Секретарь - лицо компании (имидж секретаря, деловой этикет и протокол)

Порядок встречи, обслуживания гостей и провозглашения тостов и речей

Обслуживание официальных приемов подчиняется строгим правилам. В частности, согласно устоявшемуся церемониалу, эти виды приемов обслуживаются исключительно мужским персоналом. Парадные двери гостям открывает швейцар либо специально назначенный человек; при отсутствии гардероба он же принимает верхнюю одежду и указывает дорогу в зал. Гостей встречает секретарь (в исключительных случаях сам руководитель), провожает к выходу сам руководитель.

Хозяева официального приема встречают гостей у входа в зал — женщина чуть впереди, мужчина позади. Мужчина-гость также подходит, чуть отстав от сопровождаемой им дамы, чтобы ее поприветствовали первой. В соответствии с протоколом гости-мужчины не садятся до тех пор, пока стоит хозяйка. Первым садится хозяин, затем гость. Инициатива разговора лежит на принимающей стороне, инициатива ухода — за гостями. Темы для бесед задают хозяева.

По правилам хорошего тона необходимо обменяться фразами с каждым из соседей и с гостем, сидящим визави. Если вы обращаетесь к человеку, сидящему за вашим соседом, говорить нужно за спиной сидящего рядом и по возможности ограничиваться короткими репликами.

Не стоит дотрагиваться до собеседника, если хотите привлечь его внимание.

Если прием организован по официальному поводу, во время него может состояться обмен тостами или речами. Хозяин должен заранее передать гостю копию своего выступления, чтобы тот мог подготовить ответное слово; на особо важных протокольных мероприятиях ответы также направляются заранее.

Тост или речь должны быть выстроены по определенной схеме. Во вступительной части выступающий высказывает свое отношение к событию, послужившему поводом организации приема, и к почетному гостю. Далее выдвигается главная идея, затем следует заключение, общий смысл которого — призыв к собравшимся поддержать действие, идею, здравицу в честь виновника торжества и т. п.

Разрешается привлечь внимание к своему предстоящему тосту, слегка постучав ножом по своей рюмке и попросив наполнить бокалы. Речь не должна быть чересчур вычурной, длинной, насыщенной юмором. На завтраках, обедах и ужинах тосты произносятся только после того, как

3

Протокол

Вечерними считают:

обед»;

«обед-фуршет»;

«ужин» (проводится со строгой рассадкой);

«фуршет», «чай», «коктейль».

Наиболеепочетнымииторжественнымисчитаютсязавтракиобед.В начале любых приемов гостям предлагаются аперитивы.

«Завтрак» проводится между 12 и 15 часами, чаще начиная с 12.30– 13.00, продолжительность его составляет около часа-полутора, из них две трети времени проходит за столом и одна треть — за кофе или чаем. Рассадка строгая, одежда повседневная, если не оговорена иная форма.

Вменю принято включать национальные блюда:

чаще всего две-три холодные закуски;

одно мясное или рыбное блюдо;

десерт;

допустимы горячие закуски и первые блюда, сухие вина и шампанское.

Инициатива окончания завтрака принадлежит главному гостю.

«Бокал шампанского» (или «бокал вина») устраивается обычно в 12 часов, продолжается около часа. В настоящее время этот вид приема получил широкое распространение. Кроме шампанского гостям могут быть предложены вино и безалкогольные напитки, но возможны также водка и виски с закуской. Форма одежды повседневная. Прием проходит стоя.

«Чай» обычно организуют между 16 и 18 часами для женщин, но возможно приглашение мужчин. Продолжительность этого приема составляет полтора-два часа. Основным напитком является чай, принято подавать также сухие и десертные вина, сладости и кондитерские изделия, легкие бутерброды в небольших количествах, фрукты. Форма одежды повседневная.

«Коктейль» принято начинать в 17–18 часов, его продолжительность составляет около двух часов и обязательно указывается в приглашении (например, 17.00–19.00). На коктейле достаточно находиться в течение одного часа. Приход на коктейль в его начале и уход в конце воспринимается как знак особого внимания к хозяевам. Прием проводится стоя. Общий стол не накрывается, угощение разносят официанты.

3

Протокол

приема, при котором гости выбирают блюда с общего стола и рассаживаются за отдельными столами по 5–6 человек. Такие приемы организуются после торжественных актов или концертов.

В период пребывания зарубежных гостей принято также организовывать с обеих сторон неофициальные встречи, которые называют протокольными визитами или визитами вежливости. Первой встречу назначает принимающая сторона, но окончательное решение принадлежит гостям. Обычно визиты вежливости наносятся до начала деловой части программы. Продолжительность протокольных визитов не превышает получаса; полезно заранее уточнить у службы протокола принимающей стороны, каким временем могут располагать визитеры. На стол подаются чай, кофе, сладости. Алкоголь не предлагают. Инициатива ухода принадлежит гостю.

Рассадка за столом на официальных мероприятиях производится в соответствии со служебным или общественным положением гостей. Нарушение этого правила может осложнить отношения. Чтобы избежать трудностей, следует еще до рассылки приглашений составить примерный план рассадки. Сложилась определенная практика обозначения мест за столом: печатаются рассадочные и кувертные карточки — небольшие белые прямоугольники из плотной бумаги с написанными или напечатанными фамилиями участников приема.

Наиболее почетным считается место справа от хозяйки дома, вторым — справа от хозяина дома; в отсутствии женщин первым считается место справа от хозяина дома, вторым — слева от него. Почетны также места напротив хозяина и входной двери, а если дверь расположена сбоку — на стороне стола, обращенной к окнам. На неофициальных мероприятиях почетное место — диван. Не принято сажать гостей лицом к окнам, в которые светит солнце (в крайнем случае опускают оконные занавеси), а самому хозяину усаживаться во главе стола или за письменный стол.

Женщину не принято садить рядом с женщиной, мужа с женой; двух женщин не рассаживают на торцах стола. При отсутствии хозяйки дома на ее место может быть посажена одна из приглашенных женщин или мужчина наиболее высокого ранга. Если в завтраке или обеде принимают участие две делегации, возможна рассадка одной напротив другой.

При рассадке нужно учитывать знание иностранных языков у участников приема, чтобы сидящие рядом лица могли объясниться друг с другом; при необходимости привлекают переводчиков, которых могут посадить как рядом с гостями, так и (в случае многолюдности приема) позади них. Стол рекомендуется украшать живыми цветами.

3

Протокол