где?);

ожидаемый результат (какой?, что «на выходе»?)».

Деловая беседа. В деловом общении выделяется самостоятельное понятие «деловая беседа» = деловой разговор, устный контакт между

1 URL: https://www. bitrix24. ru/features/desktop. php

https://www. microsoft. com/ru-ru/microsoft-365/onenote/digital-note-taking-app https://todoist. com/ru/downloads

32

2.3 Современные коммуникационные инструменты

работниками, выполняющими одно задание. Целью деловой беседы является убеждение партнера, собеседника в принятии конкретных предложений. В ходе деловой беседы происходит обмен информацией между специалистами, поиск новых решений, координация работ, поддержание контактов.

Ситуационный контакт обычно включает следующие элементы: обращение; запрос (вопрос, затребование информации или описание ситуации); ответ (представление информации или описание ситуации); согласование действий (взаимодействие); ожидаемый результат (совместные акции, договоренности, решения).

Этапы деловой беседы: подготовительные мероприятия; начало беседы; информирование присутствующих и обоснование выдвигаемых положений; завершение беседы.

Подготовительные мероприятия. Определяется тема, которую планируется обсудить, и состав. Менеджер должен четко представлять цель встречи и наметить план, он является тем инструментом, с помощью которого можно управлять деловой беседой. На этом этапе тщательным образом собирается и изучается информация по теме беседы, источниками информации могут быть отчеты, специальная литература, статистические сводки, отчетные и плановые материалы предприятий, служебные записки, личная информация, подготовительные материалы четко классифицируют и анализируют, этот материал наполняет конкретным содержанием предварительный план беседы.

В начале беседы внимание присутствующих фиксируется на цели беседы, инициатору беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику, так как начало беседы — это «мост» между партнерами по деловой коммуникации. Задачи первой фазы беседы: установление контакта с собеседником; создание приятной атмосферы для беседы; привлечение внимания к предмету собеседования; пробуждение интереса к беседе; перехват инициативы (в случае необходимости).

Успех дела в значительной степени зависит от следующего этапа —

информирования и обсуждения выдвигаемых предложений.

Текст сообщения должен быть продуман, к нему предъявляется требование краткости и четкости формулировки; следует информировать и об источниках информации, достоверности выполненных расчетов. Сообщение целесообразно иллюстрировать примерами, наглядным материалом. Выдвигаемые предложения должны быть аргументирова-

33

Глава 2. Самоуправление в цифровую эпоху

ны. Приводя аргументы, надо помнить о личности вашего собеседника, употреблять терминологию, которая ему понятна.

Завершать деловую беседу следует, когда очевидно, что ваши собеседники удовлетворены полученными от вас ответами. На подведение итогов в конце беседы следует обращать особое внимание. Основные идеи должны быть сформулированы четко и кратко.

Деловое совещание. Одним из ключевых моментов делового совещания является правильно составленная повестка дня. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам и содержащий следующую информацию: тема совещания; цель совещания; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания совещания; место, где оно будет проходить; фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос; место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.

Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Руководителю делового совещания важно: начать его вовремя; сообщить о регламенте; согласовать правила работы, уточнить повестку дня; назначить ответственного за регламент и протокол; предупредить о «снятии» выступлений не по существу вопроса, например эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу и т. п.; если используется критика, то требовать ее конструктивности: называть конкретные факты и их причины, не переходить на личность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка; жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом; регулировать направленность и деловитость выступлений, для этого следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей; соблю-

34

2.3 Современные коммуникационные инструменты

дать корректность дискуссии; использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания; подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее; завершить точно в назначенное время.

Переговоры как сложный процесс, неоднородный по задачам, динамичен и состоит из нескольких частей. Условно назовем их «этапами».

Первый этап. Подготовка. Переговоры начинаются задолго до того, как стороны сядут за стол. Исходный пункт— это определение цели. «Чего мы хотим достичь?», «В чем состоит проблема, которая должна быть решена, каковы цели, которые необходимо достичь? Что будет являться критерием наилучшего результата?». Необходимо понимать, что, порой, безоговорочное принятие первоначальной точки зрения может быть и недостижимо. Решение же — тот вариант достижения цели, при котором будет достигнут консенсус. При подготовке необходимо запланировать лучший путь и обстоятельно его изучить. Планы зависят от средств. Это не только финансовые или материальные ресурсы, но кадровые, то есть люди, реализовывающие принятые решения, и их творческий потенциал и возможности. Предметом изучения должны быть и обстоятельства, сопутствующие выбранному варианту решения. Нет ли правовых противопоказаний? Есть ли прецеденты? Каковы возможные последствия? Использовалась ли информация, имеющая вероятностный характер? По всем этим пунктам к началу переговоров должна быть полная ясность. Они очерчивают «игровое» поле переговоров вне зависимости от наших пожеланий. Это границы, в рамках которых принимаются решения, когда все обстоятельства изучены.

Готовясь к переговорам, надо иметь в виду, что уже на этой стадии происходит установление рабочих отношений с партнером. Стороны, как правило, обсуждают, например, повестку дня и процедурные вопросы [25].

Вышеперечисленный алгоритм наполняется благодаря решению организационных и содержательных вопросов.

1. К организационным моментам подготовки относят формирование списка участников переговоров, определение места и времени встречи, повестки дня каждого заседания, согласование с заинтересованными организациями касающихся их вопросов.

Делегация должна представлять собой единую команду, где все работают на успех переговоров, а не на то, чтобы лучше выглядеть в глазах руководства.

35

Глава 2. Самоуправление в цифровую эпоху

2. Содержательная сторона подготовки к переговорам включает анализ интересов участников, собственной позиции и их границы, концептуальную стратегию ведения. Чтобы наиболее полно провести такой анализ, чаще всего осуществляют экономическую, правовую экспертизу текущего состояния. Другим методом становится «мозговой штурм» и составление матрицы решений (на листе бумаги записывают разные варианты решения, а против каждого из них — возможные позитивные и негативные последствия его принятия). Допускаются групповые обсуждения отдельных вопросов переговоров. Привлекаются и узкопрофильные эксперты, которые используют компьютерные технологии для имитационного моделирования, выявления степени риска и неопределенности, выбора процедур принятия решений.

Второй этап. Переговорный процесс. В самом начале проводится

уточнение интересов, точек зрения и позиций участников. Находится «общий язык» с партнером по переговорам. Обсуждая вопросы, необходимо убедиться, что под одним и тем же термином стороны понимают одинаковые, а не разные вещи. Характерным проявлением становится изложение сторонами позиций (внесение официальных предложений) и разъяснений по ним. Таким образом стороны определяют свои приоритеты, свое понимание возможных путей решения проблемы. Согласование возможно и «пакетно» сразу ряд вопросов или «узко», организовав для этого специальные рабочие органы — экспертные группы.

Затем интересы обсуждаются (обосновываются взгляды, аргументируются предложения). Важно, чтобы максимально понятно сформировать собственную позицию. Во время обсуждения оппоненту показывают, на что и почему сторона не может пойти, с чем и почему она принципиально не согласна или, напротив, что может быть предметом дальнейшего обсуждения. Если стороны стремятся решить проблему путем переговоров, то результатом обсуждения является определение рамок возможных договоренностей.

Далее вырабатываются договоренности. Они осуществляются по схеме: сначала согласовывается общая формулировка, а затем прорабатываются детали. Такая логика переговорного процесса должна сохраняться. Ее нарушение может вести к затягиванию переговоров и даже их срыву.

Третий этап. Анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей. Принято считать, что если стороны подписа-

36

2.3 Современные коммуникационные инструменты

ли некий документ, значит, переговоры были не впустую. Но наличие соглашения еще не делает переговоры успешными, а его отсутствие не всегда означает их провал.

К показателям успешности относят:

субъективные оценки переговоров и их результатов: переговоры можно считать удавшимися, если обе стороны высоко оценивают их итоги;

степень решения проблемы: успешные переговоры предполагают решение проблемы. Однако участники могут по-разному видеть, насколько проблема решена;

выполнение обеими сторонами взятых на себя обязательств.

Переговоры закончились, но взаимодействие сторон продолжается. Предстоит выполнение принятых решений. В этот период складывается представление о надежности недавнего оппонента, о том, насколько строго он следует договоренностям.

Выполнение взятых на себя сторонами обязательств создает репутацию партнерам. Именно репутация может сохраняться достаточно долго несмотря даже на то, что факты противоречат ей. Нарушение выполнения договоренностей может негативно сказаться на дальнейшем взаимодействии с внешней средой, поскольку информация о степени надежности быстро распространяется вовне.

После завершения переговоров необходимо провести анализ их содержательной и процессуальной стороны, обсудить какие действия способствовали успеху переговоров; какие возникали неожиданности

итрудности, как они преодолевались; что не было учтено при подготовке к переговорам и почему; каково было поведение оппонента на переговорах; какой опыт можно использовать в дальнейшем.

Коммуникации в «Мессенджерах». Для современной аудитории привычным становятся появившиеся информационно-коммуникаци- онных технологии (ИКТ), основу которых составляют креативные элементы, которые задействуют механику промоушн-акций.

ИКТ обеспечивают непосредственный контакт с аудиторией. А в качестве основного медиа выступает сама жизнь. У аудитории формируется ощущение причастности действий, так как она оказывается вовлеченной в игру, за счет чего достигается значительное увеличение эффективности контакта. Использование нестандартных идей и творческих находок пробуждают эмоции и переживания у аудитории (интерес и любопытство, вызывают шок, удивляют, развлекают, устрашают). Медиа могут и спровоцировать толкование, вызывать эффект

37

Глава 2. Самоуправление в цифровую эпоху

«сарафанного» радио, поскольку событие становится важным и запоминающимся в жизни участников.

Слух воспринимается как своеобразный компенсатор массовокоммуникационного воздействия через межличностное общение. Решающее значение при определении массовой коммуникации, пишет известный социолог Н. Луман, «имеет то, что между отправителем и адресатами не может состояться непосредственная интеракция» [21, с. 10]. Отмечаем эту основную отличительную характеристику мессенджеров и отталкиваемся от нее.

В процессе коммуникации через мессенджеры, какой бы вид мы не использовали, важно помнить, что Вы создаете свой имидж в телефонных переговорах ДО НЕПОСРЕДСТВЕННОГО ЗВОНКА подготовьте вступительную речь и запишите ее на бумаге: четко назовите свое Имя и Фамилию, организацию, где Вы учитесь или работаете. Далее идет информация о сути звонка. Оставляете время для реакции Вашего визави. Заканчивая беседу, скорее всего, Вы договариваетесь о предварительных встречах, просьбах, деловых контактах.

Разговор по телефону длится в среднем от 3 до 5 мин. Искусство ведения менеджером телефонных переговоров состоит в том, чтобы, кратко сообщить все, что следует, и получить ответ.

взаимное представление — 20±5 с;

введение собеседника в курс дела — 40±5 с;

обсуждение ситуации, проблемы — 100±5 с;

заключительное резюме — 20±5 с.

Что еще подготовить заранее — это документация (картотека клиентуры, обзор, проспекты, отчет, акты, корреспонденция). При необходимости нужно подготовить все для записи информации или записи беседы.

Действия: Представиться. Произносить слова в трубку четко. Узнать, если у собеседника время на разговор (если нет, спросить позволения перезвонить).

Проявление нижеперечисленных навыков становится обязательным, так как Ваш слушатель Вас не видит и составляет свое впечатление на их основании. К ним мы отнесем:

компетентность;

доброжелательность;

умение слушать не возражая, не перебивая;

умение периодически менять темы и интонацию разговора;

умение использовать паузу;

38

2.3Современные коммуникационные инструменты

терпеливость (если собеседник чего-то не понимает, надо пояснить сказанное).

Электронная почта. Если Вы используете электронную почту, действуют все правила написания брифов. Начинать можно с краткой предыстории вопроса, вводя адресата в курс ситуации. Далее следует отразить свое понимание, привести статистические данные, если это необходимо. Усиливаем эмоциональную составляющую, апеллируя

кимиджу и конкурентным преимуществам Вашей точки зрения. Добавляем ресурсную поддержку (цена, потенциальный сегмент, конкурентные стратегии, сроки, формат работы, исполнители, бюджеты).

Социальные сети и блогосфера. Социальные сети могут оказывать вам серьезную имиджевую поддержку, не случайно информация становится ресурсом, наравне с предпринимательской способностью и капиталом. Будьте внимательны, создавая свои аккаунты. Не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные прозвища в «Никах» и не относящиеся к реальной жизни изображения в «Аватарках». Будет намного эффективнее, если Вы сделаете профессиональные фотографии и произведете их обработку для размеров сайтов, мессенджеров. Информация, которая будет отражена в Ваших новостных лентах и интересующие Вас группы должны работать на Вас. Так же рекомендуется тратить немного времени для организации Вашего электронного пространства, например, пересмотр раздела «Друзья», «Группы», «Стена объявлений». В современных условиях вся потенциальная информация собирается о Вас и составляется Ваш электронный профиль и для будущих работодателей и для личных контактов. Необходимо быть предельно внимательным при комментировании каких-либо социальных вопросов. Законодательство очень сильно изменилось относительно информационного пространства, так например, есть опасность попасть под пропаганду экстремизма, или в сферу внимания Росфинмониторинга. Банки проводят работу по подозрительным транзакциям, в том числе и онлайн.

Блоги — ограниченные определенным текстовым форматом записи, имеющие соответствующий временной «срок годности» и претендующие, равно как и не претендующие на некую социальную значимость.

Блоги разделяются по так называемому авторскому составу и могут быть индивидуальными, групповыми (корпоративные, клубные, и т. п.) или общественными (открытыми). Контент блогов характеризуется либо информацией общего уровня (обо всем, что интересует), либо тематической информацией. Многие специалисты полагают,

39

Глава 2. Самоуправление в цифровую эпоху

что «возвышение» блоггеров до уровня серьезной социальной структуры состоялось в сентябре 2001 г., когда блоггеры впервые превратились в источник информации для средств массовой информации. Нью-йоркские авторы интернет-дневников вели свои пусть и зачастую дилетантские, но предельно правдивые и эмоциональные репортажи с места события о теракте 11 сентября 2001 г.: они публиковали фотографии, описывали события, свидетелями которых стали, использовали рассказы очевидцев, слухи и пр. Некоторые исследователи ныне считают 11 сентября датой возникновения политических блогов: после этого события к сообщениям авторов интернет-дневников стали относиться по-настоящему. Более того, маститые медиа-холдинги и компании пытаются покупать известные блоггеры, известен пример покупки известной телекомпанией CNN одного техноблоггера, распространяющего информацию о технических новинках и технологиях, за 200 USD $ млн. весной 2012 г.

Социальные сети — качественно новый феномен на нынешнем этапе функционирования информационного общества. Целевой аудиторией, сгруппированной на одном ресурсе, при корректной работе специалистов по связи с общественностью с сообществом ресурса, носителями информации, могут стать все ее участники. Самой популярной социальной сетью Рунета является сайт «В контакте. Ru», созданный как аналог западного сайта «Facebook. com». На данной момент посещаемость сайта уступает лишь поисковой системе яндекс. ru. Социальные сети предоставляют широкий спектр возможностей для поиска целевой аудитории и взаимодействия на общественное мнение. И именно этот фактор необходимо учитывать связям с общественностью в органах государственной власти при работе с социальными сетями.

Пресс-конференция. Структура пресс-конференции: вводная часть (продолжительность — 3–4 минуты); приветствие; объяснение причин проведения; программа; представление выступающих; информация о материалах, представляемых прессе (пресс-кит).

Докладчик зачитывает текст заявления, в котором говорится о причинах проведения мероприятия: репортеров приглашают задавать вопросы докладчику (рядом находятся один или два эксперта, которые помогут отвечать на специальные вопросы); вопросы задаются по очереди; профессиональные стандарты предполагают, что репортеры будут придерживаться объявленной темы.

В ходе пресс-конференции могут возникать элементы деловой дискуссии/спора или публичного выступления.

40