4.4. Понятие документа, типовой и унифицированной системы документации. Входные и выходные формы документов, используемых при решении задач в налоговых органах.

Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное на бланке установленной формы и имеющее юридическую силу.

Документы можно классифицировать по ряду признаков, например:

• по отношению к объекту управления - входящие (первичные), исходящие ( сводные ), промежуточные, архивные;

• по срокам представления – регламентированные с установленным сроком представления;

• по функциональным направлениям деятельности:

• правовые и нормативно-справочные ( законы,указы,постановления, приказы, директивы,инструкции и т.п.)

• документы исчисления и учета поступления налогов, сборов (декларации, лицевые счета,банковскиедокументы);

• по контрольной работе ( бухотчеты, балансы, акты проверок) и др

• по назначению - распорядительные, исполнительные, комбинированные;

• по способу использования - разовые и накопительные;

• по способу заполнения (ручной,п/автоматический и автоматический);

• по периодичности - годовые, квартальные, месячные и т.д.

• по числу учитываемых позиций - однострочные и накопительные.

В налоговой системе большой удельный вес составляют унифицированные документы. Однако параллельно в АИС используются и отраслевые формы для внутреннего использования, в том числе формы учета и отчетности, используемые только в ФНС.

4.5. Состав и организация внутримашинной информационной базы реализации задач налоговых органов: файлы, базы данных, распределенные базы данных.

Внутримашинное ИО включает все массивы (файлы), базы и банки данных, базы знаний и языковые средства, обеспечивающие организацию накопления, хранения и поиска информации.

Файл - это совокупность однородной информации по составу и последовательности полей, записанной на машинных носителях и имеющей имя и его расширение, которое называют родовым именем, поскольку именно расширение показывает происхождение файла. Например, расширение .COM или .EXE имеют программные файлы, готовые к использованию, .DBF- присваевается файлу БД, DOC или TXT- текстовым файлам.

Файлы различают по смысловому содержанию, технологии формирования и назначению.

По смыслу ( семантике) различают файлы данных и программ.

Файлы данных являются важнейшей составной частью информационного фонда и отражают все аспекты деятельности предприятия и организации.

По составу информации выделяют файлы с оперативной и постоянной информацией.

К оперативной (переменной информации) в налоговых службах относятся:

• Данные оперативного контроля, поступления налогов и сборов и т.п.;

• Результаты анализа и прогнозирования базы налогообложения и поступления налогов и платежей;

• Итоги контрольной работы налоговых органов и др.

К постоянной информации в налоговых службах относятся файлы и БД с:

• Текстами законов, постановлений, указов и других регламентирующих документов;

• Классификаторами, справочниками и словарями;

• Данными государственного реестра предприятий и учетными данными налогоплательщиков;

• Нормативно-справочная информация.

По роли в обработке различают основные, вспомогательные, служебные, промежуточные и архивные данные. Основные содержат постоянную и условно-постоянную информацию нормативного и справочного характера (НСИ), включая и классификаторы. Промежуточные возникают на стыках решения отдельных задач и на промежуточных этапах.

Выделяют еще рабочие файлы, создаваемые на базе основных для ускорения обработки отдельных задач. Служебные файлы включают справочники, индексные файлы и каталоги для ускорения поиска.

Программные файлы включают программы прикладного и общесистемного характера.

Состав и структура внутримашинного ИО определяются способами организации ИБ: в виде совокупности локальных файлов или интегрированных БД. Сами же файлы могут создаваться в виде:

• иерархической модели в форме дерева с вертикальными связями;

• сети - с вертикальными и горизонтальными связями;

• совокупности таблиц (реляционная форма), обрабатываемых методами реляционной алгебры.

Для поиска файлов создаются каталоги с отражением имени диска, имени файла, его расширения, длины в байтах, даты и времени создания и последнего обновления, а также адреса его расположения на диске. Кроме главного каталога на диске может быть создано множество подкаталогов, относящихся к одной тематике. Каталог строится по древовидной структуре, что создает удобства для быстрого поиска нужного файла.

Создание информационного фонда в виде взаимосвязанных файлов соответствует принципу пофайловой технологии организации. При увеличении объемов информации для многоцелевого применения используется интегрированный подход к созданию внутримашинного ИО на основе баз и банков данных.

Базы данных ( БД )- это специальным образом организованные хранилища информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, сформированных по принципу однородности информации и обеспечивающей удобное взаимодействие и быстрый доступ к ним. Функциональный и информационный состав БД зависит от специфики рабочего места. К профессиональным БД налоговых органов относятся : исходные и отчетные данные по налоговым поступлениям в разрезе бюджетной классификации и БД по задачам каждой подсистемы.

Значительна роль информационно-справочных систем, для функционирования которых создаются БД:

• законодательных и нормативных актов;

• Инструктивных и методических материалов;

• По общеправовым вопросам.