№103.10.Карпов

61

кумента; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

______________

1ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.15.

2Там же. – Пункт 3.15.

3Там же. – Пункт 3.15.

4Там же. – Пункт 3.15.

5Там же. – Пункт 3.15.

6Там же. – Пункт 3.15.

7Там же. – Пункт 3.15.

8Там же. – Пункт 4.7.

62

РЕКВИЗИТ "16 – ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА"

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.1

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.2

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.3

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А.Г. Цицин

15.09.2004

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.4

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО "Термика"

63

Рис. 1. Пример оформления реквизита "Гриф утверждения"

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.5

Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания акционеров от 10.09.2004 № 561

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.6

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению,

приводится в приложении 4 Государственной системы документационного обеспечения управления и содержит следующие виды документов:

64

•акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

•задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

•инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

•нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

•отчеты (о производственной деятельности, командировках, научноисследовательских работах и т.д.);

•перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

•планы (производственные; строительно-монтажных, проектноизыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

•положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

•программы (проведения работ и мероприятий; командировок и

т.д.);

•расценки на производство работ;

•сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на под-

66

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3. Расположение реквизита "Гриф утверждения " на формате А4 продольного бланка

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения до-

67

кумента; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

_______________

1ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

–Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 53.

2ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.16.

3Там же. – Пункт 3.16.

4Там же. – Пункт 3.16.

5Там же. – Пункт 3.16.

6Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред.

М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с.

68

РЕКВИЗИТ "17 – РЕЗОЛЮЦИЯ"

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.1

Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.2

Например:

Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с ЗАО "Термика" к 05.10.2003

Личная подпись

Дата При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполне-

ние считается названный первым в резолюции. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.3

Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.4

69

Рис. 1. Пример оформления реквизита "Резолюция"

Возможна подготовка резолюции помощником руководителя.5 Формулировки резолюции должны четко определять суть задания,

срок исполнения и форму представления результатов исполнения.6 Нецелесообразно применять резолюции типа "Прошу исполнить", "К исполнению" или предварительные резолюции "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне" и т.п.

Обязательно определение срока исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в инструкции по делопроизводству) или индивидуальным (определяемый содержанием документа и трудоемкостью и сложностью задания).7

Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.8

На документе не должно быть более четырех резолюций.

70

Несмотря на то что резолюция, как правило, пишется на свободном от текста месте, существует схема расположения данного реквизита, которая приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2. Расположение реквизита "Резолюция" на формате А4 углового бланка

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа