3. Номенклатура дел как документ многофункционального целевого назначения.

Номенклатура дел как документ многофункционального целевого назначения. Н. д. предназначена для группировки исполненных документов в дела, обеспечения их поиска и учета дел; она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы (картотеки). Н.д. необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

Понятие «номенклатура дел».Номенклатура дел- это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Виды номенклатур.Назначение типовой и примерной номенклатур дел. Различают три вида номенклатуры дел:типовая; примерная; номенклатура дел организации(она же – индивидуальная или конкретная).

Типоваяноменклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом, т.е. носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовыеипримерные номенклатуры делразрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями; согласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется данная номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями ФАА (Фед.Арх. Агентства).

Н.д. организации (конкретнаяили индивидуальная) – перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве данной организации.

Требования, предъявляемые к составлению и оформлению конкретной номенклатуры дел.Порядок согласования и утверждения номенклатур. При составлении номенклатуры дел организации руководствуются типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанными в них сроками хранения.

Различают также номенклатуры дел структурного подразделения иорганизации (сводную номенклатуру дел). Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел всех структурных подразделений.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется и подписывается секретарем или ответственным за делопроизводство этого подразделения, согласовывается с архивом организации, утверждается руководителем структурного подразделения. Затем она передается в службу ДОУ. На основании номенклатур дел структурных подразделений начальником службы ДОУ (канцелярии) составляется и подписывается сводная номенклатура дел организации. Номенклатура дел организации согласовывается с:

• экспертной комиссией организации (ЭК) организации;

• экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, если документы данной организации поступают на государственное хранение

или

• центральной ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем, если документы организации не сдаются на государственное хранение

и утверждаетсяруководителем организации.

Затем в структурные подразделения направляют копии (или выписки) номенклатуры дел для работы.

Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в архиве организации, куда документы поступают на постоянное хранение.

Работа по составлению номенклатуры дел включает изучение общегос. Нормативной базы по ДОУ и АД, организационной структуры, направлений деятельности предприятия и комплекса документов, участвующих во всех сферах деятельности организации.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, в том числе и дела с грифом ограничения доступа к ним («для служебного пользования», т.д.), журналы регистрации, справочные картотеки и т.д., не включаются - печатные издания, материалы рекламного характера и т.п..

Н.д. составляется по унифицированной форме, условно можно выделить 3 части: 1. Угловой штамп (назв.орг-ции, назв.вида док-та, дата, №,место сост-ия, год на кот.состовляется н.д., гриф утверж-ия); 2.Описательные статьи:

Индекс дела (1)

Заголовки дел(2)

Кол-во дел (томов, частей)(3)

Срок хранения(4)

Примечания (5)

1. Индекс дела состоит из: -индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и --порядкового номера дела в пределах подразделения. Напр, индекс дела 01-03 , где 01-индекс структ. подразд-я; 03 – порядковый № дела в структ.подразд-ии. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" .

2. Порядок расположения заголовков дел в н.д. определяется степенью важности документов, их взаимосвязью (сначала – орг.-распорядит. докум-цию, планы, отчеты. Заголовок дела должен состоять из: -наим. вида/разновидности документа (переписка, журнал, приказы);-автор документа,-адресат (или корреспондент),- кратк. содерж., -территория,- крайние даты (период), к кот. отн-ся документы.

3. Заполняется по окончании календарного года.

4. Срок хранения документа (постоянно, 5 лет и т.д.) и № статьи по Типовому перечню…

5. В течение всего срока действия н.д. указывается инфор-ция о заведении дел, выделении дел к уничтожению, т.д.

3. Итоговая запись:указывается общее кол-во дел, включ. в н.д., кол-во дел постоянного, долговременного (более 10 лет) и временного (менее 10) хранения; наим. должности составителя н.д., подпись, расшифровка, гриф согласования с ЭПК госархива и т.д.

Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений

Номенклатура дел составляется и согласовывается зановов случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура дел печатается на бланке организации (см. угловой штамп)и печатается в 4 экз.: 1 – хранится в службе ДОУ и является контрольным, 2 – рабочий вариант, 3 – в ведомственный архив, 4 – в госархив, с который она согласовывается. Каждый экземпляр н.д. формируется в отдельное дело. Номенклатура дел является документом постоянного срока хранения.