Кадровое делопроизводство и кадровый учет. Учебное пособие

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РФ

ЧОУ ВО «ТАГАНРОГСКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ И ЭКОНОМИКИ»

КАФЕДРА УПРАВЛЕНИЯ

И.Н. Нови

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И КАДРОВЫЙ УЧЕТ

Учебное пособие

Таганрог 2018

ББК 65.291.6-18

Н73 Нови И.Н. Кадровое делопроизводство и кадровый учет:

учебное пособие. Таганрог: Изд-во ЧОУ ВО ТИУиЭ, 2018. 84 с.

Учебное пособие дает ответы на все ключевые вопросы эффективной организации кадрового делопроизводства и кадрового учета учреждения.

Главное место в пособии занимает рассмотрение состава и видов кадровых документов, приводится порядок подготовки приказов по личному составу, рассматривается ведение личных карточек, трудовых книжек и личных дел работников. Отдельно выделена тема, посвященная документационному оформлению движения личного состава организации (прием и увольнение работников, перевод на другую работу, командирование, предоставление отпусков).

Пособие предназначено для обучающихся по направлению «Управление персоналом», а также для широкого круга специалистов в сфере управления и читателей, интересующихся проблемами совершенствования кадрового менеджмента.

Рецензенты:

И.А. Янкина, профессор кафедры управления ТИУиЭ, д-р соц. наук; А.В. Рачипа, зав. кафедрой социологии, истории и политологии ИУЭС ФГАОУ ЮФУ, д-р соц. наук, профессор.

Рекомендовано к изданию кафедрой управления ЧОУ ВО «Таганрогский институт управления и экономики».

Протокол № 1 от 25.08.2017.

© И.Н. Нови, 2018 © ЧОУ ВО ТИУиЭ, 2018

ВВЕДЕНИЕ

Главной целью кадрового делопроизводства и кадрового учета является обеспечение наивысшей эффективности работы, предполагающей, с одной стороны, своевременное, полное и точное выполнение должностными лицами предприятия требований соответствующих норма- тивно-правовых актов, организационно-распорядительных и органи- зационно-методических документов, а также локальных актов предприятия по вопросам документационного обеспечения управления (ДОУ) и управления персоналом, а с другой – сокращение материальных затрат и сроков, требуемых для принятия и реализации решений по управлению документацией, документированию деятельности работников предприятия и службы персонала.

Важность документов, оформляемых кадровой службой, объясняется еще и тем, что они имеют социальное значение для общества в целом (оформление пенсий, ветеранских льгот, пособий и пр.). Руководители организаций несут персональную ответственность за надлежащее оформление кадровой документации. Последствиями нарушения норм трудового законодательства при неверном ведении кадрового делопроизводства и учета могут стать проверки трудовой и налоговой инспекции, наложение штрафов и судебные тяжбы с работниками.

Содержание основных направлений деятельности кадровой службы предприятия, решаемые ею в рамках деятельности по кадровому делопроизводству и кадровому учету проблемы рассматриваются в данном учебном пособии.

Учебное пособие «Кадровое делопроизводство и кадровый учет» включает четыре темы:

−Нормативные и организационные документы кадровой службы;

−Унифицированные формы первичной учетной документации и практика оформления документации по движению кадров;

−Трудовые книжки: заполнение, ведение и хранение;

−Личное дело работника: формирование, оформление, порядок хранения документов и передачи в архив.

3

ТЕМА 1. НОРМАТИВНЫЕ И ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

1.1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТ-

ВА И КАДРОВОГО УЧЕТА

Организация кадрового делопроизводства и кадрового учета

(организации, учреждения) – это комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, необходимых для осуществления эффективного управления документацией по персоналу, документирования трудовой деятельности работников предприятия, а также деятельности руководящего состава предприятия и службы персонала. Как правило, организация документационного обеспечения управления персоналом предприятия возлагается на службу персонала предприятия. Документационное обеспечение управления персоналом предприятия организуется в соответствии:

с законодательством Российской Федерации;

нормативно-правовыми актами Президента РФ;

нормативно-правовыми актами Правительства РФ;

организационно-распорядительными и организационно-методичес- кими документами федеральных органов исполнительной власти (в частности, Министерства труда и социального развития РФ, Государственного комитета РФ по статистике, Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии, Федеральной архивной службы РФ);

организационно-распорядительными и организационно-методичес- кими документами территориальных, отраслевых, ведомственных и местных органов управления (по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение) по вопросам управления персоналом и документационного обеспечения управления, издаваемых ими в пределах своей компетенции;

локальными актами предприятия.

На основе перечисленных актов и документов кадровая служба

предприятия вправе разрабатывать и утверждать инструкцию по документационному обеспечению управления персоналом, а также инструкции и иные аналогичные документы (положения, правила, разъяснения и т.п.) по отдельным вопросам управления документацией по персоналу, документирования трудовой деятельности работников предприятия и деятельности службы персонала. В процессе своей деятельности служба персонала взаимодействует с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а в необходимых случаях – с другими предприятиями, организациями и

4

учреждениями, в компетенции (в ведении) которых находятся те или иные вопросы ДОУ и (или) управления персоналом.

Документация по персоналу – это упорядоченная совокупность документов по персоналу. В свою очередь, документация по персоналу представляет собой один из основных компонентов организационнораспорядительной документации (ОРД). Примерный состав ОРД (и соответственно, состав документации по персоналу) установлен Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Управление документацией по персоналу включает:

организацию рационального документооборота, образующегося вследствие перемещения документов по персоналу;

контроль исполнения документов по персоналу;

оперативное хранение документов по персоналу, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности предприятия) архив;

последующее хранение документов по персоналу в архиве.

Для эффективного управления документацией по персоналу пред-

приятия весьма важное значение имеет формирование и последующее ведение табеля форм документов по персоналу. Уточним, что

табель форм документов по персоналу – это перечень разрешен-

ных к применению унифицированных форм документов по персоналу, предназначенных для реализации функций и задач повседневной деятельности службы персонала предприятия. Табель форм включает характеристику юридического статуса документов по персоналу и описание основных этапов их подготовки.

Функциональное назначение табеля форм заключается:

в оптимизации состава применяемых предприятием форм документов по персоналу и документальном закреплении указанного состава;

классификации применяемых предприятием форм документов в соответствии с их функциональным назначением;

унификации и нормативном регулировании процедуры подготовки документов по персоналу.

Вконечном счете применение табеля форм документов по персоналу обеспечивает соответствие используемых форм решаемым задачам, а также способствует сокращению затрат и времени на подготовку соответствующих документов. Проект табеля форм документов по персоналу разрабатывается под организационно-методическим руководством службы ДОУ предприятия, а также во взаимодействии с архивом, в который по истечении сроков оперативного хранения документы по

5

персоналу, сохраняющие свою практическую ценность, передаются на постоянное хранение.

На рис.1 представлена примерная классификация документов по управлению персоналом в соответствии с их функциональным назначением.

Документация предприятия по управлению персоналом

Рис 1. Общая классификация документов по управлению персоналом в соответствии с их функциональным назначением

Должностная инструкция. Необходимо отметить, что инструкция особенно необходима в кадровых службах крупных предприятий со сложной организационной структурой. В небольших организациях, где кадровая служба представлена одним-двумя сотрудниками, такой документ имеет меньшее значение.

6

Инструкции бывают двух типов: типовые и индивидуальные. В 1990-е гг. первый тип инструкций (для группы предприятий определенной отрасли) перестал издаваться.

Индивидуальная инструкция разрабатывается в каждом учреждении (организации, предприятии) с учетом специфики его работы, учета кадров, состава документов, особенностей их хранения. Основой для их составления являются действующие государственные нормативнометодические документы.

Современная нормативно-методическая база содержит правила и методические рекомендации по составлению и оформлению документов по личному составу, созданию информационно-поисковой системы (ИПС), регистрации, систематизации документов, организации их хранения, подготовке дел кадровой службы к последующему хранению и использованию.

Создание каждой конкретной системы работы с кадровыми документами (делопроизводства) определяется множеством факторов: размерами организации, ее организационной структурой, численностью работников, особенностями учета кадров, квалификацией персонала кадровой службы и др.

Структура текста инструкции включает в себя общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» содержится информация о сфере распространения инструкции, ответственности за ее несоблюдение, обозначается название подразделения, отвечающего за организацию работы с кадровыми документами, перечисляются законодательные акты, нормативные, методические, организационные и распорядительные документы, на основе которых подготовлена инструкция и осуществляет свою деятельность кадровая служба.

Тематические разделы, как правило, последовательно раскрывают порядок приема, перемещения, увольнения работников, правила оформления командировок, оформление и учета отпусков. Они могут носить соответствующие названия: «Порядок документирования приема на работу» или «Порядок оформления увольнения» и т.д. В каждом разделе определяются:

виды и разновидности документов, используемых для документирования деятельности по учету и движению кадров;

правила подготовки распределительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

порядок изготовления, размножения и рассылки приказов;

правила оформления и заверения копий и приложений;

порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов.

7

Каждый раздел инструкции должен содержать упоминание о тех или иных документах, которые сопровождают операции по учету кадров. В инструкции должны быть прописаны правила составления и оформления всех документов, которые используются для той или иной процедуры. В приложениях к инструкции обычно дают примеры оформления документов, учетные и регистрационные формы и другой справочный материал.

Так, при приеме на работу используются такие документы, как личный листок по учету кадров или анкета, которые являются перечнем биографических сведений о работнике и заполняются им собственноручно. Однако работник отдела кадров должен контролировать полноту заполнения и соответствия указанных сведений предъявленным документам. Поэтому в инструкцию необходимо включить и анкету, и правила ее заполнения.

Процедуры приема, перевода, увольнения отражаются не только в приказах, но и фиксируются в соответствующих журналах (книгах), поэтому в разделах инструкции следует привести правила их заполнения, а в приложениях к инструкции – регистрационные формы.

Табель форм документов по персоналу – это перечень разрешен-

ных к применению унифицированных форм документов по персоналу, предназначенных для реализации функций и задач повседневной деятельности службы персонала предприятия. Табель форм включает:

характеристику юридического статуса документов по персоналу;

описание основных этапов их подготовки. Функциональное назначение табеля форм заключается:

в оптимизации состава применяемых предприятием форм документов по персоналу и документальном закреплении указанного состава;

классификации применяемых предприятием форм документов в соответствии с их функциональным назначением;

унификации и нормативном регулировании процедуры подготовки документов по персоналу.

На рис.2 приведена примерная форма табеля.

ТАБЕЛЬ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ПО ПЕРСОНАЛУ

Рис.2. Примерная форма табеля форм документов по персоналу

8

Необходимо подчеркнуть, что для эффективности работы с табелем форм большое значение имеет обоснованный выбор его структуры. Предварительный вариант структуры вырабатывается на основе классификационной схемы функций и задач, решаемых предприятием в процессе управления персоналом, в соответствии с группировкой «карточек» документов по персоналу. Фактически структуру табеля форм образуют расположенные в определенной последовательности разделы документа, в пределах которых, в свою очередь, группируются документы сходного функционального назначения, в том числе документы по подбору и расстановке персонала, его учету, аттестации, повышению квалификации, откомандированию, а также по иным вопросам управления персоналом (в частности, по нормированию труда, охране труда и т. п.).

В пределах разделов и, если в этом есть необходимость, подразделов табеля формы документов располагаются в определенной последовательности, например, в зависимости от относительной значимости документа, частоты его использования в процессе управления персоналом и т.п. Графы табеля форм документов по персоналу заполняются с соблюдением следующих правил.

Наименование формы документа (графа 1), как правило, указывается на основании сведений классификатора, использованного при подготовке табеля. Код формы документа (графы 2 и 3) указывается в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором форм документов по персоналу (ЛК) при условии, что последний ведется на предприятии1.

Имя файла, содержащего форму и текст документа по персоналу (графа 4), указывается на основании сведений электронного альбома форм при условии, что последний ведется на предприятии1. Наименование структурного подразделения (должностного лица), ответственного за подготовку проекта документа (графа 5), указывается в соответствии с официальным наименованием соответствующего подразделения или лица.

Наименования структурных подразделений (должностей лиц), с которыми согласуется проект документа на этапе подготовки (графа 6), указываются в необходимой последовательности на основании сведений о компетенции соответствующих подразделений и лиц2.

1 Использование в табеле форм документов только локальных кодов не разрешается. В отсутствие электронного альбома форм графа не заполняется.

2 Право визирования документов обычно фиксируется в положении о структурном подразделении и должностной инструкции должностного лица. Право подписи документов, не включенных в названные нормативно-правовые акты и организационнораспорядительные документы, устанавливается при утверждении табеля.

9

Наименование должностного лица, подписывающего проект документа (графа 7), указывается на основании сведений, содержащихся в положении (уставе) предприятия, положениях о структурных подразделениях, приказе руководителя предприятия о распределении обязанностей между должностными лицами из числа руководящего состава, а также в соответствующих должностных инструкциях.

Наименование должности лица, утверждающего проект документа (проставляющего обязательную резолюцию, заменяющую утверждение) (графа 8), указывается на основании сведений, содержащихся в положении (уставе) предприятия, положениях о структурных подразделениях, приказе руководителя предприятия о распределении обязанностей между должностными лицами из числа руководящего состава, а также в соответствующих должностных инструкциях.

Наименование печати, посредством оттиска которой заверяется утверждение (подписание) соответствующей формы документа (графа 9), указывается на основании сведений, содержащихся в положении (уставе) предприятия, положениях о структурных подразделениях, приказе руководителя предприятия о распределении обязанностей между должностными лицами из числа руководящего состава, а также в соответствующих должностных инструкциях1.

Наименование структурного подразделения, в котором документ регистрируется (графа 10), указывается на основании сведений, содержащихся в положении (уставе) предприятия, положениях о структурных подразделениях, а также инструкции по ДОУ предприятия.

Проект табеля форм документов по персоналу подписывается разработчиком (к примеру, начальником структурного подразделения службы персонала, в ведении которой находятся вопросы документационного обеспечения управления персоналом), руководителем службы персонала, согласуется с руководителем службы ДОУ и руководителем ведомственного архива, после чего утверждается руководителем предприятия2. Утвержденный табель форм документов по персоналу тиражируется в необходимом количестве экземпляров, при этом контрольный экземпляр табеля, как правило, передается в службу ДОУ.

1 В графе ставится прочерк, если документ утверждению не подлежит. Перечень документов, подлежащих утверждению, обычно включается в инструкцию по ДОУ предприятия. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, установлен Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В графе ставится прочерк, если документ заверению оттиском печати не подлежит. Перечень документов, подлежащих заверению оттиском печати, обычно включается в инструкцию по ДОУ предприятия. Примерный перечень документов, подлежащих заверению оттиском печати, установлен Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

2 Табель форм документов по персоналу может утверждаться в составе единого табеля документов предприятия или в качестве самостоятельного документа.

10