- •6. Формирование дел
- •7. Основные этические принципы деловых взаимоотношений руководителя
- •8. Трудовой контракт. Оформление. Применение
- •Форма трудового договора
- •9. Особенности процесса чтения специальной литературы
- •10. Документы по персоналу. Характеристика
- •11. Диалог с деловым партнером. Факторы успеха
- •12. Реквизит «Визы согласования документа». Оформление. Применение
- •13 И 25. Факторы успеха публичных выступлений
- •14. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •15. Паблик рилешнз. Формы взаимодействия со сми.
- •16. Реквизит «Гриф утверждения документа». Правила оформления и применения
- •17. Обязанности секретаря при проведении срокового контроля.
- •18. Организационные документы. Характеристика. Правила оформления.
- •19. Факторы, способствующие формированию положительного имиджа руководителя
- •20. Особенности составления и оформления первичных документов в бухгалтерии
- •21. Правила ведения телефонных деловых бесед
- •22. Реквизит: «Гриф согласования документа»
- •23. Самоконтроль руководителя
- •24. Документы, входящие в состав личного дела. Характеристика.
- •26. Формы представления унифицированных текстов документов. Примеры
- •27. Планирование личного рабочего времени руководителя
- •28. Оперативное хранение документов
- •Рассмотрим основные принципы оперативного хранения документов
- •29. Тактика действий в конфликтных ситуациях
- •30. Организация исполнения и контроля внутренних документов
- •31. Совершенствование техники чтения. Факторы, способствующие хорошему усвоению прочитанного материала.
- •32. Подготовка документов к архивному хранению
- •33. Сущность понятия «Персональный менеджмент». Организация рабочего места руководителя
- •34. Распорядительные документы. Характеристика. Правила оформления
- •35. Автоматизированное рабочее место руководителя (арм). Средства автоматизации
- •39. Пути самосовершенствования руководителя
- •41. Техника ведения коммерческих переговоров
26. Формы представления унифицированных текстов документов. Примеры
Унифицированные системы документации – системы, созданные по единым правилам и требованиям, содержащим информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Униф. формы документов проектируются на основе формуляра образца. Для унифиц. системы организац. распоряд. документов формы документов разрабатываются на основании модели, предложенной ГОСТом-6.30-2003. Текст Униф. документов может быть оформлен в виде связного текста, трафарета, анкет, таблиц и соединения этих форм. Связный текст – содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях. Связный текст может быть составлен на основе трафарета. Анкета – опросный лист для получения определенных сведений. Таблица – перечень сведений о чем-либо, либо о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам; компактный и наглядный способ представления информации.
27. Планирование личного рабочего времени руководителя
1. Формируйте рабочие блоки (функции) 2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемочные часы 3. Устанавливайте регламенты 4. Устанавливайте приоритеты 5. Научитесь говорить «Нет»
Дела сегмента А делегируются с обязательным последующим контролем. Дела группы Б выполняются лично и в первую очередь. Дела группы В смело можно выбросить Дела группы Г полностью делегируются 6.Принцип Паретто 80% вашего успеха заключены в 20% ваших действий 7. Тактика нарезания салями (большое дело делать по частям) 8. Ощущение успеха 9. Привязывайте планы к колебаниям работоспособности (биоритмам)
28. Оперативное хранение документов
Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
Рассмотрим основные принципы оперативного хранения документов
Быстрый доступ.
Одна из основных функций оперативного хранения документов – это скорость поиска нужного Вам документа. Для этого составляется план архива. Также для удобства поиска дела нужно устанавливать корешками наружу. Подписи должны отражать суть искомого дела, то есть быть информативны.
Условия хранения документов.
Необходимо создать приемлемые условия хранения документов. Сохранность документов обеспечит правильный температурный и влажностный режим (17-19 °C и относительная влажность 50-55%). Очень важно обеспечить отсутствие грызунов, пыли и плесени. Выдачу справок и снятие копий документов должен контролировать архивариус.
Размещение документов в архиве.
Юридическая ценность документов, хранящихся в архиве организации, неодинакова. А поскольку мы выяснили, что одна из основных целей оперативного хранения документов – быстрый их поиск, нужно заполнять архив исходя из этого. Более важные документы нужно хранить более тщательно, а также ограничить доступ к ним. Например, составить список лиц, которые могут быть допущены к этим документам. Также документы можно разделить на часто и редко используемые. Очевидно, что более часто используемые документы при их оперативном хранении должны быть расположены ближе.
Уничтожение документов
Как уже было сказано выше, функцией оперативного хранения документов является уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Для выявления таких документов нужно периодически производить экспертизу ценности документов. После выявления документов, сроки хранения которых истекли, составляется акт об уничтожении этих документов. После этого документы подвергаются промышленному шредированию (измельчению). Сжигать документы невыгодно и неэкологично!
Сдача документов в архив
Окончанием оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех де долговременного хранения в государственный, ведомственный или другие архивы.
Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности организации. Компании, которые уделяют оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством.