Основы бухгалтерского финансового учета. Учебно-методическое пособие

например, выписывается наряд на выполнение работы, то он подтверждает действительно совершившуюся хозяйственную операцию – выполненное работником производственное задание. Если выписывается расходный кассовый ордер, то этим документом предоставляется право на совершение операции– выдачуденег из кассы.

Документация означает совокупность документов, а документирование – оформление хозяйственных операций документами. Документация является одной из первых составных элементов метода бухгалтерского учета, его первичной стадией. Каждая хозяйственная операция в бухгалтерском учете должна быть оформлена первичными документами, и в то же время каждая учетная запись в бухгалтерском учете должна быть обоснована составленным документом.

Значение документации в хозяйственной жизни предприятия очень большое. От качества составленных документов зависит качество всей совокупной учетной информации. Отражая и контролируя хозяйственные операции, документы являются основой построения всей системы бухгалтерского учета, поскольку все записи по счетам бухгалтерского учета производятся только на основании правильно составленных и надлежаще оформленных первичных документов.

Документы также являются средством контроля за сохранностью материальных ценностей или подтверждают их поступление и расходование. То есть с помощью документов контролируются действия материально - ответственных лиц, законность совершения хозяйственных операций, вскрываются случаи хищения материальных ценностей, разного рода злоупотребления.

Документы имеют экономическое и правовое (юридическое) значение. Они не только служат основанием и подтверждением правильности учетных записей, но они прежде всего являются средством, с помощью которого осуществляется хозяйственная деятельность: на основании первичных документов поступают и расходуются материальные, денежные и трудовые ресурсы.

Экономическое значение документов состоит в том, что они являются источником информации, необходимой для осуществления хозяйственной деятельности предприятия, проведения оперативного контроля над ней и анализа ее результатов.

Документы имеют юридическую силу. Это значит, что при разного рода спорах в арбитражных и иных судебных инстанциях в качестве доказательства признаются правильно оформленные документы.

51

Документы имеют большое значение в случае осуществления как внутреннего, так и внешнего контроля. Так, при проведении аудиторских проверок и ревизий документы являются основным источником сведений, и все выводы по результатам таких проверок обосновываются только документами.

Вбухгалтерском учете применяется много различных документов, которые классифицируются по следующим основным признакам:

1) по назначению,

2) по месту составления,

3) по степени обобщения,

4) по способу (количеству) охватываемых операций,

5) по содержанию.

Рассмотрим, как же классифицируются документы по каждому из этих признаков.

1. По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Враспорядительных документах содержится распоряжение, приказ, задание на совершение хозяйственной операции. Эти документы служат основанием для приема и выдачи денег и товарноматериальных ценностей. Они подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером. Сюда относятся приказы, распоряжения, доверенности. Они дают основание для совершения хозяйственной операции, но не могут служить основанием для отражения их в системе бухгалтерского учета.

Исполнительные (оправдательные) документы – это такие документы, которые свидетельствуют о совершении факта хозяйственной жизни. Они непосредственно служат основанием для совершения учетных записей и оправданием для расходования и получения материальных ценностей, денежных средств и других активов. Это накладные, лимитно-заборные карты, акты, путевые листы и т.д.

Комбинированные документы выполняют функции распоряжения и исполнения. Это расходные кассовые ордера, приходные кассовые ордера, наряды на сдельную работу и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии с целью чисто технической подготовки учетной информации. Как правило, такие документы не могут служить основанием для совершения хозяйственных операций, так как составляются на основании ранее составленных. Например, сюда относятся

52

расчеты (калькуляции) фактической стоимости, отклонений плановой себестоимости от фактической.

В отдельных случаях документы бухгалтерского оформления используются для составления учетных записей и несут самостоятельное значение, например, при составлении бухгалтерских справок на закрытие операционных счетов.

2. По месту составления (использования) документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренние – это такие документы, которые составляются и используются в пределах данного предприятия. к ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, наряды, авансовые отчеты и т.д.

Внешние документы составляются в одном предприятии, а используются в другом. Они выходят за пределы предприятия. К ним относятся счета, счета-фактуры, платежные требования, накладные, акты приема выполненных работ и т.п.

3.По степени обобщения документы делятся на первичные и сводные.

Первичные – это документы, которые составляются на совершаемую хозяйственную операцию. Они имеют большое значение в бухгалтерском учете, так как являются основой всех последующих записей в регистрах бухгалтерского учета. Имеют также и юридическую силу, являясь основанием для разрешения различных споров в арбитраже и т.п.

Сводные документы фиксируют ряд однородных операций по мере их совершения или содержат сведения ряда первичных документов. В качестве примера можно выделить ведомости движения готовой продукции, отчеты о движении материальных ценностей.

4.По способу (количеству) охватываемых операций классифицируются только первичные документы. В каждом первичном документе в зависимости от ряда обстоятельств отражается либо одна, либо несколько однородных операций. В зависимости от количества операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые применяются для отражения одного факта хозяйственной деятельности и используются в случаях, где необходимо строгое их разграничение. Это приходные и расходные кассовые ордера и т.д.

Накопительные документы применяются для отражения ряда однородных, повторяющихся операций, которые записываются постепенно по мере их совершения (например, лимитно - заборные

53

карты, реестры).

5. По содержанию документы делятся: по учету основных средств и нематериальных активов, по учету продукции и материалов, по учету труда и заработной платы, по учету денежных средств и расчетов.

Документы по учету основных средств и нематериальных активов являются основанием для оприходования и списания основных средств и нематериальных активов, например, акт о приемепередаче объекта основных средств, акт о списании объекта основных средств и др.

Документы по учету продукции и материалов служат для оформления поступления и расходования материальных ценностей. Это приходные ордера, накладные, лимитно - заборные карты и т.д.

Документы по учету денежных средств и расчетов служат для учета движения денежных средств. Сюда относятся приходные и расходные кассовые ордера, банковские расчетные документы, счета, счета - фактуры.

Документы по учету труда и заработной платы применяются для учета выработки, контроля трудовой дисциплины и для учета отработанного времени. К данной группе можно отнести наряды на сдельную работу, ведомости учета выработки, табель учета рабочего времени.

Каждый бухгалтерский документ должен быть соответствующим образом оформлен. Он содержит все сведения или показатели о хозяйственной операции. Эти показатели, характеризующие хозяйственную операцию, зафиксированные в документе и придающие ему юридическую силу, называются реквизитами. Слово реквизит исходит от латинского requisitum - нужное, требуемое.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа; б) дату его составления;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и де-

54

нежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за соверше-

ние хозяйственной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц.

Если документ не имеет всех обязательных реквизитов, то он является недействительным и не может служить основанием для записей в бухгалтерском учете. Кроме основных бухгалтерский документ имеет и другие реквизиты, которые определяются характером операции.

Существуют правила заполнения, проверки и дальнейшей обработки, исправления ошибок, порядок движения документов. Так, при ведении учетной документации существуют определенные требования, которые устанавливаются Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Названным Положением предусматривается, что каждый документ должен составляться своевременно, содержать достоверные данные, иметь все обязательные реквизиты. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Если документ заполняется в нескольких экземплярах, то делается через копировальную бумагу или печатается при помощи средств оргтехники.

В банковских и кассовых документах исправления не допускаются, а в целях предупреждения злоупотреблений после совершения хозяйственной операции погашаются штампом или от руки: «оплачено», «получено». Допущенные ошибки, где это разрешено, исправляются путем зачеркивания текста или цифры одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Вверху пишется правильный текст или цифра и обязательно оговаривается: «Исправленному на ... верить». Заверяется подписями лиц, оформляющих документ. Там, где исправления не допускаются, документы погашаются путем перечеркивания и хранятся для отчета (например, денежные чеки). Суммы в документах пишутся цифрами и прописью.

После составления документы передаются в бухгалтерию, где их проверяют, обрабатывают и используют их данные для записей по счетам бухгалтерского учета. Бухгалтерская обработка заключается в проверке, расценке (таксировке), группировке и заканчивается

55

составлением журнальной статьи.

Существуют три вида проверки документов: формальная, арифметическая (ценностная), проверка по существу.

1)Формальная проверка заключается в установлении правильности заполнения всех обязательных реквизитов.

2)Арифметическая - это проверка расчетов (подсчет итогов, определение сумм скидок, накидок), правильности указанных цен.

3)Проверка по существу заключается в установлении законности и целесообразности совершения операции. Неправильно составленные документы возвращаются для дооформления или пересоставления.

Дальнейшая обработка документов заключается в их:

а) расценке (таксировке), для чего в документах указывается цена и сумма;

б) группировке, т.е. их данные записываются в накопительные

игруппировочные ведомости. И на основании их итогов составляются журнальные статьи и производятся записи в учетные регистры.

Движение документов, начиная с момента их составления или получения от другой организации и до передачи в архив после записи в учетные регистры, называется документооборотом. Основными этапами документооборота являются:

1)составление документов в низовых звеньях предприятия или получение от контрагентов;

2)прием документов в бухгалтерии;

3)обработка документов;

4)отражение информации, содержащейся в бухгалтерских документах, в системе учетных записей;

5)хранение документов в архиве для различных последующих справок.

Правильно организованный документооборот имеет большое значение. Он ускоряет прохождение документа, что улучшает качество учетных данных и способствует более оперативному управлению деятельностью предприятия, улучшению системы учета и отчетности. Документооборот на предприятии определяет главный (старший) бухгалтер.

График документооборота предусматривает: наименование первичного документа, его назначение, периодичность составления, фамилию лица составляющего, принимающего и проверяющего документ.

Каждый бухгалтерский документ должен содержать минимум

56

информации, которая необходима для руководства и управления процессами, происходящими на предприятии. С целью установления единообразия в учете и для целей его автоматизации должна проводиться работа по унификации и стандартизации документов

Унификация документов – это приведение бланков документов по учету однородных видов имущества к единой форме. Унификация приводит к созданию типовых документов, что облегчает их обработку и заполнение.

Стандартизация документов представляет собой установление одинаковых стандартных размеров для однотипных документов. В настоящее время унифицированы и стандартизированы в основном банковские и кассовые документы.

Одним из важнейших условий, является чтобы сведения бухгалтерского учета соответствовали фактическому наличию хозяйственных средств и их источников. Однако на практике не всегда наблюдается такое соответствие и учетные данные иногда расходятся с действительностью.

Причин таких расхождений бывает несколько:

1.Естественная убыль, когда масса материальных ценностей изменяется под влиянием температуры, влажности и других естественных причин (утруска, усушка, выветривание).

2.Неточности при приеме и отпуске средств, ошибки при подсчете, обмере, взвешивании.

3.Ошибки в учете: ошибки, содержащиеся в первичных документах, учетных регистрах, арифметические просчеты.

4.Хищения, обвесы, обмеры в результате злоупотреблений материально - ответственных лиц.

1.7.2. Инвентаризация.

Для выявления расхождений и приведения в соответствие данных бухгалтерского учета с фактическим наличием ценностей и обязательств периодически проводится специальная проверка. Этот прием в бухгалтерском учете называется инвентаризацией. Такая процедура дает возможность дополнить и уточнить учетные данные, препятствовать и предотвращать разного рода злоупотребления, наблюдать за работой материально ответственных лиц.

Инвентаризации подлежат все активы организации независимо от их местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризацией охватываются производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числя-

57

щиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким - либо причинам. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Таким образом, основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества, в т.ч. и обяза-

тельств; сопоставление фактического наличия имущества с данными

бухгалтерского учета.

Различают несколько видов инвентаризаций.

По охвату проверяемого имущества в ходе проверки различают полную и частичную инвентаризацию. Полная инвентаризация охватывает все имущество как принадлежащее предприятию по праву собственности, так и принятого на ответственное хранение, переработку и т.д. Такая инвентаризация проводится, как правило, один раз в год перед составлением годового отчета в соответствии с заранее установленным графиком в определенные сроки. Частичной инвентаризации подвергаются отдельные виды имущества предприятия: основные средства, денежные средства в кассе, готовая продукция и т.п.

По способу проверки можно выделить сплошную и выборочную инвентаризацию. Сплошная охватывает проверкой все без исключения активы и обязательства. Выборочная инвентаризация характеризуется тем, что в ее ходе проверяют только некоторые виды имущества.

Инвентаризация может быть инициативной, проводимой по усмотрению хозяйствующего субъекта, и обязательной – в случаях, предусмотренных бухгалтерским законодательством. Так, обязательная инвентаризация проводится при смене материальноответственных лиц, после стихийных бедствий, пожара, аварий, при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей и т.п.

По степени охвата планом выделяют плановую, проводимую в соответствии с заранее подготовленным планом (графиком), и внеплановую инвентаризацию. Внеплановая инвентаризация проводится по особому распоряжению руководителя предприятия или вышестоящей организации. Например, при проверке кассовой дисциплины инвентаризация осуществляется не реже 1 раза в месяц внезапно, а также может проводиться при получении сведений о различного рода злоупотреблениях, мошенничествах конкретных материально

58

ответственных лиц.

Повторная инвентаризация может иметь место в случае возникновения сомнения в качестве проведенной инвентаризации и если материально ответственное лицо заранее знало срок начала инвентаризации и «подготовилось» к ней.

Контрольно - перепроверочная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу после ее окончания для получения большей надежности в результатах проверки.

Порядок проведения инвентаризации активов и финансовых обязательств предприятия, оформления ее результатов устанавливают Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49).

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, предусматривающих обязательное ее проведение.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, оформляя документ о составе комиссии – «Приказ (постановление, распоряжение) о составе комиссии». В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на» ... «(дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

59

Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее, чем в двух экземплярах.

Ниже представлены названия форм документов, применяемых

входе инвентаризации:

–инвентаризационная опись основных средств,

–инвентаризационная опись товарно-материальных ценно-

стей,

–акт инвентаризации отгруженных товаров,

–инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение,

–акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в

пути,

–акт инвентаризации наличных денежных средств,

–акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами,

–сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств,

–сличительная ведомость результатов инвентаризации то- варно-материальных ценностей.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

60