книги2 / 228
.pdfтребования к коммуникациям со стороны участников проекта;
сведения о передаваемой информации, в том числе, формат, содержание и уровень детализации;
имя сотрудника, ответственного за передачу информации и имя сотрудника или группы -получателей данной информации;
схему передачи информации;
способы или технологии, используемые для передачи информации (например, электронная почта, внутренняя сеть или иное);
сведения о частоте коммуникации (например, еженедельно);
метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по ходу развития проекта;
схему/схемы процессов, описывающие информационные потоки проекта, процедуры утверждения документов, список отчетных документов,
план проведения совещаний и т. д.;
глоссарий общепринятой терминологии.
Организация и контроль информационной поддержки
Организация и контроль информационной поддержки в проекте включает следующие процедуры:
1.Организация управления коммуникациями в проекте.
2.Информационная поддержку выполнения проекта.
3.Контроль функционирования системы коммуникаций.
4.Ведение управленческой документации.
5.Формирование отчетов об управлении коммуникациями.
Входе осуществления контроля коммуникаций проекта действия членов команды проекта приводятся в соответствие со стратегией компании, при этом используют следующие способы контроля:
инструментальный (при использовании программных средств позволяет отслеживать действия команды и пользователей);
личный (устный опрос команды проекта с возможностью понимания удобства формата коммуникаций);
аналитический (анализ и выявление неэффективных коммуникаций по определенным направлениям, внесение изменений в план
коммуникации для исправления ситуации).
(Подробно об этом см. И.И. Мазур «Управление проектами», 2013. С.132.)
Анализ коммуникаций при выполнении проекта
Анализ коммуникаций при выполнении проекта включает следующие процедуры:
350
Анализ сбоев и нарушений при обеспечении участников проекта необходимой информацией.
Анализ запросов на внесение изменений.
Анализ функционирования системы коммуникаций после внесения необходимых изменений.
Информирование участников о внесенных изменениях.
Завершение управления коммуникациями в проекте
Завершение управления коммуникациями в проекте включает следующие процедуры:
1.Анализ и оценка системы коммуникаций в проекте.
2.Заключительный отчет об управлении коммуникациями.
3.Формирование архива проектной документации.
4.Извлеченные уроки из опыта управления коммуникациями в проекте.
5.Принятие решения о дальнейшем использовании средств коммуникаций
проекта.
(Подробно об этом см. Васильев И.Д. Управление коммуникациями проекта и их значение // Международный журнал гуманитарных и естественных наук.
2021. №4-2. С.166-168. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/upravlenie- kommunikatsiyami-proekta-i-ih-znachenie).
Вопросы для самоконтроля
1.Коммуникации проекта делятся на внешние и внутренние. В чем заключаются задачи управления внешними коммуникациями проекта?
2.В чем заключаются задачи управления внутренними коммуникациями проекта?
3.Какие основные элементы включает управление коммуникациями проекта?
4.Какие процедуры включает разработка концепции управления коммуникациями в проекте?
5.Какие процедуры включает планирование коммуникаций проекта?
6.Какие структурные элементы включает план управления коммуникациями?
7.Какие процедуры включает организация и контроль информационной поддержки в проекте?
8.Какие процедуры включает анализ коммуникаций при выполнении проекта?
9.Какие процедуры включает завершение управления коммуникациями в проекте?
Рекомендуемая литература
351
Основная литература
3.Васильев И.Д. Управление коммуникациями проекта и их значение // Международный журнал гуманитарных и естественных наук. 2021. №4- 2. С.166-168.
4.Кондрашова Н.Г. Информация и ее применение в ходе управления проектами // Дневник науки. 2020. №12 (48). С.50
5.Романенко М.А. Роль и содержание управления человеческими ресурсами в системе управления проектами предприятия // Baikal
Research Journal. 2016. №5.
Дополнительная литература
1.Галимянов А.Ф., Галимянов Ф.А. Архитектура информационных систем / А. Ф. Галимянов, Ф. А. Галимянов. —Казань: Казан. ун-т, 2019. —117 с.
2.Управление проектами: учебное пособие / под редакцией И.И. Мазура. - 2-е изд. — М.: Омега-Л, 2013. — 664 с.
Управление поставками и контрактами
Управление поставками (закупками) и контрактами в проекте - это раздел управления проектами, включающий процессы, требуемые для обеспечения поставки товаров, работ, услуг извне.
Основные цели управления поставками и контрактами в проекте:
сокращение затрат на приобретение товаров, работ, услуг;
соответствие требованиям законодательства;
унификация и стандартизация процессов закупок в проекте;
обеспечение прозрачности и контролируемости закупок.
Управление поставками и контрактами в проекте включает следующие элементы: разработку концепции управления контрактами в проекте, планирование поставок и контрактов, администрирование и закрытие контракта.
Концепция управления контрактами
Стадия разработки концепции управления контрактами в проекте включает следующие процедуры:
1.Проведение маркетинга рынка товаров, работ, услуг.
2.Разработка стратегии управления контрактами.
3.Составление спецификации товаров, работ, услуг.
4.Определение возможных источников приобретения ресурсов.
5.Анализ и оценка альтернативных источников приобретения ресурсов.
6.Утверждение концепции.
352
Планирование поставок и контрактов
В процессе стадии планирования поставок определяется, какие потребности проекта будут удовлетворены посредством закупок товаров, работ, услуг у сторонних по отношению к проекту организаций, а какие будут удовлетворены силами команды проекта в процессе его выполнения. Результатом планирования является документ («план управления поставками»), который содержит всю необходимую информацию.
Планирование поставок и контрактов для обеспечения потребностей проекта в необходимых продуктах и услугах включает следующие процедуры:
1.Определение потребности проекта в товарах, работах, услугах.
2.Проведение маркетинговых исследований для определения возможных поставщиков и исполнителей.
3.Выбор метода обеспечения и поддержки контрактов в проекте.
4.Определение типов контрактов.
5.Определение списка работ и перечня контрактов в проекте.
6.Формирование графика заключения контрактов.
Организация и подготовка контрактов
Организация и подготовка контрактов в проекте включает:
распределение функциональных обязанностей и ответственности в соответствии с планом управления контрактами;
анализ предложений поставщиков товаров, работ, услуг;
выбор поставщиков товаров, работ, услуг;
заключение контрактов;
разработка системы отчетности и порядка внесения изменений.
Вслучаях, когда возникает необходимость проведения конкурсных процедур, организация и подготовка контрактов предполагает:
подготовку документации, необходимой для проведения тендера;
приглашение на тендерные торги;
проведение торгов и выбор претендентов;
заключение контрактов;
разработку системы отчетности и порядка внесения изменений.
(Подробно об этом см. последняя редакция Федерального закона № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»).
Закон о контрактной системе устанавливает дополнительные требования к закупкам в области культуры. Также существуют особенности государственных закупок в области культуры, которые необходимо знать для эффективного управления поставками и контрактами в проекте. (Подробно об
353
этом см. официальный сайт Министерства культуры РФ URL https://culture.gov.ru/documents/tipovoe-polozhenie-o-zakupkakh/).
В настоящее время нормальной практикой являются электронные торги. Это способ выбора поставщика товаров, работ или услуг (или покупателя), при котором процесс покупки и продажи совершается на специализированных сайтах - электронных торговых площадках в сети Интернет. Существует несколько видов торгов, проводимых в электронной форме: запрос котировок; электронный аукцион; конкурс. (Подробно об этом см. Н.Ю. Андреев «Использование электронных торгов в современной контрактной системе», 2015. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/ispolzovanie-elektronnyh-torgov-v-sovremennoy- kontraktnoy-sisteme).
Контроль и регулирование контрактов
Стадия контроля и регулирование контрактов включает следующие процедуры:
1.Организация системы контроля контрактов.
2.Учет выполнения работ по контракту.
3.Определение состояния, прогноз выполнения работ и их обеспечения Представление отчетности о выполнении контрактов.
4.Анализ текущего состояния выполнения контрактов и запросов на изменения.
5.Разрешение споров и разногласий.
Завершение управления контрактами
Стадия завершения управления контрактами в проекте включает следующие процедуры:
1.Формальная приемка товаров, работ, услуг.
2.Заключительный анализ и оценка эффективности обеспечения проекта, закрытие контрактов.
3.Заключительный отчет по управлению контрактами в проекте.
4.Формирование архива контрактной документации (в том числе, формирование библиотеки типовых контрактов для будущих проектов).
5.Извлеченные уроки.
Вмасштабных, технически, технологически сложных проектах, чаще в коммерческих организациях, применяется автоматизированная система закупочной деятельности, которая обеспечивает контроль, мониторинг, аналитику. Автоматизированная система, по сути, является единым информационным пространством для организации эффективной системы закупок. Как правило, такие системы решают задачи на всем протяжении цикла управления поставками (закупками) от возникновения потребности в
354
товарах, работах, услугах до исполнения обязательств в рамках заключенных договоров.
Вопросы для самоконтроля
1.В чем заключаются основные цели управления поставками и контрактами в проекте?
2.Назовите основные элементы управления поставками и контрактами в проекте.
3.Какие процессы включает разработка концепции управления контрактами в проекте?
4.Какие процессы включает планирование поставок и контрактов?
5.Какие процессы включает организация и подготовка контрактов в проекте?
6.Какие процессы включает контроль и регулирование контрактов?
7.Какие процессы включает завершение управления контрактами в проекте?
Рекомендуемая литература
Основная литература
1.Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»
от 05.04.2013 N 44-ФЗ
Дополнительная литература
1.Андреев Н. Ю., Кордыш Ф.С. Использование электронных торгов в современной контрактной системе // Имущественные отношения в РФ. 2015. №7 (166). С.6-11.
2.Кнутов А.В. Управление государственными и муниципальными закупками и контрактами: учебник и практикум для бакалавриата и магистратуры/А.В.Кнутов. — М.: Издательство Юрайт, 2017. —316 с.
Управление конфликтами
Управление конфликтами в проекте - это процесс предотвращения и разрешения рассогласований, как технического, так и личностного характера, возникающие в рамках работы над проектом.
Конфликт - это предельное обострение противоречий. Это столкновение противоположных интересов, взглядов, целей, позиций, мнений двух или нескольких людей. В основе любого конфликта лежит конфликтная ситуация, а также противоположные средства достижения цели.
Частота и интенсивность конфликтов в проекте зависят от стадии жизненного цикла, характера, масштаба изменений в проекте (например,
355
перераспределение функций между членами команды и т. д.), от особенностей членов команды, участников, вовлеченных в конфликт и других факторов. Конфликты приводят к различным рассогласованиям или их симптомам, которые могут угрожать достижению целей проекта. Иногда конфликты могут играть положительную роль в проекте.
Конфликты в проектах имеют специфические особенности, связанные с тем, что проект - это особенная организационная среда с повышенным и постоянным уровнем конфликтности. (Подробно об этом см. Д.В. Рудый
«Причины, условия и факторы возникновения конфликтов в проекте», 2009).
Вкачестве основных условий возникновения конфликта в проекте
следует выделить наличие некоторого (иногда значительного) количества совместно работающих и взаимодействующих сторон, каждая из которых имеет свои собственные ценности, цели (которые могут противоречить ценностям и целям других сторон), различные взгляды, интересы, намерения, явные и неявные потребности и т.д. Для большинства заинтересованных сторон и многих участников (кроме команды управления проектом, если эта деятельность для членов команды является основной), проект становится инструментом решения собственных проблем, часто связанных с другими видами деятельности, которые остаются приоритетными. В связи с этим в течение жизненного цикла проекта проявляется турбулентность ценностей многих участников и заинтересованных сторон. Кроме того, в проектах часто взаимодействуют люди, которые изначально не знакомы между собой, но которые вынуждены работать вместе в жестких рамках ограничений проекта,
вусловиях значительного напряжения.
Вкачестве основных причин конфликтов в проекте можно выделить:
1.Различие в целях, интересах, решаемых задачах администрацией проекта, участниками проекта, командой проекта.
2.Нечеткое определение видов связей в организационной структуре управления.
3.Дисбаланс обязанностей, прав и ответственности в проекте.
4.Нарушение норм и правил формирования и функционирования команд.
5.Нарушение правил делегирования полномочий в проекте.
6.Ошибки в планировании ресурсов («борьба за ресурсы»).
На разных стадиях жизненного цикла конфликты могут иметь разные
причины. (Подробно об этом см. Д.В. Рудый «Причины, условия и факторы возникновения конфликтов в проекте», 2009).
Рамки конфликта могут быть как конфликтом интересов участников проекта, так ограничиваться межличностным конфликтом отдельных людей, участвующих в проекте. Они обладают высокой динамичностью и могут
356
затрагивать интересы большого количества людей. Особый случай конфликта, характеризующийся отсутствием способов разрешения, сдачей позиций или долговременной приостановкой всякой деятельности, представляет собой кризис. (Подробно об этом см. К. А. Шувалова «Методы решения конфликтных ситуаций между участниками проектных групп», 2020. URL: https://moluch.ru/archive/310/69963/).
Управление конфликтом, как сложный процесс, включает следующие виды деятельности:
прогнозирование конфликтов и оценка их функциональной направленности;
предупреждение или стимулирование конфликта;
регулирование конфликта;
разрешение конфликта.
Управление конфликтами заключается в целенаправленном воздействии на процессы конфликтного взаимодействия, целью которого является конструктивное разрешение конфликтных ситуаций. (Подробно об этом см.
В.С. Бегус, Л.Э. Икаева «Управление конфликтами в команде проекта» URL: https://cyberleninka.ru/article/n/upravlenie-konfliktami-v-komande-proekta)
Выбор эффективных стратегий и методов управления конфликтами в проекте связан с ситуационными факторами. Прежде всего, это уровень конфликтогенности проблем и противоречий в проекте. Основные стратегии управления конфликтами, применимые в условиях проектного управления можно представить следующим образом: игнорирование конфликта; устранение конфликта; подавление, разрешение, регулирование, сдерживание,
стимулирование. (Подробно об этом см. Д.В. Рудый «Стратегия управления конфликтами в проекте», 2009)
Результатом процесса управления конфликтом является позитивное изменение конфликтной ситуации в проекте.
Вопросы для самоконтроля
1.Конфликты в проектах имеют специфические особенности. С чем они связаны?
2.Назовите основные условия возникновения конфликта в проекте.
3.Назовите основные причины возникновения конфликта в проекте.
4.Управление конфликтом -это сложный процесс, который включает различные виды деятельности. Назовите эти виды деятельности.
5.Назовите основные стратегии управления конфликтами, применимые в условиях проектного управления.
Рекомендуемая литература
357
Основная литература
1.Анцупов А. Я., Шипилов А. И. Конфликтология. — М.: ЮНИТИ, 2019. —507 с.
2.Бегус В.С., Икаева Л.Э. Управление конфликтами в команде проекта // Символ науки. 2017. №1. С.14-16.
3.Козырев Г. И. Введение в конфликтологию: Учебное пособие. — М.:
Владос, 2019. —154 с.
Дополнительная литература
1.Рудый Д.В., Выходцева Е.А. Причины, условия и факторы возникновения конфликтов в проекте. // Система государственного и муниципального управления: проблемы и перспективы развития: Сборник научных статей. — М: Издательство ООО «ПКЦ Альтекс»,
2009.
2.Рудый Д.В. Стратегия управления конфликтами в проекте (статья). // Вестник университета (ГУУ). Теоретический и научнометодический журнал. №4. —М.: ГУУ, 2009.
3.Шувалова, К. А. Методы решения конфликтных ситуаций между участниками проектных групп / К. А. Шувалова, А. С. Королев. // Молодой ученый. — 2020. -№ 20 (310). — С. 464-466.
Управление знаниями
Управление знаниями проекта - это процесс использования существующих знаний и накопления новых знаний для достижения целей проекта. В качестве объекта управления знаниями выступает совокупность интеллектуальных ресурсов проекта, преобразованных в систему знаний проекта. В качестве субъекта управления знаниями в масштабных, сложных проектах выступают органы управления, которые наделены функциями управления знаниями. В относительно небольших проектах в качестве субъектов управления знаниями выступают члены команды управления, или команды проекта, которые выполняют соответствующие функции по управлению знаниями.
Цели и задачи управления знаниями
Цель управления знаниями - обеспечение организационных, технологических и коммуникационных условий, для создания, сохранения и применения знаний для повышения эффективности управления проектом. Ценность знаний определяется важностью решений, принимаемых на базе этих знаний. (Подробно об этом см. Методологические подходы. Методология управления ценностью» данного учебного пособия). Управление
358
знаниями призвано решать разнообразные задачи, связанные с выявлением, классификацией и структуризацией знаний.
Ключевые преимущества процесса управления знаниями для проектноориентированной организации состоят в том, что ранее приобретенные знания могут использоваться в целях получения или улучшения результатов текущего проекта, а знания, полученные при его реализации, остаются доступными для обеспечения операционной деятельности организации и будущих проектов.
Значение управления знаниями проекта
В современном мире роль управления знаниями постоянно возрастает. Это связано с тем, что информационные технологии обеспечивают доступ к практически неограниченному объему информации. Требуются значительные усилия для идентификации, выбора актуальной и ценной для проекта информации. При этом время в проекте играет важнейшую роль.
Большой проблемой становится определение необходимого и достаточного объема надежной информации для конкретного проекта. Кроме того, в силу постоянных изменений внешней среды информация и знания достаточно быстро обновляются, теряют свою актуальность.
Роль управления знаниями возрастает также в связи с «утечкой мозгов», когда по тем или иным причинам, из проекта уходят ключевые специалисты, или другие участники - носители уникального опыта и знаний. Иногда опытные специалисты стремятся искусственно поддерживать свою монополию на какой-то класс решений или область знаний. Наиболее компетентные сотрудники стремятся к сохранению и укреплению своего статуса ключевых специалистов, не раскрывая полностью накопленный опыт и знания. Как правило, это происходит там, где в трудовых контрактах оговаривается специально, что все знания, изобретения и ноу-хау, выработанные в процессе работы, становятся собственностью работодателя.
(Подробно об этом см. Т.А. Гаврилова «Управление знаниями с российским акцентом: победы и поражения», 2017. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/upravlenie-znaniyami-s-rossiyskim-aktsentom- pobedy-i-porazheniya).
Управление знаниями особенно важно в научно-исследовательских и социальных проектах. Прежде всего, в проектах, реализуемых в различных отраслях культуры, искусства, в индустрии досуга, которые характеризуются высоким уровнем неопределенности, часто - дефицитом ресурсов и, в которых знания специалистов представляют собой важнейший ресурс и ключевой элемент достижения успеха.
359