Тема 7. Особенности комплексного исследования систем управления.

Комплексному проектированию системы управлния предшествует ее комплексное исследование, которое осуществляется в семь этапов (см. схему).

1. Анализ проблем, вызывающих необходимость проведения исследования

2.Выявление объекта и предмета исследования

3.Выбор методологии проведения исследования

4.Анализ ресурсов для проведения следования

5. Выбор метода проведения исследования

6.Организация проведения исследования

7. Анализ результатов исследовании. Выработка рекомендаций

Схема. Этапы комплексного исследования систем управления

На 1 этапенеобходимо проанализировать проблемы, стоящие перед конкретной системой управления, выбрать из них главную, определяющую важность проведения комплексного исследования.

Проблема– это несоответствие фактического состояния управляемого объекта желаемому или задуманному.

Например, если в результате анализа информации о продажах изделия руководство предприятия принимает решение о снятии его с производства и переключении на выпуск другого вида продукции, то это может радикально изменить целевые установки всех подразделений, связанных с данными видами продукции. Это может потребовать переобучения персонала, перераспределения ресурсов, внесения изменений в специфические функции отдельных отделов и служб, корректировки структуры управления как всего предприятия, так и его подразделений, принятия новых и отмены ранее принятых решений и т.п.

Введение вышеперечисленных изменений должно быть обосновано анализом факторов, оказывающих воздействие на состояние и положение организации.

Совокупность факторов и условий,вызывающих появление той или иной проблемы, называетсяситуацией. Рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на не ситуационных факторов позволяет описатьпроблемную ситуацию.

Описание проблемной ситуации содержитдве части:

1. Характеристика самой проблемы (место и время ее возникновения, сущность и содержание, влияние на работу всей организации и отдельных подразделений);

2. Ситуационные факторы, в результате действия которых возникла проблема.

Ситуационные факторы делятся на2 группы:

1. Внутренние факторы,зависящие от самой организации и являющиеся часто результатом принимаемых ею управленческих решений.

2. Внешние факторы, формируемые внешней средой, в которой работает организация.

К внутренним факторам относятся:цели, задачи, структура (производства и управления), техника и технология, ресурсы (материальные, трудовые и финансовые).

Задача– это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задача предписывается не работнику, а его должности.

Все внутренние факторы тесно связаны между собой. Изменение одного из них вызывает изменения в других факторах. Необходимо срочное принятие мер для сохранения равновесного состояния системы.

Внешние факторы делятся на 2 группы:

1. Факторы прямого воздействия:

1. поставщики трудовых ресурсов, материалов и капитала;

2. потребители;

3. конкуренты;

4. законы и государственные органы;

5. профсоюзы.

Факторы прямого воздействия непосредственно влияют на деятельность организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации.

2. Факторы косвенного воздействия:

1. состояние экономики;

2. научно-технический прогресс;

3. социокультурные факторы (жизненные ценности и традиции, установки);

4. политическая обстановка;

5. международные события.

Факторы косвенного воздействия не оказывают немедленного воздействия на операции организации, но мет не менее из следует учитывать.

Сфера косвенного воздействия обычно сложнее, чем сфера прямого воздействия. Руководство организации зачастую вынуждено опираться на предложения о такой среде, основываясь на неполной информации, в попытка спрогнозировать возможные последствия для организации.

Все факторы косвенного воздействия взаимосвязаны. Изменение в одном из них вызывает изменения в других.

Внешняя среда постоянно меняется и находится вне возможностей контроля руководства организации. Это является причиной того, что руководитель никогда не может считать какой-то конкретный метод или способ решения возникшей проблемы единственно правильным. Оптимальный выбор – это тот, который соответствует сложившейся в данное время ситуации.

На II этапевыявляютсяобъект исследования((система управления организацией) ипредмет исследования (конкретная проблема, содержащая эффективную работу организации).

На III этапе выбираетсяметодология проведения исследования(цели, методы, прием управления, а также подход менеджеров к принятию решений и учет традиций организации).

На IV этапепроводитсяанализ ресурсов, необходимых для проведения исследования (материальных, трудовых, финансовых, оборудования, информации).

На V этапевыбираютсяметоды проведения исследованияс учетом целей исследования и имеющихся у организации ресурсов ( см. тему 4)

На VI этапеопределяетсяпорядок проведения исследования, его организация (распределяются полномочия, определяется ответственность, уточняются должностные инструкции, уточняется процесс принятия управленческих решений).

На VII этапе необходимозафиксировать и проанализировать полученные результаты (например, создание новой модели системы управления, улучшение норм управляемости и др.) Определяетсяэффективность исследования, т.е. соизмеряются затраты на проведение исследований с полученными результатами.

Иногда процесс исследования конкретного объекта производится в соответствии с выбранной моделью (эталоном) системы управления.

Основные источники сведений для проведения исследований:

1. различного рода документы – устав организации и другие регламентирующие документы (положения о подразделениях, должностные инструкции, отчеты), публикации;

2. сотрудники организации, рассказывающие о деятельности организации в процессе бесед и опросов;

3. специалисты-системщики, наблюдающие за процессом деятельности организации.

Так как ни один из источников не гарантирует полноты и достоверности сведений, то необходимо использовать все источники для сопоставления сведений, их проверки и уточнения.

Помимо указанных документов следует также использовать входные документы,уходящие за пределы организации;промежуточные документы,получаемые и (или) используемые в процессе обработки данных. Используются также картотеки, книги и пр.

Важным источником информации являются анкеты, опросы, беседы с сотрудниками. Руководитель должен довести до сотрудников цель проводимого исследования, наличие официальных документов (приказов, распоряжений пр.), на основании которых проводится работ, желаемые результаты, которых хотелось бы достичь в процессе осуществления исследования. Следует избегать накопления ненужной информации. Следует сравнивать трудоемкость получения сведений с затратами на из получение. Умение отбирать нужные сведения развивается по мере приобретения опыта.

Система управления постоянно развивается и изменяется. Она даже изменяется в процессе проведения исследования. Это надо иметь в виду при сборе информации. Информация, которая кажется необходимой в начале исследования, не является таковой на заключительном этапе. Поэтому надо вовремя его закончить. Исследование не следует затягивать.

По результатам проведения исследования должны быть сформулированы конкретные предложения по совершенствованию системы управления организацией. С этой целью разрабатывается программа исследования, план исследования, технология решения проблемы, инструкции, нормативы, регламенты, определяющие порядок проведения исследования.

Для комплексного исследования систем управления на практике широко используются сетевые методы и модели.

1.В 1957 г. в США опубликован метод критического пути, который является в значительной мере основой сетевого метода. В 1958 г. в США Буузом и Алленом был разработан метод ПЕРТ, который был применен в конце 50-х годов при создании комплекса «Паларис», сроки разработки которого были сокращены на 2-3 года, хотя в его создании принимало участие около 6 000 фирм.

В СССР, начиная с 1961-1962 гг, разработан метод, родственный ПЕРТу, получивший название «Метод сетевого планирования и управления» (СПУ). Это название объясняется характером графиков, напоминающих сеть.

2. Пример сетевого графика, построенного на терминах выполняемых работ и событий.

В сетевом графике работаозначает линию, соединяющуюсобытия, которые обозначаются кружками.

Работа отражает связь между событиями во времени, т.е. последующие событие может наступить лишь после другого события через известный промежуток времени.

В сетевом графике различают 3 вида работ:

а) действительные, т.е. работа, как действие, выполнение которой требует времени, затрат трудовых, материальных и денежных ресурсов;

б) ожидание (например, при испытании на стенде двух машин);

в) фиктивная,т.е. логическая связь между событиями. На эту работу не требуется ни затрат времени на их выполнение, ни затрат каких-либо ресурсов (обычно обозначается пунктирной линией).

Основой сетевого метода является построение сетевой модели.При анализе сетевой модели производится количественная, временная и стоимостная оценка выполняемых работ.

Наиболее широкое распространение получили 3 вида сетевой модели:

1. сетевые модели построенные в терминах событий (кружки) – дуги (стрелки). Кружки показывают результаты выпоенной работы, а стрелки – взаимосвязи работ;

2. сетевые модели, построенные на терминах выполняемых работ (изображаются стрелками) и событий (результатов выполненных работ, которые изображаются кружками);

3. сетевые модели, построенные в терминах работ, при этом работа изображается кружком; под работой понимается процесс составления одного документа.

Таким образом, работа есть процесс. Событие же не являющееся процессом, не имеет протяженности во времени. ОНО – результат работы.

На рисунке «0» - начальное событие, «4» - завершающее событие.

Событие, кроме завершающего целевого, является отправным моментом для выполнения других работ. Все события должны быть пронумерованы в порядке возрастания.

Каждая цепочка взаимосвязных работ и событий называется путем. Цифры над линиями со стрелками показывают его продолжительность.

Полным путемявляется путь от начального, исходного события до окончания всего комплекса работ, т.е. до конечного завершающего события.

Продолжительность каждого полного пути (их может быть много) исчисляется как сумма длительности всех работ, из которых составляется данный путь (например 0-1-7-4; 1-5-4; 2-6-4 и т.д.).

Путь, имеющий наибольшую продолжительность, называется критическим (это 0-2-6-4). Длительность критического пути – это не что иное, как длительность цикла. Он обозначается жирной или цветной линией. Уменьшение длительности критического пути является основной задачей оптимизации исследования системы управления.

При составлении сетевого графика нельзя допускать таких событий, кроме конечных, из которых не следует какая-то работ (событие 8), и таких, кроме начального, которым не предшествует работа (событие 9). Нельзя допускать также замкнутых контуров сети, т.е. путей, соединяющих некоторые события с ними же самими.

Органической частью СПУ являются различные расчеты.Из них наиболее важными являются расчеты ожидаемого времени выполнения работы; продолжительности критического пути и других путей; резервов времени; сложности работ; вероятности выполнения в ожидаемое и заданное время.

Сетевые методы могут разрабатываться и в стоимостном выражении.

Наиболее эффективны сетевые методы при использовании ЭВМ.

Сетевые модели способствуют повышению результативности управления, снижению затрат на управление. Появляется возможность алгоритмировать расчет основных параметров сети (продолжительность, трудоемкость, стоимость и др.).

Особенно эффективно применение сетевых моделей и методов при разработке сложных систем, когда в разработке участвует большое количество исполнителей.

Правила построения сетевых графиков, алгоритмы из расчета, машинные программы являются одинаковыми для сетевых моделей всех 3-х видов.

Весь процесс воздания системы сетевого планирования и управления (СПУ) можно условно разбить на три стадии:

1. Стадия обследования (результаты обследования оформляются в виде сетевых графиков);

2. расчет и анализ сетевых графиков;

3. стадия оперативного управления.

На первой стадии выполняются следующие работы:

• составление структурных схем подразделений и исполнителей, участвующих в разработке;

• определение состава исходных документов, необходимых для выполнения той или иной работы;

• определение перечня работ, входящих в данную разработку;

• составление первичных сетевых графиков по видом работ;

• составление (сшивание) сводного сетевого графика.

Расчленение работ, как правило, должно быть проведено вплоть до отдельных работ и подразделений, отвечающих за их выполнение.

После сбора необходимой информации каждый ответственный исполнитель должен составлять свой первичный сетевой график.

Сшивание первичных сетевых графиков необходимо для того, чтобы объединить первичные сетевые графики, описывающие процесс выполнения отдельных работ, в сводный сетевой график, который отображает процесс всей разработки в целом. При сшивании необходимо согласовать граничные работы поставщика и потребителя. Сшивание сетевого графика заключается в присвоении этим граничным работам общего кода. Для этого в графике потребителя граничному входному событию присваивается код соответствующего выходного события поставщика.

На второй стадиипроизводится расчет и анализ сетевой модели, который осуществляется графическим или табличным методам. Наиболее наглядным является графический метод, но он при применяется при ограниченном количестве событий.

Сетевой метод прост и позволяет быстро рассчитать сети, имеющие несколько сот событий.

На третьей стадииосуществляется оперативное управление объектом по сетевого модели.

Использование сетевой модели позволяет:

• равномерно распределить работу во времени, а также между подразделениями исполнителями, более четко разграничить обязанности и ответственность каждого из них за выполнение отдельных этапов работ;

• использовать сетевые графики в качестве математических моделей процесса планирования, просчитать на компьютере все возможные варианты управления процессами разработки;

• перейти в дальнейшем к разработке типовых сетей графиков по выполнению работ на любом уровне управления рассматриваемой системы и к созданию единой системы сетевого планирования и управления (СПУ в целом по отрасли).

ТЕСТЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Назовите этапы, не относящиеся к комплексному исследованию системы управления (1 тип, ПС)

а) выбор методологии проведения исследования;

б) совершенствование процесса принятия управленческих решений;

в) порядок проведения исследования;

г) проектирование структуры управления;

д) выявление проблем организации, мешающих ее развитию.

(ответ: б+г)

2. Комплексное исследование системы управления имеет своей конечной целью (1 тип, ПС)

а) рационализацию деятельности всей организации;

б) совершенствование разделения труда в организации;

в) повышение квалификации работников организации;

г) разработку системы мотивации в организации.

(ответ: а)

3. Ситуация – это (1 тип, С)

а) реальное противоречие, требующее своего разрешения;

б) сочетание условий и обстоятельств, создающих определенную обстановку;

в) факторы, оказывающее влияние на деятельность организации.

(ответ: б)

4. Разнесите ситуационные факторы по принадлежности по группам (2 тип, С)

1. внутренние факторы

2. внешние факторы

а) финансовые ресурсы;

б) конкуренты;

в) состояние экономики;

г) цели;

д) трудовые ресурсы;

е) жизненные ценности;

ж) технологические процессы.

(ответ: 1.- а+г+д+ж; 2.- б+в+е)

5. Может ли менеджер организации оказывать воздействие на факторы внутренней среды (1 тип, П)

а) да;

б) нет.

(ответ: а)

6. Может ли менеджер организации оказывать воздействие на факторы внешней среды (1 тип, П)

а) да;

б) нет.

(ответ: б)

ТЕСТЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1. Проблемная ситуация – это (1 тип, ПС)

а) отсутствие согласия сторон при решении возникшей проблемы;

б) рассмотрение проблемы с учетом влияющих на нее факторов внешней среды;

в) изучение проблем с учетом влияющих на нее факторов внутренней среды;

г) выявление проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов.

(ответ: г)

2. Разнесите факторы по принадлежности по группам (2 тип, С)

1. факторы прямого воздействия

2. факторы косвенного воздействия

а) международные события;

б) поставщики

в) государственные органы;

г) социокультурные факторы;

д) конкуренты;

е) потребители;

ж) состояние экономики.

(ответ: 1. –б+в+д+е; 2.- а+г+ж)

3.Комплексное исследование системы управления необходимо для: (1 тип, ПС)

а) повышения квалификации менеджеров организации;

б) получения дополнительной информации о проблемах организации;

в) комплексного проектирования системы управления;

г) повышения качества управленческих решений.

(ответ: в)

4. Сетевые методы и модели используются для (1 тип, ПС)

а) развития творческого потенциала менеджера;

б) комплексного исследования и проектирования систем управления;

в) получения дополнительной информации об объекте исследования;

г) ознакомления работников с методами исследования.

(ответ: б)

5. Внутренние факторы организации оказывают влияние на факторы внешней среды (1 тип, С)

а) да;

б) нет.

(ответ: б)

6. Внешняя среда оказывает влияние на внутренние факторы организации:

(1 тип, С)

а) да;

б) нет.

(ответ: а)

7. Взаимосвязаны ли между совбой факторы внутренней и внешней среды (1 тип, С)

а) да;

б) нет

(ответ: а)