Вопрос 24

Запрос на обновление группы записей.

Запрос на удаление записей.

Запрос на добавление записей.

Запрос на создание таблицы.

Довольно часто при работе с данными возникает потребность в их модификации, например:

– изменение цен на товары или услуги (переоценка);

– начисление зарплаты, премии, пени и т. п. (добавление данных);

– удаление архивных данных (уменьшение объема базы данных);

– добавление данных из одной таблицы в другую (архивация данных).

Модификацию небольшого объема данных можно произвести, как уже отмечалось выше, вручную в режиме Таблицы.

Модификация же большого количества записей должна проводиться только с помощью специальных средств, т. к. временные затраты и соответственно финансовые затраты на выполнение таких операций вручную становятся существенными. Например, оператор затрачивает на изменение данных в двух полях одной записи 12 секунд:

– если в таблице необходимо модифицировать 1 000 записей, то временные затраты на выполнение работ составят 12/3600 * 1000 = 0,33 часа;

– если в таблице необходимо модифицировать 10 000 записей, то временные затраты на выполнение работ составят уже 12/3600 * 10000 = 3,33 часа без учета времени на перерыв и исправление ошибок ввиду усталости.

В современных СУБД модификацию больших объемов данных можно произвести с помощью запросов на изменение или программно с использованием объектных моделей доступа к данным.

Запрос на изменение – это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей или создает в базе данных новую таблицу.

В QBE СУБД MS Access можно создать четыре типа запросов на изменение: запрос на создание таблицы, запрос на обновление записей, запрос на добавление записей и запрос на удаление записей (рис.7.1). В окне базы данных каждый тип запроса идентифицируется собственным значком (пиктограммой).

Рис.7.1. Типы запросов на изменение

7.1. Запрос на обновление группы записей

Запрос на обновление позволяет внести изменения в группу записей существующей таблицы.

С помощью запроса на обновление можно за один раз изменить значения нескольких полей, включив их в бланк запроса и определив выражения, которые будут использоваться для обновления этих полей.

Порядок создания запроса на обновление.

1. Создать запрос на выборку с условием отбора, позволяющим найти все подлежащие обновлению записи (рис.7.2).

Рис.7.2. Запрос на выборку в режиме Конструктор

2. Выполнить запрос на выборку и проверить правильность отбора записей (если записи не соответствуют критериям отбора, следует перейти в режим Конструктора и указать корректные условия отбора).

3. Запрос на выборку преобразовать в запрос на обновление. Данную операцию можно выполнить:

–  используя меню Запрос | Обновление;

–  щелкнув по клавише Тип запроса и из раскрывающегося списка выбрав команду Обновление.

При подобном преобразовании СУБД MS Access изменяет заголовок окна запроса и добавляет в бланк QBE строку Обновление.

4. В строке Обновление ввести новые значения (или выражения) для тех полей, данные которых должны быть изменены в отобранных записях (рис.7.3).

5. Для выполнения запроса на обновление выбрать команду Запрос | Запуск или щелкнуть по клавише Запуск на панели инструментов Конструктор запросов. СУБД MS Access определит количество обновляемых записей, а затем выведет диалоговое окно для подтверждения операции обновления (рис.7.4).

6. После щелчка по кнопке Да произойдет обновление указанного количества записей и отмена произведенных изменений станет невозможна. Поэтому при изменении данных с помощью запроса на изменение необходимо придерживаться правила "семь раз отмерь и один раз отрежь".

 

Рис.7.3. Запрос на обновление в режиме Конструктор

Рис.7.4. Окно подтверждения операции обновления

7. Для дальнейшего использования сохранить запрос в базе данных, присвоив ему имя (при необходимости).