Вопрос 9

Среда организации

Среда– это совокупность объективных условий, в которых осуществляется деятельность фирмы. Различают внутреннюю и внешнюю среду предприятия.  Теория менеджмента рассматривает фирмы как системы двух основных типов: закрытую и открытую. Закрытая система условно предполагает относительную независимость от окружающей фирму внешней среды. Такая система обычно характерна: для начального этапа развития рыночных отношений, при незначительной роли государства в их регулировании, при общем невысоком уровне развития экономики в стране.  Рост конкурентной борьбы между товаропроизводителями, устойчивое превышение объемов предлагаемых к реализации товаров и услуг по сравнению со спросом на них, активная роль государства в развитии рыночных отношений, ряд других факторов, образно говоря, приводят к «раскрытию» замкнутой системы.  Таким образом, всякая зависимая от внешней среды организация является открытой системой. Влияние различных факторов внешней среды оказывает все большее воздействие на предпринимательскую деятельность. Все факторы внешней среды можно условно разделить на две основные группы: прямого и косвенного воздействия (рис. 2.2).

Среда прямого воздействия

Потребители- это один из основных для любого предприятия факторов, так как именно они определяют, какую продукцию производить и по какой цене ее можно продать. Потребители (юридические и физические лица) являются фактором, отражающим многообразие внешней среды.Поставщики материальных, трудовых и финансовых ресурсов.В России своевременное обеспечение предприятий ресурсами является актуальной проблемой. Особенно остро стоят вопросы обеспечения предприятий финансами и качественными трудовыми ресурсами.Конкуренты.Наряду с потребителями это важнейший фактор, определяющий стратегию, цели и задачи предприятия. Даже успешный сбыт продукции не может в ряде случаев спасти предприятие от краха из-за жесткой позиции конкурентов.Законы и государственные органы.Формируют нормативную базу создания и функционирования предприятий, фискальную политику. Менеджерам необходимо различать и учитывать действие законов на уровне как федеральных, так и местных властей.

Рис. 2.2.

Профсоюзы.Профсоюзные организации могут оказывать радикальное влияние на деятельность не только отдельного предприятия, но и целой отрасли. История профсоюзного движения знает немало примеров успешного решения вопросов сокращения рабочего дня, повышения заработной платы, улучшения условий труда и др. Забастовки, организованные профсоюзами, например, могут привести к полной остановке производства. Поэтому данный фактор с полным правом необходимо относить к группе факторов прямого воздействия внешней среды.

4. Среда косвенного воздействия

Данная среда, оказывает побочное воздействие на предприятие, однако, в ряде случаев последствия такого воздействия гораздо существенней, чем влияние среды прямого воздействия. Кроме того, влияние среды косвенного воздействия сложнее и многообразнее. Состояние экономики. Включает уровень цен и тарифов, инфляции, платежноспособный спрос, банковскую политику, курс национальной валюты и другие показатели.  Научно-технический прогресс.Данный фактор характеризует уровень развития науки и техники. В развитых странах компании пользуются плодами научно-технического прогресса (спутниковая связь, компьютеры и т.д.). Высокий уровень научно-технического прогресса вынуждает производственные фирмы разрабатывать и внедрять новые технологии.Политика.Этот фактор оказывает существенное воздействие на бизнес, особенно в динамично развивающихся и нестабильных странах и регионах. В России фактор политической стабильности - важнейшее условие деятельности предпринимателей как отечественных, так и зарубежных.Социальные факторы.Это традиции, принятые в той или иной стране, в том числе по отношению к женщине, людям разного цвета кожи, молодежи, людям преклонного возраста. В некоторых странах широкое распространение получил патернализм, оказывающий существенное влияние на формирование социальной политики в государстве.Международные события.Международный бизнес намного сложнее, чем бизнес внутри страны. Здесь оказывает влияние и система законодательства, и таможенная и налоговая политика, трудовые ресурсы, валюта и т.д. Формы реализации международного бизнеса могут быть самыми различными: экспорт (импорт), совместные предприятия, лицензирование, прямые вложения финансовых средств в экономику страны.  Взаимосвязь факторов внешней среды очевидна. Например, изменение законодательной системы может оказать влияние на уровень конкуренции, ухудшение политической обстановки может лишить предприятие источника дешевого сырья или рабочей силы и т.д.  Степень одновременного воздействия тех или иных факторов внешней среды на компанию называетсясложностью внешней среды.Внешняя среда постоянно меняется.  Скорость изменения внешней среды называетсяподвижностью среды.Для разных компаний даже в условиях одной страны подвижность среды может быть различна. Это связано с характером деятельности предприятия на том или ином рынке. Зависимость фирмы от количества информации, которой она располагает, характеризует неопределенность внешней среды.

Или

В настоящее время менеджерам необходимо учитывать действие факторов, находящихся вне организаций, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, потребителей. Менеджер должен уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию, подбирать методы и способы реагирования на внешние воздействия. Организации вынуждены приспосабливаться к среде, чтобы выжить и сохранить эффективность. Выделяют следующие основные характеристики внешней среды:

• взаимосвязанность факторов внешней среды — уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Изменение какого-либо фактора окружения может обуславливать изменение других;

• сложность внешней среды — число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора;

• подвижность среды — скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. В высокоподвижной среде организация или подразделение должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения;

• неопределенность внешней среды — соотношение между количеством информации о среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности этой информации. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на деятельность организации. К ним относят поставщиков, акционеров, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, профсоюзы, потребителей и конкурентов. Под средой косвенного воздействия понимают факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на организацию, но сказываются на ее функционировании. Речь идет о таких факторах, как состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах.

10.Основные свойства внешней среды

К основным свойствам внешней среды относятся объемность, сложность, подвижность, неопределенность и коммуникабельность (рис. 4.5).

142

Рис. 4.5. Основные свойства элементов внешней среды

Объемностьопределяется числом элементов внешней среды, которые в первую очередь должна учитывать компания при разработке и реализации управленческих решений. Принято выделять три уровня объемности: большая, средняя и малая. Большой объемности соответствуют 7 10 учитываемых в первую очередь элементов, средней объемности - 4 6 элементов и малой объемности - 1 З элемента.

Сложностьопределяется трудозатратами материальных и интеллектуальных ресурсов на обработку требуемого количества элементов внешней среды. Выделяют три уровня сложности: высокая, средняя и низкая. Уровень сложности - величина субъективная для каждой организации. Повышение профессионализма персонала и ресурсного содержания снижает уровень сложности элементов внешней среды для их обработки.

Подвижность(П) внешней среды определяется скоростью искусственного или естественного изменения или обновления значений параметров ее элементов.

П=К/Т,

где К- количество измененных или обновленных значений параметров,

Т- календарное время изменений или обновлений (месяц, год, 10 лет).

Например, в 1998 г. в РФ имелась большая подвижность ставок налогообложения юридических лиц.

Неопределенностьхарактеризуется неполнотой или неточностью информации о текущем и перспективном состоянии элементов внешней среды, например, информации о времени принятия новых законов и их содержании. Неопределенность связана прежде всего с возможностью возникновения в ходе реализации проекта компании неблагоприятных для нее ситуаций и последствий.

Коммуникабельностьхарактеризуется уровнем отношений между компанией и внешней средой. Различают три уровня

143

коммуникабельности: полное взаимодействие, преимущественное взаимодействие и преимущественное противодействие.

11.

Понятие зависимости, закономерности и закона. Организационные законы.

В процессе функционирования организаций возникает большое количество самых разнообразных устойчивых и неустойчивых связей. В подавляющем большинстве эти связи подчинены социальным законам и закономерностям.   Зависимость – основа формирования закона, показывающая связь между входным воздействием и результатом его преобразования. Зависимости делятся на объективные (формируется независимо от воли и сознания людей) и субъективные (вырабатываются руководителем или специалистами для реализации каких-либо целей). Зависимости могут быть кратковременными и долговременными.   Также зависимости можно разделить на моральные (связаны с соблюдением в обществе норм поведения) и аморальные (связаны с обычаями, которые нарушают международные права человека);  на общие и частные; детерминированные и вероятностные.   Зависимости определяют практически все решения и поступки  человека. Разновидностью зависимости является закон.   Закон — это зависимость, обладающая одной из следующих характеристик:    - закреплена законодательно (в различных нормативно-правовых актах);    - является  общепринятой  нормой  для  большой  группы  людей  и  организаций (нормы Библии, Корана, Талмуда и т.д.);    - признается  авторитетными  учеными (синергия,  пропорциональность  и композиция и т.д.).   Любой закон (закономерность) имеет механизм действия и механизм использования. Механизм действия — это формирование зависимости выходных параметров от входных, определение допустимой инерционности, запаздывания и порога реагирования. Механизм использования понимается  как набор правил и норм для реализующего механизм действия работника с  указанием перечня его прав и ответственности.   Применительно к социальным организациям под законом понимается устойчивая, объективная связь явлений или событий, присущая достаточно большому количеству организаций и обладающая неизбежной повторяемостью в сходных условиях. Социальные законы определяют отношения между людьми и группами и проявляются в процессе их деятельности. В соответствии с социальными законами складываются отношения между организациями и людьми, работающими в этих организациях.    Выделяют следующие виды законов:   - Законы строения организаций: целостности, пропорциональности и композиции, иерархичности.   - Законы функционирования и развития организаций: необходимого разнообразия, самоорганизации, самосохранения, синергии, информированности-упорядоченности, развития.   - Законы, регламентирующие функционирование социальных организаций: социальной гармонии, оптимальной загрузки, эффективного восприятия и осмысления, установки, устойчивости и доходчивости информации и др.   Законы организации по А.А. Беляеву и Э.М. Короткову:   1. Общие (основные) – действуют во всех материальных системах.   - Закон синергии. 1.  Потенциал  и возможности организации как единого целого превышают сумму потенциала и возможностей ее отдельных элементов, что обусловлено их взаимной поддержкой и дополнением 2. Совокупность   элементов организована, если ее потенциал больше суммы потенциалов включенных в нее элементов по отдельности. 3. Сумма свойств (потенциалов, энергии, качеств) организованного целого превышает «арифметическую» сумму свойств, имеющихся у каждого из входящих в состав целого элементов в отдельности.   - Закон самосохранения. 1. Каждая материальная система стремится сохранить себя  (выжить)  и использует для достижения этого весь свой потенциал (ресурс) 2. Срок жизни организации ограничен временем, в течение которого она располагает энергией для воспроизводства и замещения выбывающих элементов и для поддержания связей между всеми образующими ее элементами 3. Любая организация, равно как и ее отдельный элемент, стремится сохранить себя как целое, что требует соблюдения ряда условий (например, недопущение серьезных потрясений, конфликтов, изменения границ, рангов ключевых фигур, экономию и рациональное использование ресурсов, расширение сферы деятельности и т. п.)   - Закон развития. 1. Развитие – это необратимое, направленное, закономерное изменение производства, бизнеса и менеджмента организации. 2. Каждая материальная система стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.   - Закон информированности-упорядоченности. 1. В организации не может быть больше порядка, чем у ее членов имеется информации о реальном положении вещей, позволяющей им принимать осмысленные решения. 2. Чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем большая вероятность ее устойчивого функционирования.  Следствие  закона:  «Информированность работника после достижения критического уровня переходит в компетентность» 3.  Степень  организованности может быть выше тогда, когда имеется новая (дополнительная) информация и когда эта информация использована.   - Закон единства анализа и синтеза. 1. Дополнение внутриорганизационных процессов  и функций противоположно направленными позволяет одновременно использовать их выгоды и существенно увеличить общий организационный потенциал (разделение дополняется объединением, специализация — универсализацией,  дифференциация  -  интеграцией и наоборот). 2. Декомпозиция и агрегирование организации производится с реальной пользой в целом для организации. 3. Каждая материальная система (живой организм,   социальная  организация)  стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования за счет постоянного изменения своей структуры или функций.   - Закон пропорциональности-композиции. 1. Сохранение пропорциональности между организацией и ее элементами при любых возможных изменениях, что позволяет в максимальной степени реализовывать их возможности. 2. Совокупность элементов организованна, если между каждым входящим в нее видом элементов, между самими элементами и между характеристиками элементов существуют определенные количественные соотношения. 3. Каждая система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы, находящиеся в заданной пропорции. 4. Функционирование всех без исключения организационных элементов в той или иной степени подчиняется общей цели, а индивидуальные цели каждого из них представляют собой ее конкретизацию и являются по отношению к ней подцелями. 5. Совокупность элементов организованна, если включает только необходимые,  и  при этом все необходимые элементы. 6. Конечное множество элементов, объединенных динамическими и статическими отношениями в систему, обеспечивает с необходимостью и достаточностью достижение общей цели и предназначение организации.   2. Частные – действуют в какой-либо организации.   - Закон непрерывности и ритмичности в движении производственных фондов.   - Закон соответствия разнообразия управляющей подсистемы разнообразию управляемой подсистемы – разнообразие поведения управляемого объекта может быть уменьшено за счёт соответствующего увеличения форм воздействия.   - Закон приоритета целого над частью – во взаимодействии системы и подсистемведущей стороной является целое, которое влияет на части, при этом целое и часть едины и не существуют друг без друга.   - Закон учёта потребностей (индивидуальных, групповых, организационных и общественных).   - Закон состоятельности кадров управления – каждая социально-экономическая система должна иметь чёткий механизм оценки и отбора управленческих кадров в соответствии с их реальными способностями.   - Закон дифференциации и универсализации функций – в организациях действуют противоположные процессы: специализация функций и их универсализация.   3. Специфические – действуют в конкретных ситуациях.   - Закон своеобразия – для каждой организации существует наилучшая специфика и только ей присущая структура производства и управления.   - Закон эффективного восприятия и запоминания информации – эти процессы реализуются наиболее эффективно, если наиболее приближены к мышлению работника.   - Закон социальной гармонии – в каждой организации развитие социальной сферы увеличивает производительность труда за счёт повышения эмоционального уровня работников и активации их трудовой деятельности.   - Закон социальной нагрузки – для каждого работника существует объём оптимально загрузки работ, при котором в полной мере могут раскрыться его возможности и способности.   - Закон доходчивости информации – доходчивость сообщений для работника будет выше при одновременном использовании нескольких форм её подачи.   - Закон эффективного осмысления – это возможно при наличии у работника большого объёма знаний или информации по данной теме.   - Закон установки – любой работник наиболее полно воспринимает ту информацию, на которую он настроился и к которой приготовился.   - Закон устойчивости информации – первая информация, поступившая о событии работнику наиболее устойчива, чем повторная.

17.

Системный подход - это подход, при котором любая система (явление, процесс, какой-либо объект) рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов (компонентов), имеющая выход (цель), вход (ресурсы), связь с внешней средой, обратную связь. Это наиболее сложный подход. Системный подход - это не набор каких-либо принципов или руководств для управляющих, а способ мышления по отношению к организации и управлению.

Основными принципами системного подхода (системного анализа) являются некоторые положения общего характера, сформировавшиеся в результате опыта работы человека со сложными системами:

1. Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.

2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня - элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.

3. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.

4. Множественность, позволяющая использовать множество ки-бернетических, экономических и математических моделей для описания от-дельных элементов и системы в целом.

Системный подход рассматривает организацию как открытую систему, состоящую из нескольких взаимосвязанных подсистем. Организация получает ресурсы из внешней среды, обрабатывает их и выдает товары и услуги во внешнюю среду. Чтобы осознать, как системный подход помогает руководителю лучше понять организацию, взаимозависимость между отдельными её частями и между организацией и окружающей средой, а также более эффективно достичь целей, сначала определим, что такое система и организационная система.

Система - это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая их которых вносит свой вклад в характеристики целого. Любая организация рассматривается как организационно-экономическая система, имеющая входы и выходы, и определенное количество внешних связей. Таким образом, организационная система - это определённая совокупность внутренне взаимосвязанных частей организации, формирующая некую целостность.

Основными элементами организационной системы (а значит и объектами организационного управления) выступают: производство; маркетинг и сбыт; финансы; информация; персонал, человеческие ресурсы - обладают системообразующим качеством и от них зависит эффективность использования всех остальных ресурсов.

Эти элементы являются основными объектами организационного управления. Но у организационной системы есть и другая сторона:

1. Люди. Задача менеджера в том, чтобы способствовать координации и интеграции человеческой деятельности.

2. Цели и задачи. Организационная цель - есть идеальный проект будущего состояния организации. Эта цель способствует объединению усилий людей и их ресурсов. Цели формируются на основе общих интересов, поэтому организация - инструмент для достижения целей.

3. Организационная структура. Организационная структура - это способ соединения различных частей организации в определённую целост-ность (основными видами организационной структуры являются иерархическая, матричная, предпринимательская, смешанная и т. д.).

4. Специализация и разделение труда. Это тоже объект управления. Дробление сложных производственных процессов, операций и задач на со-ставляющие, которые предполагают специализацию человеческого труда.

5. Организационная власть - это право, способность (знания + навыки) и готовность (воля) руководителя проводить свою линию при подготовке, принятии и реализации управленческих решений. Каждый из этих компонентов необходим для реализации власти. Власть - есть взаимодействие. Функцию координации и интеграции деятельности людей бессильный и неэффективный менеджер организовать не может. Организационная власть - не только субъект, но и объект управления.

6. Организационная культура - присущая организации система традиций, верований, ценностей, символов, ритуалов, мифов, норм общения между людьми. Организационная культура придаёт организации индивидуальность, собственное лицо. Что немаловажно, она объединяет людей, создаёт организационную целостность.

7. Организационные границы - это материальные и нематериальные ограничители, которые фиксируют обособленность данной организации от других объектов, находящихся во внешней среде организации. Менеджер должен обладать способностью расширять (в меру) границы собственной организации. В меру - значит брать только то, что сумеешь удержать. Управлять границами - значит вовремя их очерчивать.

19

Ритмичность характеризует равномерное осуществле­ние процесса. Она предполагает четкое соответствие меж­ду длительностью той или иной стадии (этапа, периода) процесса и происходящими в ходе ее изменениями.

В зависимости от динамики скорости процесса можно выделить:

- ритмичность функционирования с равномерной ско­ростью процесса, когда за равные промежутки времени происходят одинаковые изменения параметров;

- ритмичность роста с равномерным ускорением про­цесса, когда в равные промежутки времени происходит одинаковый прирост скорости процесса;

- ритмичность спада с равномерным замедлением процесса, когда в равные промежутки времени происходит одинаковое снижение скорости процесса.

В зависимости от сферы изменений выделяются:

-    ритмичность формирования результатов;

- ритмичность расходования ресурсов (обычно связана с ритмичностью формирования результатов);

- ритмичность изменения параметров процесса (уве­личение мощности, интенсивности);

-  ритмичность изменения состояния системы, осуще­ствляющей данный процесс (например, равномерное по­вышение уровня организованности):

- ритмичность воспроизводства процессов через опре­деленные (равные, равномерно возрастающие, равномерно уменьшающиеся) промежутки времени.

В наиболее полной мере ритмичность проявляется в циклических процессах. Во-первых, выделяется ритмич­ность циклического процесса в целом, выражающаяся в четкой периодичности начала и окончания циклов, одина­ковой их продолжительности, равенстве полученных в каждом цикле результатов и израсходованных ресурсов. Во-вторых, выделяется ритмичность в рамках отдельного цикла, в частности ритмичность изменения параметров процесса, позволяющая обеспечить необходимую плав­ность и размеренность его осуществления (например, рав­номерное повышение выработки в начале каждого рабоче­го дня).

Повышению уровня ритмичности процессов способст­вует:

-  формирование циклических процессов;

-  разработка четкой процедуры равномерного осуще­ствления процессов;

- установление оптимальных параметров процессов, исключающих резкие колебания, особенно скорости и ин­тенсивности;

-  формирование механизма корректировки параметров в случае их отклонения от установленного ритма.