Управление проектами от А до Я

Таблица 2.3. Пример описания коммерческого проекта

НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА/

Запуск нового продукта

НОМЕР

ЗАЧЕМ вам нужен этот проект?

— Чтобы добиться 25%-ного увеличения выручки и увеличить свою долю рынка.

ЧТО вы получите в результате выполнения проекта?

—Новый продукт, соответствующий нашей продуктовой линейке, который будет продаваться в объемах, достаточных для удовлетворения спроса перед Рождеством.

—Наши магазины и продавцы будут готовы к реализации нового продукта.

—Мы сможем оказывать послепродажную поддержку.

Получите ли вы (нужно ли получить) еще какието результаты?

— Да, поскольку мы впервые выпускаем новый продукт, мы задокументируем все этапы выполнения проекта, чтобы ускорить выпуск подобных продуктов в будущем.

Какие задачи специально выведены за рамки проекта?

— Мы не планируем использовать рекламные материалы, так как считаем, что прекрасно стимулировать продажи будут отзывы потребителей.

Есть ли в проекте какие-то упущения, не совпадает ли он в чем-то с другими проектами, возможен ли пересмотр рамок проекта?

—Мы переоборудуем магазины в Лондоне, после чего запустим маркетинговую кампанию, которая отчасти будет связана с новым продуктом. Необходимо, чтобы продукт можно было нормально разместить на новых полках, которые сейчас монтируются.

—Помимо переоборудования магазинов будет проведена переподготовка персонала. Это позволит проинформировать их о новом продукте.

42 УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ ОТ А ДО Я

Окончание табл. 2.3

НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА/

Запуск нового продукта

НОМЕР

Из каких предположений (если они есть) вы исходите?

—Проведенное полгода назад исследование рынка дает полное представление о его возможностях.

—Новый продукт увеличит общую выручку и не приведет к уменьшению продаж существующих товаров.

—Увеличение объема продаж позволит нам снизить издержки на производство единицы продукции.

Возможно ли появление серьезных проблем?

— Данная технология ранее не использовалась для производства потребительских товаров. Она довольно дорогостоящая. Мы уверены, что ее использование окупится, но для этого необходимо снизить производственные издержки на единицу продукции минимум на 15%.

Существуют ли какие-то особые условия, диктуемые заказчиком или обстоятельствами?

— В идеале продукт должен быть запущен к 6 ноября, чтобы мы успели доставить его в магазины перед Рождеством.

Таблица 2.4. Пример описания коммерческого проекта

НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА/

Проект переоборудования офиса

НОМЕР

ЗАЧЕМ вам нужен этот проект?

— Чтобы обеспечить рабочие места для 100 сотрудников нынешнего представительства на Логан-роуд, иметь возможность освободить нынешний офис к 1 декабря и отказаться от аренды здания.

ЧТО вы получите в результате выполнения проекта?

— Полностью оснащенный новый офис на 100 человек (столы, компьютеры, телефоны, шкафы для одежды и т. п.).

Получите ли вы (нужно ли получить) еще какието результаты?

— Нет.

Какие задачи специально выведены за рамки проекта?

—Аренда нового здания и ведение переговоров с его владельцами.

—Ремонт офиса. (В нем недавно красили стены, и этого вполне достаточно.)

—Мы не несем ответственность за переезд персонала в новый офис.

Есть ли в проекте какие-то упущения, не совпадает ли он в чем-то с другими проектами, возможен ли пересмотр рамок проекта?

— После выполнения нашего проекта состоится переезд, при этом будет решаться вопрос с распределением телефонных номеров. Мы должны только установить телефонные аппараты и подключить их к внутренней АТС.

44 УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ ОТ А ДО Я

Окончание табл. 2.4

НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА/

Проект переоборудования офиса

НОМЕР

Из каких предположений (если они есть) вы исходите?

—Мы сумеем выполнить проект в поставленные сроки.

—Существующая АТС обладает достаточной мощностью и функциональностью, чтобы удовлетворить наши потребности.

—Купленные нами телефонные аппараты могут быть использованы и в новом здании.

—Вместительности имеющихся шкафов достаточно, так что новых шкафов приобретать не требуется.

—У нас есть разрешение владельца здания на проведение запланированных работ.

Возможно ли появление серьезных проблем?

— В новом офисе мало розеток, так что потребуется несколько изменить проводку.

Существуют ли какие-то особые условия, диктуемые заказчиком или обстоятельствами?

— Проект следует выполнить так, чтобы освободить старое здание к 1 декабря; его стоимость не должна превышать 400 тыс. ф. ст., в ином случае он нерентабелен.

46 УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ ОТ А ДО Я

действий, и спешить тут не стоит. Описание должно быть тщательно продумано. Если какие-то детали не ясны, стоит продумать их еще раз. Если вы начнете проект, не доведя описание «до ума», есть риск совершить ошибку в ходе работы. Это все равно, что приступать к строительству дома без детального чертежа здания. При отсутствии четкого описания проекта небольшие ошибки вначале могут превратиться в серьезные промахи к моменту окончания работ. Так что беритесь за дело как следует!

Как менеджер проекта, вы работаете на заказчика. Ваша задача — начать проект и делать то, что вы считаете нужным, чтобы поскорее завершить его. Тем не менее важно все время задаваться вопросом — насколько принимаемые вами решения и ваши действия оптимальны с точки зрения заказчика. Если вы не уверены, спросите его!

Если вы управляете проектом в чьих-то интересах, составить описание проекта сложнее. Зачастую люди высказывают свои пожелания весьма нечетко. Поэтому лучше составить первую версию описания проекта и обсудить ее с заказчиком. Постарайтесь объяснить заказчику последствия каждого решения. В этом вам могут помочь следующие вопросы (в приложении к обсуждаемым проектам):

•Действительно ли вы хотите покрасить гостиную в сиреневый цвет? Уверены ли вы, что это поможет вам подороже продать дом?

•Вы уверены, что хотите продавать продукт только в Лондоне — разве это не скажется отрицательно на общем объеме продаж?

•Вы хотите, чтобы я снял офис, исходя из существующей численности персонала, но в будущем не станет ли он для вас маловат. Может быть, стоит учесть рост фирмы при аренде офиса?

Впрочем, не забывайте, что ваша работа — выполнение проекта. Если заказчик знает, чего хочет, и у него было достаточно времени оценить последствия своих решений, не стоит его переубеждать.

К сожалению, заказчики часто меняют свои решения и пожелания уже в ходе проекта (подробнее об этом речь пойдет в четвертой главе в разделе об управлении изменениями). Более того, они могут посчитать, что вы не выполнили требования, поставленные изначально. Застраховаться от этого можно, заранее согласовав с заказчиком описание проекта. Кстати, подпись под описанием заставит его более серьезно относиться к своим решениям. Опыт подсказывает, что люди ответственнее и внимательнее относятся к тому, что они подписали.

Если у вас несколько заказчиков, согласование описания может стать непростой задачей. По мнению маркетолога, например, новый продукт «должен быть высшего качества, чтобы соответствовать нашему бренду». Менеджер по продажам считает, что «для выхода на нужные нам объемы продаж требуется чтото дешевое и нетривиальное». Разница в подходах к проекту, как видите, принципиальная. Вы думали, что просто выполните проект, а вам, оказывается, уготована роль третейского судьи! Менеджерам проектов нередко приходится принимать участие в выработке соглашений. Лучший способ добиться согласия — устроить встречу с участием всех заказчиков. Постарайтесь рассмотреть все пункты этого документа, обсудите их, добейтесь согласия всех сторон — и попросите всех подписать проект. Возможно, процедура согласования потребует много времени, но, поверьте, оно будет потрачено не зря.

48 УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ ОТ А ДО Я

Главное, что нужно запомнить

•Правильная последовательность действий такова: сначала разберитесь, зачем вы что-то делаете, затем определите, что именно вы делаете.

•Хороший проект начинается с определения его результата.

•Недостаточно продумать все нюансы проекта, нужно записать все это на бумаге. Так вы сделаете ваш проект более ясным.

•Для успешной разработки описания проекта информация должна быть точной, определенной, полной, краткой и не допускающей различных толкований.

•Выясните, за что вы несете ответственность: только за результаты проекта или за достижение его целей. Чаще всего менеджер проекта отвечает только за выполнение объема работ. Это более простая задача.

•Если у вашего проекта есть заказчик, удостоверьтесь, что он правильно понимает, какую задачу поставил и все последствия своих решений. Описание проекта должно быть им подписано.

ЛИТЕРАТУРА

•Копия формы описания проекта (табл. 2.1) доступна на сайте: http://www.pearson-books.com.

•Если вы хотите получить более подробную информацию, рекомендую вам ознакомиться со второй главой моей книги The Project Manager: Mastering the Art of Delivery (Financial Times Prentice Hall, 2005).

ЧТО ДЕЛАТЬ СЕЙЧАС

•Лучше всего учиться на практике, так что распечатайте копию формы описания проекта (табл. 2.1) и начните заполнять ее.

•При этом продумайте:

•Насколько подробно следует описывать проект?

•С кем вы намерены сотрудничать при разработке описания проекта?

•Как обеспечить согласие всех сторон, а также соблюдение договоренностей?

Итогом вашей работы должен стать документ, разъясняющий содержание проекта и убеждающий заказчика в том, что вы понимаете его потребности.

•Если у вас возникают сложности с составлением описания, попрактикуйтесь, обдумывая ка- кую-нибудь задачу, не имеющую отношения к вашей работе. Возможно, вы планируете сделать ремонт, отметить свой юбилей или открыть собственное дело. Попробуйте для начала составить описание своего проекта.