Управление проектами от А до Я
.pdfТаблица 4.2. Реестр проблем
|
РЕЕСТР ПРОБЛЕМ ПРОЕКТА |
Название проекта: |
Проект переоборудования офиса |
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Дата последнего обновления: |
|
8 июля |
|
|
|
|
||
|
|
Описание |
Дата выяв- |
|
Ответствен- |
|
Срок ре- |
Срок полу- |
|
|
№ |
Влияние на проект |
Меры по устранению |
чения ин- |
О/З |
|
|||||
проблемы |
ления |
ный |
шения |
|
||||||
|
|
|
|
формации |
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 |
|
Есть разно- |
31 мая |
Пока не будет достиг- |
Майк |
Провести встречу с |
17 июня |
Нет |
З |
|
|
|
гласия по |
|
нуто соглашение, мы |
|
участием заинтересован- |
|
|
|
|
|
|
поводу того, |
|
не сможем заказать |
|
ных сторон и принять |
|
|
|
|
|
|
какое про- |
|
нужное ПО, что за- |
|
решение |
|
|
|
.4ГЛАВА |
|
|
ставить на |
|
держит выполнение |
|
|
|
|
|
|
|
|
граммное |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
обеспечение |
|
проекта |
|
|
|
|
|
|
|
|
компьютеры |
|
|
|
|
|
|
|
ВЫПОЛНЕНИЕ |
2 |
|
офису, а так |
31 мая |
риск, что работы за- |
Дэйв |
время. |
14 июня |
журство |
З |
|
|
Есть всего |
Если у всех участни- |
Назначить кого-то из |
Уточнить, |
|
|||||
|
|
два набора |
|
ков проекта не будет |
|
членов команды дежур- |
|
кто будет |
|
|
|
|
ключей к |
|
доступа к офису, есть |
|
ным по офису в рабочее |
|
нести де- |
|
|
|
|
как часть их |
|
стопорятся |
|
Немедленно начать из- |
|
|
|
ПРОЕКТА |
|
|
с секретом, |
|
|
|
готовление дополнитель- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
быстро |
|
|
|
ных ключей для каждого |
|
|
|
|
|
|
изготовить |
|
|
|
из членов команды |
|
|
|
|
|
|
их копии не- |
|
|
|
|
|
|
|
131 |
|
|
возможно |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Продолжение табл. 4.2
|
РЕЕСТР ПРОБЛЕМ ПРОЕКТА |
Название проекта: |
Проект переоборудования офиса |
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Дата последнего обновления: |
|
8 июля |
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Описание |
Дата выяв- |
|
Ответствен- |
|
Срок ре- |
Срок полу- |
|
|
№ |
Влияние на проект |
Меры по устранению |
чения ин- |
О/З |
||||||
проблемы |
ления |
ный |
шения |
|||||||
|
|
|
|
формации |
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
Жена Майка |
10 июня |
Без Майка мы не |
Менеджер |
Привлечь внешнего |
4 июля |
27 июня |
З |
|
|
|
заболела, |
|
можем работать над |
проекта |
специалиста по ИТ для |
|
Встретить- |
|
|
|
|
и он берет |
|
задачей 4, что за- |
|
выполнения работ в от- |
|
ся с кан- |
|
|
|
|
отпуск на |
|
держит завершение |
|
сутствие Майка |
|
дидатами |
|
|
|
|
несколько |
|
проекта |
|
|
|
и выбрать |
|
|
|
|
дней для |
|
|
|
|
|
одного из |
|
|
|
|
ухода за де- |
|
|
|
|
|
них |
|
|
|
|
тьми |
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
|
Сломался |
16 июня |
Невозможно вы- |
Менеджер |
Срочно вызвать бригаду |
20 июня |
19 июня |
З |
|
|
|
лифт, из-за |
|
полнять работы по |
проекта |
ремонтников. |
|
Подтвер- |
|
|
|
|
этого не- |
|
задаче 3, есть риск |
|
Предложить им повы- |
|
дить вы- |
|
|
|
|
возможно |
|
отстать от плана |
|
шенную оплату, если |
|
полнение |
|
|
|
|
доставить |
|
|
|
исправят неполадку за |
|
ремонта |
|
|
|
|
мебель на |
|
|
|
вечер. |
|
|
|
|
|
|
3-й этаж |
|
|
|
Пока же нанять 3–4 груз- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
чиков для переноски |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
столов |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Я ДО А ОТ ПРОЕКТАМИ УПРАВЛЕНИЕ 132
Продолжение табл. 4.2
|
РЕЕСТР ПРОБЛЕМ ПРОЕКТА |
Название проекта: |
Проект переоборудования офиса |
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Дата последнего обновления: |
|
8 июля |
|
|
|
|
||
|
|
Описание |
Дата выяв- |
|
Ответствен- |
|
Срок ре- |
Срок полу- |
|
|
№ |
Влияние на проект |
Меры по устранению |
чения ин- |
О/З |
|
|||||
проблемы |
ления |
ный |
шения |
|
||||||
|
|
|
|
формации |
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
|
Стоимость |
21 июня |
Столы стоят не |
Дэйв |
Попытаться: |
27 июня |
Столы |
З |
|
|
|
столов |
|
300 ф. ст. за штуку, |
|
• договориться с постав- |
|
заказаны |
|
|
|
|
выше, чем |
|
как рассчитывали, |
|
щиком о скидке; |
|
по более |
|
|
|
|
ожидалось |
|
а 400 ф. ст., что тре- |
|
• найти другого постав- |
|
высокой |
|
.4ГЛАВА |
|
|
|
|
10 тыс. ф. ст. В бюджет |
|
Если проблему решить |
|
цене |
|
|
|
|
|
|
бует дополнительных |
|
щика (хотя, похоже, это |
|
|
|
|
|
|
|
|
расходов в размере |
|
маловероятно). |
|
|
|
|
|
|
|
|
заложен достаточный |
|
нельзя, заказать столы |
|
|
|
ВЫПОЛНЕНИЕ |
|
|
|
|
резерв, так что, если |
|
по предлагаемой цене, |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
проблему не удастся |
|
так как задача входит |
|
|
|
|
|
|
|
|
решить, придется его |
|
в критический путь |
|
|
|
|
|
|
|
|
использовать |
|
|
|
|
|
|
6 |
|
Ковровые |
5 июля |
Из-за нехватки ков- |
Дэйв |
Уложить покрытия там, |
21 июля |
14 июля |
О |
ПРОЕКТА |
|
|
покрытия |
|
рового покрытия мы |
|
где можно, и начать уста- |
|
Дэйв |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
доставлены, |
|
не можем завершить |
|
навливать столы. Срочно |
|
должен |
|
|
|
|
но не хвата- |
|
переоборудование |
|
потребовать доставить |
|
сообщить |
|
|
|
|
ет 150 кв. м |
|
кабинетов на верхнем |
|
остатки и заморозить |
|
менеджеру |
|
133 |
|
|
|
|
этаже |
|
все платежи поставщику, |
|
проекта о |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
пока это не будет сделано |
|
ситуации |
|
|
Окончание табл. 4.2
|
РЕЕСТР ПРОБЛЕМ ПРОЕКТА |
Название проекта: |
Проект переоборудования офиса |
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Дата последнего обновления: |
|
8 июля |
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Описание |
Дата выяв- |
|
Ответствен- |
|
Срок ре- |
Срок полу- |
|
|
№ |
Влияние на проект |
Меры по устранению |
чения ин- |
О/З |
||||||
проблемы |
ления |
ный |
шения |
|||||||
|
|
|
|
формации |
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7 |
|
Не хватает |
6 июля |
Мы не сможем уста- |
Дэйв |
Сделать запрос подряд- |
1 августа |
13 июля |
О |
|
|
|
телефонного |
|
новить все 100 теле- |
|
чику по поводу укладки |
(или воз- |
Получить |
|
|
|
|
кабеля для |
|
фонов по плану |
|
недостающего кабеля и |
никнет |
ответ от |
|
|
|
|
установки |
|
|
|
начать работу |
задержка |
подряд- |
|
|
|
|
100 телефо- |
|
|
|
|
с установ- |
чика |
|
|
|
|
нов |
|
|
|
|
кой теле- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
фонов) |
|
|
|
8 |
|
В первой |
8 июля |
Чтобы обеспечить |
Майк |
Принять первую партию |
29 июля |
22 июля |
О |
|
|
|
партии |
|
персонал техникой, |
|
из 90 штук. Остальные |
|
Отчет |
|
|
|
|
поставщик |
|
нам нужно 100 ПК, |
|
10 понадобятся не ранее |
|
о ситуации |
|
|
|
|
может за- |
|
а значит, 10 сотруд- |
|
конца июля — получить |
|
с заказом |
|
|
|
|
везти только |
|
ников останутся без |
|
соответствующие обяза- |
|
|
|
|
|
|
90 компью- |
|
машин |
|
тельства от поставщика. |
|
|
|
|
|
|
теров |
|
|
|
При необходимости мы |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
можем совместить рабо- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ты по задачам 4.5 и 4.6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
и начать установку тех |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
машин, что уже есть |
|
|
|
|
Я ДО А ОТ ПРОЕКТАМИ УПРАВЛЕНИЕ 134
ГЛАВА 4. ВЫПОЛНЕНИЕ ПРОЕКТА 135
Помните, ваша задача — управлять проектом, а не делать самому всю работу, если только вы не являетесь единственным исполнителем проекта.
Шаг 4.6. Выявляйте риски и управляйте ими
Приступая к проекту, продумайте, насколько велика возможность возникновения нежелательных событий, и определите приоритетность риска, учитывая серьезность последствий и вероятность наступления таких событий. Прежде всего оцените предположения, которые вы сделали в описании проекта, с позиции риска.
При ведении крупных проектов можно обсудить возможность появления рисков с командой в рамках стартовой встречи. По результатам обсуждения составьте первый вариант реестра риска и в ходе выполнения проекта продолжайте его обновлять. Вам должны сообщать обо всех новых рисках, которые были выявлены. Обсуждайте с командой появление новых рисков в ходе еженедельных рабочих совещаний.
Каждый новый риск следует заносить в реестр, в который должны быть включены следующие сведения:
•описание риска;
•вероятность его наступления;
•серьезность последствий;
•общая приоритетность;
•ответственный за управление риском;
•меры по устранению/снижению риска;
•сроки завершения необходимых операций;
•текущий статус данного риска.
Пример реестра рисков приведен в табл. 4.3. Работами, предложенными в реестре рисков, сле-
дует управлять так же, как и остальными задачами в рамках проекта. В ходе еженедельных рабочих совещаний обязательно проверяйте, все ли необходимые операции выполнены.
Таблица 4.3. Реестр рисков
|
РЕЕСТР РИСКОВ ПРОЕКТА |
|
|
|
Название проекта: |
Проект переоборудования офиса |
||||
|
Дата последнего обновления: |
|
|
18 июля |
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ве- |
Серьез- |
При- |
|
|
|
|
|
|
|
|
ность |
Ответ- |
|
|
Срок выпол- |
|
|||
№ |
Риск |
роят- |
оритет- |
Предлагаемые меры |
|
Текущий статус |
||||
послед- |
ственный |
|
нения |
|||||||
|
|
ность |
ность |
|
|
|
||||
|
|
ствий |
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
1 |
Нет опыта планиро- |
С (2) |
С (2) |
4 |
Менеджер |
Увеличить резерв, чтобы |
Никаких |
Включается |
||
|
вания и реализации |
|
|
|
|
проекта |
снизить вероятность на- |
|
специаль- |
в отчет о ходе |
|
подобного проекта, |
|
|
|
|
|
ступления нежелательного |
ных мер — |
выполнения |
|
|
соответственно есть |
|
|
|
|
|
события |
|
управлять |
|
|
риск занизить сроки |
|
|
|
|
|
|
|
как частью |
|
|
и бюджет |
|
|
|
|
|
|
|
проекта |
|
2 |
Выполнение проекта |
Н (1) |
В (3) |
3 |
Менеджер |
При достаточном резерве |
|
Заседание, |
Открыт и по- |
|
|
выходит за сроки, в |
|
|
|
|
проекта |
вероятность данного собы- |
где будет |
прежнему ос- |
|
|
которые нужно ос- |
|
|
|
|
|
тия невелика. Однако нужно |
принято |
тается риском. |
|
|
вободить нынешний |
|
|
|
|
|
следить за ситуацией. Если |
решение, |
Попытаться |
|
|
офис, а новые поме- |
|
|
|
|
|
уведомить владельца за два |
намечено |
устранить |
|
|
щения не готовы. |
|
|
|
|
|
месяца о необходимости про- |
на 22 июля |
на этой неделе |
|
|
Мы должны выехать |
|
|
|
|
|
длить срок аренды, он пойдет |
|
и решить, стоит |
|
|
из офиса 1 октября |
|
|
|
|
|
навстречу и продлит срок |
|
|
ли продлевать |
|
|
|
|
|
|
|
аренды еще на месяц (хотя |
|
аренду |
|
|
|
|
|
|
|
|
цена аренды будет выше, чем |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
сейчас). Решение о том, нуж- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
но ли нам это, необходимо |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
принять к 1 августа |
|
|
|
Я ДО А ОТ ПРОЕКТАМИ УПРАВЛЕНИЕ 136
Продолжение табл. 4,3
|
РЕЕСТР РИСКОВ ПРОЕКТА |
|
|
|
Название проекта: |
Проект переоборудования офиса |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
Дата последнего обновления: |
|
|
18 июля |
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
Ве- |
Серьез- |
При- |
|
|
|
|
||
|
|
ность |
Ответ- |
|
Срок выпол- |
|
||||
№ |
Риск |
роят- |
оритет- |
Предлагаемые меры |
Текущий статус |
|||||
послед- |
ственный |
нения |
||||||||
|
|
ность |
ность |
|
|
|||||
|
|
ствий |
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
3 Новый офис рас- |
С (2) |
В (3) |
6 |
Дэйв |
Провести полный осмотр |
3 июня |
Закрыт |
|
положен в старом |
|
|
|
|
офиса до завершения со- |
|
|
|
здании и какое-то |
|
|
|
|
ставления плана и утверж- |
|
|
|
время был не занят. |
|
|
|
|
дения сроков выполнения |
|
|
ГЛАВА |
Мы исходили из |
|
|
|
|
проекта |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
того, что там нет |
|
|
|
|
|
|
|
.4 |
проблем, требующих |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ВЫПОЛНЕНИЕ |
|
решения |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 Изначально счита- |
С |
В |
6 |
Адам |
Протестировать имеющую- |
Нужно |
Открыт — тести- |
|
лось, что имеюща- |
|
|
|
|
ся АТС и проверить вместе |
решить |
рование долж- |
|
яся АТС обладает |
|
|
|
|
с поставщиком на совмес- |
до 29 июля |
но пройти на |
|
достаточной мощ- |
|
|
|
|
тимость с приобретаемыми |
|
этой неделе. |
ПРОЕКТА |
ностью и функцио- |
|
|
|
|
проекта для апгрейда АТС |
|
готовлен запрос |
|
|
|
|
|
телефонами. Рассмотреть |
|
На случай необ- |
|
|
нальностью |
|
|
|
|
возможность изменения |
|
ходимости при- |
|
|
|
|
|
|
|
|
на изменение |
|
|
|
|
|
|
|
|
конфигурации |
137 |
|
|
|
|
|
|
|
АТС |
Продолжение табл. 4,3
|
РЕЕСТР РИСКОВ ПРОЕКТА |
|
|
|
Название проекта: |
Проект переоборудования офиса |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Дата последнего обновления: |
|
|
18 июля |
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ве- |
Серьез- |
При- |
|
|
|
|
|
|
|
|
ность |
Ответ- |
|
|
Срок выпол- |
|
|||
№ |
Риск |
роят- |
оритет- |
Предлагаемые меры |
|
Текущий статус |
||||
послед- |
ственный |
|
нения |
|||||||
|
|
ность |
ность |
|
|
|
||||
|
|
ствий |
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
5 |
Нам нужно отклю- |
Н |
С |
2 |
Подряд- |
Отслеживать ситуацию |
|
|
Открыт |
|
|
чить электричество |
|
|
|
|
чик |
|
|
|
|
|
на несколько часов, |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
для чего требуется |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
согласие всех ос- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
тальных арендато- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ров здания. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Возможны трудно- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
сти с его получением |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6 |
Есть опасение, что |
Н |
Н |
1 |
Дэйв |
Ничего предпринимать |
|
|
Закрыт |
|
|
персоналу не понра- |
|
|
|
|
|
не нужно |
|
|
|
|
вятся новые столы, |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
что испортит их от- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ношение к переезду |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7 |
Телефоны, которые |
Н |
В |
3 |
Адам |
Проверить их на месте |
|
|
Закрыт |
|
|
мы купили, возмож- |
|
|
|
|
|
и убедиться, что все рабо- |
|
|
|
|
но, не смогут рабо- |
|
|
|
|
|
тает |
|
|
|
|
тать в новом здании |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Я ДО А ОТ ПРОЕКТАМИ УПРАВЛЕНИЕ 138
Окончание табл. 4,3
|
РЕЕСТР РИСКОВ ПРОЕКТА |
|
|
|
Название проекта: |
Проект переоборудования офиса |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Дата последнего обновления: |
|
|
18 июля |
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ве- |
Серьез- |
При- |
|
|
|
|
|
|
|
|
ность |
Ответ- |
|
|
Срок выпол- |
|
|||
№ |
Риск |
роят- |
оритет- |
Предлагаемые меры |
|
Текущий статус |
||||
послед- |
ственный |
|
нения |
|||||||
|
|
ность |
ность |
|
|
|
||||
|
|
ствий |
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
8 |
Существующих |
Н |
Н |
1 |
Дэйв |
Ничего не делать — считает- |
|
Вести монито- |
||
|
шкафов может не |
|
|
|
|
|
ся, что имеющихся шкафов |
|
ринг |
|
|
хватить. Установка |
|
|
|
|
|
хватит. В случае возникно- |
|
|
|
|
новых не планиру- |
|
|
|
|
|
вения проблемы место для |
|
|
|
|
ется |
|
|
|
|
|
новых шкафов есть |
|
|
|
9 |
У нас нет разреше- |
Н |
В |
3 |
Менеджер |
Решить проблему и полу- |
|
Закрыт |
||
|
ния владельца зда- |
|
|
|
|
проекта |
чить документы с необхо- |
|
|
|
|
ния на проведение |
|
|
|
|
|
димыми разрешениями |
|
|
|
|
запланированных |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
работ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Примечание.
Уровень риска: В — высокий, Н — низкий, С — средний.
ПРОЕКТА ВЫПОЛНЕНИЕ .4 ГЛАВА
139
140 УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ ОТ А ДО Я
Шаг 4.7. Управляйте изменениями
Обычно по мере выполнения проекта уточняется его конечная цель. Не исключено, что в ходе выполнения проекта изменятся цели заказчика и он захочет получить совсем иные результаты. Однако, если не контролировать изменения, неизвестно, что будет в итоге. Проект может завершиться не в срок или вообще провалиться. Если же изменения вносить постоянно, есть шанс никогда его не завершить. Чтобы этого не произошло, изменениями следует управлять.
С этой целью составляют документ, называемый формой регистрации изменений. И каждый раз, когда планируется ввести какое-то изменение в проект, информацию о нем вы вносите в этот документ, указывая, в частности:
•описание предлагаемого изменения;
•причину изменения;
•сроки принятия изменения, позволяющие осуществить его;
•влияние на проект — изменится ли продолжительность или стоимость проекта, качество или риск;
•рекомендуемые действия в сложившейся ситуации;
•текущий статус изменения: рассматривается, принято (т. е. согласовано и включено в план) или отклонено (т. е. проект продолжится без изменений);
•согласие заказчика на внесение изменения.
Пример заполненной формы приведен в табл. 4.4. Во время встречи с заказчиком вам следует обсудить предлагаемое изменение и его влияние на проект. Только заказчик вправе решить, принять или отклонить это изменение. Если же изменение принято, нужно объявить об этом другим членам команды про-
екта и обновить соответственно план и бюджет.
В крупных проектах, особенно при большом количестве изменений, желательно еще вести реестр изменений. Пример такого реестра приведен в табл. 4.5.