книги2 / 228

организация и контроль выполнения работ в каждой функциональной области проекта, анализ и регулирование выполнения работ в каждой функциональной области проекта, закрытие проекта в целом и по каждой функциональной области (Подробно об этом см. «Управление социальными проектами. Этапы управления проектом» данного учебного пособия).

Управление предметной областью проекта

Предметная область проекта

Предметная область, или содержание проекта - это термин, с помощью которого описываются границы проекта. Предметная область проекта может определяться, как производная от выполняемых работ и как характеристика результатов реализации проекта. Иными словами, понятие «предметная область» («содержание») в аспекте управления проектом может означать:

содержание продукта (перечень возможностей и функций, которые должен включать продукт или услуга);

содержание проекта (перечень работ, которые необходимо выполнить для получения продукта с заданными возможностями и функциями). Предметную область проекта определяют цели, результаты и работы

проекта. С предметной областью проекта (определяемой в терминах продукта), связано ключевое свойство производственного процесса, направленного на создание продукта, а именно - управляемость этого процесса. (Подробно об этом И.А. Смаржевский «Ключевые характеристики внешнего по отношению к исполняющей организации проекта», 2013. URL https://cyberleninka.ru/article/n/klyuchevye-harakteristiki-vneshnego-po- otnosheniyu-k-ispolnyayuschey-organizatsii-proekta-1)

В процессе разработки проекта, по мере достижения промежуточных результатов предметная область проекта (цели проекта, задачи, работы, их объемы, требуемые ресурсы) могут уточняться и изменяться. В связи с этим и возникает необходимость управления предметной областью.

Управление предметной областью проекта (содержанием) состоит из управления целями и задачами проекта, работами и объемами проекта, потребляемыми ресурсами.

Определяющим фактором выбора методов управления применительно к конкретному проекту являются свойства предметной области и характер операций проекта. Важнейший фактор, определяющий форму управления - предметная область проекта.

Управление предметной областью проекта - это базовая функция управления проектом, позволяющая учесть особенности реализации и

310

результата проекта, обусловленные отраслевой спецификой, рынком, потребностями целевых групп.

Определение предметной области (содержания) проекта

Определяя предметную область, целесообразно ее максимально конкретизировать (сузить), беря во внимание вид проекта, целевую группу, тип учреждения, реализующего проект и конкретную отрасль, например, сферы культуры. Такая конкретизация предметной области -это определение характера деятельности по созданию продукта, которая позволяет отобрать те или иные методы управления для их практического, а не формального применения. Главное в определении предметной области - содержание конкретного продукта (услуги) и содержание проекта (работ).

Определение предметной области проекта (содержания) особенно важно в проектах, где создается продукт, не имеющий материального выражения. В таких проектах сложнее определить реальный результат проекта, ценность продукта («за что платить»?). Определение предметной области позволяет конкретизировать операции проекта, составляющие содержание предметной области и определить характер управления этими операциями, и, как следствие, отбор тех или иных известных форм реализации этого управления.

На стадии инициации уровень детализации описания продукта должно быть достаточно ясным, но может быть не очень глубоким. По мере продвижения проекта описание продукта становится более детализированным и точным.

Для определения содержания проекта используют определенные характеристики. Несмотря на огромное количество видов экономической и хозяйственной деятельности, потенциально являющихся предметной областью проекта, можно попытаться выделить некоторые характеристики, которые позволили бы определить содержание проекта. В сложных и масштабных проектах предметная область определяется экспертным методом. Правильное определение предметной области является критически важным для успеха проекта в целом.

Управление предметной областью проекта определяет, какие виды деятельности, продукты и услуги необходимы для успешной реализации и завершения проекта. Особенностью управления предметной областью проекта является включение в проект только тех работ, которые необходимы для его успешного завершения.

311

Процедуры управления предметной областью

Для повышения эффективности управления содержанием рекомендуется в ходе выполнения проекта выполнить следующие основные процедуры:

определить и зафиксировать документально функциональные требования и характеристики будущего продукта проекта;

определить содержание проекта (область охвата);

определить иерархическую структуру работ (декомпозиция, деление проектных работ на более мелкие, более управляемые компоненты);

подтвердить содержание проекта (соответствие результатов по относительно полноты реализации требований);

управлять содержанием проекта (общее управление изменениями содержания проекта).

(Подробно об этом см. В.Е. Шкурко «Управление рисками проектов», 2014.

С.16-17.URL https://elar.urfu.ru/bitstream/10995/28845/1/978-5-7996-1266- 5_2014.pd).

Процесс управления предметной областью включает в себя следующие стадии:

концепция управления предметной областью проекта (инициация);

планирование управления предметной областью проекта (создание документов, описывающих замысел проекта, как основу для последующих решений по проекту и т.д.);

организация и контроль управления предметной областью проекта (в том числе определение предметной области, т.е. разбиение проекта на более мелкие и легко управляемые компоненты; подтверждение предметной области, т.е. формальное утверждение замысла проекта; контроль изменений предметной области (содержания проекта);

анализ и регулирование управления предметной областью проекта (в том числе анализ текущего состояния проекта относительно базовых показателей по критериям стоимость, время, результаты, управление изменениями в содержании проекта).

завершение управления данной предметной областью проекта (анализ результатов проекта, составление сводного отчета, формирование архива проекта и т.д.).

312

Управление предметной областью на стадии инициации

Стадия инициации (Концепция управления предметной областью проекта) отмечает начало формального существования проекта или переход уже существующего проекта на следующую фазу.

Инициация включает следующие процедуры:

1.Разработка концепции проекта.

Разработка концепции проекта включает анализ проблемы и

потребности в проекте, сбор исходных данных, определение целей и задач проекта, рассмотрение альтернативных вариантов проекта и др. Одной из важнейших процедур является определение критериев успешности, к которым относят: достижение поставленных целей, завершение проекта в установленные сроки, соблюдение требований к качеству результатов, выполнение бюджета, минимальное количество и объем изменений, выполнение установленных требований и др.

2.Рассмотрение и утверждение концепции.

Основные процедуры рассмотрения и утверждения концепции

определяются согласно регламенту. 3. Собственно, инициирование.

Инициирование включает принятие решения о начале проекта, определение и назначение руководителя проекта, принятие решения об обеспечении ресурсами, начало финансирования).

Таким образом, стадия инициации (Концепция управления предметной областью проекта) включает формирование комплекта документов, определяющих цели предметной области проекта, продукта, услуги, ради которых предпринят проект. Основными источниками являются документы, определяющие стратегию организации, фиксирующие описание продукта.

Следует обратить внимание на то, что в относительно простых проектах практически все изложенные ниже процедуры управления, в том или ином, требуемом объеме являются ответственностью руководителя проекта. Именно он определяет, какие процедуры, в каком объеме выполнять в конкретном проекте.

Планирование предметной области проекта

Планирование предметной области, как правило, - это один из разделов устава, бизнес-плана или сводного плана проекта.

Планирование предметной области проекта включает следующие процедуры:

1.Анализ текущего состояния, уточнение целей и результатов проекта.

2.Уточнение основных характеристик проекта.

313

3.Подтверждение и уточнение критериев успеха и неудач проекта, определенных на стадии инициации.

4.Анализ и корректировку ограничений и допущений, принятых на предыдущей стадии.

5.Выбор критериев оценки промежуточных и окончательных результатов проекта.

6.Декомпозиция предметной области проекта (разбиение проекта на более мелкие и более управляемые компоненты), разработку структуры работ проекта в соответствии с общими правилами построения структуры,

описание уровней структурной модели и т.д.

На стадии планирования (в случае необходимости, при выполнении масштабных и сложных проектов организации) осуществляется распределение задач по подразделениям организации с помощью матрицы распределения ответственности. (Подробно об этом Г.Г. Налбандян, Е.Б.

Кушниренко «Оптимизация распределения полномочий и ответственности по методике RACI». URL: https://cyberleninka.ru/article/n/optimizatsiya- raspredeleniya-polnomochiy-i-otvetstvennosti-po-metodike-raci).

Стадия организация и контроля управления предметной областью

Организация выполнения и контроль состояния предметной области проекта предполагает подразделение (декомпозицию) основных продуктов проекта на более мелкие компоненты, которые легче поддаются управлению. Организация выполнения и контроль состояния предметной области проекта включает следующие процедуры:

1.Распределение функциональных обязанностей и ответственности в соответствии с планом управления предметной областью проекта

2.Установление системы отчетности по изменению состояния предметной области проекта для субъектов управления проектом в соответствии с их ответственностью и компетентностью.

3.Контроль.

Контроль предметной области - это процесс приемки результатов

проекта, который представляет фактические данные об его исполнении и отчетные документы.

4.Формирование отчетности о ходе выполнения работ по элементам структурной декомпозиции предметной области.

314

Анализ состояния и регулирование конфигурации предметной области

Анализ состояния и регулирование конфигурации предметной области проекта включает следующие процедуры:

Анализ текущего состояния проекта и отклонений относительно базовых показателей.

Анализ причин, вызывающих отклонения в предметной области проекта.

Сбор и обработка запросов на изменения в предметной области проекта реализация проекта.

Анализ последствий рекомендуемых корректирующих воздействий.

Принятие решений о корректирующих воздействиях и вносимых изменениях в предметную область проекта.

Внесение необходимых изменений в предметную область проекта.

Доведение информации о вносимых изменениях в предметную область проекта до его участников.

Подробный анализ состояния и регулирование конфигурации

предметной области проекта, как правило, осуществляется в сложных масштабных проектах и в программах.

Завершение управления предметной областью

Завершение управления предметной областью включает следующие процедуры:

1.Проведение пост-проектного анализа, подготовку сводного отчета.

2.Решение спорных ситуаций.

3.Систематизация положительного и отрицательного опыта, полученного в ходе проекта, формулирование выводов из опыта с целью улучшения работы в будущих проектах («извлеченные уроки»).

4.Формирование архива проекта и т.д.

Вопросы для самоконтроля

1.Предметная область, или содержание проекта - это термин, с помощью которого описываются границы проекта. Что понимается под предметной областью проекта? В связи с чем возникает необходимость управления предметной областью?

2.Назовите основные процедуры и этапы управления предметной областью.

3.Какие задачи решаются на стадии планирования предметной области проекта?

315

4.Какие задачи решаются на стадии организации выполнения и контроля состояния предметной области проекта?

5.Какие процедуры выполняются на стадии анализа состояния и регулирования конфигурации предметной области проекта?

6.Какие задачи решаются на стадии завершения управления предметной областью проекта? Что означает понятие «извлеченные уроки»?

Рекомендуемая литература

Основная литература

1. Шкурко В. Е. Управление рисками проектов: [учеб. пособие] / В. Е. Шкурко ; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т.

— Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 2014. —184 с.

Дополнительная литература

1.Налбандян Г.Г., Кушниренко Е.Б. Оптимизация распределения полномочий и ответственности по методике RACI // Стратегии бизнеса. 2014. №4 (6). С.33-36.

2.Смаржевский И.А. Ключевые характеристики внешнего по отношению к исполняющей организации проекта // Национальные интересы: приоритеты и безопасность. 2013. C.59-68/

Управление временем

Основная задача управления временем (или управление по временным параметрам - по срокам выполнения отдельных работ и проекта в целом) - обеспечение выполнения проекта в заранее запланированное время. Планирование временных параметров напрямую зависит от планирования внутренних логических связей между задачами проекта, планированием ресурсов.

Управление временем заключается в согласовании работы всех участников проекта на основе календарных планов (расписание проекта). Управление временем предполагает определение работ и их последовательности, оценки продолжительности работ, разработки календарного плана и контроля календарного плана.

Работа всех непосредственных участников проекта организуется на основе календарных планов или расписаний работ проекта. Календарный план - это основной документ, координирующий ход событий. Календарные планы устанавливают полный перечень работ проекта, их взаимосвязь, последовательность и основные параметры (сроки выполнения, ключевые даты, продолжительность работ), а также исполнителей и ресурсы, необходимые для выполнения работ проекта.

316

В рамках календарного плана производится согласование сроков со всеми заинтересованными сторонами и утверждение соответствующих документов. В цепочке процессов планирования проекта календарный план связан с иерархической структурой работ, его бюджетом и матрицей ответственности. Календарные планы составляются на весь жизненный цикл проекта и его отдельные этапы, для различных уровней управления и участников проекта. (Подробно об этом см. Н.Б. Грошева, И.Ю. Сольская «Управление временем реализации проекта», 2015. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/upravlenie-vremenem-realizatsii-proekta-1).

Алгоритм планирования может быть представлен следующим образом:

1.Определение состава работ (идентификация конкретных работ, выполнение которых необходимо для создания каждого из продуктов проекта).

2.Определение последовательности работ (идентификация и документирование логических связей между работами).

3.Оценка продолжительности работ (первоначальная оценка продолжительности каждой из работ).

4.Разработка графика (анализ продолжительностей работ, логических связей между ними и потребностей в ресурсах и резервах времени, расчет сетевой модели (диаграммы) проекта по срокам и т.д.).

5.Контроль графика (отслеживание хода выполнения проекта и изменений, вносимых в первоначальную версию графика).

Процесс управления проектом по временным параметрам включает

следующие стадии: формирование концепции управления проектом по временным параметрам, планирование проекта по временным параметрам, контроль выполнения проекта по временным параметрам, закрытие управления проектом по временным параметрам.

Концепция управления по временным параметрам

Стадия формирования концепции включает процесс определения состава работ, идентификацию и документирование конкретных работ, необходимых для создания основного продукта, услуги (каждого из основных или промежуточных продуктов) проекта в соответствии со структурной декомпозицией работ.

Концепция управления по временным параметрам охватывает стратегию управления, предметную область управления временем (календарные планы, расписания, указание вех), методы и процедуры, программное обеспечение, определение и согласование ограничений. Последовательность шагов может быть представлена следующим образом:

317

1.Выбор методов и определение процедур управления проектом по временным параметрам.

2.Выбор программного обеспечения.

3.Определение ограничений.

4.Разработка укрупненного календарного плана проекта.

5.Определение требований к системе управления проектом по временным параметрам.

6.Утверждение концепции.

Планирование проекта по временным параметрам

Стадия планирования проекта по временным параметрам предполагает формальное представление календарного плана, который должен удовлетворять определенным условиям и ограничениям.

Календарное планирование проекта включает следующие процессы:

1.Уточнение ограничений (по времени, ресурсам и способам их потребления на работах), учитываемых при разработке календарных планов;

2.Определение работ проекта на основе структурной декомпозиции проекта (иерархия задач, которая отражает понимание проектной группой состава работы, продолжительности

3.Определение последовательности выполнения работ и их взаимосвязей с помощью организационно-технологических моделей (линейные модели, сетевые модели и др.

4.Определение потребности работ проекта в ресурсах

5.Определение продолжительностей выполнения работ

6.Разработка расписаний работ проекта

7.Определение графиков потребности проекта в ресурсах

8.Утверждение календарных планов и плана управления проектом по временным параметрам.

Календарное планирование в сложных проектах, программах включает процессы оптимизации расписаний работ проекта по временным, ресурсным и стоимостным критериям с применением математических моделей и эвристических алгоритмов выполнения проектов.

Существует достаточно много инструментов и методов для разработки графика проекта. Для описания проектов могут быть использованы шаблонные сетевые модели с минимальными модификациями. Шаблон может описывать весь проект или только какую-либо его компоненту. Это особенно полезно в проектах, несколько близких по своей природе. Детально расписанная

318

Сетевая модель – это ориентированный граф без контуров и кратных дуг, элементам которого сопоставлены числа. Диаграмма сетевой модели называется сетевым графиком. Основными элементами сетевой модели являются операции (работы) и события. Сетевая модель - это графическое представление проекта, которая позволяет определить оптимальные сроки завершения отдельных работ и проекта в целом. (Подробно об этом см. В.А.

Яновская, Е.Л. Вайтекунене «Сетевые модели в управлении, 2010. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/setevye-modeli-v-upravlenii).

Одна из простых форм сетевых моделей проекта представлена в виде диаграммы Гантта. Она отражает перечень работ проекта и логические взаимосвязи между ними. (Подробно об этом см. С.К. Гасанбеков, Н.А. Лубенец «Сетевое планирование как инструмент управления проектами»,

2014. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/setevoe-planirovanie-kak-instrument- upravleniya-proektami).

Компьютерные программы упростили планирование, позволяя строить диаграмму Ганта онлайн, что позволяет отслеживать выполнение работ и вносить изменения. Самыми распространенными приложениями для создания графика являются Microsoft Excel и Google Таблицы.

Microsoft Excel -бесплатная простая в применении программа. Но ее функционал ограничен, для заполнения требуется много времени. Все данные заносятся вручную. Познакомится с работой в программе можно пройдя по ссылке: https://naprimerax.org/diagramma-ganta-v-excel

Google Таблицы -также бесплатная и простая программа, которая применяется с целью систематизации небольших проектов для команды максимум из 5-7 человек. На построение диаграммы уйдет максимум 30 минут. Она также имеет ограниченный функционал.

Познакомится с методом и скачать форму можно пройдя по ссылке: https://exceltable.com/shablony-skachat/shablon-diagrammy-ganta-skachat

Диаграммы Ганта можно создавать с использованием онлайнинструментов, которые имеют ряд преимуществ. Например, они позволяют вносить актуальные изменения, если это потребуется. Например, если будет просрочена какая-то из задач или потребуется изменить порядок выполнения.

Одна из таких программ для управления проектами Wrike. Познакомится с возможностями программного продукта можно пройдя по ссылке: https://androidlime.ru/wrike-review

Использование онлайн -инструментов для создания диаграммы Ганта, позволяет вносить правки в такие элементы, как временные шкалы или зависимости задач автоматически. В таком случае не придется переделывать заново всю диаграмму.

319