Секретарь - лицо компании (имидж секретаря, деловой этикет и протокол)

Содержание

3

7

венно усложняет или делает почти нереальной попытку упорядочить свой рабочий день. Необходимость быть всегда на виду, невозможность уединения способны вызвать сильнейшее утомление и стресс. Секретарь вынужден ежедневно сталкиваться с огромным количеством разнообразных, подчас спонтанно возникающих задач, для решения которых порой требуется применять широкий спектр профессиональных и личностных качеств.

К важнейшим деловым качествам хорошего секретаря относится профессионализм, который подразумевает целый комплекс знаний, умений и навыков. Профессиональная компетентность означает обладание специфическими знаниями, которые помогают наиболее эффективно достигать желаемого результата. Исполнительность подразумевает ответственность и надежность в осуществлении поставленных задач. В то же время секретарю должна быть присуща инициатива, способность принимать решения самостоятельно в тот момент, когда это диктует производственная необходимость. Пунктуальность — еще одно неотъемлемое качество секретаря.

Хороший секретарь должен быть организованным сам и уметь организовывать других, чтобы не упускались из виду мелкие повседневные задачи, от которых, однако, зависит стабильность работы компании. Умение хранить профессиональные и личные тайны, чувство меры и такта позволят выполнять работу таким образом, чтобы не наносить (или минимизировать) себе, другим людям, а также своей организации ущерб от возможной утечки информации. Трудолюбие, заинтересованность в работе и результатах своего труда помогут в самосовершенствовании, в выстраивании хороших отношений с руководителем и в конечном итоге приведут к профессиональному успеху и карьерному росту.

Развить и усилить необходимые профессиональные качества помогают некоторые личностные особенности. Немаловажна высокая адаптивность, гибкость, способность переключаться с одного вида деятельности на другой. Хорошая память и высокий уровень интеллекта значительно облегчают овладение необходимыми навыками и работу с любой информацией. Чувство юмора повышает стрессоустойчивость и способствует снятию лишнего напряжения. Доброжелательность и вежливость позволяют выстраивать нормальные отношения с людьми, а опрятность, должное внимание к своему внешнему виду, желание работать над собой помогают в этом.

8

9

привлекательность повышается. Имидж имеет стоимость — улучшая его, вы не только повышаете собственную ценность в глазах действительного или потенциального работодателя, но и можете в значительной степени повлиять на отношение к руководству и компании в целом.

Целенаправленная работа над собственным профессиональным имиджем позволяет управлять производимым впечатлением, выглядеть в глазах окружающих строго определенным образом. От вас зависит, какое именно «послание» вы донесете посетителям: «Я — обслуга!», «Я — украшение приемной босса!» или «Я — профессионал высочайшего класса, надежный помощник шефа».

Имидж не бывает плох или хорош сам по себе. Важнейшее свойство имиджа — его целесообразность. Поэтому прежде чем начать работу надо собственным имиджем, необходимо понять, какую роль вы хотите исполнять и какие именно задачи вы ставите перед собой.

Создание позитивного делового имиджа предусматривает демонстрацию профессиональных качеств, а не ваши личные достоинства. Имидж — это не просто красивая картинка, а наполненный внутренним содержанием образ, добросовестная работа над которым позволит вам реализовать свои карьерные и жизненные планы. Но эти усердия не могут быть поверхностными, они неизбежно затронут вашу личность.

Существует вероятность того, что те люди, с которыми вам предстоит взаимодействовать, стереотипно воспринимают профессию секретаря. В этом случае ваша задача — выстроить свой имидж таким образом, чтобы если не разрушить, то хотя бы размыть границы стереотипного представления, заставить увидеть проявление именно вашей индивидуальности, продемонстрировать свойства вашей личности. Только выделившись из безликой массы (пускай даже она существует лишь в чьем-то воображении), вы достигнете подлинного успеха.

Совет: прежде чем начать работу над своим имиджем, нужно внимательно изучить свои достоинства и недостатки, чтобы, приближаясь к цели, не слишком оторваться от реальности.

По разным данным, от 55 до 70 % производимого нами впечатления определяется тем, что окружающие видят; до 35 % составляющей имиджа является то, что они слышат; менее 10 % приходится на произносимые нами слова. При этом первое впечатление о человеке формируется в первые несколько секунд, а устойчивое представление (которое в дальнейшем остается практически неизменным) — в течение нескольких минут.

10