Информатика. MS Office. Учебное пособие

2.7. Создание формул

Формула является основным средством для анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные, а также объединять значения. Формулы подчиняются определенному синтаксису, в который входят знак равенства (=), вычисляемые элементы (операнды) и операторы. Операндами могут быть константы, ссылки или диапазоны ссылок, заголовки, имена или функции.

Применение операторов в формулах

Операторами обозначаются операции, которые следует выполнить над операндами формулы. В Microsoft Excel включено четыре вида операторов – арифметические, текстовые, а также операторы сравнения и адресные операторы.

Арифметические операторы используются для выполнения основных математических вычислений над числами. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число. Обозначаются следующими символами: + (сложение), – (вычитание или унарный минус), * (умножение), / (деление), % (процент), ^ (возведение в степень).

Операторы сравнения применяются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение «ИСТИНА» или «ЛОЖЬ». Обозначаются следующими символами: = (равно), > (больше), < (меньше), >= (больше или равно), <= (меньше или равно), <> (не равно).

Текстовый оператор & (амперсанд) используется для обозначения операции объединения последовательностей символов в единую последовательность. Например, результатом выполнения выражения «Электрический» & «привод» будет: «Электрический привод».

Адресные операторы объединяют диапазоны ячеек для осуществления вычислений. Обозначаются следующими символами:

: (оператор диапазона, который ссылается на все ячейки между границами диапазона включительно);

, (оператор объединения, который ссылается на объединение ячеек диапазонов);

пробел (оператор пересечения, который ссылается на общие ячейки диапазонов).

51

Порядок выполнения действий в формулах

Чтобы порядок вычислений проходил правильно, необходимо вычисления брать в круглые скобки, которые и будут определять приоритет действий.

2.8.Ссылки на ячейки

Вформулах могут быть ссылки на ячейки или на диапазоны ячеек текущего листа, листов той же книги или других книг, а также на имена или заголовки, представляющие ячейки или диапазоны ячеек.

Примеры использования ссылок:

СРЗНАЧ(С2:С6) – вычисление среднего значения содержимого ячеек с С2 по С6;

СУММ(D4;Лист2!D6:E6) – вычисление суммы содержимого ячейки D4 и диапазона ячеек с D6 по E6 на листе с именем Лист2;

СУММ(В1;[Книга1]Лист1!$D$4) – вычисление суммы содержимого ячейки В1 и ячейки D4 на листе Лист1 в книге Книга1.

В зависимости от поставленной задачи можно использовать либо относительные ссылки, которые указывают на ячейки относительно позиции формулы, либо абсолютные ссылки, указывающие всегда на одну и ту же ячейку.

При создании формулы ссылки обычно изменяются относительно расположения ячейки, содержащей формулу. В относительных ссылках хранится расстояние от ячейки с формулой до ячейки, на которую ссылаются.

Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, воспользуйтесь абсолютными ссылками. Например, если имеется формула, умножающая содержимое ячейки А5 на ячейку С1 (=А5×С1), то при копировании формулы в другую ячейку изменятся обе ссылки. Для создания абсолютной ссылки на ячейку С1 поставьте знак доллара ($) перед той частью, которая не должна изменяться. Чтобы создать абсолютную ссылку на ячейку С1, поместите знак доллара перед номером строки и номером столбца $С$1.

Кроме относительных и абсолютных ссылок бывают также и смешанные ссылки, когда изменяется только одна часть адреса ячейки, например:

$А10 – изменяется только номер строки, а столбец всегда постоянный;

52

А$10 – изменяется только буква столбца, а номер строки – постоянный.

Для изменения типа ссылки можно воспользоваться клавишей F4, предварительно выделив адрес нужной ячейки в формуле.

Ввод формулы

1.Выберите ячейку, в которую необходимо ввести формулу.

2.Введите знак равенства (=). Чтобы начать набор формулы с функции, нажмите кнопку «Изменить формулу» или «Вставка функции». При этом знак равенства вставляется автоматически.

3.Введите формулу. Если в формуле используются ссылки, выделите необходимые ячейки при вводе. Если используется внешняя ссылка, выберите лист, содержащий связываемые ячейки, и выделите их.

4.Нажмите клавишу ENTER.

2.9. Функции в Excel

Функции задаются с помощью формул, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке, называемом синтаксисом. Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин (ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивов, значений ошибок (#Н/Д) или ссылок. Необходимо следить за соответствием типов аргументов. Кроме того, аргументы могут быть как константами, так и формулами. Эти формулы, в свою очередь, могут содержать другие функции.

Написание функции начинается с указания имени функции, затем вводится открывающая скобка, указываются аргументы, отделяющиеся запятыми, а затем – закрывающая скобка. Вставлять функцию в формулу рекомендуется с помощью панели формул. В панели формул отображаются имя функции и ее аргументы, описание функции и аргументов, а также возвращаемое функцией и формулой значение.

Порядок вставки функции с помощью панели формул следующий.

1.Нажмите кнопку «Изменить формулу» в строке формул.

2.Нажмите кнопку со стрелкой, расположенную справа от поля «Функции».

3.Выберите функцию, вставляемую в формулу. Если функция отсутствует в списке, выберите пункт «Другие функции», после чего запустится мастер функций.

53

4.Введите аргументы. Для ввода в качестве аргументов значения ячейки удобно временно убрать с экрана диалоговое окно. Для этого нажмите кнопку, расположенную справа от поля, где вводится аргумент, выделите необходимые ячейки листа и нажмите на эту же кнопку или на клавишу ENTER.

5.Нажмите кнопку «Ok».

Категории функций Microsoft Excel

В Microsoft Excel используется более сотни функций, объединенных по следующим категориям.

Функции работы с базами данных можно использовать, если необходимо убедиться в том, что значения списка соответствуют условию. С их помощью, например, можно определить количество записей в таблице о продажах или извлечь те записи, в которых значение поля «Сумма» больше 1000, но меньше 2500.

Функции работы с датой и временем позволяют анализировать и работать со значениями даты и времени в формулах. Например, если требуется использовать в формуле текущую дату, воспользуйтесь функцией СЕГОДНЯ, возвращающей текущую дату по системным часам.

Инженерные функции служат для выполнения инженерного анализа. Это функции для работы с комплексными переменными, функции для преобразования чисел из одной системы счисления в другую (десятичную, шестнадцатеричную, восьмеричную, двоичную) и функции для преобразования величин из одной системы мер и весов в другую.

Финансовые функции осуществляют такие типичные финансовые расчеты, как вычисление суммы платежа по ссуде, объем периодической выплаты по вложению или ссуде, стоимость вложения или ссуды по завершении всех отложенных платежей и т. д.

Информационные функции предназначены для определения типа данных, хранимых в ячейке. Они проверяют выполнение какого-то условия и возвращают в зависимости от результата значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если в диапазоне функций имеется пустая ячейка, можно воспользоваться функцией СЧИТАТЬ ПУСТОТЫ.

Логические функции предназначены для проверки выполнения условия или нескольких условий. Так, функция ЕСЛИ позволяет определить, выполняется ли указанное условие, и возвращает одно значение, если условие истинно, а другое – если оно ложно.

Функции ссылки и автоподстановки осуществляют поиск в списках или таблицах. Например, для поиска значения в таблице используйте

54

функцию ВПР, а для поиска положения значения в списке – функцию

ПОИСКПОЗ.

Арифметические и тригонометрические функции позволяют производить простые и сложные математические вычисления, например: вычисление суммы диапазона ячеек; вычисление суммы ячеек диапазона, соответствующих указанному условию; округление чисел и прочее.

Статистические функции позволяют выполнять статистический анализ диапазонов данных. Например, можно провести прямую по группе значений, вычислить угол наклона и точку пересечения с осью ординат Y и пр.

Функции обработки текста позволяют производить действия над строками текста, например, изменить регистр или определить длину строки. Можно также объединить несколько строк в одну. Например, с помощью функций СЕГОДНЯ и ТЕКСТ можно создать сообщение, содержащее текущую дату, приведенную к виду «дд-мм-гг»: =»Отчет от » & ТЕКСТ(СЕГОДНЯ(); «дд-мм-гг»).

Ошибки в формулах

При появлении сообщения «Ошибка в формуле»:

–проверьте, одинаково ли количество открывающих и закрывающих скобок;

–проверьте правильность использования оператора диапазона при ссылке на группу ячеек;

–проверьте, все ли необходимые аргументы введены для функций;

–если первый символ в имени книги или листа не является буквой, необходимо заключить имя в одинарные кавычки;

–проверьте, в каждой ли внешней ссылке указаны имя книги и

полный путь к ней;

– не изменяйте формат чисел, введенных в формулы. Например, даже если в формулу необходимо ввести 1000 р., то введите число

1000.

Ошибка #####. Ошибка появляется, когда вводимое числовое значение или результат выполнения формулы не умещается в ячейке.

Ошибка #ДЕЛ/0! Ошибка появляется, когда в формуле делается попытка деления на ноль.

Ошибка #Н/Д. Значение ошибки #Н/Д является сокращением термина «Неопределенные Данные». Это значение помогает предотвратить использование ссылки на пустую ячейку. Ошибка может возникнуть, если не заданы один или несколько аргументов стандартной или пользовательской функции, а также задан недопустимый аргумент.

55

Ошибка #ИМЯ? Ошибка #ИМЯ? появляется, когда Excel не может распознать имя, используемое в формуле. Возможные причины:

–используемое имя было удалено или не было определено;

–имеется ошибка в написании имени;

–имеется ошибка в написании имени функции;

–в формулу введен текст, не заключенный в двойные кавычки;

–в ссылке на диапазон ячеек пропущен знак двоеточия (:). Ошибка #ПУСТО! Ошибка #ПУСТО! появляется, когда задано пе-

ресечение двух областей, которые в действительности не имеют общих ячеек.

Ошибка #ССЫЛКА! Ошибка #ССЫЛКА! появляется, когда используется недопустимая ссылка на ячейку.

Ошибка #ЗНАЧ! Ошибка #ЗНАЧ! появляется, когда используется недопустимый тип аргумента или операнда. Например, вместо числового или логического значения введен текст, и MS Excel не может преобразовать его к нужному типу данных.

Практическое задание 28

Цена единицы товара, включая НДС, составляет 12 500 р.; количество проданного товара – 27 шт.; ставка налога на добавленную стоимость – 20 %.

С помощью электронной таблицы MS Excel необходимо вычислить общую стоимость товара, итоговую сумму налога на добавленную стоимость (НДС) и стоимость всего товара без НДС.

Заполнить таблицу, начиная с ячейки А2. В столбце А – названия параметров, в столбце В – формулы для вычисления параметров, в столбце С – численные значения параметров. Для правильного отображения требуемой информации необходимо предварительно назначить каждой ячейке таблицы соответствующий формат.

56

Практическое задание 29

В таблице MS Excel подготовьте таблицу значений функции y x4.

1.Используя автозаполнение, введите значения аргумента от –3 до 3 с шагом 0,25 в ячейки строки 4, начиная с В4.

2.Выделите ячейку В5 и запустите Мастер функций.

3.В категории «Математические» выберите функцию СТЕПЕНЬ и нажмите кнопку «Ok».

4.В следующем окне диалога текстовый курсор установлен в поле ввода «Число». Вам нужно выделить ячейку, содержащую значение аргумента (ячейка В4). Если окно диалога загораживает вашу таблицу, сверните его. Затем установите курсор в поле ввода «Степень» и введите показатель степени. Нажмите кнопку «Ok».

5.Распространите формулу вправо.

6.Оформите таблицу: сделайте обрамление, задайте заголовок таблицы, подпишите однородные данные.

Практическое задание 30

С помощью таблицы MS Excel необходимо произвести обработку данных метеостанции за три года. Для этого выполните следующие действия.

1.Подготовьте лист с именем «Осадки» и внесите данные из приведенной ниже таблицы.

2.Получите итоговые данные по годам: максимальное значение осадков, минимальное значение осадков, среднемесячные осадки, суммарное количество.

3.Получите итоговые данные за три года: максимальное значение осадков, минимальное значение осадков, среднемесячные осадки, суммарное количество.

4.Оформите таблицу: сделайте обрамление, задайте заголовок таблицы, подпишите однородные данные.

Количество осадков (в мм)

57

Окончание таблицы

Количество осадков (в мм)

Практическое задание 31

Необходимо построить график функции в MS Excel.

1. Воспользовавшись Мастером функций, составьте таблицу значе-

ний функции у x2 для значений аргумента от 0 до 3 с шагом 0,5.

Для заполнения ряда абсцисс примените маркер заполнения. Подберите ширину столбцов.

2.Введите формулу и вычислите значения функции.

3.Выделите только значения функции (у), в противном случае у вас получатся два графика (по данным первой строки – график линейной функции, по данным второй строки – график квадратичной функции).

4.Запустите Мастер диаграмм и выберите тип диаграммы – график.

5.Постройте график, следуя указаниям Мастера диаграмм.

6.Щелчком вне области диаграммы перейдите в режим таблицы.

Кисходной таблице добавьте новый ряд данных для значений функ-

ции z х3.

7.Добавьте второй график на построенную ранее диаграмму.

8.Оформите результаты.

58

Практическое задание 32

Необходимо построить графики функции двух переменных в соответствии с заданным вариантом.

1.Введите в таблицу данные аргументов функции, используя автозаполнение, основанное на смежных ячейках.

2.В первой ячейке для значений функции наберите расчетную формулу, используя встроенные функции MS Excel. Расставьте правильно относительную и абсолютную адресацию.

3.Скопируйте формулу во все ячейки диапазона значений функции.

4.Вызвав мастер диаграмм, постройте графики заданной функции (варианты 1–4) или график поверхности (варианты 5, 6).

5.Подпишите название таблицы, диаграммы и название осей на диаграмме, заполните легенду.

Практическое задание 33

На предприятии работники имеют следующие оклады: начальник отдела – 35 000 р., инженер 1 кат. – 28 600 р., инженер – 26 870 р., тех-

ник – 18 150 р., лаборант – 12 240 р.

59

Предприятие имеет два филиала: в средней полосе России и в условиях Крайнего Севера. Все работники получают надбавку 10 % от оклада за вредный характер работы и 25 % от оклада ежемесячной премии. Со всех работников удерживают 13 % подоходного налога, 3 % – профсоюзный взнос и 1 % – в Пенсионный фонд.

Работники филиала, расположенного в средней полосе России, получают 15 % районного коэффициента. Работники филиала, расположенного в районе Крайнего Севера, имеют 70 % районного коэффициента и 50 % северной надбавки от начислений.

Расчет заработной платы и начислений по каждой позиции должен быть произведен для каждого филиала в отдельности. Результатом должны быть две таблицы. Требуется:

а) при помощи электронной таблицы рассчитать по каждой позиции суммы к получению каждой категории работников, проценты надбавок и вычетов вынести в отдельные строки, в формулах правильно использовать абсолютную и относительную адресацию;

б) построить диаграмму, отражающую отношение итоговой зарплаты для всех сотрудников обоих филиалов;

в) построить диаграмму, отражающую отношение надбавок за место проживания для всех сотрудников обоих филиалов.

2.10.Работа с диаграммами

ВMicrosoft Excel имеется возможность графического представления данных в виде диаграмм. Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются каждый раз, когда изменяются данные на листе.

Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек, а также данные сводной таблицы.

Примеры типов диаграмм

Гистограмма показывает изменение данных за определенный период времени и иллюстрирует соотношение отдельных значений данных. Категории располагаются по горизонтали, а значения – по вертикали. Таким образом, уделяется большее внимание изменениям во времени.

В трехмерной гистограмме сравнение данных производится по двум осям. Например, трехмерная диаграмма позволяет сравнить объ-

60