Инвентаризация материальных ценностей. Учебное пособие

Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится вописьпод наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и так далее.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и так далее, одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Кроме того, возможны ситуации, когда при приеме к учету актива он неверно квалифицирован. Основные средства могут принять к учету в качестве материалов. В этом случае необходимо сделать корректирующие записи в бухгалтерском учете.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и тому подобное), инвентаризуются до момента временного их выбытия, т. е. заранее.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и тому подобное).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (ИНВ-18) предназначена для выявления излишков и недостач основных средств как принадлежащих организации, так и арендованных или полученных на ответственное хранение.

31

9. Инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

Осуществляя инвентаризацию ТМЦ, нужно, с одной стороны, сличить их количество в натуре с данными аналитического и синтетического учета на счетах учета материальных ценностей и забалансовых счетах, а с другой стороны – подтвердить правильность их оценки.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Нельзя допускать во время инвентаризации беспорядочного перехода от одного товара к другому. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

На складах товарно-материальные ценности должны быть размещены ма- териально-ответственными лицами в порядке, предусмотренном планомкартой, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, маркам, размерам. В местах хранения каждого вида ценностей должен быть вывешен ярлык, содержащий все данные, подлежащие занесению в инвентаризационную опись,

вчастности:

–цена;

–сорт;

–марка;

–мерность;

–класс;

–другие признаки, определяющие цену.

Инвентаризации подлежат также товары, которые еще не отгружены потребителям, но подготовлены к отправке согласно выписанным товарнотранспортным накладным и переданы для комплектования из секции хранения в секцию выдачи товаров.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарноматериальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

Инвентаризационная опись ТМЦ (ИНВ-3) составляется в процессе проведения инвентаризации. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов, о чем делается соответствующая пометка в инвентаризационной описи. При инвента-

32

ризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно: одну ведет один из членов инвентаризационной комиссии, а другую – материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог заносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к инвентаризационной описи.

На складах и базах нецелесообразно перевешивать или пересчитывать те или иные товары, находящиеся в неповрежденной упаковке поставщиков, допускается внесение в описи данных об этих товарах по спецификации или маркировке, имеющейся на таре. При этом рабочая инвентаризационная комиссия обязательно проводит выборочную проверку части указанных ценностей

внатуре, делая об этом соответствующую отметку (оговорку) в инвентаризационной описи, за исключением тех товаров, которые при распаковке могут подвергнуться порче, либо если распаковка приведет к понижению качества товаров. Выборочная проверка проводится по усмотрению комиссии.

Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия ценностей.

Если фактически наличествующие товарно-материальные ценности взвешены, обмерены или подсчитаны комиссией за один прием, то установленное таким путем количество имеющихся ценностей записывается комиссией

винвентаризационную опись.

Когда товарно-материальные ценности взвешиваются, обмериваются или подсчитываются в несколько приемов (отвесов, обмеров, подсчетов), то есть когда данные о фактическом наличии не представляется возможным записать сразу в инвентаризационную опись, рабочая инвентаризационная комиссия записывает эти данные в инвентаризационный ярлык (ИНВ-2). Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения. Данные инвентаризационного ярлыка используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахожде-

33

ния и материально-ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. Товары заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых реквизитов (артикула, сорта и другое). Наименования проверяемых товаров, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Один экземпляр описи передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй – остается у материально-ответственного лица.

Выявленные при инвентаризации расхождения (излишки или недостачи) оформляются составлением сличительных ведомостей (ИНВ-19) и соответствующими учетными записями.

На товары, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки), бухгалтер составляет отдельные сличительные ведомости.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Такие ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению – члена комиссии.

Как правило, в организациях с постоянным движением ТМЦ, инвентаризацию проводят в выходные дни либо прекращаются все операции по складу в этот период.

34

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально-ответственных лиц (в пути, товары, отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей отгруженных (счет 45) заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующем счете бухгалтерского учета. В акты инвентаризации ТМЦ отгруженных (ИНВ-4) по каждой отдельной отгрузке вносятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки

иномер расчетного документа.

Вактах инвентаризации расчетов за ТМЦ, находящиеся в пути (ИНВ-6), т. е. пока не поступившие на склады, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в отдельные инвентаризационные описи ТМЦ на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

Вописях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Инвентарь, находящийся в эксплуатации, инвентаризируется по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи рабочий инвентарь заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

При проверке наличия инвентаря, выданного в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведо- мостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

35

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются; составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Кроме проверки фактического наличия и состояния материальнопроизводственных запасов, при проведении инвентаризации осуществляется также анализ обоснованности оценки активов, по которым они числятся в учете.

Одновременно с фактической проверкой ТМЦ в натуре проверяется состояние и ведение складского хозяйства. А также проверяется правильность организации хранения и размещения товаров, при этом имеется в виду разнообразие физико-химических свойств многих товаров, например:

скоропортящиеся (продукты полеводства, садоводства, огородничества, животноводства, птицеводства и другие);

легко воспринимающие влагу (соль, сахар и другие);

легко воспринимающие посторонние запахи (чай, сахар, мука, крупа

и другие);

обладающие специфическими запахами (рыба, табак и другие);

убывающие в весе (овощи, бахчевые, мясные и другие);

легковоспламеняющиеся и другие.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на от-

ветственное хранение, составляется инвентаризационная опись по форме ИНВ-5, записи в которую производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре. Опись составляется в двух экземплярах.

10. Инвентаризация денежных средств и бланков строгой отчетности

До начала инвентаризации кассы от каждого материально ответственного лица, отвечающего за сохранность денежных средств, берется расписка о том, что все расходные и приходные документы на денежные средства он сдал в бухгалтерию организации и оприходовал все денежные средства, поступившие в кассу, а выданные – списал в расход.

Основными документами, которые необходимо изучить при инвентаризации кассы, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые

36

ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных (расчетноплатежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.

При проверке кассовой книги необходимо установить соблюдение следующих требований:

правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью. При ведении кассовой книги в электронном виде листы кассовой книги подшиваются за период, устанавливаемый организацией в учетной политике (в любом случае не реже одного раза в год).

Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, членам инвентаризационной комиссии следует применять метод взаимного контроля. При этом методе сравниваются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Эти суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 «Касса» и в оборотной ведомости (журнале-ордере № 1). В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости проверяют непосредственно в банке.

Проверку оприходования наличных денег, полученных из банка, следует проводить не только по корешкам чеков, но также и по выпискам банка. Если на них имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении сумм остатков следует получить в банке выписку из расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии с данными выписки.

Списание денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом также следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, погашены ли они штампом «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений.

Кроме перечисленного, в ходе инвентаризации кассы необходимо проконтролировать:

установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;

есть ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;

37

правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;

своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы. Следует также проверить, заключен ли договор с кассиром о полной ма-

териальной ответственности и оснащено ли помещение кассы необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя организации.

Акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15) предназначен для документального оформления проверки.

Инвентаризация денежных средств в пути (счет № 57) осуществляется путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, по данным бухгалтерии организации с данными выписок банков.

К бланкам строгой отчетности, приравненным к кассовым чекам, относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы

идругие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случае оказания услуг населению.

Учет бланков по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге по учету бланков. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации или индивидуальным предпринимателем, а также скреплены печатью (штампом).

Сработником, которому поручается получение, хранение и выдача бланков, а также прием от населения наличных денежных средств согласно оформленным бланкам, заключается договор о полной материальной ответственности, также создаются условия, обеспечивающие сохранность бланков. Передача бланков ответственному работнику производится комиссией, которая проверяет соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т. п.),

исоставляет акт приемки бланков.

Инвентаризация бланков осуществляется одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств и кассовых документов. При осуществлении контроля надлежащего использования бланков проверяется:

38

наличие на обложках (наклеенных на книжках листах) использованных квитанционных книжек (других сброшюрованных бланков) печати организации и подпись главного бухгалтера (бухгалтера);

сохранность копий бланков (корешков);

отсутствие подчисток и исправлений;

соответствие сумм, указанных в копиях (корешках), суммам, отраженным

введомостях и реестрах, сдаваемых в бухгалтерию, или в кассовых отчетах. Испорченные или неправильно заполненные бланки не уничтожаются,

аперечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных (и с использованием платежных карт) денежных средств, хранятся в организации или у индивиду-

ального предпринимателя в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании установленного срока хранения, но обязательно после истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета, копии использованных бланков (корешков) уничтожаются на основании акта об их списании, составленного комиссией, образованной руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки.

39

II. ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

Задача № 1. В ноябре текущего года в ходе проведения инвентаризации обнаружилось, что приобретенный в мае прошлого года сервер, стоимостью 49000 рублей (в том числе НДС 18 %) не был принят на учет в бухгалтерии, но эксплуатировался с момента приобретения.

Использование сервера для управленческих нужд фактически означает его ввод в эксплуатацию, поэтому по результатам инвентаризации необходимо его поставить на учет и начислить амортизацию за весь срок его использования.

Для начисления амортизации в бухгалтерском и налоговом учете установлен срок полезного использования – 37 месяцев. Амортизация начисляется линейным методом.

Задание

1.Отразить сервер в бухгалтерском учете и принять его в состав основных средств.

2.Начислить амортизацию с начала фактической эксплуатации.

3.Определить, как эти операции повлияют на данные налогового учета? По каким налогам требуется предоставление уточненных налоговых деклараций?

Задача № 2. В организации угнан автомобиль первоначальной стоимостью 300 000 рублей. Сумма начисленной амортизации – 50 000 рублей. Автомобиль не найден. Имеется постановление следственных органов, в котором сообщается, что виновники угона не установлены и уголовное дело прекращено.

Задание

1.Отразить операции по списанию автомобиля с учета.

2.Какие мероприятия должны быть проведены на предприятии при установлении кражи автомобиля?

3.Основные средства (автомобиль в задаче) закрепляется за ответственными работниками. В каких случаях виновным может быть признан работник, какова ответственность руководства организации?

Задача № 3. В ходе плановой инвентаризации выяснилось, что на балансе компании числится автомашина, которая долгое время не эксплуатируется по причине полного физического износа и невозможности восстановления.

Стоимость автомашины, по которой она числится в учете по счету 01 «Основные средства», – 150 000 рублей. Автомашина полностью амортизирована.

40