4.5. Системы машинного перевода

Особую проблему представляет перевод документов на язык пользователя. В настоящее время существует достаточно много систем машинного перевода. К ним, в частности, относятся "Сократ", входящий в состав пакета "Русский офис", и мощный машинный переводчик "Prompt".

Системы машинного перевода можно разделить на нерезидентные и резидентные системы, обрабатывающие выделенные фрагменты текста, и нерезидентные системы, обрабатывающие файлы.

Запуск систем машинного перевода в среде Windowsпроизводится через меню "Пуск", в том числе и через папку "Автозапуск". В дальнейшем нерезидентные системы создают кнопку открытия окна системы машинного перевода, а резидентным системам кроме кнопки вызова может быть назначена "горячая" комбинация клавишей.

Пользование резидентной системой, обрабатывающей выделенный фрагмент текста, производится в следующей последовательности: выделяется фрагмент текста, подлежащий переводу, далее вызывается система перевода, которая помещает перевод в открытое окно программы, обрабатывающей исходный текст.

Применение нерезидентной системы, обрабатывающей выделенные фрагменты предполагает копирование выделенного фрагмента в буфер обмена, а затем вставку фрагмента в окно нерезидентной системы. В этом случае результат перевода будет в окне системы машинного перевода.

Значительно более мощной системой машинного перевода является система Prompt.

4.6. Предоставление документов в общее пользование и защита документов

• При работе в информационной сети необходимо создать специальный каталог (или каталоги) общего пользования. При управлении доступом на уровне ресурсов (например, в среде сети Windows95/98) достаточно открытьокно "Свойство" папки общего пользования, в котором выбрать вкладку "Доступ" (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Вкладка "Доступ"

Включением кнопки "Общий ресурс" обеспечивается доступ к папке для абонентов сети. Выбор типа доступа определяет уровень прав пользователя при доступе к информации от чтения до любой операции, в том числе и удаления. Выбор доступа, определяемого паролем, позволяет защитить папку от доступа со стороны посторонних для владельца ресурса абонентов сети (при незнании ими пароля), разрешить части пользователей читать информацию, а части пользователей – полный доступ к информации. При управлении доступом на уровне пользователей администратор сети назначает каждому пользователю

права доступа к папкам общего пользования. Изложение основ администрирования сети не входит в задачу настоящего раздела пособия.

Любой документ, созданный средствами MSOfficeв средеWindowsможет быть защищен паролем. Для этого необходимо командой "Сервис/Параметры" открыть окно "Параметры", на котором выбрать вкладку "Сохранение", на которой помещены два текстовых окна для ввода паролей, дающих право чтения документа и полного доступа к документу.

4.7. Регистрация, учет, контроль и хранение документов в электронном документообороте

В любой организации существует система регистрации, учета и контроля документов, которая решает взаимосвязанные задачи обеспечения должного порядка в пользовании документами и их хранении.

Учет документовпредусматривает хранение в специальных журналах информации о поступавших извне и созданных внутри организации документах, а также информации об их местонахождении, форме существования и месте хранения (пояснить).

Хранение документов предусматривает создание архива – хранилища документов, не находящихся на руках сотрудников офиса, и обеспечение сохранности находящихся в архиве документов. Тип документа определяет и длительность хранения документов в архиве. По истечении срока хранения документы обычно уничтожаются.

Контроль документовпредполагает учет лиц, которым поручена работа с документом, проверку сроков исполнения документа (включая и подготовку ответа на документ).

Электронный документооборот не предусматривает революционных изменений в этой области. Он лишь меняет технологию выполнения указанных операций, переводя их из области бумажных технологий в область информационных технологий на основе электронных документов.

Учет документов предусматривает наличие трех журналов: "Входящая корреспонденция", "Исходящая корреспонденция", "Поручения руководителя". Кроме того, целесообразно иметь журнал "Внутренние документы", в котором регистрировать все актуальные для организации документы – приказы, распоряжения, положения и т. д. Все указанные журналы, по существу, являются файлами, хранящими данные, которые наиболее удобно представлять в табличном виде. Поэтому в профессиональных и непрофессиональных системах документооборота журналы моделируются таблицами различных баз данных (например, Access), в том числе и в среде табличного процессораExcel.

В электронном документообороте хранение документов производится на жестких дисках компьютеров рабочих мест и на сервере организации. Поэтому для хранения документов создается система папок, аналогичная системе папок традиционной технологии документооборота. В профессиональных системах документооборота множество папок создается в процессе установки системы. В непрофессиональных системах множество папок создается средствами операционной системы, в частности, проводником Windows 95/98/ME/2000 и т.д.

Система папок дополняется системой поиска папок и документов. На простейшем уровне поиск указанных объектов можно осуществить таким средством операционной системы Windows95 и выше, как "Поиск файлов и папок".

Хранение документов возможно как в развернутом, так и в заархивированном с помощью различных программ-архиваторов виде. Особенностью современных информационных технологий является периодически выполняемое создание архивных копий дискового пространства системы документооборота. Уничтожение документов сводится к стиранию информации о них в системе учета документов (возможно ведение реестра уничтоженных документов) и стиранию файлов, хранящих тексты самих документов.