Деловая кореспонденция. Позникова Е.Ю
..pdfНесмотря на существование современных средств связи: телефона, телеграфа, факса, электронной почты и т.п., – служебная переписка до сих пор не исчерпала себя,
ивряд ли такое случится в ближайшее время. Объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Переписка – это общение в миниатюре, овладение ею – это
итруд, порой нелегкий, и искусство. Являясь важной частью делового этикета, правильно организованная письменная деловая коммуникация способствует увеличению оборота фирмы, улучшению взаимосвязи с различными службами, установлению прочных связей не только с деловыми партнерами, но и с потребителями. Каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально, в отличие от основных видов документации, в которых и форма, и содержание строго заданы и унифицированы, где индивидуальность сведена к минимуму.
Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстоянии между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.
Деловое письмо – документ, менее жестко регламентированный, чем контракт, приказ, постановление и другие документы, но имеющий юридическую значимость.
Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях как исходящая и входящая документация. Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т. е. включение в него целесообразного количества информации.
21
Деловые письма классифицируются по следующим основаниям:
1. По тематическому признаку:
а) коммерческие – оформляют, регистрируют заключение и выполнение коммерческой сделки, т.е. предваряют заключение контракта;
б) служебные – решают организационные, экономические, юридические вопросы взаимоотношений между корреспондентами.
2. По функциональному признаку:
а) требующие обязательного ответа (запрос, предложение, рекламация, оферта);
б) не требующие обязательного ответа (письмоподтверждение, письмо-извещение, письмопредупреждение, письмо-отказ и др.).
3. По признаку адресата:
а) обычные – направляются из одного источника в один адрес;
б) циркулярные – направляются из одного источника в несколько адресов.
4.По форме отправления:
а) почтовое отправление; б) электронное отправление;
в) факсимильное отправление.
5.По структурным признакам:
а) регламентированные – составленные по определенному образцу; решают типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций, реализуется в виде стандартных текстов;
б) нерегламентированные – составленные в свободной форме, не имеют жесткой текстовой структуры.
6. По количеству затронутых в письме вопросов (аспектов):
22
а) одноаспектные – один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа;
б) многоаспектные – текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца.
Практическое занятие № 9 Тема: Современное деловое письмо и его значение
в деятельности организации.
Цель: изучить виды деловых писем, требования к их оформлению и написанию.
Содержание:
1. Виды деловых писем.
2.Правила оформления делового письма.
3.Лексические, грамматические и синтаксические нормы официально-делового стиля при написании делового письма.
4.Языковой стандарт делового письма. Этические нормы при составлении текста делового письма.
Практические задания (СРС):
1.Напишите письмо-просьбу.
2.Напишите письмо-отказ на просьбу.
Литература по теме
1.Басаков, М.И. От приема на работу до увольнения: (оформление док. в соответствии с Трудовым кодексом Рос. Федерации): практ. пособие / М. И. Басаков.
–Изд. 3-е, испр. и доп. – М.; Ростов н/Д: МарТ, 2006.
2.Басаков, М.И. Приказ и деловое письмо. (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): научное издание / М. И. Басаков. – Изд. 6-е. – Ростов н/Д : Феникс, 2006.
3.Деловое письмо: учеб.-справ. пособие / авт.-сост. И. Н. Кузнецов. – М.: Дашков и К°, 2007.
23
4. Колтунова, М. В. Язык и деловое общение: Нормы. Риторика. Этикет: Учеб. пособие для вузов / М.В. Колтунова. - М.: Экон. лит., 2002.
Практическое занятие № 10 Тема: Современное деловое письмо и его значение
в деятельности организации.
Цель: изучить виды деловых писем, требования к их оформлению и написанию.
Содержание:
1.Правила составления и оформления деловых писем зарубежному деловому партнеру.
2.Логика изложения и законы текстовой организации разных видов деловых писем.
3.Редактирование деловых писем. Виды правки. Этапыредактирования.
4.Корректурные знаки, используемые при редактировании деловых писем.
Практические задания (СРС):
1.Составьте письмо-оферту.
Литература по теме
1.Басаков, М.И. От приема на работу до увольнения: (оформление док. в соответствии с Трудовым кодексом Рос. Федерации): практ. пособие / М. И. Басаков.
–Изд. 3-е, испр. и доп. – М.; Ростов н/Д: МарТ, 2006.
2.Басаков, М.И. Приказ и деловое письмо. (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): научное издание / М. И. Басаков. – Изд. 6-е. – Ростов н/Д : Феникс, 2006.
3.Деловое письмо: учеб.-справ. пособие / авт.-сост. И. Н. Кузнецов. – М.: Дашков и К°, 2007.
4.Колтунова, М. В. Язык и деловое общение: Нормы. Риторика. Этикет: Учеб. пособие для вузов / М.В. Колтунова. - М.: Экон. лит., 2002.
24
Практическое занятие № 11 Тема: Делопроизводство по личным обращениям
граждан.
Цель: изучить виды обращений граждан и специфику ведения делопроизводства поличным обращениям граждан.
Содержание:
1.Виды обращений граждан.
2.Специфика делопроизводства по личным обращениям граждан.
3.Регистрация обращений граждан с помощью регистрационно-контрольной карточки.
Практические задания (СРС):
1.Составьте письмо-претензию.
2.Зарегистрируйте письмо-претензию с помощью регистрационно-контрольной карточки.
Литература по теме
1.Басаков, М.И. Приказ и деловое письмо. (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): научное издание / М. И. Басаков. – Изд. 6-е. – Ростов н/Д : Феникс, 2006.
2.Деловое письмо: учеб.-справ. пособие / авт.-сост. И. Н. Кузнецов. – М.: Дашков и К°, 2007.
3.Колтунова, М. В. Язык и деловое общение: Нормы. Риторика. Этикет: Учеб. пособие для вузов / М.В. Колтунова. - М.: Экон. лит., 2002.
Практическое занятие № 12. Контроль текущих знаний по дисциплине (контрольная работа № 2). См. Приложение № 2.
Тема 7. Унифицированные системы документов.
Унифицированные системы документации (УСД) – комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
25
Унификация и стандартизация – центральные понятия делопроизводства.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, к приведению к единообразию их форм, структуры и языковых конструкций, а также операций по обработке, учету и хранению.
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.
Результаты унификации и стандартизации оформляются в виде стандартов: ГОСТ (межгосударственные стандарты), ГОСТ Р (государственные стандарты), ОСТ (отраслевые стандарты), СТП (стандарты предприятий и организаций), Пр (правила).
Практическое занятие № 13 Тема: Организация документооборота на
предприятии.
Цель: рассмотреть правила организации документооборота, изучить основные виды документопотоков.
Содержание:
1.Основные правила организации документооборота на предприятии:
2.Прием, обработка и распределение поступающих документов.
3.Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами.
4.Правила обработки исходящих документов.
Практические задания (СРС):
26
1. Подготовить схему документооборота на предприятии.
Литература по теме
1. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие для вузов по эконом. специальностям / М. В. Кирсанова – М.: ИНФРА-М; Новосибирск, 2005.
2.Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие [для вузов по специальности «Менеджмент»], 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сиб. соглашение, 2006.
3.Комышев А.Л. Основы документационного обеспечения управления: учеб. пособие/А.Л. Комышев.-
М., 2000.
4.Румынина, Л. А. Документальное обеспечение управления : учеб. для образоват. учреждений сред. проф. образования по специальности 0201 Правоведение, 0202 Право и орг. соц. обеспечения / Л. А. Румынина. – 3-е изд., испр. – М.: Академия, 2005.
Практическое занятие № 14 Тема: Систематизация и хранение документов на
предприятии.
Цель: изучить основные формы регистрации документов, рассмотреть сроки и порядок хранения документов в организации.
Содержание:
1.Индексация дел.
2.Основные формы регистрации документов.
3.Сроки и порядок хранения документов в организации.
4.Взаимодействие организации с органами и учреждениями Росархива. Видыархивов.
Практические задания (СРС):
27
1.Сравните журнальную, картотечную и электронную формы регистрации документов. Назовите преимущества и недостатки каждой из них.
2.Составьте письмо-рекламацию, зарегистрируйте
его.
Литература по теме:
1. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие для вузов по эконом. специальностям / М.В. Кирсанова – М.: ИНФРА-М; Новосибирск, 2005.
2.Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие [для вузов по специальности «Менеджмент»], 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сиб. соглашение, 2006.
3.Комышев А.Л. Основы документационного обеспечения управления: учеб. пособие/А.Л. Комышев.-
М., 2000.
4.Румынина, Л.А. Документальное обеспечение управления : учеб. для образоват. учреждений сред. проф. образования по специальности 0201 Правоведение, 0202 Право и орг. соц. обеспечения / Л. А. Румынина. – 3-е изд., испр. – М.: Академия, 2005.
Практическое занятие № 15 Тема: Деловая игра «Совещание: выход из
тупиковойситуации».
Цель: приобретение навыков делового общения.
Практические задания (СРС):
1.Подготовить доклад о сложившейся на предприятии ситуации.
2.Подготовить отчет о работе с
персоналом.
3.Подготовить финансовый отчет.
28
4. Подготовить предложения по выходу из тупиковой ситуации.
Литература по теме:
1.Басаков, М.И. От приема на работу до увольнения: (оформление док. в соответствии с Трудовым кодексом Рос. Федерации): практ. пособие / М. И. Басаков.
–Изд. 3-е, испр. и доп. – М.; Ростов н/Д: МарТ, 2006.
2.Колтунова, М. В. Язык и деловое общение : Нормы. Риторика. Этикет: Учеб. пособие для вузов / М.В. Колтунова. - М. : Экон. лит., 2002.
3.Кузнецова, Т.В. Управленческая документация: учеб. пособие / Т.В. Кузнецова, В.И.
Лосев.- М.,1985.
Практическое занятие № 16 Тема: Подготовка дел к архивному хранению.
Цель: изучить особенности подготовки дел к архивному хранению ипорядок передачи дел вархив.
Содержание:
1.Экспертиза ценности документов.
2.Оформление дел.
3.Составление описей дел.
4.Порядок передачи дел в архив.
Практические задания (СРС):
1.Оформить обложку личного дела.
2.Составить внутреннюю опись документов личного дела.
Литература по теме:
1.Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие [для вузов по специальности «Менеджмент»], 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сиб. соглашение, 2006.
2.Комышев, А.Л. Основы документационного обеспечения управления: учеб. пособие / А.Л. Комышев.-
29
М., 2000.
3.Румынина, Л.А. Документальное обеспечение управления : учеб. для образоват. учреждений сред. проф. образования по специальности 0201 Правоведение, 0202 Право и орг. соц. обеспечения / Л. А. Румынина. – 3-е изд., испр. – М.: Академия, 2005.
Практическое занятие № 17 Тема: Организация текущего хранения
документов.
Цель: изучить особенности организации текущего хранения документов.
Содержание:
1.Формирование дел.
2.Хранение дел в организации.
3.Виды номенклатурдел.
4.Правила оформления номенклатуры дел.
Темы докладов (СРС):
1.Организация текущего хранения документов.
2.Основные виды номенклатур дел. Состав реквизитов.
Литература по теме:
1.Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие [для вузов по специальности «Менеджмент»], 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сиб. соглашение, 2006.
2.Комышев, А.Л. Основы документационного обеспечения управления: учеб. пособие / А.Л. Комышев.-
М., 2000.
3.Румынина, Л.А. Документальное обеспечение управления : учеб. для образоват. учреждений сред. проф. образования по специальности 0201 Правоведение, 0202 Право и орг. соц. обеспечения / Л.А. Румынина. – 3-е изд., испр. – М.: Академия, 2005.
30