Информатика. MS Office. Учебное пособие

третий слайд – разметка «заголовок и текст», метку-заполнитель «Заголовок» следует удалить;

четвертый слайд – разметка «только заголовок», на котором необходимо сформировать графический объект средствами панели инструментов «Рисование»;

пятый слайд – разметка «заголовок»; шестой слайд – разметка «заголовок и объект над текстом», можно

выбрать также и другую подходящую разметку, на этот слайд следует добавить рисунок либо сформировать графический объект;

седьмой слайд – разметка «пустой слайд», на этот слайд следует добавить надпись и ввести текст;

восьмой слайд – разметка «заголовок и объект над текстом», на этот слайд следует добавить рисунок либо сформировать графический объект, а также добавить надпись и ввести текст;

девятый слайд – разметка «объект».

3. Добавьте анимацию объектов слайда, для этого перейдите к необходимому слайду и воспользуйтесь командой «Настройка анимации» в меню «Показ слайдов». Далее, выбирая каждый объект слайда, добавьте необходимый эффект – звук, время и т. д. (с использованием возможностей области задач в режиме настройки анимации).

4. Для того чтобы настроить переход между слайдами, следует воспользоваться командой «Смена слайдов» в меню «Показ слайдов» и установить необходимые параметры перехода (по щелчку мыши, автоматически, эффект при переходе и т. д.) либо для одного слайда, либо для всех.

5.Сохраните презентацию с именем Presentation.

6.Сохраните презентацию в формате показа слайдов с именем

Presentation_1.

7. В режиме сортировщика слайдов (команда «Сортировщик слайдов» в меню «Вид») можно просмотреть подготовленные слайды презентации и внести общие коррективы, например, в количество или порядок следования слайдов. Для скрытия 5-го и 8-го слайдов необходимо выделить слайд и воспользоваться командой «Скрыть слайд» в меню «Показ слайдов». Сохранить презентацию с именем Presentation_2.

8. В презентации с именем Presentation создайте несколько произвольных демонстраций (команда «Произвольный показ» в меню «Показ слайдов»): «Показ 1» (1, 3, 4, 7, 9-й слайды) и «Показ 2» (только четные слайды).

Для просмотра слайдов необходимо использовать, например, команду «Начать показ» в меню «Показ слайдов».

81

Контрольные вопросы

1.Что такое компьютерная презентация?

2.С каким расширением по умолчанию сохраняется файл презен-

тации?

3.Какая информация выводится в строке состояния?

4.Где располагается и как настраивается панель быстрого доступа

вокне?

5.Что такое слайд? Из чего он состоит?

6.Каким образом можно создать новую презентацию?

7.Что такое шаблон презентации?

8.Что такое тема оформления?

9.Как добавить новый слайд в презентацию?

10.Как удалить слайд?

11.Как изменить порядок слайдов в презентации?

12.Как изменить фон и цвета на слайде?

13.Как изменить разметку слайда?

14.Какие существуют режимы просмотра презентации?

15.Как включить режим полноэкранного просмотра презентации?

16.Как добавить на слайд рисунок?

17.Как добавить на слайд диаграмму?

18.Как добавить на слайд таблицу?

19.Как добавить на слайд текстовую надпись?

20.Как изменить маркировку пунктов списка на слайде?

21.Как изменить шрифт для текста на слайде?

22.Как изменить положение текстовой надписи на слайде?

23.Для чего нужен режим «Сортировщик слайдов»?

24.Как настроить анимацию объектов на слайде?

25.Какие параметры эффектов анимации можно изменять при их настройке?

26.Как добиться постепенного появления на экране рисунка Smart

Art?

27.Как настроить автоматическую смену слайдов во время полноэкранной демонстрации презентации?

28.Как установить анимацию для смены слайдов при демонстрации презентации?

29.С какого слайда может начинаться показ презентации?

30.Что такое произвольный показ и как его создать?

31.Какие действия можно настроить для объектов на слайдах?

82

4.1.2. Разработка структуры данных

Разработка структуры данных является наиболее важным этапом при создании базы данных. Данные необходимо сгруппировать по принципу «объект и его свойства» таким образом, чтобы оригинал любой информации хранился в единственном экземпляре, а везде, где эта информация требуется, хранились лишь ссылки на оригинал.

Объект «Студент» имеет признаки (характеристики, свойства): «Фамилия – Имя – Отчество», «Шифр», «Дата рождения» и относится к одной из групп. Поскольку название одной и той же группы может повторяться у нескольких студентов и сама группа имеет свои признаки, целесообразно выделить отдельный объект «Группа». Поскольку в одной группе обучаются студенты только одной специальности, признак «Специальность» имеет смысл сделать признаком объекта «Группа» (а не признаком объекта «Студент»).

Признак «Курс» для «Студента» и для «Группы» имеет разный смысл. Курс группы зависит от времени, а на какой курс переведен студент, зависит от объема сданного материала. Следовательно, объекту «Студент» следует добавить признак «Курс», а объекту «Группа» – признак «Год набора» (из которого текущий курс группы будет вычисляться).

Кроме этого любому объекту целесообразно добавить ключевое поле (например, «Код студента» и «Код группы»). Ключевое поле содержит уникальное значение, однозначно указывающее на данный объект. За редким исключением это может быть один из столбцов данных (если размер поля не превышает 4 байт, а список уникальных значений невелик и не изменяется). Как правило, ключевое поле имеет тип «Счетчик», т. е. это числовое значение типа «Длинное целое» (4 байта) с автоматической генерацией значения (не подлежит редактированию). Такой прием позволяет сократить объем данных и исключить возможность изменения значения ключевого поля.

4.1.3. Правила задания имен

Общие правила

1.Любые имена следует делать как можно короче: кроме того что это трудоемко при написании программ и SQL-запросов, длина строки SQL-запроса может быть ограничена.

2.В именах настоятельно не рекомендуются сокращения.

84

3.Имя должно быть максимально информативно.

4.Имеет смысл давать имена с заглавной буквы.

Имена таблиц и запросов

Имена таблиц и запросов должны отвечать на вопрос: что содержится в данной таблице или что выводится по данному запросу? Например, «Клиенты» (не «Клиент» и не «Список клиентов»). Не может быть таблицы и запроса с одинаковыми именами.

Имена формы и отчетов

Имена форм и отчетов также должны кратко отражать суть содержимого. Имена форм и отчетов могут совпадать с именем таблицы или запроса. Это часто бывает полезным, когда форма или отчет делаются на основании одноименной таблицы или одноименного запроса. Имя отчета может совпадать с именем формы. Не стоит бояться совпадения имен таблиц форм и отчетов: перед ссылкой на объект указывается его тип, и перепутать их невозможно.

Имена и последовательность полей в таблице

1.Самым первым всегда включайте ключевое поле.

2.Вторым полем делайте наименование объекта.

3.Далее идут все остальные характеристики объекта.

Такое расположение полей удобно при организации списков и составлении схемы данных.

Дополнительно к общим требованиям, предъявляемым к именам, в именах полей после слова «Код», «Номер», «Шифр» и других аналогичных следует указывать, к чему это относится, чтобы устранить совпадения названия полей в разных таблицах (запрета на это нет). Это поможет проще составлять запросы с использованием нескольких таблиц. Это же поможет исключить дублирование имен полей в одной таблице: для автоматической связи между таблицами в запросах имя поля-ссылки зависимой таблицы делают таким же, как имя ключевого поля таблицы-источника, и при наличии нескольких ссылок слово «Код» может встретиться неоднократно.

85

4.2.Создание СУБД

4.2.1.Таблицы

Когда структура данных разработана, можно приступать к ее реализации в виде таблиц в СУБД. Чтобы было на что ссылаться, сначала создадим таблицу «Группы». Для этого запустите MS Access, создайте файл базы данных с именем, например, «Студенты». Выберите Таблицы – Создать – Конструктор.

Введите названия полей и укажите типы данных в соответствии с разработанной структурой. Для поля «Год набора» можно задать значение по умолчанию в виде значения функции Year() от функции Now() – т. е. год текущего момента. При создании новой группы год набора будет текущим, если его не исправить.

Сохраните таблицу с именем «Группы».

Войдите в режим таблицы. Заполните таблицу данными о двухтрех группах.

Закройте таблицу.

Аналогично создайте таблицу «Студенты».

Для поля «Шифр студента» задайте формат поля: 00000000 и маску ввода: 00000000;;#. Символ 0 обозначает цифру. Это позволит исключить ввод другого количества цифр. Аналогично для поля «Дата рождения» формат dd.mm.yyyy или «Краткий формат даты», а маску ввода

00.00.0000;;#.

Поскольку набор значений поля «Курс» небольшой и фиксированный (значения от 1 до 7), целесообразно создать список значений для подстановки. Для этого выберите поле «Курс», вкладку «Подстановка», тип элемента управления – «Поле со списком», тип источника строк – «Список значений», в поле «Источник строк» введите (без кавычек) строку «1;2;3;4;5;6;7», ширину списка поставьте 1 см.

Поле «Группа» пусть будет «Числовое», «Длинное целое», ни с чем не связанное. Сохраните таблицу под именем «Студенты».

Затем в типе данных поля «Группа» выберите пункт «Мастер подстановок». Следуя указаниям мастера, выберите:

1)использование таблицы;

2)таблица: Группы;

3)кнопкой «>»выберите поля «Код группы», «Группа» и «Специ-

альность»; 4) установите требуемую ширину столбцов (опция «Скрыть ключе-

вой столбец» остается включенной);

86

5)подпись поля оставьте «Группа» и нажмите кнопку «Готово»;

6)на запрос о сохранении таблицы ответьте положительно.

При нормальном завершении мастера имя поля изменится на «Код группы» (оно будет фигурировать в запросах), а подпись поля будет «Группа» (так поле будет называться в режиме таблицы).

Перейдите в режим таблицы и введите 4–5 записей. Группа при этом выбирается из списка существующих групп. Закройте таблицу «Студенты».

4.2.2. Схема данных

Находясь в окне базы данных, нажмите кнопку «Схема данных». Выполните щелчок правой кнопкой мыши над связью полей «Код группы» в обеих таблицах и выберите пункт контекстного меню «Изменить связь». В окне изменения связи включите опцию «Обеспечение целостности данных». Тип отношения при этом будет «Один–ко–

многим».

Обеспечение целостности данных, когда каскадное удаление связанных записей не разрешено, не позволит удалить группу (запись, содержащую информацию о группе вместе с кодом группы), если имеется хотя бы один студент, у которого есть ссылка на эту группу. Если каскадное удаление записей разрешено, обеспечение целостности данных позволяет вместе с группой удалить и всех студентов, у которых указана ссылка на эту группу.

4.2.3. Формы

Формы позволяют оперативно отбирать и наглядно представлять данные для просмотра и редактирования. Покажем это на следующем примере.

Выберите вкладку «Формы», подайте команду «Создать». Выберите режим «Мастер форм» и таблицу «Группы». Выберите поля «Группа», «Специальность» и «Год набора» для вывода в форме. Выберите внешний вид «В один столбец», а требуемый стиль – по своему усмотрению.

Задайте имя формы «Группы», включите опцию «Изменить макет формы» и сохраните форму нажатием кнопки «Готово». Форма будет представлена в конструкторе. Измените форму. Перенесите поля ближе к правому краю и оформите их по своему усмотрению. С левого края формы добавьте список (опция «Мастера» должна быть включена).

87

Установите опцию «Поиск записи в форме на основании значения, которое содержит список».

Далее выберите первые два поля «Код группы» и «Группа» для отображения в списке. Оставьте опцию «Скрыть ключевой столбец» включенной и установите требуемую ширину столбца. Задайте подпись к списку, например «Группа». Завершите «Мастер форм» нажатием на кнопку «Готово» и оформите список по собственному усмотрению (положение, цвет, вид).

Проверьте работу формы (Вид – Режим формы). При выборе группы в списке в форме должна отображаться соответствующая запись (данные и номер записи).

Добавим к группе список студентов в группе. Зайдите снова в конструктор формы. Добавьте подчиненную форму. На вопрос мастера «Какие данные необходимо включить в подчиненную форму?» выберите ответ «Имеющиеся таблицы и запросы». Выберите таблицу «Студенты», кнопкой «>» выберите все поля, кроме поля «Код студента», для отображения в подчиненной форме. Выберите предложенную по умолчанию связь между формами по полям «Группа» и «Код группы».

Предложенное затем имя подчиненной формы можно сделать короче: не «подчиненная форма Студенты», а, например, так: «Группы – студенты».

Еще раз отобразите форму в режиме «Форма». Установите нужную ширину полей подчиненной формы. Вернитесь в конструктор, исправьте ширину подчиненной формы так, чтобы в нее входили все поля, исправьте при необходимости подпись подчиненной формы, расположение и оформление ее и других элементов формы. Сохраните, но не закрывайте форму.

4.2.4. Запросы

Теперь создадим запрос для отчета, который будет отбирать студентов группы, указанной в форме, и показывать их специальность. Перейдите в окно базы данных (меню «Окно», пункт «Студенты: база данных»). В окне базы данных выберите вкладку «Запросы». Подайте команду «Создать», в появившемся окне укажите «Конструктор».

Добавьте в запрос таблицу «Студенты» и таблицу «Группы» (в любое время вызвать диалоговое окно «Добавление таблицы» можно кнопкой «Отобразить таблицу» на панели инструментов). Связь между таблицами должна появиться автоматически.

88

Мышкой стащите в запрос поля «Шифр студента», «ФИО», «Группа» и «Специальность». Переместите туда же поле «Код группы» (из какой таблицы – особого значения не имеет, поскольку выводиться будут только совпадающие поля). Уберите у поля «Код группы» признак вывода на экран. Щелкните правой кнопкой мыши над строкой «Условие отбора» поля «Код группы». В контекстном меню выберите пункт «Построить».

В построителе выберите «Формы – Загруженные формы – Группы», «Список полей», «Код группы» и нажмите кнопку «Вставить». В окне построителя появится ссылка на поле формы «Группы»: Формы![Группы]![Код группы]. Здесь следует заметить, что имена элементов управления форм и отчетов заключаются в квадратные скобки. Если в имени нет пробелов, квадратные скобки можно не ставить.

Нажмите кнопку «Оk» для вставки ссылки в условие отбора. Выполните запрос нажатием на кнопку «!». Убедитесь, что на экране отображаются студенты той группы, которая является текущей в форме «Группы».

Сохраните запрос под именем «Студенты группы». Закройте запрос.

4.2.5.Отчеты

Вокне базы данных выберите вкладку «Отчеты». Подайте команду «Создать». В качестве режима создания выберите «Мастер отчетов».

Вкачестве источника данных выберите отчет «Студенты группы». Нажмите кнопку «Оk» для запуска мастера построения отчета.

Выберите все поля запроса для отображения в отчете.

Вид представления данных выберите «Группы». Это позволит вынести поля «Группа» и «Специальность» в заголовок группы, а под заголовком перечислить студентов и указать их шифры. Уровней группировки в данном случае добавлять нет необходимости.

Далее можно указать порядок сортировки (например, по полю «Шифр студента»).

Вид макета и стиль оформления выберите по своему усмотрению. Задайте имя отчета (например, «Список студентов»).

Оставьте опцию «Просмотреть отчет» включенной и нажмите кнопку «Готово». Просмотрите полученный отчет.

Как правило, отчеты, созданные с помощью мастера, требуют доработки, как минимум оформления. Поэтому зачастую быстрее создать отчет с помощью конструктора, чем доводить отчет после мастера.

89

Закройте отчет. Перейдите в форму «Группы» (меню «Окно», пункт «Группы»). Войдите в режим конструктора формы. Используйте элемент управления «Кнопка» на панели элементов управления и щелчком мыши укажите место расположения кнопки в форме. Опция «Мастера» должна быть включена.

Выберите из категории «Работа с отчетом» действие «Просмотр отчета». Выберите отчет «Список студентов». В поле «Текст» впишите строку «Список студентов», после чего выберите рисунок «Просмотр документа».

Впишите название кнопки «КнопкаСписокСтудентов». Такое имя позволит ориентироваться в процедурах обработки событий. Название кнопок имеет смысл делать без пробелов, так как в имени процедуры пробелы заменяются символом подчеркивания.

Завершите работу мастера нажатием кнопки «Готово». Измените расположение и размер кнопки по своему усмотрению. Добавьте рядом с кнопкой надпись «Список студентов». Откройте форму в режиме формы. Выполните переходы между записями о группах и после каждого перехода просматривайте список группы. Для каждой новой группы отчет должен содержать свой список студентов.

Практическое задание 39

Необходимо разработать структуру реляционной БД по самостоятельно выбранной тематике.

1.Разработайте структуру таблиц данных (как минимум три таблицы). При разработке таблиц назначьте названия и типы данных соответствующих полей (не менее пяти полей в каждой таблице).

2.Укажите связи между таблицами, назначив тип отношений. При необходимости добавьте связующие таблицы.

3.Разработайте формы для ввода данных в таблицы.

4.Заполните таблицы данными.

5.Разработайте и исполните запросы к БД (не менее трех).

6.Разработайте отчет, выбрав необходимые поля (не менее двух).

Контрольные вопросы

1.Системы управления базами данных. Назначение, возможности.

2.Базы данных. Назначение. Преимущества.

3.Понятие реляционной базы данных. Ее преимущества.

90