Кадровое делопроизводство и кадровый учет. Учебное пособие

Основанием для перенесения отпуска на следующий рабочий год могут быть докладная записка руководителя подразделения с обоснованием необходимости данной инициативы и заявление работника с визой руководителя о согласии на перенесение отпуска. При перенесении очередного оплачиваемого отпуска на следующий год он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Это надо отразить в графике отпусков. Составляя график отпусков, надо проверить задолженность по отпуску с прошлого года и внести неиспользованные дни отпуска в график на следующий год.

2.13.ПРИКАЗ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА

Для оформления и учета отпусков составляется приказ о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6) или работникам (форма №Т-6а). Обе формы приказов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. Приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска издается на основании графика отпусков и заявления работника, написанного им не позже чем за две недели до запланированной даты отдыха. Если работнику предоставляется учебный отпуск, то основанием для составления такого приказа будет еще и справка-вызов из учебного заведения. Приказ о предоставлении других видов отпусков (например, отпуска без сохранения заработной платы) издается только на основании заявления работника о предоставлении ему соответствующего вида отпуска.

После составления приказа он подписывается руководителем организации (или уполномоченным им лицом) и объявляется работнику под подпись в строке «С приказом ознакомлен». После того как приказ подписан, на его основании работнику предоставляется отпуск. Это означает, что он не выходит на работу со дня начала отпуска и возвращается на следующий день после дня окончания отпуска. В это время за ним сохраняются место работы, должность, а в табеле учета рабочего времени пропущенные дни обозначаются как «О». Бухгалтерия на основании приказа, переданного ей, должна начислить и выдать работнику отпускные. В случае ежегодного оплачиваемого отпуска это необходимо сделать не позже чем за три дня до ухода работника в отпуск. Если этот срок будет нарушен, то отпуск по заявлению работника может быть перенесен на другой срок. Поэтому сразу же после того как приказ подписан работником, его нужно передать в бухгалтерию. Кроме того, в отделе кадров на основании приказа о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке работника (форма №Т-2).

41

2.14.ОТЗЫВ ИЗ ОТПУСКА

В соответствии с ч.2 ст.125 Трудового кодекса РФ допускается отзыв работника из отпуска. Работник должен дать свое согласие в форме письменного заявления. После этого оформляется приказ (распоряжение) руководителя организации. Вносятся изменения в график отпусков о перенесении отпуска с указанием предполагаемой даты оставшейся части отпуска. Неиспользованную часть отпуска работник может использовать в удобное для него время: в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год. Отказ работника (по любой причине) от выполнения требования работодателя о выходе на работу до окончания отпуска (отзыв из отпуска) не является нарушением трудовой дисциплины и поэтому не должен повлечь применение к работнику каких-либо санкций со стороны работодателя.

Не допускается отзыв из отпуска:

работников моложе 18 лет;

беременных женщин;

работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными

условиями труда.

При отзыве из отпуска должен быть произведен перерасчет заработной платы – денежные суммы, приходящиеся на неиспользованные дни отпуска, направляются на выплату текущей заработной платы за время работы после выхода из отпуска, а при предоставлении этих дней в другое время средний заработок для их оплаты подсчитывается заново.

На основании приказа об отзыве из отпуска вносятся изменения в личную карточку работника и график отпусков.

2.15. ЗАМЕНА ЕЖЕГОДНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА ДЕНЕЖНОЙ

КОМПЕНСАЦИЕЙ

В этой ситуации должен разбираться и кадровик, консультирующий работников по тем или иным вопросам, и бухгалтер, начисляющий такую компенсацию. Необходимо отметить, что полностью заменить отпуск денежной компенсацией нельзя. Работник обязательно должен получить ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Но если работнику полагается удлиненный отпуск или к основному отпуску в 28 дней еще и дополнительный, то компенсацию можно получить за ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Трудовой кодекс устанавливает, что замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда, не

42

допускается. Во всех остальных случаях, когда работник имеет право на удлиненный отпуск продолжительностью более 28 календарных дней или когда общая продолжительность отпуска при суммировании основного и дополнительного отпусков превышает 28 календарных дней, он имеет право получать денежную компенсацию за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней.

2.16.ОТПУСК БЕЗ СОХРАНЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Это следующий вид отпуска, который предприятие может предоставлять своим работникам. Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по различным основаниям и имеют разное целевое назначение. Так же, как и при ежегодном оплачиваемом отпуске, во время отпуска без сохранения заработной платы за работником сохраняется его место работы (должность). Взяв этот отпуск, работник может в любой день прервать его и выйти на работу, предупредив об этом работодателя. Причем отпуска без сохранения зарплаты условно можно разделить на две группы – те, которые работодатель может предоставить работнику, и отпуска, которые он предоставить обязан. К первой группе относится отпуск без сохранения заработной платы, который работодатель может предоставлять своим работникам по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Такой отпуск предоставляется по письменному заявлению работника. Продолжительность отпуска в этом случае определяется по соглашению между работником и работодателем и законом не ограничена. Ко второй группе нужно отнести отпуска без сохранения зарплаты, которые работодатель обязан предоставить работнику в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников.

Такой отпуск продолжительностью до 5 календарных дней предоставляется на основании заявления работника. Согласно ст. 128 ТК РФ, работодатель также обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

участникам Великой Отечественном войны – до 35 календарных дней в году;

работающим пенсионерам по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;

родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, – до 14 календарных дней в году;

работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году;

работникам, осуществляющим уход за детьми (ст. 263 ТК);

43

работникам – Героям Советского Союза, Героям РФ, полным кавалерам ордена Славы, Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы – продолжительностью до 3 недель в году в удобное для них время года;

работникам в случае болезни – на 3 дня в течение года. В этом случае отпуск без сохранения заработной платы предоставляется по личному заявлению работника без предъявления медицинских документов, удостоверяющих факт болезни;

работникам, допущенным к вступительным испытаниям в образовательные учреждения высшего профессионального образования, – 15 календарных дней;

работникам – слушателям подготовительных отделений образовательных учреждений высшего профессионального образования для сдачи выпускных экзаменов – 15 календарных дней;

работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу с работой, для прохождения промежуточной аттестации – 15 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов – четыре месяца, для сдачи итоговых государственных экзаменов – один месяц;

работникам, допущенным к вступительным испытаниям в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения среднего профессионального образования, – 10 календарных дней;

работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях среднего профессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу с работой, для прохождения промежуточной аттестации – 10 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов – два месяца, для сдачи итоговых экзаменов – один месяц;

в других случаях, предусмотренных действующим законодательством и коллективным договором.

Всоответствии с разъяснением Минтруда России от 27 июня 1996 г. №6, утвержденным Постановлением Минтруда России от 27 июня 1996 г. №40 «Об отпусках без сохранения заработной платы по инициативе работодателя», отпуска без сохранения заработной платы могут предоставляться только по просьбе работников по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Этот документ сохраняет свою силу и в настоящий момент. В случае если работники не по своей вине не могут выполнять обязанности, предусмотренные

44

заключенными с ними трудовыми договорами, то работодатель обязан оплатить время простоя в размере не ниже 2/3 тарифной ставки (оклада). Следовательно, отправление работников в отпуск без сохранения заработной платы без их согласия является грубым нарушением трудового законодательства, и период, когда они не работали, должен быть оплачен как вынужденный простой.

2.17.УЧЕБНЫЕ ОТПУСКА

Из содержания Трудового кодекса вытекает, что работодатели обязаны создавать необходимые условия работникам, обучающимся в учебных заведениях, для совмещения работы с обучением. Следует учесть, что, во-первых, все льготы, установленные в Трудовом кодексе, распространяются только на тех работников, которые обучаются в образовательных учреждениях, имеющих государственную аккредитацию. Для работников, обучающихся в учебных заведениях, не получивших государственную аккредитацию, предприятие может устанавливать льготы, однако оно вовсе не обязано делать это. Во-вторых, количество и виды льгот, предоставляемых работнику, напрямую зависят от категории учебного заведения (высшее, среднее, начальное), в котором он учится, и от формы обучения (очная, вечерняя, заочная).

Можно выделить четыре группы таких заведений, обучение в которых дает работнику право на получение льгот от работодателя. К ним относятся:

высшие учебные заведения;

образовательные учреждения среднего профессионального образования (ПТУ, техникумы, колледжи, которые выдают дипломы (аттестаты) о среднем профессиональном образовании);

образовательные учреждения начального профессионального образования (лицеи и ПТУ, которые выдают аттестаты (дипломы) о начальном профессиональном образовании, приравниваемом по своему уровню к школьному аттестату за 11 классов);

вечерние (сменные) общеобразовательные учреждения (вечерние школы).

Организационно-правовая форма таких учебных заведений не имеет значения. Они могут быть государственными, муниципальными или частными.

В-третьих, все гарантии и компенсации, установленные в Трудовом кодексе, предоставляются только лицам, получающим соответствующее образование впервые. Работники, получающие второе образование аналогичного уровня (например, второе высшее образование), правом на указанные гарантии и компенсации не обладают.

45

В-четвертых, при обучении работника, совмещающего работу с обучением одновременно в двух учебных заведениях, льготы предоставляются только по одному из них (по выбору работника). С другой стороны, работодатель может (но не обязан) предоставить работнику отпуска по каждому из мест его учебы и оплатить проезд за счет средств предприятия. Если же это право закреплено во внутреннем нормативном акте предприятия (например, в коллективном договоре), то работодатель обязан предоставить отпуска по каждому из мест учебы работника. В этом случае право работника при отказе работодателя в их предоставлении может быть защищено в законодательно установленном порядке.

В-пятых, все льготы, перечисленные в ТК РФ, могут предоставляться работникам, которые обучаются успешно. Таковыми считаются:

по вечерней форме обучения – студенты, которые в соответствии с учебным планом сдали все зачеты, а также выполнили предусмотренные для данного семестра другие работы;

по заочной форме обучения – студенты, которые не имеют задолженности за предыдущий курс или семестр и к началу сессии выполнили все контрольные и курсовые работы по дисциплинам, выносимым на сессию.

2.18.ПРАВО ПРОЕЗДА

Работникам, обучающимся в вузах по заочной форме обучения, один раз в учебном году работодатель должен оплатить проезд к месту нахождения соответствующего учебного заведения и обратно для выполнения лабораторных работ, сдачи зачетов и экзаменов, а также для сдачи государственных экзаменов, подготовки и защиты дипломного проекта (работы). Получается, что если на последнем курсе работнику отдельно предоставляются отпуск для сдачи курсовых и отпуск для сдачи государственных экзаменов, то проезд оплачивается дважды. Причем право на оплату проезда предоставляется только тем работникам, которые проживают вне места расположения вуза.

Оплата проезда производится только один раз в год (в порядке, установленном законодательством о служебных командировках). Однако работодатель с учетом своих возможностей может предоставлять такую льготу два раза в год (на каждую сессию). За время нахождения в пути (к месту нахождения учебного заведения и обратно) заработная плата работнику не выплачивается. Этот период не включается в учебный отпуск. Оплате подлежит только стоимость билетов на соответствующем транспорте.

46

2.19.СОКРАЩЕННАЯ РАБОЧАЯ НЕДЕЛЯ

Работникам, обучающимся по заочной или очно-заочной (вечерней) формам обучения, перед началом выполнения дипломного проекта (работы) или сдачи государственных экзаменов на 10 учебных месяцев устанавливается рабочая неделя, сокращенная на 7 часов. Но чтобы перейти на сокращенный режим работы, работник должен написать заявление примерно такой формы: «Прошу перевести меня на сокращенную рабочую неделю в связи с началом выполнения мной дипломного проекта в таком-то вузе». На основании такого заявления на предприятии должен быть составлен соответствующий приказ. Причем сокращенное рабочее время может заключаться либо в сокращении продолжительности рабочего дня в течение недели, либо в предоставлении работнику одного свободного от работы дня в неделю.

2.20.ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КОМАНДИРОВОК

В соответствии со ст.166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ). Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Гарантии работникам при направлении в командировку. При направлении сотрудника в служебную командировку ему в соответствии со ст.167 ТК РФ гарантируется:

сохранение места работы;

сохранение среднего заработка;

возмещение расходов, связанных с командировкой.

Средний заработок сохраняется за все время работы в командировке. В этот период включаются все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, а также время нахождения в пути и время вынужденной остановки в пути (п.9 Положения о командировках). Если в командировку направляется сотрудник, работающий на условиях совместительства, то ему сохраняется средний заработок только у того работодателя, который направил его в командировку. Средний заработок совместителя может сохраняться у обоих работодателей только в том случае, если сотрудника командировали одновременно по основной работе и по совместительству.

Работнику, направленному в служебную командировку, гарантируется возмещение расходов. К ним относятся:

расходы на проезд (ст.168 ТК РФ);

47

расходы на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах (п. 12 Положения о командировках);

расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (п.12 Положения о командировках);

расходы на предоставление в поездах постельных принадлежностей (п. 12 Положения о командировках);

расходы на наем жилого помещения, в том числе в случае вынужденной остановки в пути (ст.168 ТК РФ, п.13 Положения о командировках);

расходы на бронирование жилого помещения (п.14 Положения о командировках);

суточные, т.е. расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст.168 ТК РФ);

расходы, связанные с пересылкой заработной платы работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе (п.11 Положения о командировках);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ).

Расходы, связанные со служебной командировкой, возмещаются сотруднику в порядке, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (п.п. 11, 13, 14 Положения о командировках). Это связано с тем, что Трудовым кодексом РФ не установлены размеры компенсационных выплат на возмещение командировочных затрат.

Суточные возмещаются за весь период нахождения работника в поездке. В этот период включаются все дни пребывания в командировке, в том числе выходные и нерабочие праздничные дни, дни нахождения в пути, а также дни вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Размер суточных определяет работодатель и закрепляет его в локальном нормативном акте, например в положении о служебных командировках работников.

Есть ситуации, когда суточные сотрудникам не выплачиваются. Это возможно в случае, если работник командирован в организацию, из которой он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Принимая такое решение, работодатель должен проанализировать дальность места нахождения организации, куда командируют сотрудника, условия транспортного сообщения и характер выполняемой работы, а также необходимость создания сотруднику условий для отдыха. Если с учетом перечисленных обстоятельств работник может ежедневно возвращаться домой, то по решению руководителя организации суточные ему не выплачиваются.

48

В случае командирования совместителя одновременно по основной работе и по совмещению возмещаемые расходы распределяются между командирующими организациями по соглашению сторон (п.9 Положения о командировках).

2.21.ПРИКАЗ О НАПРАВЛЕНИИ РАБОТНИКА В КОМАНДИРОВКУ

На основании служебного задания, составленного руководителем структурного подразделения и утвержденного руководителем организации, оформляется приказ по форме №Т-9 (на группу работников – по форме №Т-9а).

Реквизиты унифицированной формы №Т-9 заполняются в соответствии с правилами оформления приказов. Фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и наименование должности (профессии) работника указываются в соответствии со служебным заданием (унифицированная форма №Т-10а).

Место командировки указывается в следующей последовательности: сначала указываются страна и город, затем – организация, в которой работник будет выполнять задание. При указании наименований городов, не являющихся центрами или столицами субъектов РФ, городами федерального значения, указывается административнотерриториальная принадлежность к району, республике, области, краю, автономному округу (области).

Срок командировки переносится из служебного задания, при этом учитываются следующие правила: днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. В случаях, когда работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с работодателем. Срок командировки исчисляется в календарных днях и включает в себя не только время нахождения работника в месте командирования, но и время нахождения в пути. Цель командировки переносится из служебного задания.

49

Вполе «Командировка за счет средств» указываются источники оплаты сумм командировочных расходов.

Вграфе «Основание» приказа указываются реквизиты служебного задания. В случае, когда служебное задание не составлялось, указываются реквизиты иного документа, на основании которого издан приказ, – договора, письма, вызова руководителя вышестоящей организации и т.д.

Подпись работника на документе подтверждает факт его ознакомления с приказом. Как уже было сказано, трудовое законодательство предусматривает, что направление в служебные командировки определенных категорий работников допускается только с их письменного согласия. При этом работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную коман-

дировку.

К таким категориям относятся:

женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;

матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 5 лет;

отцы, воспитывающие детей без матери;

работники, имеющие детей-инвалидов;

работники, осуществляющие уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением;

опекуны (попечители) несовершеннолетних.

При направлении в командировку работников перечисленных ка-

тегорий необходимо получить их письменное согласие в форме заявления, на реквизиты которого необходимо дать ссылку в поле «Основание».

Для некоторых категорий работников законодательство устанавливает запрет на направление в командировки:

у беременных женщин;

у работников в возрасте до 18 лет;

у работников, с которыми заключен ученический договор, если командировка не связана с ученичеством.

2.22.ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УВОЛЬНЕНИЯ СОТРУДНИКОВ

Трудовой договор, заключенный между работником и организацией (работодателем), может быть расторгнут по различным причинам. Основание для прекращения действия трудового договора (контракта) устанавливается ст.77 ТК РФ. Нередко это происходит по собственному желанию работника на основании письменного заявления.

В новой редакции Трудового кодекса РФ, принятой Федеральным законом от 30.06.2006 №90-ФЗ, введена специальная статья 84.1, рассматривающая общий порядок оформления прекращения трудового

50