Раздел 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию кадровой службы организации

Недостатки внутриорганизационного привлечения рабочей силы:

• меньше возможностей для выбора;

• при известных условиях высокие затраты на повышение квалификации;

• возможное заблуждение, сформировавшееся в данной организации относительно конкретного работника;

• разочарование среди коллег в случае неодобрения факта выдвижения какого-то работника на должность начальника, возможное появление напряженности или соперничества;

• слишком тесные взаимоотношения среди коллег, проявление панибратства при решении деловых вопросов;

• занятие штатных должностей или назначение на новую должность «ради сохранения мира»;

• нежелание сказать «нет» сотруднику, проработавшему длительное время на данном предприятии;

• снижение активности работающих в результате автоматизма при повышении в должности, в этом случае полагаются на преемственность (заместитель всегда становится преемником!).

3. Преимущества привлечения рабочей силы вне рамок организации:

• более широкие возможности выбора;

• новые импульсы для организации;

• человеку со стороны легче добиться признания;

• прием на работу непосредственным образом покрывает потребность в рабочей силе.

4. Недостатки привлечения рабочей силы вне рамок организации:

• более высокие затраты на привлечение рабочей силы;

• большая доля принимаемых на работу со стороны содействует росту текучести рабочей силы («Здесь все равно ничего нельзя достигнуть!»);

• отрицательное воздействие на психологический микроклимат в организации;

• более высокая степень риска испытательного срока;

• отсутствие знаний о деятельности (необходимое введение в курс дела требует затрат денежных средств и времени);

• расход большего количества времени на занятие штатной должности;

• новому для организации человеку, «поставленному впереди других», приходится вначале заниматься устранением напряженности;

• в случае перемены должности у людей существуют представления о более высоких заработках по сравнению с внутриорганизационным повышением по работе;

• блокирование возможностей служебного роста.

Если организации нужны дополнительные работники на короткий срок или если дополнительная работа имеет небольшой объем, то целесообразно использовать внутреннее совмещение должностей. При наборе за счет внутренних источников используются следующие методы:

• рассылка информации об открывающихся вакансиях всем работникам организации;

• обращение к своим работникам с просьбой порекомендовать на работу своих друзей и знакомых

В целом, учитывая общую среднюю картину удовлетворенности трудом, для улучшения уровня отдельных показателей можно рекомендовать:

1. Внедрить программу обучения персонала и предоставлять возможность повышения квалификации.

2. Следует повысить материальное стимулирование работников за счет повышения заработной платы или организации системы премий и бонусов для поднятия показателя.

3. Для улучшения взаимоотношений в коллективе необходимо усиление корпоративной культуры. Нужно чаще устраивать культурно- массовые мероприятия, выезд на природу, отмечать коллективом праздники с проведением различных конкурсов и т.д.

3. Для увеличения удовлетворенности в успешности необходимо разъяснять стратегические цели и задачи организации, информировать работников о проделанной работе, достигнутых результатах.

4. Для того чтобы каждый работник имел полное представление о своей работе необходимо, чтобы он был ознакомлен с Положением об отделе, в котором он работает, со своей должностной инструкцией и обязанностями. Следует обеспечивать работников необходимой нормативно – методической литературой. Создать общую информационную базу.

В связи с вышеизложенным были даны практически рекомендации:

Мероприятие 1.

Найм сотрудника в НПФ электроэнергетики осуществляется с помощью устного собеседования специалистом отдела персонала и утверждается начальником отдела и директором. Найм работника исходит из того, какое первое впечатление работник произведет на начальника отдела. Заполнение документов формальное. Очень часто первое впечатление бывает обманчивым и наличие стажа работы и образования ничего не значит, потому как именно в этом предприятии данному человеку работается тяжело, поэтому руководству рекомендуется ввести менеджера, который будет «более глубоко» рассматривать каждую кандидатуру. Предлагается высвободить 1 человека из отдела службы безопасности и взять его в должность менеджера по персоналу в отдел кадров, с трудовыми функциями формирования персонала.

Мероприятие 2.

Сделать приоритетными для организации внутренние источники набора персонала. Это позволяет наблюдать за кандидатом для выдвижения (или перемещения) в течении длительного периода времени и адекватно оценивать его потенциал. Это мероприятие создает дополнительную мотивацию для сотрудников организации.

Мероприятие 3.

Программа адаптации нового персонала.

Программа адаптации, которую планируем ввести на предприятии, представляет собой набор конкретных действий, которые нужно произвести сотруднику, ответственному за адаптацию. В различных учебных пособиях встречаются разные синонимы программ адаптации — их также называют программами ориентации или просто ориентацией. Суть этих явлений примерно одна и та же.

В ходе проведения программы на предприятии будут затрагиваться следующие вопросы:

1. Общее представление о компании: цели, приоритеты, проблемы; традиции, нормы, стандарты; продукция и ее потребители, стадии доведения продукции до потребителя; разнообразие видов деятельности; организация, структура, связи компании; информация о руководителях.

2. Политика организации: принципы кадровой политики; принципы подбора персонала; направления профессиональной подготовки и повышения квалификации; содействие работникам в случае привлечения их к судебной ответственности; правила пользования телефоном внутри предприятия; правила использования различных режимов рабочего времени; правила охраны коммерческой тайны и технической документации.

3. Оплата труда: нормы и формы оплаты труда и ранжирование работников.

4. Дополнительные льготы: страхование, учет стажа работы; пособия по временной нетрудоспособности, выходные пособия, пособия по болезням в семье, в случае тяжелых утрат, пособия по материнству; поддержка в случае увольнения или ухода на пенсию; возможности обучения на работе; наличие столовой, буфетов; другие услуги организации для своих сотрудников.

5. Охрана труда и соблюдение техники безопасности: места оказания первой медицинской помощи; меры предосторожности; правила противопожарной безопасности; правила поведения при несчастных случаях и порядок оповещения о них.

6. Работник и его отношения с профсоюзом: сроки и условия найма; назначения, перемещения, продвижения; испытательный срок; руководство работой; информирование о неудачах на работе и опозданиях на работу; права и обязанности работника; права непосредственного руководителя; организации рабочих; постановления профсоюзов и политика компании; руководство и оценка исполнения работы; дисциплина и взыскания, оформление жалоб; коммуникация: каналы коммуникации, почтовые материалы, распространение новых идей.

7. Экономические факторы: стоимость рабочей силы; ущерб от прогулов, опозданий, несчастных случаев.

После осуществления общей программы на предприятии перейдут к специальной (специализированной). Она охватывает вопросы, связанные конкретно с каким-либо подразделением или рабочим местом и осуществляется как в формах специальных бесед с сотрудниками того подразделения, в которое пришел новичок, так и собеседований с руководителем (непосредственным и вышестоящим). В нее должны быть включены следующие вопросы:

1. Функции подразделения: цели и приоритеты, организация и структура; направления деятельности; взаимоотношения с другими подразделениями; взаимоотношения внутри подразделения.

2. Рабочие обязанности и ответственность: детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов; разъяснение важности данной работы, как она соотносится с другими в подразделении и на предприятии в целом; нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения; длительность рабочего дня и расписание; дополнительные ожидания (например, замена отсутствующего работника).

3. Требуемая отчетность: виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней; отношения с местными и общегосударственными инспекциями.

4. Процедуры, правила, предписания: правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения; поведение в случае аварий, правила техники безопасности; информирование о несчастных случаях и опасности; гигиенические стандарты; охрана и проблемы, связанные с воровством; отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению; правила поведения на рабочем месте; вынос вещей из подразделения; контроль за нарушениями; перерывы (перекуры, обед); телефонные переговоры личного характера в рабочее время; использование оборудования; контроль и оценка исполнения.

5. Представление сотрудников подразделения.

Данные программы можно использовать как для первичной, так и для вторичной адаптации. Так как адаптация молодых работников, которые еще не имеют профессионального опыта, отличается тем, что она заключается не только в усвоении информации об организации, но и в обучении самой работе, поэтому в программу адаптации обязательно должно входить обучение.

Особые потребности в адаптации испытывают сотрудники старшего возраста. Они также нуждаются в обучении и их потребности где-то схожи с потребностями молодых работников, и им зачастую труднее вписаться в коллектив. Свои особенности имеет адаптация инвалидов, сотрудников, вернувшихся после прохождения учебных курсов.

Особо следует отметить адаптацию женщин, выходящих на работу после отпуска по уходу за ребенком. Чем дольше она находится дома, тем сложнее ей включиться в трудовой ритм. Связано это с тем, что, во-первых, после ее выхода на работу обычно обнаруживается большой пробел в знаниях (за три года может очень многое поменяться, например, появиться новое программное обеспечение или новые технологии). Во-вторых, нарушается ритм жизни: во время отпуска женщина сама планировала свое время, выйдя же на работу, она вынуждена находиться положенное количество времени на одном месте. В-третьих, возникает психологический барьер, при котором женщина должна опять принять статус подчиненной.

Все это нельзя оставлять без внимания и необходимо учитывать при составлении программ по адаптации.

В течение всего адаптационного периода руководитель должен неформально обсуждать с сотрудником его взаимоотношения с коллективом подразделения, его степень адаптации, контролировать выполнение индивидуального плана.

Периодически (не менее двух раз в первый месяц и одного раза в последующие) контроль процесса адаптации должен осуществлять менеджер.

В случае увольнения сотрудника во время адаптационного периода, руководитель обязан направить его в течение двух недель в службу по персоналу для собеседования.

Служба управления персоналом для выяснения истинных причин увольнения собирает и анализирует соответствующую информацию. Одновременно оценивается эффективность подбора персонала.

Успешность адаптации зависит от характеристик производственной среды и самого работника. Чем сложнее среда, чем больше отличие ее от привычной среды на прежнем месте работы, чем больше связано с ней изменений, тем труднее проходит процесс адаптации.

Адаптация как процесс характеризуется определенной продолжительностью, и следовательно, имеет свое начало и окончание. Если в отношении начала адаптации вопросов не возникает (это начало деятельности работника в новых условиях), то определить ее окончание весьма трудно. Дело в том, что адаптация - это процесс, протекающий постоянно в меру изменения факторов внешней среды трудовой деятельности работника, да и изменения самого человека. Поэтому адаптация имеет отношение и к человеку, который не менял рабочего места.

Через месяц после приема на работу необходимо провести еще одно анкетирование-опросник.

Для того чтобы процесс адаптации новичков в НПФ электроэнергетики проходил максимально эффективно, необходима тщательная разработка системы материального стимулирования наставников. Служба персонала делает отметки в табеле учета рабочего времени и контролирует виды, сроки и этапы наставничества.

РАЗДЕЛ 4. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЕКТА

В настоящее время информационные технологии прочно вошли в повседневную жизнь и стали для многих привычным рабочим инструментом, комфортное существование без которого подчас уже не представляется возможным, как и любой достаточно сложный инструмент – компьютерное обеспечение предприятия требует грамотной настройки и квалифицированного обслуживания.

Информационные технологии не играют самостоятельной роли. Они являются составной частью механизма реализации экономических, хозяйственных, технологических и других задач, стоящих перед предприятием в настоящее время. Кроме прямого экономического эффекта внедрение информационных технологий оказывает благоприятное влияние на характер деятельности управленческого персонала.

Основные изменения касаются:

1. повышения научной обоснованности принимаемых решений за счет повышения достоверности информации и формализованных методов ее обработки;

2. возможности решения принципиально новых задач, которые до внедрения вычислительной техники не решались или решались приближенно, интуитивно;

3. увеличение времени для творческой работы сотрудников аппарата управления за счет освобождения от процедур рутинного характера по сбору и обработке и информации;

4. повышение степени информированности персонала;

5. сокращение времени подготовки организационных мероприятий и управленческих решений.

Информационные технологии классифицируются:

-по функциям обеспечения управленческой деятельности (технологии подготовки текстовых документов на основе текстовых процессоров,

технологии подготовки табличных документов на основе использования табличных процессоров, технологии систем управления базами данных и т.д.);

-по типу пользовательского интерфейса (командный, графический интерфейс пользователя, интерфейс поисковых систем);

-по степени пространственного взаимодействия, отражающего ту или иную форму и степень использования вычислительных сетей;

-по способу построения сети: многоканальные, многоуровневые, распределенные;

-по обслуживаемым предметным областям: бухгалтерский учет, банковская деятельность, налоговая и страховая деятельность.

В основе комплекса технических средств обеспечения информационных технологий выделяют средства организационной техники. Программные средства современных информационных технологий подразделяются на системные и прикладные.

Системные: тестовые и диагностические программы, антивирусные программы и операционные системы, командно-файловые процессоры;

Прикладные: системы подготовки текстовых, табличных данных, системы управления проектами, прочие системы.

Используемое на данном предприятии программное обеспечение называется прикладным программным обеспечением.

Выделяют три основных направления:

1.Финансово-экономические и управленческие программные продукты, используется для получения сводной картины финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

2.Специализированное прикладное программное обеспечение, используется для автоматизации бизнес-операций (системы автоматизации проектирования);

3.Прикладное программное обеспечение делопроизводства и документооборота на предприятии, как средство автоматизации труда управленцев (интернет, электронная почта).

На рассматриваемом предприятии существует локальная сеть. Локальные вычислительные сети (ЛВС) представляют собой кабельную систему здания или группы зданий, разделенную на структурные подсистемы, в производственной практике локальные сети играют очень большую роль. Посредством локальных сетей в систему объединяются персональные компьютеры, расположенные на многих удаленных рабочих местах, которые используют совместно оборудование, программные средства и информацию.

Локальные сети сегодня являются неотъемлемой частью современного офиса. Объединение в сеть позволяет совместить различное оборудование, например один принтер, сканер, факс-модем и т.д. могут быть подключены по отдельности или все вместе сразу к нескольким компьютерам, каждый из которых имеет доступ к этим устройствам. Кроме этого несомненное достоинство локальной сети – коллективное использование современных прикладных программ, доступность информации, ее защита, а так же более эффективное использование растущих с каждым годом вложений в компьютерное обеспечение предприятия, повышение эффективности и производительности труда управляющего персонала предприятия.

В НПФ электроэнергетики используются программы: «1С: Зарплата и Кадры» и «1С: Предприятие».

Набор средств типовой конфигурации программы «1С: Зарплата и кадры» позволяет учитывать особенности оплаты труда в различных его проявлениях, начислять все виды оплат социального характера, прочих выплат и расходов, рассчитывать удержания любого вида. Программа дает возможность существенно автоматизировать ручной труд соответствующих служб бухгалтерии и отдела кадров по учету кадров, труда и заработной платы. Программа предусматривает :

-системы и формы оплаты труда;

-оформление трудовых отношений с работником;

-учет использования рабочего времени;

-начисление заработной платы;

-выплаты социального характера;

-прочие выплаты и расходы;

-удержания из заработной платы;

-оформление расчетов с работником по оплате труда;

-налоги, начисляемые на доходы работников;

- налоги и платежи с фонда заработной платы.

В работе по экономическому обоснованию дипломного проекта были использованы данные программы «1С: Предприятие», а именно данные бухгалтерской отчетности:

- бухгалтерского баланса (форма№1);

-отчета о прибылях и убытках (форма№2).

Программа «1С: Предприятие» позволяет вести отчетность на основе синтетического и аналитического учета бухгалтерскую и финансовую отчетность, которая выражает единую систему данных об имущественном и финансовом положении предприятия, о результатах его хозяйственной деятельности и формируется по регистрам бухгалтерского учета по установленным формам.

Программы имеют лицензии, о возможности применения данного программного продукта на территории РФ и по мере изменения типовых форм отчетности или изменения в Трудовом и Налоговом Кодексе, происходит их обновление через фирму реализующую услуги программного обновления.

Основой информационно-правового обеспечения предприятия является полная правовая нормативная база. Наличие у предприятия справочной системы КонсультантПлюс позволяет получать консультации по применению законодательства в практике хозяйственной деятельности, в первую очередь – в бухучете и налогообложении. Предоставляя всю необходимую нормативную, справочную и консультационную информацию система позволяет быть в курсе всех изменений законодательства, что значительно повышает эффективность работы специалистов.

Качество технологий имеет решающее значение для обеспечения ключевых пользовательских возможностей. Благодаря опережающим темпам развития технологии клиенты КонсультантПлюс имеют доступ к колоссальным информационным ресурсам, могут ежедневно получать новую информацию, работать с программой, по быстродействию и другим базовым характеристикам не уступающей лучшим мировым аналогам, пользоваться широчайшим спектром возможностей для поиска, применения и анализа правовой информации.

Комплексный подход позволяет на основе справочных правовых систем КонсультантПлюс обеспечить правовой и консультационной информацией все подразделения предприятия – руководство, бухгалтерию и финансовую службу, юридический отдел. Это удобно не только потому, что предприятие получает необходимую информацию и его обслуживает один подрядчик, но и потому, что, используя единое стандартное обеспечение, можно организовать совместную работу разных специалистов над общей проблемой, значительно ускорить и сделать более эффективным процесс принятия управленческих решений. Гибкая структура формирования информационных пакетов позволяет предприятию выбрать «набор» систем в соответствии со своими потребностями.

Разработчики справочно-правовой системы КонсультантПлюс в качестве основных для формирования необходимого предприятию информационного массива предлагают три крупнейших информационных блока:

-правовые акты федерального и регионального уровня;

-базы консультаций для бухгалтерий и финансовых служб;

-базы по судебной практике для юридических отделов.

Сейчас с системами КонсультантПлюс работают как государственные органы - Администрация Президента, Государственная Дума, Минфин, Центральный банк, ГТК, МНС, другие министерства и ведомства, так и предприятия всех направлений деятельности и форм собственности по всей России.

Программные версии систем совместимы с используемыми большинством предприятий современными платформами Windows 95/98/00/07/NT, что подтверждает официальная сертификация компании Microsoft – разработчика этих систем. Поисковые и аналитические возможности систем КонсультантПлюс не требуют от пользователя специальных знаний или опыта в области компьютерных технологий. Поэтому с ними могут работать как опытные, так и начинающие пользователи.

Регулярное обновление информации в системе каждого пользователя – важнейшая составная часть сервисных услуг. При каждом обновлении информация в системах приходит в соответствие с действующим законодательством. При этом не только добавляются свежие документы, но и появляются новые редакции и изменения к ранее принятым актам. Сервис, оказываемый пользователям систем, не ограничивается только передачей новой информации. Каждый пользователь проходит обучение работе с системами и может получить подтверждающий сертификат.

Таким образом, справочные правовые системы КонсультантПлюс позволяют каждому предприятию вести свою деятельность на основе полной, достоверной и оперативной информации, успешно защищать свои финансовые и хозяйственные интересы и всегда быть в курсе самых последних изменений в законодательстве.