Глава 3. Документирование деятельности в цаат.

3.1.Составление и оформление организационно- правовых и распорядительных документов.

Организация деятельности выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающих статус организации, ее подразделений и работников, их обязательности, права ответственность; и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся:

- учредительные документы организации;

- положение об организации;

- положение о структурном подразделении;

- структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по делопроизводству);

- должностные инструкции.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для использования, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей организацией, директором ЦААТ Минообразования России, ее коллегиальным органом и руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа.

Организационные документы могут утверждаться непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения на документе или распорядительным документом (постановлением, приказом, решением).

Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным и действует до их отмены или утверждения новых⁷.

В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет.

В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами. При реорганизации учреждения разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Организационно-правовые документы разрабатываются директором техникума или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих свою работу управления как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке с обязательным нанесением всех реквизитов: название учреждения или подразделения, вид документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Датой организационно-правового документа является дата его утверждения. Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных по пунктам.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителем руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Устав – юридический акт, определяющий образование Техникума и определяющим его структуру, функции и правовое положение.

Устав содержит установленные правила поведения, обязательные для всех работников техникума. Обязательность ряда положений Устава может распространяться и на третьих лиц, например на те организации или тех граждан, с которыми данная организация находится в договорных отношениях. Подготовка нового Устава требуется в случаях реорганизации предприятия, организации техникума⁸.

Общие положения о порядке составления и оформления Устава содержится в первой части Гражданского кодекса РФ. Следует отметить, что Устав составляется в письменной форме, в виде единого документа.

Закон не содержит каких-либо определенных требований к составлению титульного листа Устава. Сложившаяся практика показывает, что на титульном листе принято располагать наименование организации, гриф утверждения Устава учредителями (или учредителем) с указанием даты и номера протокола, а также место и год регистрации.

Положение – это правовой акт, регламентирующий, порядок образования, статус, род деятельности, основные задачи, функции структурных подразделений Техникума.

Положения о структурных подразделениях составляются руководителями подразделений и утверждаются директором. Эти положения позволяют устранить дублирование в функционировании управленческого аппарата.

Положениями определяется правовой статус временно организуемых комиссий, групп и т.п.

Структура и содержание уставов и положений, как правило, определяются учреждениями-разработчиками. Положение о структурных подразделениях (службах) можно разделить:

- Положения о структурных подразделениях;

- Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура Положения о подразделениях нормативно не закреплена, но на практике выработана следующая структура:

- общие положения;

- основные задачи;

- функции;

- права и обязанности;

- ответственность;

- взаимоотношения.

Дополнительно могут быть включены разделы «Руководство» (управление); «Организация работы».

В разделе «Общие положения» указываются:

- полное официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности;

- дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение;

- какими законодательными, нормативными правовыми и инструктивными документами руководствуется подразделение в своей деятельности;

- порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения;

- кем утверждаются структура и штаты подразделения;

- наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы решаемые подразделением определяющие характер и направления его деятельности.

В разделе «Функции» указывается, какие действия или виды работ должны выполнять подразделение для осуществления поставленных задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

Раздел «Права и обязанности» устанавливает, какие действия имеет право осуществлять руководитель в целях выполнения возложенных на подразделение функций. Под правом понимается юридически узаконенная возможность требовать или запрещать какие-либо действия, а также предпринимать определенные действия: издавать отдельные документы (например , распорядительные), вести переписку; давать подчиненным указания; представительствовать в соответствующих органах от имени подразделения; а также другие выполняемые подразделением действия для реализации своих функций.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы подразделения и мера персональной ответственности руководителя. Критериями оценки должны быть объективные показатели, характеризующие качество, своевременность, объемы выполняемой работы. Качество выполнения работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и других нормативных или методических документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и т.п. Своевременность выполнения определяется соответствием конкретных сроков завершения работ со сроками, которые установлены плановыми, распорядительными или иными документами. Объем планируемой работы устанавливается в соответствии с действующими нормами и нормативами, а также конкретными заданиями.

Основное внимание в этом разделе следует уделить видам ответственности за невыполнение или некачественное выполнение установленных функций. В зависимости от характера деятельности подразделения могут быть предусмотрены различные виды материальной, административной или уголовной ответственности.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Инструкция относится к категориям документов, содержащих разъяснения о том, как применять те или иные законы, постановления и другие нормативные акты или определяющих порядок и условия осуществления какой-либо деятельности. Инструкция действует, как правило, в течении продолжительного времени в качестве постоянного руководства в практической работе.

Инструкция утверждается приказом или непосредственно директором. Наиболее целесообразно утверждать инструкцию приказом, т.к. в нем фиксируется все необходимые дополнительные сведения: срок введения в действие, ответственные исполнители, перечень документов, отменяемых в сявязи с выходом инструкции.

Текст инструкции, как правило, излагается в третьем лице или в безличной форме, в логической последовательности законченными разделами, иногда имеющими самостоятельные подзаголовки.

Инструкция оформляется на общем бланке. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок ведения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок ведения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и взаимоотношений с другими работниками и подразделениями, обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу.

В последние годы все более широкое распространение получает новая разновидность документов – описание рабочего места, которая по сути представляет должностную инструкцию работника.

В зависимости от категории, уровня и правового статуса работника должностные инструкции как локальные правовые акты могут иметь некоторые различия в названии документа и структуре текста.

Для первого руководителя организации, его заместителей, главных специалистов и руководителей структурных подразделений могут быть разработаны должностные положения, для рядовых сотрудников и специалистов – должностные инструкции, а для работников хозяйственных и вспомогательных (также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) – функциональные обязанности.

Несмотря на различия в названиях, цель создания всех этих разновидностей документов и их назначение остаются едиными, при их разработке соблюдаются общие требования. Должностные инструкции работников в каждом структурном подразделении разрабатываются на основе Положения о подразделении, они составляются по единой методике; должностные инструкции всегда конкретны и фактически описывают конкретные рабочие места; они пересматриваются в едином порядке в соответствии с изменением структуры и штатной численности организации, а также после проведения аттестации.

Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она позволяет:

- рационально распределить функциональные обязанности между работниками;

- повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения;

- улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителем и подчиненными;

- четко определить функциональные связи работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

- объективно применять меры воздействия;

- повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;

- повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;

- организовать равномерную загрузку работников;

- ускорить освоение новым работником своей работы, сократить период адаптации к коллективу и организации;

- повысить мотивацию к работе и доверие к организации, помочь новичку избежать многих непониманий и ошибок;

- снизить вероятность случайного ухода работника из организации;

- планировать продвижение работника по служебной лестнице;

- повысить престиж организации.

Должностные инструкции обычно пересматриваются один раз в пять лет (или один раз в три года) и обязательно уточняются ежегодно по итогам аттестации персонала структурного подразделения.

Первый лист должностной инструкции оформляется по образцу общего бланка организации, т.е. на нем есть логотип организации, указание его полного наименования и организационно-правовой формы. Документ разрабатывается в структурном подразделении, утверждается директором. Обязательным для должностной инструкции являются визы кадровой службы, юрисконсульта организации или соответствующего управления, а при необходимости – визы заинтересованных структурных подразделений и должностных лиц, с которым осуществляется сотрудничество.

На экземпляре должностной инструкции, который хранится в структурном подразделении, ежегодно проставляются отметки об ознакомлении работника с установленными в ней требованиями.

Отметка об ознакомлении оформляется по образцу визы (должность, подпись, дата) и должна быть обязательно проставлена (в порядке напоминания) перед очередной аттестацией сотрудника в сроки, которые всегда конкретно устанавливаются в Положении об аттестации персонала.

Как и в случае с Положением о подразделении, типовая схема построения должностной инструкции из тех, что выработаны практикой . Должностная инструкция может включать следующие разделы;

- общие положения;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения, связь по должности;

- условия оплаты труда;

- показатели оценки работы.

Дополнительными разделами в структуре должностной инструкции могут быть:

- организация работы ( если сотруднику устанавливается особый или индивидуальный график работы или предоставляется право самостоятельно организовать и планировать свой рабочий день);

- порядок утверждения и внесения изменений (если он отличается от обычного или требует особого утверждения органами управления организацией, в том числе для руководителей, их заместителей, главных специалистов и т.п.)

- контроль проверка и ревизия деятельности (в должностных инструкциях материально ответственных лиц этот пункт должен быть обязательно).