3 Организация использования архивных документов аогу «государственный архив астраханской области»

Астраханское областное государственное учреждение «Государственный архив Астраханской области» (АОГУ «ГААО») - одно из старейших и наиболее полных по составу документов региональных архивохранилищ России. ГААО является основным хранилищем Архивного фонда Астраханской области, насчитывая до полутора миллионов единиц хранения на различных носителях.

По многим видам работ ГААО в настоящее время является базовым научно-методическим и научно-исследовательским центром в системе архивных учреждений на территории области, ежегодно принимая более 4,5 тысяч единиц хранения документов от государственных и негосударственных организаций фондообразователей.

Располагая благоустроенным типовым зданием, госархив оснащен необходимыми службами для проведения всех видов работ по накоплению, обеспечению сохранности и использованию архивных документов [18].

В целях всестороннего использования документов Архивного фонда Российской Федерации госархив выполняет следующие задачи:

информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

организация подготовки и проведения выставок архивных документов;

проведение информационных мероприятий с использованием архивных документов;

публикация архивных документов;

организация работы пользователей в читальном зале архива с предоставлением архивных документов и имеющихся архивных справочников;

использование архивных документов в средствах массовой информации и т.д. [29].

Коллектив ГААО проводит информационное обслуживание органов законодательной и исполнительной власти, участвует в реализации пенсионной реформы, ведет важную гуманистическую работу, представляет архивную информацию для реабилитации жертв политических репрессий, в Книги Памяти за период Великой Отечественной войны, возвращая забытые имена.

Госархив области является основным хранилищем ретроспективной архивной информации более чем за 300 лет (с начала XVII в. до наших дней) не только по истории Астраханского края, но и соседних регионов.

В его читальном зале ежегодно работают с архивными источниками более 300 исследователей: отечественные и зарубежные аспиранты, ученые разных специальностей, краеведы [18].

Дирекция государственного архива постоянно уделяет внимание вопросам работы читального зала и НСБ АОГУ «ГААО». Среди проблем читального зала была выделена проблема отсутствия площадей для обеспечения пользователей посадочными местами; необходимость реставрации архивных документов, в особенности газетного фонда научно-справочной библиотеки архива; а также важность планомерной работы по созданию фонда пользования. В связи с ежегодным увеличением числа пользователей, возросшей выдачей документов, нехваткой посадочных мест возникла необходимость в разработке регламента работы пользователей с документами в читальном зале АОГУ «ГААО». На пятом (14 мая 2009 г.) заседании состоялось принятие и утверждение «Регламента работы с документами в читальном зале АОГУ «ГААО».

Справочная служба архива ежегодно исполняет в среднем свыше тысячи запросов (тематического и генеалогического характера, социально-правовых запросов, запросов об имущественных правах юридических и физических лиц (о праве на движимое и недвижимое имущество), запросов по истории предприятий и учреждений, фактов награждений и др.) [29].

Выдаваемые Государственным архивом Астраханской области архивные справки и копии документов, позволяют гражданам оформить назначение пенсий, осуществить перерасчет их размера, получить компенсации, пользоваться различными льготами, обеспечивать свои имущественные и другие законные права. Анализ поступления обращений граждан в АОГУ « Государственный архив Астраханской области» позволяет сделать вывод, что количество их ежегодно растет. Если в 2001 году в Государственный архив обратилось 2307 человек, в 2004 году - 2977 человек, то в 2006 году уже 3284 человека.

И в основном это архивные справки социально-правового характера подтверждающие трудовой стаж и заработную плату. Государственный архив продолжает работу по выдаче справок по раскулачиванию, по выселению репрессированных народов, хотя поток людских обращений по этим вопросам в настоящее время значительно уменьшился. «Архив - достояние человечества» - гласит надпись на стене дома в Венеции, и как жаль, что этим достоянием не может зачастую воспользоваться каждый гражданин, приходящий в архив за необходимым ему документом.

Отсутствие на хранении документов по личному составу организаций и учреждений, неполнота сданных документов, неаккуратное ведение кадрового и бухгалтерского делопроизводства и другие причины не позволяет использовать документальные материалы в интересах их бывших работников. Больно порой смотреть на человека, который всю свою трудовую деятельность отработал в строительных организациях, организациях связанных с сельским хозяйством, не говоря уже о всевозможных обществах и кооперативах, и не может получить справку о заработной плате всего за 60 месяцев [30].

А Государственный архив не только не может помочь ему в истребовании необходимых документов из-за отсутствия их на государственном хранении, но и порекомендовать, куда обратиться в поисках этих документов, потому, что они исчезают бесследно. С помощью архивных документов, имеющихся на хранении, подтверждается стаж работы граждан, реорганизация и переименование мест работы. Особенно актуальны эти виды справок для назначения и перерасчета пенсионного обеспечения, социальной защиты населения. И подчас один заявитель получает сразу 2-3, а то и 4 документа, чтобы обратиться не только за назначением пенсии по старости, но и воспользоваться полагающимися ему льготами. Кроме этого, архив подтверждает факты награждения ведомственными знаками отличия, государственными наградами.

В государственном архиве можно также получить справки о рождении до 1920 года, подтвердить родственные отношения и состав семьи, применение незаконных репрессий в 20-е - 30-е годы, эвакуацию в период Великой Отечественной войны в город Астрахань, нахождение в плену в 1941-1945 годах, оформление статуса беженца на получение компенсации в связи с чеченскими компаниями, работу на выборных должностях. Как видно из этого перечисления в наш архив обращаются не только астраханцы и жители других регионов России, но и иностранные граждане. С начала 90-х годов, уже больше 15 лет хозяйственные структуры страны подвержены процессам реорганизации, реструктуризации, приватизации, банкротства и т.д.

В таких условиях, архивисты проявили лучшие гражданские и профессиональные качества в деле сохранения архивных документов по личному составу или, как их еще называют, кадровых и бухгалтерских документов. К сожалению, архивы и архивисты спасли только малую часть документов от уничтожения, бесхозяйственности, равнодушия. В период продолжающегося банкротства астраханских предприятий, вопросы о судьбах их сотрудников и документах по личному составу остаются открытыми. Давным-давно перезрел вопрос создания специализированного архива по личному составу [30].

Во всех субъектах нашего Южного Федерального округа, во всяком случае, если не де-факто, то де-юре, такие госучреждения созданы и успешно функционируют. До каких же пор, архивисты будут испытывать неимоверные перегрузки, а население неудобства и потери? Как любая организация государственный архив подотчетен в своей работе. Практически все требования Росархива, предъявляемые к справочной работе, выполняются. Проводятся выборочные проверки качества работы и тематические проверки со стороны Агентства по делам архивов области. Постоянно проводят проверки работники Пенсионного Фонда РФ. В последние годы коллектив ГААО постоянно качественно улучшает обслуживание своих клиентов:

создан отдел с очень «говорящим» названием - отдел социально-правовой защиты граждан;

увеличено количество штатных единиц на этом участке работы;

создано несколько электронных баз данных в частности по награждению, имущественным вопросам и т.д.;

проведен ремонт помещений, где посетители ожидают прием и где с ними работают по их обращениям сотрудники архива;

оформлен информационный стенд с образцами документов и статистической информацией, а также указанием телефонов и адресов вышестоящей организации и других архивных учреждений;

начато внедрение электронного учета обращений и исполнения запросов граждан;

в зале ожидания приема посетители могут ознакомиться с перечнем организаций, чьи документы по личному составу находятся на госхранении;

состояние работы отдела, проблемные вопросы периодически заслушиваются на заседаниях совещательных органов ГААО и оперативно применяются меры по устранению недочетов.

Архивные справки принимаются и исполняются на основании личных заявлений граждан в установленные часы приема, почтовых отправлений в письменном виде, по нотариальной доверенности должным образом оформленной на 3-х лиц, а также по официальным запросам госорганов, госучреждений, общественных организаций в интересах заявителя [30].

Если гражданин решает обратиться в государственный архив лично, то следует учесть, что прием ведется ежедневно с 8.30 до 12.00 часов, кроме субботы и воскресенья, в порядке живой очереди. И в этом случае, и при направлении письменного запроса, настоятельно рекомендуется с целью экономии времени предварительно уточнить местонахождение нужных документов по телефону.

Также можно воспользоваться электронной почтой: astrahanarhive@narod.ru. Необходимо пояснить, что справки, касающиеся трудовых биографий и получаемой заработной платы, за любые пять лет исполняются архивистами бесплатно. Заявитель лишь возмещает стоимость канцелярских, копировальных расходов и почтовых отправлений. Иные справки оплачиваются согласно Прейскуранту, утвержденному Правительством Астраханской области.

Практически никогда в последние годы, даже при дефиците работников, огромном потоке обращений граждан, наши сотрудники не превышали месячный срок исполнения запросов. В исключительных случаях, таких как подготовка справок, с документов находящихся на упорядочении (научно-технической обработке перед сдачей на хранение в государственный архив) этот период мог составить 2 месяца и более, но это уже приравнивается к чрезвычайной ситуации, за которой могут последовать административные меры наказания.

Для улучшения работы, повышения оперативности и качества, а также обеспечения работы ведомств, которые пользуются архивной информацией (отделения Пенсионного Фонда РФ, службы по правам человека, кадровые службы и службы по работе с персоналом в коммерческих структурах, организации, занимающиеся регистрационной и правоустанавливающей деятельностью, органы суда и прокуратуры) готовится справочник о местонахождении документов, исполненный в электронном формате [30].

Эта работа осуществляется за счет уплотнения рабочего графика сотрудников отдела, т.к. ими движет желание помочь землякам, и не только им, а также гражданская ответственность и преданность своему делу. Задача сотрудников отдела социально-правовой защиты граждан состоит не только в том, чтобы посетитель ушел от нас с документом в руках или получил так необходимую для него консультацию, но и получил чисто человеческое, теплое участие, внимание и поддержку. И, наконец, несколько рекомендаций, в каких случаях и куда надо обращаться за архивными сведениями.

Так если Вам требуются документы, подтверждающие рождение, брак, усыновление, развод, смерть необходимо предварительно обратиться архивы органов ЗАГСа. Работу в партийных органах и комсомольских организациях подтверждает бывший партийный архив ныне Государственный архив современной документации по ул. Володарского, 17. Этот архив хранит также документы по личному составу ряда организаций. За подтверждением работы в Каспийской флотилии надо обращаться на ул. Бакинскую, д. 149. Архив областной нотариальной конторы находится в здании Областной нотариальной палаты по улице Ленина, 26. Из прежних крупных объединенных архивов на сегодняшний день продолжают свою работу:

архив АО «Российские железные дороги» по ул. Беринга, д. 6, выдает справки о работе в подразделениях Приволжской железной дороги;

архив ОАО «Каспрыба», чей офис находится по адресу ул. Чернышевского, д. 16 подтверждает работу на предприятиях рыбной промышленности астраханского края;

архив Министерства образования Астраханской области по ул. Желябова, 21 - о нахождении в детдомах, работе, полученном образовании;

объединенный архив здравоохранения по ул. Свердлова, 42 - о работе в городских медицинских учреждениях [30].

Если организация, где Вы работали, продолжает действовать, за справками необходимо обращаться в архив организации или ее кадровую службу. При этом сельским жителям следует, по возможности, навести справки в районных архивах или архивах муниципальных образований, а затем уже звонить либо писать в областной центр. Розыском граждан и их родственников, вопросами прописки занимаются органы МВД, конкретнее - паспортно-визовые службы, информационные центры и архивы этого ведомства. Гораздо меньше становится запросов фронтовой, военной поры. И все же архивные учреждения продолжают кропотливую работу по розыску документов так необходимых нашим пользователям.

Центральный архив Министерства обороны в г. Подольске Московской области (ул. Кирова, 74) подтверждает службу, работу с июня 1941 г. во всех родах войск, учебу в период Великой Отечественной войны. Ранения, контузии, нахождение на излечении в госпиталях подтверждает Архив военно-медицинских документов в г.Санкт-Петербург, пер. Лазаретный, д. 2. Справки о пребывании в блокадном Ленинграде выдает архив г. Санкт-Петербурга по ул. Варфоломеевской, 15. При письменном обращении в государственный архив рекомендуется разборчиво указывать данные: фамилию, имя, отчество, домашний адрес, телефон, название и местонахождение организации, табельный номер (для заводов) и приложить ксерокопию трудовой книжки и паспорта [30].

В последнее время возрос интерес в обществе к поиску информации о близких и родных людях, к истории семьи, рода, к истории происхождения отдельного человека. В связи с этим в архиве увеличился поток запросов генеалогического характера, в том числе по составлению родословных. Запросы приходят с разных концов нашей необъятной Родины - Дальнего Востока, центральной части России, из Москвы, от жителей г. Астрахани и Астраханской области.

Можно привести ряд запросов наиболее интересных, запоминающихся - это запрос из Волгограда от Л.А.Фоминой (в девичестве Персидская) об уточнении даты рождения и смерти представителей дворянского рода Персидских за 1770-1918 гг. При поиске информации оказалось, что представители этого рода проживали по долгу службы в Астраханской губернии и в фондах архива - «Астраханская губернская канцелярия», «Правление Астраханского казачьего войска», «Астраханское дворянское депутатское собрание», «Канцелярия Астраханского губернского предводителя дворянства» были найдены уникальные документы, сведения из которых дополнили домашний архив рода Персидских, а они занимаются Летописью своего рода уже более семи лет. Один из самых ранних это документ 1770 года за подписью наказного атамана Макара Персидского, имеющий отношение к роду и являющийся прапрапрапрадедом А.Ф.Фоминой [23].

В настоящее время исполняется запрос из Москвы по составлению родословной крестьяно-купеческого рода Рябицевых, проживавших в Рязанской губернии. Один из представителей рода Иван Рябицев после отмены крепостного права, получив вольную, ушел пешком из Рязанской губернии в Астрахань, здесь работал грузчиком на рыбных промыслах, скопил деньги, вывез семью из Рязанской губернии, поселились на Форпосте. Начали заниматься бондарным делом, разбогатев, построили бондарные мастерские для частной рыбной промышленности. Был причислен к купцам 1-й гильдии. Помимо основной деятельности занимались благотворительностью. Немалый материальный вклад они внесли в строительство церквей в Атаманской станице - храм Спасо-Преображения, Никольская церковь. Таким образом, вместе с забытыми именами в нашу жизнь возвращаются их родовые традиции и благодарная память потомков.

Исполнение запроса нашего земляка Александра Васильевича Меретина (широко известен в Астраханской области и сам хорошо знает историю своей малой родины) о составлении родословной свелось к изучению большого пласта документов. В результате составлена поколенная роспись, в нее включено около 260 представителей рода.

Характерные мелкие детали о каждом представителе того или иного рода, найденные в документах органически срастаются, представляя «единый целостный образ» рода.

Возрождение достоверной памяти о роде невозможно без документов Государственного архива Астраханской области. Так, самый основной и массовый документальный источник поиска информации по всем сословиям - это метрические книги. В фондах государственного архива имеются метрические книги церквей г. Астрахани и Астраханской губернии о рождении, об умерших, о бракосочетании за период с 1722 г. по 1918 гг., метрические книги еврейского общества «СФАРД» за период 1860 гг.- 1918 гг., метрические книги мечетей горда Астрахани за 1831-1900 гг. (арабский шрифт) [31].

При поиске сведений архивом используется так же документы с генеалогической информацией по конкретным сословиям. Так, по истории купеческого и мещанского рода - документы фонда «Астраханское мещанское общество», «Астраханское купеческое общество». По истории духовенства - документы Астраханской духовной консистории, духовных училищ, фонды благочиний, фонды церквей и т.д. По истории крестьянского рода дополнительная информация из документов фонда «Астраханская казенная палата» - о взятии в рекруты, о переселении из волости в волость, из уезда в уезд, из губернии в другую губернию и.д.). По истории дворянского рода - информация «Астраханского дворянского депутатского собрания», «Канцелярия Астраханского губернского предводителя дворянства» (личные дела дворян, сведения об имущественном положении, о причислении к дворянству, списки дворян). Обращаемся к документам фондов советского периода - это фонды советов всех уровней и их исполнительные комитеты, органов юстиции, суда, прокуратуры, земельных отделов и т.д. Привлекается потенциал имеющейся в архиве научно-справочной библиотеки: такие издания как памятные книжки, адрес-календари, Астраханские епархиальные ведомости, История Астраханского казачьего войска и многие другие [31].

Надо отметить, что одинаковых запросов и путей поиска не бывает. Выявление документов по каждой родословной - это индивидуальная работа, в процессе которой появляется немало непредвиденных ситуаций и проблем. При обращении в архив желательно иметь следующие сведения хотя бы о представителях двух поколений:

фамилия, имя, отчество (для женщин девичья фамилия и в замужестве);

дата рождения: год, месяц, число, (если неизвестно, то можно приблизительно в пределах нескольких лет);

место крещения - собор, церковь, приход;

место рождения: губерния, уезд, волость, село, деревня и т.д., в городах - участок, улица, дом;

национальность;

место жительства;

дата смерти (если неизвестно точно, можно приблизительно), место захоронения;

вероисповедание, был переход в другую веру;

сословие: дворянство, почетное гражданство, казачество, духовенство, городское сословие (мещане, цеховые ремесленники), купечество, крестьяне;

звание, чин, титул;

семейное положение; где состоялся брак (венчание) (собор, церковь, костел, приход), когда, фамилия, имя, отчество жены (мужа);

образование: название учебного заведения, факультета, когда учился и закончил;

владение землей, недвижимостью (где): уезд, губерния, город, село.

какими документами об интересующем Вас лице располагаете и можете ли представить их копии;

другие известные Вам факты и подробности, которые Вы считаете нужным сообщить для проведения поиска: гражданство, подданство, факт опекунства, факт усыновления (удочерения), нахождение под судом и т.д.

Воссоздавая историю одной семьи, взаимоотношения и взаимосвязи семьи и рода можно судить о глубинных процессах социального, экономического, культурного функционирования общества в целом. Чем основательнее знания истории семьи, тем глубже уходят корни в родную землю [31].

На источниковой базе ГААО ежегодно выполняются диссертационные исследования, готовятся монографии, научно-популярные издания.

Коллектив научных сотрудников ГААО в 1995 г. возобновил активную публикационную работу. В его издательском портфеле находится несколько научных сборников документов по самым различным темам [18]. В 2009 г. архив выпустил в свет сборник документов «Память сердца», рассказывающий о наших земляках, внесших достойный вклад в Великую Отечественную Войну. Также АОГУ «ГААО» совместно с муниципальным образованием «Икрянинский район», Астраханской региональной общественной организацией «Икрянинцы» выпустили историко-публицистический очерк «Здесь Родины моей начало», к 80-летию Икрянинского района Астраханской области. Издание подготовлено на основе документов архива. В книге нашли отражение география, социальные характеристики района, его специфика, развитие образования, здравоохранения, культуры. Издание рассчитано на широкий круг читателей (книга реализуется в Икрянинском районе и через читальный зал АОГУ «ГААО») [29]. Ранее в свет вышли справочник об истории астраханских городских улиц, книгу о Трусовском районе г. Астрахани, историко-краеведческий очерк о жизни г. Астрахани в разное время [18].

Материалы архива стали основой многочисленных экспозиций:

с начала 2009 г. на базе выставочного зала АОГУ «ГААО» Астраханским обществом историков-архивистов были проведены две художественные выставки совместно с организациями культуры и авторами. Первая из них - «Зимняя сказка»: от Рождества до Масленицы» Л.П. Потемкиной привлекла большое количество детей дошкольного и школьного возраста, женщин и тех, кто интересуется декоративно-прикладными видами искусства. Вторая выставка молодой художницы Е. Рубан посвящалась женскому дню 8 Марта и называлась «Цветы для Евы». Обе выставки собрали много откликов зрителей и положительные отзывы в астраханских СМИ;

«Берег корабельный, парусная даль» - тематическая экспозиция с таким названием открылась 27 марта 2009 г. в выставочном зале Государственного архива Астраханской области. Зрители смогли ознакомиться с морскими картами, книгами, чертежами и моделями кораблей, яхтенных вещей, рисунками и фотографиями, иллюстрирующими историю мирового и Каспийского мореходства. Морская тема объединила предметно-исторические материалы и художественно-авторские работы, создавая насыщенную экспозиционную фактуру;

«С «лейкой» и блокнотом…» выставка периодической печати 1941 - 1945 гг. с таким названием посвящена обзору изданий периодической печати периода Великой Отечественной войны, которые находятся в фонде Научно-справочной библиотеки АОГУ «ГААО» и подготовлена к 9 мая - Празднику Победы в Великой Отечественной войне и Дню российской печати, отмечавшемуся 5 мая. Цель выставки - предоставить сведения о той огромной и важной работе, которую проводила советская печать в годы войны по информированию населения о происходящих событиях [29];

1 декабря 2009 года в читальном зале АОГУ «Государственный архив Астраханской области» проводилась выставка литературы под названием «Опытность мира и разум веков: книжные памятники в фондах библиотеки архива». Цель выставки - знакомство историков, краеведов и библиофилов с уникальными историческими печатными источниками XVIII-XIX вв., хранящимися в Государственном архиве. Вниманию пользователей были представлены: «Русская летопись по Никонову списку», 1767 г., «Летописец Новгородский», 1781 г. и другие произведения - как синодальные летописные списки; издание «Полного собрания русских летописей», выходившее под эгидой Археографической комиссии является первой многотомной летописной публикацией. Основную часть редких книг выставки составили тома «Древней российской вивлиофики» - первого академического собрания источников по истории России, изданных Н.И. Новиковым в 1773-75 гг.;

в марте 2010 года, к предстоящему дню российских архивов сотрудниками читального зала АОГУ «Государственный архив Астраханской области» организована выставка литературы «Тихая музыка истории», на которой представлены опубликованные исследовательские работы пользователей и сотрудников архива. Цель выставки - знакомство в значительном объеме всех заинтересованных с изданиями, написанными в разные годы на основе документов государственного архива. Основу выставки составили монографии, вышедшие в свет в 2000-2009 годах. Среди авторов - писатели-краеведы А. Марков, М. Кирокосьян, З. Малометова, Ю. Волков, А. Байгушкин, Г. Васильев, Э. Кугрышева и мн. др.;

26 апреля в читальном зале АОГУ «Государственный архив Астраханской области» к 65-летию Победы, открыта книжная выставка под названием «Что сохраняют в память о войне?», на которой представлены опубликованные воспоминания, военные мемуары, документы и письма периода ВОВ. Общую суть выставки можно охарактеризовать словами публициста и краеведа А.Горшкова «…Мы говорили всегда: «общечеловеческая память», «историческая память», «память сердца», «товарищ память» в конце концов. Давайте так будем говорить и впредь. И сохранение именно этой памяти - незыблемый долг любого общества, считающего себя цивилизованным»;

сотрудниками АОГУ «Государственный архив Астраханской области» и Агентством по делам архивов АО была проведена виртуальная выставка к 65-летию Великой Победы «Живая память сердец». На выставке были представлены фронтовые фотографии, грамоты и благодарности командования Действующей Армии, газетные публикации и документы из фондов архива. Подобные экспозиции проводятся для потенциальной аудитории ежегодно и функционируют, как правило, с апреля по июль ежегодно. Достаточно назвать проведенные в 2001-2009 гг. аналогичные выставки: «Астрахань: документальная летопись военных лет: к 60-летию начала Великой Отечественной войны», «Астрахань и астраханцы: 1941-1945 гг. документальная память о Великой Отечественной войне» (к 60-летию Победы советского народа в Великой Отечественной войне), «Поклонимся Великим тем годам. К дню памяти и скорби 22 июня». В нынешнем году на заседании дирекции госархива было решено не только провести выставку под названием «Астрахань в годы Великой Отечественной войны: по документам Государственного архива Астраханской области», но и продолжить пополнение коллекций и фондов госархива документами участников войны, тружеников тыла и детей военных лет [29].

Успешной работе по использованию архивных документов способствуют деловые и творческие контакты архива с научной общественностью, учреждениями образования и культуры, средствами массовой информации.

К примеру, на 1 канале российского телевидения осуществляется проект «Моя родословная», для ряда документальных фильмов которого востребованы, в том числе документы Архивного фонда Астраханской области. Так, в августе 2009 г. в архиве побывала творческая группа, создавшая фильм об известном российском кинорежиссере В.В. Меньшове. Сотрудники архива к встрече с творческой группой и самим Владимиром Валентиновичем подготовили подлинные архивные документы о его предках, комментарии к ним. В настоящее время архив участвует в подготовке передачи о М.П. Максаковой.

23 ноября 2009 г. в АОГУ «Государственный архив Астраханской области» прошла встреча с журналисткой телекомпании «Лотос» Натальей Тихоновой. В ходе беседы ведущий специалист АОГУ «ГААО» Н.М. Чуманова поделилась тем, что все больше возрастает интерес к поиску информации по истории близких и родных людей, к истории происхождения семьи, рода.

На первой рабочей неделе 2010 года читальный зал АОГУ «Государственный архив Астраханской области»» посетил докторант Центра славянских исследователей при университете Хоккайдо, г. Саппоро (Япония) - Такэхико Иноуэ. Это уже второй визит иностранного пользователя в Астрахань с целью изучения документов архива по теме «История распространения оспопрививания в калмыцкой степи в дореволюционном периоде» [29].

В конце 2009 года состоялся ряд семинаров с участием сотрудников АОГУ «ГААО»:

27 октября 2009 г. в конференц-зале Министерства здравоохранения Астраханской области состоялся семинар, подготовленный и проведенный совместно Министерством и АОГУ «Государственный архив Астраханской области» для работников лечебных учреждений, отвечающих за делопроизводство и архивы в своих организациях. Специалисты архива ознакомили слушателей семинара с новыми законодательными и нормативными документами в области ДОУ и работы архивов, провели практические занятия, ответили на многочисленные вопросы. Было внесено предложение сделать такой семинар постоянно действующим;

6 ноября 2009 г. с участием сотрудников АОГУ «ГААО» в Министерстве труда и социального развития АО был проведен семинар по вопросам архивного дела в подведомственных министерству организациях. Руководство и специалисты министерства намерены продолжить работу с оперативными и архивными документами на высоком уровне в целях полноценного пополнения Архивного фонда нашей области.

Особое внимание в работе Государственного архива Астраханской области отводится мероприятиям, направленным на укрепление сотрудничества с высшими учебными заведениями. Так 23-24 октября 2009 г. в Астраханском государственном техническом университете прошла Международная научно-практическая конференция «Социально-гуманитарное образование высшей России в XXI веке», организованная Гуманитарным институтом АГТУ. Сотрудники АОГУ «Государственный архив Астраханской области», бывшие выпускницы Гуманитарного института АГТУ, Н.А. Бочарникова и В.П. Ледовская приняли активное участие в работе Круглого стола, проходившего в рамках данной конференции. Тема их доклада «Актуальность взаимоотношений архивов и общества в современном информационном пространстве» была по достоинству оценена участниками Круглого стола, которые активно обсуждали проблемные вопросы: деятельность архивов в СМИ и на телевидении, архивы и современные информационные технологии, рост популярности генеалогических исследований.

Ежегодно проводятся тематические и обзорные экскурсии для представителей высших учебных заведений, студентов и преподавателей АГТУ, АГУ [29].

Облгосархив активно участвует в культурной жизни города и области, предоставляя документы для музеев, выставок и стендов; выдает архивные справки по истории учреждений, организаций и предприятий; сотрудничает со средствами массовой информации, расширяет связи с различными учреждениями и организациями всех форм собственности и всех отраслей деятельности, со многими из которых имеет длительные деловые контакты. Сотрудники архива в дополнение к официальной управленческой документации постоянно накапливают документы личных и семейных архивов, тематические коллекции и собрания документов [18].

На базе облгосархива созданы и активно развиваются региональные отделения Российского общества историков-архивистов (РОИА) и Союза краеведов России. Общественная деятельность астраханских архивистов хорошо известна нашим землякам и не раз поощрялась со стороны Центрального Правления РОИА. Так, во второй половине 2009 г. было получено приятное для астраханцев известие о награждении Астраханского областного отделения РОИА за активное участие в IV Всероссийском конкурсе организаций на лучшую постановку работы в 2007-2008 гг. почетной грамотой РОИА [29].

Таким образом, на сегодняшний день Облгосархив является самым объемным в количественном отношении, ценным по непреходящему значению своего состава и содержанию источников, а также значительным по разнообразию и качеству направлений деятельности в системе местной государственной архивной службы [18].

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Сегодня вопросы использования архивных документов - одно из наиболее важных и определяющих направлений работы архивов всех уровней. Наше общество выстрадало право на познание своего прошлого, а значительная часть его в архивных документах видит важнейшее средство своей социальной защиты, политической и моральной реабилитации. Именно поэтому особенно после августовских событий 1991 года оно с нетерпением и живым интересом ожидало открытий в российских архивах, неоднозначно реагируя на все то, что происходит в них и с ними.

Одной из характерных черт складывающегося ныне нового архивно-информационного пространства должна являться его принципиальная открытость для пользователей и та ведущая роль, которая отводится в формировании этой открытости архивистам.

Необходимо определить сугубо практические действия по организации использования документов в условиях формирования нового архивно-информационного пространства.

Во-первых, непременным условием его цивилизованного функционирования должна явиться правовая и нормативная база, начиная от закрепления в законодательной форме понятий «безопасность государства», «тайна личности» в преломлении к архивным документам, и заканчивая порядком выдачи лицензий на использование архивных документов, защитой прав государства на свою архивную интеллектуальную собственность.

Во-вторых, в новое архивно-информационное пространство должны быть вовлечены новые документальные комплексы как высшего, так и низшего уровней, причем не только российских, но и зарубежных архивов. Только это даст возможность создать предпосылки для всесторонних ответов на вопросы о прошлом.

В-третьих, очевидно, что освоение нового архивно-информационного пространства России - дело не одного поколения исследователей. Однако уже сейчас важно, чтобы оно стало достоянием не только российского, но и международного сообщества ученых - в этом залог постижения прошлого, основа международного сотрудничества в гуманитарной сфере.

В-четвертых, такое освоение уже сегодня немыслимо без программного подхода, ясного представления этапов разработки, форм взаимодействия, обмена информацией, использования современных технологий. В частности сегодня представляется наиболее оптимальным распространение описей, создание на их основе баз данных, маркетинговые операции по определению спроса на тот или иной тематический, видовой, хронологический комплексы архивных материалов, их тиражирование различными способами.

В-пятых, установление исторической истины сегодня - это не просто праздная забава. Важно сказать, что процесс использования имеет и сугубо практический и нравственный аспекты, когда речь идет о запросах социально-правового характера, связанных с политической реабилитацией граждан и т.д.

В-шестых, в условиях развития современных архивных технологий важно переломить стереотипы типа, вида, форм публикаций. Классические издания, безусловно, сохраняют свою значимость, но придется использовать и другое - микрофильмирование, создание баз и банков данных, их подключение к информационным системам других стран.

В ходе данной курсовой работы были проведен анализ основных форм использования архивных документов (представление документов пользователям для исследований в читальном зале; экспонирование документов на выставках; использование документов в средствах массовой информации; проведение информационных мероприятий с использованием документов и др.), в том числе были изучены правила оформления и порядок выдачи основных информационных документов архива.

Была исследована и проанализирована организация использования ретроспективной документной информации АОГУ «Государственный архив Астраханской области».

Также были изложены основополагающие нормы законодательных актов РФ, регламентирующих порядок использования документов архивов.

Исследовав многообразие форм и направлений использования документальных богатств, можно сделать вывод о необходимости и значимости дальнейшего всестороннего использования бесценных сокровищ документов нашей страны с целью обеспечения приоритетных направлений развития экономики, науки, культуры, повышения сознания людей, обогащение духовного мира каждого человека.

Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развития системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры.

Таким образом, применение пользователями и архивами архивных документов в управлениях, в научных, политических, экономических, социально-культурных целях направлены на укрепление российской государственности и информационных потребностей общества, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Нередко говорят: без архивного документа нет истории государства и народа, нет нации. И это, очевидно правильно. Проходят столетия, одно поколение сменяет другое, и память о содеянном каждым из них сохраняется в таком уникальном и бесценном источнике, как архивные документы. Их совокупность дает возможность получить сведения по самым различным аспектам отечественной истории, а всестороннее использование позволяет судить о полноте и достоверности фактов и событий изложенных в них.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»// Собрание законодательства РФ от 25 октября 2004 г. № 43

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"// Собрание законодательства РФ от 31 июля 2006 г. № 31

Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 18.07.2009) "О государственной тайне"// Собрание законодательства РФ от 13 октября 1997 г. № 41

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152 «О персональных данных»

Указа Президента РФ от 6 марта 1997 г. №188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (с изменениями на 23 сентября 2005 г.)

Постановление Правительства РФ от 08.12.2005 N 740 «О федеральной целевой программе «Культура России (2006-2011 годы)»

Временное положение «О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования» от 29 мая 1992 года

Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации // Росархив. ВНИИДАД. -- М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2002. -- 304 с.

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)//Росархив, ВНИИДАД. - М.: Дело, 2002. - 300 с.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 с изменениями от 16 февраля 2009 г. № 68)// "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14.05.2007.

Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (утверждены Приказом Федеральной архивной службы России от 6 июля 1998г. № 51)

Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова «Архивоведение»: Учебник для нач. проф. образования-- М.: Издательский центр «Академия», 2005. -- 272 с.

О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.

З.В. Крайская, Э.В. Челлини «Архивоведение»: учебное пособие - СПб.: НЕВА, 2007. - 341с.

Е. А. Ульянина, А. С. Якименко «Архивоведение: конспект лекций» - М.: Изд-во: Высшее образование, 2007. - 148 с.

В.Н. Самошенков История архивного дела в дореволюционной России, М. 1989. - 215 с.

М.В. Стеганцев «Государственный архивный фонд СССР - национальное достояние народа»// Советские архивы № 2, 1986. - 205 с.

История Астраханского края: Монография. -- Астрахань: Изд-во Астраханского Государственного Педагогического университета, 2000. - 1122 с.

В.Д. Банасюкевич «Основные правила работы архивов организаций»// Делопроизводство, N4, 2002.

Ю.В. Грум-Гржимайло, А.Г. Сергеева, Н.А. Ткаченко «Разработка автоматизированных архивных технологий»//Информационное общество, №2, 2003.

О.В.Наумов «Вопросы доступа, пользования и использования документов РЦХИДНИ»//Отечественные архивы,1996,№ 2

П. В. Безобразов «Сергей Соловьев. Его жизнь и научно-литературная деятельность» - Режим доступа: http://az.lib.ru/s/solowxew_sergej_mihajlowich/text_0020.shtml

Г. А. Белов, В. В. Максаков «Архивы»//Советская историческая энциклопедия - Режим доступа: http://dic.academic.ru/dic.nsf/sie/1192/АРХИВЫ

Б.Ф. Додонов, О.Н. Копылова, С.В. Мироненко «Из истории публикации документов царской семьи в 1918-1920-е гг.»//Отечественные архивы,№1,2007 г. - Режим доступа: http://www.rusarchives.ru/publication/dokomi.shtml

Д.И.Ибрагимов «Государственная архивная служба Татарстана в 1960-2000-е годы» - Режим доступа: http://www.tataroved.ru/institut/dissovet/50/

«История Государственного общественно-политического архива Пермской области» - Режим доступа: http://www.autoaf.ru/docs-arhivnoe-delo-istoriya-gosudarstvennogo-obschestvenno-politicheskogo-arhiva-permskoi-oblasti.htm

«Научно-методическая работа и использование документов Государственного архива Курской области в 2002 - 2003 гг.» - Режим доступа: http://kursk.rusarchives.ru/gako/nmr_gako.shtml

«Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах» - Режим доступа: http://www.rusarchives.ru/branch/use.shtml

Новости Государственного архива Астраханской области - Режим доступа: http://astrahanarhive.narod.ru/9.htm

«На службе землякам» - Режим доступа: http://www.astrahanarhive.narod.ru/5.htm

Н.М. Чуманова «И моя семья должна принадлежать истории…» - Режим доступа: http://www.astrahanarhive.narod.ru/5.htm

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение А

Форма журнала регистрации обращений граждан в государственном архиве

(название государственного архива)

ЖУРНАЛ

регистрации обращений граждан

начат __________ г. - закончен ___________ г.

№ пп

Дата приема

ФИО

Содержание обращения

Результат обращения (дана консультация, принято для исполнения по документам архива письменное заявление, выдана архивная справка и проч.)

Регистрационный номер запроса в канцелярии архива

Примечания?*

1

2

3

4

5

6

7

*В случае получения заявителем архивной справки или копии документа на руки в столе справок, в этой графе он расписывается в их получении.

Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов в организации

Наименование организации

Журнал

регистрации выданных копий, выписок,

справок, тематических материалов

№ п/п

Автор запроса, исх. №, дата, адрес, телефон

Дата и регистрационный номер запроса

Содержание запроса

Название выданного документа (копия, выписка, справка и др.)

Дата и регистрационный номер выданного документа

Расписка в получении или дата отправки

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Приложение Б

Форма архивной справки государственного архива

(название государственного архива)

_________________________________________________________

(почтовый индекс, адрес, Адресат

телефон, факс архива)

Архивная справка

_______________ № ______________

(дата)

На № __________ от ______________

Руководитель архива Подпись Расшифровка подписи

Печать

Форма архивной справки организации (образец)

Наименование организации Петрову Б.И.

ул.Жуковского,

105/2, кв.5,

г.Новосибирск, 630082

АРХИВНАЯ СПРАВКА

31.06.99 № 04-5/173

Москва

На № 310 от 25.06.99

В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопродуктов "Росхлебпродукт", в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за апрель-декабрь 1962 г., значится Петров Борис Иванович в должности инженера.

Основание: ф.50, оп.2, д.3, лл.105-106

Справка выдана для предоставления по месту работы.

Наименование должности руководителя

организации

(структурного подразделения, в состав которого

входит архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Гербовая печать организации

Приложение В

Форма штампа “апостиля”

APOSTILLE ? АПОСТИЛЬ

(CONVENTION DE LA HAYEDU 5 OKTOBRE 1961 --

ГААГСКАЯ КОНВЕНЦИЯ ОТ 5 ОКТЯБРЯ 1961 г.)

1. Российская Федерация

настоящий официальный документ

2. Подписан__________________________________________

(фамилия)

3. Выступающим в качестве ____________________________

(должность)

_____________________________________________________

4. Скреплен печатью/штампом___________________________

_____________________________________________________

(официальное название учреждения)

_____________________________________________________

УДОСТОВЕРЕНО

5. В городе__________________ 6. ______________________

(дата цифрами)

7. ___________________________________________________

(фамилия, должность лица)

_____________________________________________________

(название удостоверяющего органа)

8. За № ____________

9. Место печати 10. Подпись ____________

Приложение Г

Форма карточки пользователя архива организации

Наименование организации

КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Фамилия_____________________________________________________

Имя__________________Отчество________________________________

Место работы (учебы) и должность______________________________

Организация, направившая пользователя, ее адрес__________________

Образование________________________________________________

Ученая степень, звание________________________________________

Тема и хронологические рамки исследования_____________________

Место жительства_______________________________________

Телефоны:______________(домашний);________________(служебный)

Серия и № документа, удостоверяющего личность__________________

С правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации ознакомился(ась), обязуюсь их выполнять.

Дата___________________

Подпись______________________

Приложение Д

Форма акта о выдаче дел во временное пользование государственного архива

(название государственного архива)

_________________________________________

(почтовый индекс, адрес)

АКТ

___________________ № __________________

(дата)

о выдаче документов во временное пользование

_________________________________________

(наименование организации)

_________________________________________

(почтовый индекс, адрес)

Основание ___________________________________________________

_____________________________________________________________

Для какой цели выдаются документы____________________________

_______________________________________________________

Выдаются следующие ед. хр. из фонда ___________________________

(название, номер)

Опись №___

Ед. хр.

№___

Заголовок ед. хр.

Кол-во листов (время звучания, метраж)

Примечание

1

2

3

4

5

Всего выдается _________ ( _________, _________, _________ ) ед. хр. (общим количеством листов, временем звучания, метражом) на срок ______________

Документы выданы в упорядоченном состоянии.

Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения госархива.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов.

Форма акта выдачи дела во временное пользование в организации

Наименование организации

АКТ

_______________№_______

________________________

(место составления)

о выдаче дел во временное пользование

_______________________

(наименование организации,

ее адрес, почтовый индекс)

Основание____________________________________________________

_____________________________________________________________

Для какой цели выдаются дела__________________________________

Выдаются следующие ед.хр. из фонда №__________________________

(название фонда)

№ п/п

Опись №

Ед.хр. №

Заголовок ед.хр.

Крайние даты

Кол-во листов (время звучания, метраж)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Всего выдаются_________________________________________ед.хр.,

(цифрами и прписью)

срок возвращения______________________________________.

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Наименование должности Наименование должности

руководителя организации, руководителя организации-

выдающего дела получателя

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

подписи подписи

Дата Дата

Гербовая печать организации Гербовая печать организации

Выдал дела по поручению руководства___________________________

(наименование организации)

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Принял дела по поручению руководства_________________________

(наименование организации)

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал по поручению руководства организации-получателя.

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата)