Министерство экономического развития и торговли

Российский государственный торгово-экономический университет

Ивановский филиал

Ершов б.Л.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ

Конспект лекций

Темы: Технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Иваново 2004

УДК 681.3:338

Е20

Б.Л. Ершов. Основы информационных технологий в управлении : Учеб. пособие /Ивановский филиал Рос. гос. торгово-эконом. ун-та. – Иваново, 2004. 148 с.

ISBN.

Предназначено для организации аудиторных и самостоятельных занятий студентов специальности 061100 Менеджмент организации в соответствии с Государственным образовательным стандартом, утвержденным в 2000 г., и соответствующим ему учебным планом Российского государственного торгово-экономического университета.

Табл.13. Ил. 44. Библиогр.: 19 назв

Одобрено Методическим Советом Ивановского филиала Российского государственного торгово-экономического университета

Научный редактор СИДОРОВ С.Г.

Рецензент: к.т.н., доцент Харахнин К.А.

(Ивановская государственная текстильная академия)

ISBN  Б.Л. Ершов,

2004

Глава 4технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

4.1. Понятие документа и документооборота

Деятельность любой организации, любого человека в настоящее время неразрывно связана с различного рода документами.

Документом называется информация, оформленная по установленному образцу и представленная на бумажном носителе.

Отрасль знаний и деятельности человека, посвященная работе с документами, называется делопроизводством.

Любой документ, кроме содержательной части имеет следующие реквизиты: наименование и сведения об организации, номер и дату документа, почтовые реквизиты получателя, фамилию, инициалы и должность получателя, подпись отправителя и сведения об исполнителе (авторе).

Документооборотомназывается весь комплекс операций, сопровождающих существование документа в организации: создание, редактирование, регистрация, учет, рассылка исполнителям, контроль исполнения, хранение, сдача в архив и уничтожение. Создание и редактирование документа не требуют особенных комментариев.

(Пояснить операции документооборота)

4.2. Понятие электронного документа

Развитие информационных технологий вызвало появление особого рода документов – электронных документов.

Электронный документ – это документ, существующий не на бумажном носителе, а в виде комбинации электромагнитных импульсов и просматривающийся на экранах мониторов персональных компьютеров

Электронный документ может быть распечатан, тогда мы получим бумажную копию электронного документа.

Появление электронных документов породило множество проблем, основными из которых являются:

• авторизация документа;

• защита документа от несанкционированного доступа;

• защита документа от несанкционированных исправлений;

• защита документа от перехвата;

• подтверждение получения.

(Пояснить проблемы)

Следует отметить, что указанные проблемы существовали и до появления электронных документов, но решались достаточно просто в техническом отношении. Однако эти проблемы обостряются при электронном документообороте, т.к. документ, существующий в виде комбинации электронных импульсов и даже в виде изображения на экране монитора, легко перехватить, отредактировать и поместить на прежнее место в системе хранения документов, а подпись должностных лиц легко получить сканированием открытых для общего пользования копий документов.

К достоинствам электронных документов можно отнести:

• легкость изготовления, корректирования, поиска, доставки адресатам, тиражирования;

• возможность совмещения в одном документе текстовых и нетекстовых материалов;

• возможность создания в любом документе ссылок на другие документы, являющихся средством вызова соответствующей информации на экран монитора;

• снижение объема бумажных копий документов и стоимости документооборота.

Эти достоинства делают электронные документы очень привлекательными, а возникшие проблемы решаются средствами информационных технологий, доступными на современном этапе.