Тема 11. Организация внутреннего аудита операций финансового цикла

Основные направления внутреннего контроля

Ключевые направления внутреннего контроля снабжения заключаются в следующем:

- должны приниматься меры, предупреждающие возникновение кредиторской задолженности в отношении товаров, покупка которых не была санкционирована;

- кредиторская задолженность не должна отражаться до момента получения товаров и предоставления услуг;

- санкционированная (и только санкционированная) кредиторская задолженность должна соответствующим образом анализироваться и отражаться;

- необходимо производить разделение обязанностей между лицами, выполняющими следующие функции: заказ товарно-материальных ценностей, их закупка, получение и приемка и окончательная оплата; главная цель такого разделения обязанностей — предупреждение злоупотреблений в результате сговора.

Процедуры внутреннего контроля

1. Заказы на приобретение делаются только после того, как одобрен выбор поставщика.

2. Прежде чем сделать заказ, его необходимо утвердить.

3. Для приемки ТМЦ отводится специальное место, так как это минимизирует затраты как на саму приемку, так и на хранение товара и предотвращает возможность потерь.

4. Записи о запасах ТМЦ должны постоянно корректироваться и дополняться с учетом всех операций по поступлению и возврату товаров.

5. Обработанные к оплате счета-фактуры и счета должны регистрироваться: обычно полученные счета-фактуры и счета сразу проштамповывают и нумеруют, а  затем в ручной системе учета ежедневно фиксируют в журнале поставщиков.

6. Все счета-фактуры должны проверяться и утверждаться на основе записей о поступлении товаров или другой соответствующей документации.

7. Все прочие корректировки (НДС, скидки, транспортные расходы) должны проверяться и утверждаться на основе сопроводительных документов.

8. Санкционированные (и только санкционированные) операции должны быть перенесены соответствующим образом из журнала поставщиков на соответствующие аналитические счета поставщиков и на счета Главной книги.

9. Итоговые сальдо в журнале поставщиков должны регулярно сверяться с сальдо синтетического счета.

10. Документы поставщиков должны регулярно сверяться с сальдо журнала поставщиков.

11. Должно существовать обязательное разделение следующих обязанностей: утверждение круга поставщиков; утверждение заказа; отправка заказа; получение и приемка товаров по количеству и качеству; возврат товаров и т.д.

12. Администрация должна контролировать и анализировать неблагоприятные отклонения от плана в составе затрат по каждому коду затрат и объеме запасов.

 

Тема 12. Организация внутреннего аудита цикла затрат

Цели внутреннего контроля погашения внутренней задолженности заключаются в:

обеспечении оплаты всех утвержденных и только утвержденных счетов-фактур;

обеспечении невозможности несанкционированных выплат с банковского счета;

обеспечении должного анализа, классификации и отражения операций на счетах кредиторов и товаров.

Основные направления внутреннего контроля

Ключевые направления внутреннего контроля погашения кредиторской задолженности состоят в следующем:

денежные документы не должны оплачиваться без соответствующей санкции;

должны проводиться меры, предупреждающие незаконное присвоение или недолжное использование средств с банковского счета;

должно осуществляться верное отражение и разноска по счетам всех операций по погашению кредиторских задолженностей;

необходимо проводить эффективное разделение обязанностей между лицами, занимающимися заказом, закупкой, приемкой и окончательной оплатой; главная цель такого разделения обязанностей — предотвращение злоупотреблений в результате сговора.

Процедуры внутреннего контроля

1. Лимитированные и не лимитированные чековые книжки и прочие средства платежа на предъявителя должны храниться с соблюдением всех необходимых мер предосторожности.

2. Не должны подписываться уполномоченными лицами незаполненные чеки или бланки чеков.

3. Все выписанные чеки должны составляться исключительно на основе утвержденных документов.

4. Должен быть утвержден лимит указываемой в чеке суммы,  разрешенной к подписанию соответствующей группой работников.

5. Сопроводительные оправдательные документы должны погашаться сразу же после подписания платежного поручения, чека, расходного ордера, дабы предупредить злоупотребления и случайные ошибки.

6. Выписанные доверенности на получение наличных денег (включая подотчетные суммы и суммы зарплаты к выдаче) должны контролироваться: ясно, что необходимы дополнительные меры предосторожности для доверенностей, которые приготовлены для оплаты наличными и уже подписаны.

7. Банковские переводы, включая взаиморасчеты, оплату поставщикам и выплату зарплаты, должны утверждаться на основании сопроводительных документов.

8. Доступ к терминалам, которые могут использоваться для инициализации электронного перевода средств, должен строго контролироваться.

9. Прямые выплаты и расчеты плановыми платежами должны соответствующим образом утверждаться, контролироваться и регулироваться.

10. Сальдо по счету каждого поставщика в журнале должно регулярно сверяться с сальдо синтетического счета 60 “расчеты с поставщиками и подрядчиками”.

11. Все выплаты должны быть определены, точно отражены и разнесены по соответствующим счетам.

12. Со стороны администрации должен осуществляться контроль и анализ..

l 3. Разрешения на операции по краткосрочным вложениям должны давать только специально назначенные ответственные лица..

14. Денежные поступления из внешних источников должны полностью инкассироваться для контроля за разноской сумм по счетам.

15. Обязательно должно назначаться ответственное лицо и осуществляться контроль за денежными средства заслуживающих доверия ответственных работников.

16. Должно определяться число направлений расходования наличных средств.

17. На основании недельной или месячной потребности должны определяться размеры наличного оборота.

18. Расход наличных средств должен подтверждаться соответствующей документацией.

19. Осуществляется пополнение наличных в кассе.

20. Производится сверка учетных остатков денежных средств в кассе.

21. Проводятся внезапные инвентаризации.

22. Производится разноска по счетам  Главной книги

23. Осуществляется контроль и анализ со стороны администрации.