№103.10.Карпов

81

Рис. 1. Пример оформления ссылки на документ-основание и нумерации пунктов

82

Вдокументах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").10

Вдокументах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").11

Всовместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").12

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").13

Вдокументах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").14

Вписьмах используют следующие формы изложения:15

•от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

•от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

•от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ЗАО "Термика" считает возможным").

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.16

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

83

•письмо оформляется на должностном бланке;

•письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.17

Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.18

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation)* версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14.19

Более подробная информация по подготовке текстов разных видов документов приведена в разделе "Системы документации", в котором описаны требования к тексту для каждого вида документа.

________________

11 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт

58.

2ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.20 .

3О языках народов Российской Федерации : федерального закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1 : [по состоянию на 11 декабря 2002 г.] – Статья 17.

4ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20 .

5Там же. – Пункт 3.20.

6Там же. – Пункт 3.20.

7Там же. – Пункт 3.20.

8Там же. – Пункт 3.20.

9Там же. – Пункт 3.20.

10Там же. – Пункт 3.20.

11Там же. – Пункт 3.20.

12Там же. – Пункт 3.20.

13Там же. – Пункт 3.20.

14Там же. – Пункт 3.20.

15Там же. – Пункт 3.20.

16Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;

84

ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред.

М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с.

17Там же.

18Ларин М.В, Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: МЦФЭР, 2003. - 112 с. - (Библиотека журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера", 1-2003).

19Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. - М., 2006. - Пункт 2.4.4

86

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.3 Если к документу прилагают другой документ, также имеющий при-

ложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:4

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:5

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказа, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.6

Например:

Приложение № 2 к приказу ЗАО "Термика"

от 05.06.2003 № 25

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.7

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ЗАО "Термика"

от 05.06.2003 № 25

Реквизит "Отметка о наличии приложения" оформляют от поля без абзацного отступа. Схема его расположения приведена на рисунке 2.

87

Рис. 2. Расположение реквизита "Отметка о наличии приложения"

20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа

_______________

1ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.21.

2Там же. – Пункт 3.21.

3Там же. – Пункт 3.21.

4Там же. – Пункт 3.21.

5Там же. – Пункт 3.21.

6Там же. – Пункт 3.21.

7Там же. – Пункт 3.21.

90

Главный бухгалтер Е.О. Сенина

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.5

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений - руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями.6

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.7

Личная подпись К.В. Воробьев Личная подпись Е.Н. Ярославцева

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.8

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.9

Например: