Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении. Учебное пособие

сированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа

592.2.2 Организация работы с документамиОрганизация документооборотарганизация,храненияработыииспользованиядокуме тамидокументов: вте-

кущей деятельности учреждения

60Движение документов в организациисмоментадокументооборотихсозданияили: получениядозавершенияисполнения или отправления

61Количество документов, поступившихобъемв организациюдокументооборотаи созданных: ею за определенный период

но-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

Приложение

63

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

И АРХИВНОГО ДЕЛА (ВНИИДАД)

3.4.1.Номенклатура3.4. НОМЕНКЛАТУРАдел представляетДЕЛ собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

3.4.3.Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве,

ав архиве организации используется для учета дел временного (до10летвключительно)хранения.

3.4.4.Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

3.4.5.Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации,конкретизированныесучетомееспецифики­ .

Приложение

64 Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примернойноменклатуройдел,переносятсявиндивидуальнуюноменклатуру дел без изменений.

3.4.6. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив,подписываетсяруководителемслужбыилилицом,ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждениемнережеодногоразав5лет.Вслучаекоренногоизменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

Присоставленииноменклатурыделследуетруководствоватьсяуставомилиположениемоборганизации,положениямиоееструктурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов суказанием сроков иххранения,типовымиипримерныминоменклатурамидел.

3.4.10. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся витоговой записи номенклатуры дел организации, вобязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка суказаниемдолжностилица,сделавшегоотметку,ирасшифровки егоподписи.

Приложение

65

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

«СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ.

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ»

ISO 15489-1-2001

(ИЗВЛЕЧЕНИЯ)

ном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом

вокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

7.2. Характеристики документа

Документ должен7.2.1.объективноОбщие положенияотражать то, что сообщено или решено, или предпринято действие. Документ должен отвечать потребностямделовойдеятельности, к которойонотносится, и использоваться в целях отчетности.

Электронныйдокументдолженсодержатьилипостоянно быть связан с метаданными, отражающими операции, совершаемыесдокументомвпроцесседеловойдеятельности.Приэтом: a) структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами должны оставаться не-

изменными, не искаженными метаданными;

b) в метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники); c)вметаданныходокументедолжныбытьпредставлены связи между отдельными документами, составляющими в сово-

купности единый комплекс документов.

Принципы политики, процедуры и практика управления документами должны обеспечивать создание подлинных доку- ментов,обладающиххарактеристиками,указаннымив7.2.2–7.2.5.

Приложение

68

Документ является7.2.2.аутентичнымА тентичность, если он: a) соответствует установленным правилам;

на это;b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным c) был создан или отправлен в то время, которое обозна-

чено в документе.

Чтобы обеспечивать аутентичность документов, организации должны внедрять и документально фиксировать принципы политики и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, хранением и отбором (изъятием) документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания).

Достоверным 7является.2.3. Достдокументверность, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов икоторому можно доверятьвпоследующихоперацияхиливпоследующейдеятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операцииилиситуации,ккоторымониотносятся,лицами,достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемымивделовойдеятельностиприпроведенииданнойоперации.

Целостность документа7.2.4. Целостностьопределяется его полнотой и неизменностью.

Необходимо,чтобыдокументбылзащищенотнесанкционированногоизменения.Политикаипроцедурыуправлениядокументами должны указывать, какие дополнения или изменениямогутбытьпримененыкдокументупослеегосоздания,при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут быть разрешены и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные изменения, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать.

Приложение

69

Пригодным7.2.5. Пригодностьдля использованиядля спользованияявляется документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись.Должнабытьпредоставленавозможностьидентифицироватьдокументвширокомконтекстеделовойдеятельности и функций. Связи между документами, фиксирующие последовательность действий, должны быть сохранены.

Для заметок

70