№103.10.Карпов

Реквизит "Подпись" оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита "Текст" или "Отметка о наличии приложения". Схема расположения реквизита "Подпись" приведена на рисунке 3.

Рис. 3. Расположение реквизита "Подпись"

20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа

_________________

1ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.22.

2Там же. – Пункт 3.22.

3Там же. – Пункт 3.22.

4Там же. – Пункт 3.22.

5Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная

92

система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.

6Там же.

7ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.

8Там же. – Пункт 3.22.

9Там же. – Пункт 3.22.

93

РЕКВИЗИТ "23 – ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА"

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.1

Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.2

Например: СОГЛАСОВАНО коммерческий директор

ЗАО "Термика"

Личная подпись Е.Н. Ярославцева Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:3

СОГЛАСОВАНО Письмо ЗАО "Термика"

от 05.06.2005 № 430

или

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания собрания

акционеров ЗАО "Термика"

от 05.06.2005 № 10

94

Рис. 1. Пример оформления реквизита "Гриф согласования"

Схема расположения реквизита "Гриф согласования" приведена на рисунке 2.

Рис. 2. Расположение реквизита "Гриф согласования документа"

20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа

95

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.4

Лист согласования может оформляться следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа.

При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.5

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

•с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

•с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

•с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области.6

96

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.7

_____________

1ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

–Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 52.

2ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.23.

3Там же. – Пункт 3.23.

4Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред.

М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с.

5Там же.

6Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.

7Там же.

97

РЕКВИЗИТ "24 – ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА"

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.1

Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).

Согласование документа оформляют визой согласования (реквизит 24) документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.2

Например:

Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:3

Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.4

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.5

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.6

98

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.7 Лист согласования может иметь различную форму.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.8

Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.9

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.10

Схема расположения реквизита "Визы согласования документа" приведена на рисунке 1.

Рис. 1. Расположение реквизита "Визы согласования документа"

20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 -

99

отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа

__________

1ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

–Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 56.

2ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.24.

3Там же. – Пункт 3.24.

4Там же. – Пункт 3.24.

5Там же. – Пункт 3.24.

6Там же. – Пункт 3.24.

7Там же. – Пункт 3.24.

8Там же. – Пункт 3.24.

9Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.

10Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред.

М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с.

100

РЕКВИЗИТ "25 – ОТТИСК ПЕЧАТИ"

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.1

Оттиск - изображение клише печати на бумаге.2 Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи долж-

ностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.3

Документы заверяют печатью организации.4 Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск

проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Рис. 1. Пример оформления реквизита "Оттиск печати"

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.5

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.6