Инструменты Автотекст и Автозамена
Текстовый процессор Word способен автоматически корректировать действия пользователя при работе с текстом с помощью инструмента Автозамена. Для настройки параметров необходимо нажать на кнопку Параметры автозамены(Файл/Параметры/Правописание). .
Режим автозамены настаивается в диалоговом окне Автозаменана вкладкеАвтозаменаустановкой всех флажков, в частности:
автоматическое исправление второй прописной буквы в начале слова на строчную;
автоматическое начало предложения с прописной буквы;
автоматическая смена регистра при случайном нажатии <Caps Lock>;
автоматическая замена слов или символов из одного списка на соответствующие слова или символы из другого списка с учетом или без учета форматирования элементов списка.
Для того чтобы при авто замене не исправлялись некоторые слова и сокращения, например: кГц, Ом, СПб и пр., их необходимо включить в список исключений с помощью кнопки Исключения. Использование автозамены является одной из составляющих технологииIntelliSense.
Инструмент Автозаменаработает в автоматическом режиме.
И в этом состоит его отличие от другого инструмента – Автотекст, который предполагает ручную вставку в документ заранее подготовленных фрагментов. Такие фрагменты могут включать текст, графические объекты, которые можно многократно вставлять в разные документы, например, логотипы предприятий, блоки подписей должностных лиц, таблицы и т.п. Элементы автотекста сохраняются в шаблонеNormal.dot, или в другой папке, указанной пользователем (Группа команд Расположение, Файл/Параметры/Дополнительно). Каждый элемент автотекста имеет уникальное имя (до 32 символов, включая пробелы), которое ему присваивается при создании.
Для вставки автотекста в место расположения курсора выполняется выполняется команда Автотекст (Вкладка Вставка, группаТекст, списокЭкспресс-блоки). Далее выбирается имя элемента. Для этого чтобы создать элемент автотекста, надо выделить подготовленный фрагмент и выбрать элемент спискаСохранить выделенный фрагмент в коллекции экспресс-блоков.
Элемент автотекста можно создать с помощью Копилки. Копилка – это особый элемент списка автотекста, в котором хранятся удаленные из документа фрагменты. Эти фрагменты записываются в порядке удаления, после чего все содержимое копилки можно вставить в выбранное место документа. Для создания такого элемента надо выделить текст или рисунок, который следует поместить в копилку, а затем нажать клавиши <CTRL>+<F3>. Далее этот шаг повторяется для каждого фрагмента. Для вставки содержимогоКопилки с ее одновременной очисткой нажимаются клавиши <CTRL>+<SHIFT>+<F3>.
Языковые функции Word
Языковые функции, такие как словари, проверка грамматики орфографии, порядок сортировки, форматирование дат, отображение справки и всплывающих подсказок определяются языком редактирования документа. Задание языковых параметров и языков редактирования MSOfficeвыполняется в категорииЯзык(ВкладкаФайл/Параметры/Язык). Эта группа команд может быть открыта также кнопкойЯзыкна вкладкеРецензирование. Для выделенных абзацев текста документа можно указать другой язык редактирования, с проверкой правописания по умолчанию. При орфографической проверке Word может одновременно использовать до десяти открытых вспомогательных словарей. Основные словари английский и русский включены в штатный комплект Word и открыты по умолчанию.
В группе команд Языкна вкладкеРецензированиеесть кнопкаПеревод, которая запускает команды машинного перевода либо всего документа, либо его фрагмента на выбранный язык.
Настройка параметров исправления и форматирования текста выполняется в категории команд Правописание(ВкладкаФайл/Параметры).
При установленных флажках Автоматически проверять грамматику,Также проверятьорфографиюWord в процессе ввода текста подчеркивает возможные орфографические ошибки красной волнистой чертой, а грамматические ‑ зеленой волнистой чертой. Для исправления ошибки необходимо использовать контекстное менюОрфография. Для этого надо щелкнуть на слове с ошибкой правой клавишей и выбрать одну из команд.
Если ошибка является следствием некоторой регулярной опечатки, допускаемой пользователем при наборе текста, то выбор контекстной команды Автозаменапозволяет внести данную опечатку в список для автозамены. Выбор командыДобавитьприведет к добавлению слова в пользовательский словарьCustom.dic.
При нажатии кнопки Правописаниена вкладкеРецензированиеWord начнет выполнять проверку орфографии и грамматики в документе с позиции текстового курсора с параметрами, определенными в категорииПравописание. При этом проверка производится в тексте колонтитулов, сносок и примечаний. При обнаружении в документе первого же слова, которое отсутствует в словарях, процессор приостанавливает проверку и на экране появляется окноПравописание. Исправить ошибку можно как в этом окне, так и непосредственно в тексте, с последующей активизацией окна.
В строке состояния приложения выводится кнопка проверки правописания, на которой изображена раскрытая книжечка с красной галочкой (ошибок нет) или красным крестом (ошибка есть). В этом случае щелчок по этой кнопке отобразит на экране ошибку и контекстное меню с командами для ее исправления.
Переносы слов в деловых документах, как правило, не используются, вместо этого применяется выравнивание текста по ширине. Word позволяет включать (отключать) режим переноса. На вкладке Разметка страницы| в группеПараметры страницыесть кнопкаРасстановка переносов. С ее помощью выбирается режим расстановки или отключения переносов, и открывается окно|Параметры расстановки переносов. По умолчанию автоматическая расстановка переносов отключена. При включенном режиме допускается автоматическая или принудительная расстановка переносов с заданными параметрами. Переносы в словах из прописных букв по умолчанию отключены.
В заключении обратим внимание на расстановку в тексте знаков мягкого переноса и неразрывного дефиса. При необходимости в слово можно вставить мягкие переносы (клавиши <Ctrl> + <Дефис>), которые разбивают слово на слоги. Мягкие переносы используется процессором при возможном переносе этого слова. Неразрывный дефис (клавиши <Ctrl>+<Shift>+<Дефис>), наоборот, предотвращает разбивку на отдельные части слова, которое пишется через дефис, например: светло‑зеленый, военно‑морской.