Инвентаризация материальных ценностей. Учебное пособие

ВВЕДЕНИЕ

В первую очередь, инвентаризация – это элемент метода бухгалтерского учета. Она призвана подтвердить учетные данные об имуществе и обязательствах организации. Инвентаризация не просто количественный учет ценностей, на сегодняшний день эту процедуру необходимо рассматривать более широко. Инвентаризация – это определенная последовательность действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств компании с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности, а также сохранности материальных ценностей.

Понимание о необходимости проведения инвентаризации возникает на определенном этапе развития любой компании. При этом имеются обязательные случаи проведения инвентаризации. Со временем из формальной процедуры она перерастает в очевидно необходимое действие на предприятии.

Проведение инвентаризации позволяет выявить виновных лиц, причины неэффективных действий и случаи нарушения законодательства. По итогам инвентаризации определяется количественное и суммовое выражение неэффективных действий, нарушений, принимаются решения о мерах дисциплинарного воздействия, возможности передачи дел в следственные органы.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском и налоговом учете организации также имеет свои особенности. Кроме процедурного, учетного и документального аспектов инвентаризации, необходимо обратить внимание на возможный конфликт в отношениях «работодатель-сотрудник», связанный с тем, что любое расхождение фактических данных от учетных повлечет за собой выяснение ситуации. Таким образом, инвентаризация – это комплексное мероприятие, в котором задействованы и бухгалтерский учет, и налогообложение, и трудовые и личностные отношения сотрудников предприятия.

В данном учебном пособии представлены теоретические основы проведения инвентаризации материальных ценностей в компании. Именно при проверке материальных ценностей особо актуальны как документальное оформление, так и соблюдение всех этапов процесса, при этом важно учесть различия результатов инвентаризации в бухгалтерском и налоговом учете.

Учитывая исключительное значение правильного документального оформления проведения инвентаризации, в пособии размещены образцы заполнения унифицированных форм на сквозном примере инвентаризации перед составлением годовой отчетности предприятия.

4

I. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

1. Инвентаризация как метод бухгалтерского учета (понятие, виды, необходимость)

Инвентаризация – процедура бухгалтерского учета, в ходе проведения которого осуществляется:

проверка фактического наличия имущества и сверка полученных данных с учетной информацией;

проверка состояния, условий хранения и / или эксплуатации имущества;

документальное подтверждение имущества и финансовых обязательств;

проверка правильности оценки имущества;

проверка состояния и ведения складского хозяйства.

Проверке подлежит все имущество организации, финансовые обязательства

иденежные средства. Также проверяется имущество, принадлежащее организации, но находящееся за его пределами (переданное на ответственное хранение; сданное в аренду; материалы, переданные в переработку) и имущество, находящееся на предприятии, но ему не принадлежащее (находится на ответственном хранении; арендуемое имущество; материалы; принятые в переработку).

Виды инвентаризации

По обязательности проведения

1. Обязательная.

Проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации:

когда имущество передается в аренду, выкупается или продается;

при реорганизации или ликвидации организации;

при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (немедленно по факту выявления таких случаев);

если произошло стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями (сразу же по окончании пожара или стихийного бедствия);

5

в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

При коллективной или бригадной материальной ответственности инвентаризацию необходимо проводить в следующих случаях:

при смене руководителя коллектива или бригадира;

при выбытии из коллектива или бригады более 50 % работников;

по требованию одного или нескольких членов коллектива или бригады. 2. Инициативная.

Проводится по решению руководителя.

По периодичности

1. Плановая.

Проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки, которые, как правило, определяются в учетной политике.

2. Внеплановая. Проводится:

по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества;

по требованию следственных и контрольных органов, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством.

По степени охвата

1. Полная.

Инвентаризации подвергаются все объекты имущества и обязательств. 2. Частичная.

Проверке подлежит один или несколько видов имущества и обязательств.

По методу проведения

1. Натуральная.

Состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и тому подобное.

2. Документальная.

Состоит в проверке документального подтверждения наличия и движения объектов, правильности их оценки.

Важность инвентаризации объясняется тем, что даже если учетные данные полностью соответствуют содержанию первичных учетных документов, это не всегда означает, что при документировании фактов хозяйственной деятельности и их отражении в учете в бухгалтерском учете не было допущено

6

нарушений. Фактически имеющееся у организации имущество (активы) может не соответствовать данным бухгалтерского учета в силу ряда причин:

материальные ценности могут быть подвергнуты естественным природным воздействиям, вследствие чего их количество и стоимость может существенно уменьшиться (естественная убыль);

возможны прямые злоупотребления при учете (хищения, обвесы и т. д.);

возможны ошибки в учетных записях, в том числе при приемке ценно-

стей и т. д.; Инвентаризация призвана обеспечить достоверное и полное отражение

информации об активах и обязательствах организации, данный метод учета выполняет контрольную функцию бухгалтерского учета.

2. Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

Комиссия готовит и обеспечивает проведение инвентаризации, инструктирует членов рабочих инвентаризационных комиссий, проводит контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период. Также она проверяет правильность определения результатов инвентаризаций. При необходимости (например, при выявлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) комиссия проводит (по поручению руководителя предприятия) повторные сплошные инвентаризации и вносит предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ).

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, специалисты, обладающие необходимой квалификацией для проведения анализа правильности оценки имущества и финансовых обязательств организации. В нее также могут входить представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при про-

7

ведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

3. Инвентаризация в учетной политике

Согласно п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» в рамках учетной политики подлежит утверждению порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.

Порядок проведения инвентаризаций регламентируется следующими нормативными актами:

1)Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (до 2013 года);

2)Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н;

3)Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 №49;

4)Методическими указаниями по учету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н.

Нет необходимости дублировать в учетной политике требования вышеупомянутых нормативных документов. По общему правилу в учетной политике надо отражать только те вопросы, в отношении которых нормативными актами предусмотрена возможность выбора из нескольких вариантов, либо вообще не регламентированы процедуры учета.

Порядок проведения инвентаризации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике.

Это приложение включает в себя:

график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций (в том числе обязательных) в отчетном году,

даты проведения плановых инвентаризаций,

перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации,

состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии с указанием должностей.

Дополнительно к учетной политике могут быть разработаны внутренние

документы, содержащие:

1)правила с подробным описанием действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния имущества предприятия;

8

2)порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий;

3)формы первичных документов для оформления результатов инвентаризации.

4. Этапы проведения инвентаризации

Результаты инвентаризации будут признаны действительными только в том случае, если соблюдена процедура ее проведения. Как правило, любая инвентаризация состоит из следующих этапов:

1)подготовительные мероприятия;

2)опись имущества;

3)сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета;

4)отражение результатов инвентаризации в учете.

Подготовительные мероприятия

Издается приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (ИНВ-23). В приказе должны быть указаны содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания.

До начала инвентаризации необходимо произвести соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и вывести остатки на день инвентаризации. Комиссия должна получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «дата», которое служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, приходуют после даты инвентаризации.

9

Материально ответственные лица дают расписки, в которых указывают, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Впоследствии может выясниться, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных с движением ценностей, денежных средств и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию и, следовательно, не учтена при расчете остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств по данным бухгалтерского учета. В этом случае от виновных лиц должны быть взяты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверена подлинность представленных документов. Документы, с приложенными к ним объяснительными записками, приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании ее результатов на общих основаниях.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, при плановых инвентаризациях – заблаговременно. ТМЦ должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, чтобы было удобно подсчитать их количество.

Опись имущества

На втором этапе члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Если материалы и товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании товарных накладных. При этом обязательно выборочно проверяется часть этих ценностей. Вес (или объем) навалочных материалов определяется по данным обмера с помощью технических расчетов. Когда инвентаризуется большое количество весовых товаров, один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо раздельно ведут ведомости отвесов. В конце рабочего дня (или по окончании взвешивания) данные этих ведомостей вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к результатам проверки.

Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

10