Министерство экономического развития и торговли
Российский государственный торгово-экономический университет
Ивановский филиал
Ершов б.Л.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ
Конспект лекций
Тема: Введение
Иваново 2004
Введение
Офис как центр обработки информации
Функционирование предприятия неразрывно связано с движением и преобразованием информации как внутри предприятия, так и вне его. На рис. 1 показана схема кругооборота информации при управлении предприятием.
Рис. 1. Кругооборот информации при управлении предприятием
(Пояснить рисунок)
Администрация, орган учета и орган анализа образуют управление предприятием, которое в настоящее время часто называют офисом. На основании рис.1 можно утверждать, что основной объем по обработке информации на предприятии сосредоточен в офисе.
На различных этапах прохождения информация претерпевает изменения - группируется, обобщается, представляется в графическом и табличном виде и т.д. Для каждого этапа можно выделить входную и выходную информацию, а в пределах этапа - промежуточную. Входную информацию можно рассматривать как сырье, выходную - как готовую продукцию или полуфабрикат, промежуточную - как полуфабрикат. Это дает основание говорить об обработке информации как о технологическом процессе.
2. Информационная модель предприятия
Информационная модель предприятия описывает кругооборот информации и отражает структуру предприятия, информационные потоки и процесс преобразования информации. Обобщенная информационная модель предприятия показана на рис. 2.
Из рис.1 и 2 видно, что деятельность предприятия сопровождается передачей в различных направлениях множества разнообразных данных. Множество данных, передаваемых между двумя участниками процесса управления, называется информационным потоком. Описание информационного потока можно назвать спецификацией информационного потока. Оно содержит описание структуры передаваемой информации (перечень ее составных частей, типы данных, длину данных, кодировку данных и т.д.).
а)
Спецификации информационных потоков
|
Имена реквизитов |
Тип данных |
Длина |
Коды форм входных документов |
Коды форм выходных документов |
|
Информационный поток П1 | ||||
|
R1 R2 R3 … |
Т1 Т2 Т3 … |
L1 L2 L3 … |
Ф1.I1 Ф1.I2 Ф1.I3 … |
Ф1.O1 Ф1.O2 Ф1.O3 … |
|
… | ||||
б)
Рис. 2. Информационная модель предприятия
(Пояснить рисунок)
Кроме описаний информационных потоков информационная модель предприятия содержит описание процессов преобразования информации на каждом этапе. Совершенно очевидно, что при управлении предприятием многократно приходится решать следующие задачи: сбор данных, их пересылку, хранение, защиту, преобразование и представление.
2. Понятие информационных технологий. Краткий очерк их развития
В разделе 1 отмечено, что в процессе управления предприятием происходит кругооборот информации, сопровождающийся ее преобразованием. Сама информация выступает "в трех лицах": сырья (входная информация), полуфабриката (внутренняя) и готового продукта (выходная информация). Таким образом, можно говорить о некотором технологическом процессе обработки информации
-
Комплекс технических и программных средств, реализующих методы сбора информации, ее передачи, хранения, обработки, представления и защиты называется информационной технологией
Краткий очерк развития информационных технологий представлен в табл. 1, подробнее о развитии информационных технологий можно прочитать в [3].
Все множество задач, решаемых при управлении предприятием, можно разбить на несколько классов. Соответственно решаемым задачам весь персонал управления можно разбить на три группы:
задачи с определенными процедурами обработки информации при полностью определенных и непротиворечивых данных;
задачи принятия решений в условиях риска, которые связаны с учетом воздействий случайных факторов, для которых известны законы распределения;
задачи с неизвестными или количественно не оцениваемыми данными и процедурами обработки информации, исключающими решение задач простыми преобразованиями данных;
задачи принятие решений в условиях противодействия и конфликта при наличии или отсутствии случайных факторов;
задачи, не поддающиеся формализации из-за высокой степени неопределенности.
(Пояснить классы задач, дать примеры)
В соответствии с выполняемыми задачами можно классифицировать и сотрудников офиса. Выделяется три группы сотрудников [9]:
руководители (генеральные директоры, главные администраторы, начальники отделов и т.д.), решающие, как правило, задачи четвертого и пятого классов;
специалисты, решающие задачи второго и третьего классов;
технические работники, решающие задачи первого уровня.
|
Таблица 1 Этапы развития автоматизированных информационных технологий
|
Характеристика технологии |
Использование ЭВМ для решения наиболее трудоемких и отдельных оптимизационных |
Электронная обработка плановой и текущей информации, хранение в памяти ЭВМ нормативно-справочной информации, эксплуатация ЭВМ с широким применением бумажных носителей информации |
Комплексная обработка информации на всех этапах управленческой деятельности, переход к разработке подсистем АСУ |
Широкое применение АСУ различных уровней, децентрализация обработки информации (корпоративная деятельность), переход к безбумажной эксплуатации вычислительных машин |
Комплексный объектно-ориентированный подход к решению экономических задач, широкий спектр приложений, сетевая организация информационных структур, интеллектуализация программных средств. |
|
Техническая база (поколения ЭВМ) |
1,2 |
2,3 |
3 |
4 |
5 | |
|
Название технологии |
Частичная электронная обработка данных |
Электронная система обработки данных |
Централизованная автоматизированная обработка информации на вычислительных центрах |
Децентрализованная обработка информации на персональных компьютерах и мини-ЭВМ |
Новая информационная технология | |
|
Временной период |
Конец 50-х - начало 60-х г.г. |
60-тые г.г. - начало 70-х г.г. |
70-тые г.г. |
80-тые г.г. |
Конец 80-тых - настоящее время |
Содержание работы сотрудников офиса включает в себя деловые контакты, телефонные переговоры, работа с документами, командировки, аналитическая работа, принятие решений. Анализируя обязанности сотрудников оффиса, относящихся к различным группам, можно сделать выводы:
деловые контакты и работа с документами у руководителей и специалистов занимает до 65 – 80% рабочего времени, причем у руководителей большую часть этого времени занимают деловые контакты, а у специалистов – работа с документами;
у технических работников только работа с документами занимает приблизительно до 70% времени и составляет основное содержание работы;
доля телефонных переговоров в рабочем времени технических работников самая большая из всех сотрудников офиса и занята, в основном, сбором информации и различными согласованиями;
командировки, как правило, являются прерогативой руководителей.