Учет, хранение и использование печатей и бланков

Обязательному учету подлежат печати и штампы с полным наименованием организаций; бланки с угловыми и продольными штампами организаций, которые имеют необходимый трафаретизований| текст документов, которые дают право на инспекцию, присмотр и посещение организаций; удостоверение личности, удостоверение о командировках, а также всех видах пропусков, бланках документов об образовании (аттестаты, дипломы, удостоверения), трудовых

книжки.

Порядок учета, хранения и использования других видов печатей, штампов, бланков суровой отчетности определяется соответствующими ведомственными инструкциями. Контроль за их изготовлением, хранением и использованием возлагается на канцелярии организаций и лиц, ответственных за делопроизводство;

Лица, которые персонально отвечают за учет и хранение печатей, штампов и бланков, назначаются приказами руководителей организаций.

Учет печатей, штампов и бланков ведется в специальных журналах. Выдача бланков ответственным за их использование лицам осуществляется под расписку в соответствующих журналах.

Журналы учета печатей, штампов и бланков вносятся в номенклатуру дел, их листы нумеруются, прошиваються и опечатываются.

Печати и штампы должны сохраняться в сейфах или металлических шкафах. Бланки позволяется хранить в шкафах, которые надежно защелкивающиеся и опечатываются.

На бланках удостоверений личности, удостоверений о командировке, всех видов пропусков, документов об образовании, документов, которые предоставляют право на инспекцию, присмотр или посещение организаций, печатным способом или перечислителем проставляются порядковые номера на всех частях (страницах) этих бланков.

Выдача заполненных бланков документов осуществляется под расписку в соответствующих учетных формах, которые предусмотрены ведомственными инструкциями.

Выдача этих бланков без заполнения запрещается.

Печати и штампы, изготовленные с разрешения органов МВД, кажутся для уничтожения этим органам за местонахождением организаций.

Проверка наличия печатей, штампов и бланков осуществляется ежегодно комиссией, назначенной приказом руководителя организации.

При проверке наличия печатей, штампов и бланков делаются отметки в журналах учета.

В случае потери печатей и штампов руководители организаций обязаны немедленно сообщить об этом органы мвд и принять меры для их розыска.

Тема 4. Организация и проведение совещаний и сборов

ПЛАН:

1. Виды деловых совещаний

2. Технология проведения делового совещания

3. Особенности проведения совещаний разных видов

1. ВИДЫ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ

Совещания, заседания, сборы являют собой разные формы участия персонала организации в рассмотрении, обсуждении, решении любых вопросов.

Исследования свидетельствуют, что руководители разных рангов используют от 10 до 50 % своего рабочего времени на проведение совещаний и заседаний, много времени тратится и на их подготовку. Иногда руководитель на протяжении рабочего дня бывает на трёх-четырёх| заседаниях и совещаниях.

На совещаниях руководитель разъясняет свою позицию, убеждает собравшихся, готовит к правильному восприятию своего решения. Когда появляется приказ, распоряжение или указание, рабочие, которые были такими, что присутствуют на совещании, воспринимают его как результат решения, в подготовке которого они принимали участие.

Совещания и заседания - наиболее распространенные методы руководства, способы подготовки и принятия управленческих решений, изучения и формирования мнения коллектива, оценки способностей подчиненных. Умелое проведение совещания, искренняя заинтересованность собравшихся в ее решениях дают возможность вовлечь в активную дискуссию даже инертных людей, которые редко выступают.

Овладение знаниями и навыками, необходимыми для организации и проведения совещаний, сборов и заседаний, а также эффективного участия у них - один из важнейших элементов подготовки руководителя, усовершенствования организации его работы. Следует отметить, что практика проведения многочисленных и многолюдных совещаний, которая приобрела значительное распространение на некоторых предприятиях, приводит к тому, что руководители подразделов и главные специалисты нерационально используют свое рабочее время, лишенные возможности планировать рабочий день, отвлекаются от выполнения своих прямых долгов, не могут квалифицированно и оперативно влиять на организацию работы.

Порядок, когда все или большинство вопросов, из которых решения должны быть приняты только конкретными руководителями, рассматривают на совещаниях, снижает ответственность руководящего состава, снижает инициативу, желание самостоятельно принимать решение.

Существует определенное отличие между такими формами коллективной работы, как совещание, заседания и сборы.

Совещание - это форма управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества участников управленческого процесса.

Совещание - одна из самых действенных форм привлечения членов трудового коллектива к решению установленных перед ним заданий, управления организацией. Она дает возможность руководителю влиять через ее участников на весь коллектив предприятия.

Заседание - это форма организации работы постоянно действующего органа (комитета, коллегии, совета, комиссии, группы).

В большинстве случаев проведения заседания предусматривается уставом, хотя иногда заседание может проводиться по инициативе руководителя.

Сборы - это общее присутствие в определенном месте людей, объединенных конкретной целью (сборы работников предприятия, подраздела, членов общества и др.).

Следует отметить, что в практике управленческой деятельности преобладают совещания.

Совещания имеют как позитивные, так и негативные стороны.

К позитивным сторонам делового совещания принадлежат:

• возможность оперативно и в короткий срок получить нужную информацию, ознакомиться с разными точками зрения на проблему и пути ее решения;

• принятие коллегиальных решений.

При этом совещание является эффективным и экономически целесообразной, если она выступает средством получения, проверки и учета, а не издания информации.

К негативным сторонам делового совещания принадлежат:

• их высокая стоимость;

• неопределенность коллективной ответственности. Классификация деловых совещаний:

1. По целям:

• учебные (цель совещания - передать участникам определенные знания, и тем самым повысить их квалификацию);

• разъяснительные (руководитель пытается убедить участников совещания в необходимости, верности и своевременности его стратегии и действий);

• проблемные (цель совещания - разработка путей и методов решения проблем);

• координационные (цель совещания - координация работы подразделов);

• информационные (цель совещания - осуществление сбора, обмена и обобщения данных по любой проблеме и определению взглядов участников совещания).

2. По способу проведения: диктаторские

Диктаторское совещание характеризуется такими признаками: право голоса имеет только руководитель; он сам выкладывает свои взгляды, выдает приказ или указание; количество участников не регламентируют. Особенности таких совещаний - сохранение иерархии работников, однозначность в постановке заданий, быстрое осуществление решений; автократичные

Автократичное совещание является разновидностью диктаторской, ее ход предусматривает вопрос руководителя и ответа участников совещания. По требованию или за разрешением руководителя допускаются выступления. Количество участников подобного совещания ограничено. Такие совещания, как правило, являют собой своеобразный отчет участников перед руководителем, во время которого каждый имеет возможность большей или более малой мерой изложить свой взгляд; сегрегативные.

Сегрегативное совещание предусматривает порядок, при котором руководитель сам определяет тех, кто должен выступить, то есть тех, кого он желает выслушать. дискуссионные

Дискуссионные совещания являют собой наиболее демократический способ решения проблем, которые выносят на совещание. Такие совещания организуют в случае необходимости координации действий сотрудников или подразделов, их может проводить как руководитель, так и избранный участниками голова. Количество участников ограничено, обычно не более как 15 чел|. Каждый участник дискуссионного совещания имеет возможность свободно изложить свое мнение, что способствует повышению ответственности за выполнение принятых решений, дает возможность открыто обсуждать любые взгляды, в том числе руководителя, способствует сплоченности членов коллектива; произвольные

Произвольное совещание, как правило, имеет место тогда, когда обмениваются мнениями работники, профессиональные обязанности которых тесно взаимоувязаны. Она происходит без повестки дня, без головы, на ней не принимают никаких решений. Примером такого совещания является обсуждение руководителем, его заместителями, помощниками, ведущими специалистами" общего состояния дел или достаточно большой и важной проблемы.

3. По степени подготовленности:

а) запланированные

К запланированным совещаниям принадлежат:

• совещания, которые регулярно проводят руководители, - еженедельные совещания, например, из качеств, и др. их проводят обычно с установленной периодичностью, в то же время, я относительно стабильным составом участников, часто с практически постоянной повесткой дня, например, подведение итогов недели (месяца), определение задания на следующую неделю, деление работ и ресурсов (рабочей силы, времени), согласования взаимодействия и др|.;

• совещания по важнейшим проблемам деятельности организации, которые требуют, как правило, специальной подготовки, присутствия представителей других учреждений и тому подобное;

б) внеплановые: проводят в случае возникновения непредвиденных, чрезвычайных ситуаций (например, при поступлении нормативного документа, что изменяет порядок работы и др.)

4. За периодичностью:

• разовые;

• регулярные;

• периодические.

5. За количеством участников:

• совещания с узким составом участников (до 5 человек);

• расширенные совещания (до 20 человек);

• представительские совещания (свыше 20 человек).

6. За составом участников:

• совещания с постоянным составом участников;

• совещания с непостоянным составом участников;

• совещания со смешанным составом участников;

• совещания с составом, регламентированным нормативным актом.