Размер контролируйте по сетке, в которой одна клетка соответствует 1 см.

1. Запустите Мастер отчетов.

2. Включите в отчет поля Имя, Отчество, Фамилия, Должность из таблицы Сотрудники, поле Название Отдела из таблицы Структура ЗАО МНТ.

3. Выберите вид макета – «В столбец», стиль оформления – Обычный.

4. После создания отчета при помощи мастера перейдите в режим Конструктора для корректировки макета отчета.

5. Удалите объекты из области заголовка отчета и нижнего колонтитула. Для этого щелчком выделите объект и нажмите на клавишу Delete.

6. Удалите надписи полей из области данных.

7. Уменьшите до нуля высоту всех областей отчета, кроме области данных.

8. Измените, размеры области данных до размеров нагрудной карточки 9 х5,5 см. для этого наведите курсор на правую (или нижнюю) границу области до появления двусторонней стрелки, захватите и переместите границу.

9. Измените, формат содержимого полей, согласно рис. 9

Рис. 9.Стили оформления полей

10. Добавьте рисунок эмблемы. Для этого:

10.1. Откройте созданный ранее в среде Word файл Эмблема; скопируйте рисунок эмблемы;

10.2.Перейдите в окно конструктора отчета и вставьте из буфера обмена скопированный рисунок эмблемы;

10. 3. Расположите в области данных рисунок эмблемы и поля.

11. Обведите все объекты рамкой, выбрав инструмент Прямоугольник на панели элементов.

12. Измените формат рамки: вид, толщину границы, цвет границы и внутреннего заполнения. Если рамка непрозрачная, поместите ее на задний план. Макет отчета представлен на рисунке 10.

13. Не забывайте просматривать результаты работы (режим Предварительный просмотр)

Рис. 10. Макет отчета «Представительский»

Лабораторная работа №8.

Тема : «Учет документов в базе данных».

Цель занятия: Научится сопровождать базы данных. Закрепить знания, полученные на предыдущих занятиях.

Отрабатываемые вопросы:

1. Создание базы данных документация МНТ.

2. Создание таблицы документы МНТ

3. Создание поля типа гиперссылка.

4. Создание запроса на выборку для таблицы внутренних документов.

5. Учет входящих документов в базе данных документация МНТ.

6. Учет исходящих документов в базе данных.

Организационно-методические указания.

Задание 1. Создание базы данных «Документация МНТ».

В среде баз данных можно организовать учет всех документов: внутренних, входящих, исходящих. Базы данных позволяют также вести на компьютере журналы учета сотрудников, направляемых в командировку или приезжающих в командировку, журнал учета телефонограмм.

Создайте базу данных «Документация МНТ» и организуйте в ней учет внутренних документов. Для этого создайте таблицу Внутренние, которая содержит перечень всех видов внутренних документов, составляемых на предприятии, и их сокращенное обозначение.

1. Создайте новую базу данных с именем Документация МНТ. Сохраните ее в папке МНТ.

2. Выберите объект Таблицы.

3. Создайте таблицу Внутренние со структурой, показанной на рис. 1.

Рис. 1. Структура таблицы «Внутренние»

4. В режиме таблицы введите данные, приведенные в таблице (рис 2). Ключевое поле содержит условное сокращение названия документа. Во втором поле приведено полное название вида документа.

Рис. 2. Данные для таблицы «Внутренние»

Задание 2. Создание таблицы Документы МНТ

Создайте таблицу Документы МНТ, которая содержит информацию обо всех внутренних документах предприятия. Создайте в таблице поле, которое будет содержать гиперссылку на документ. Установите по виду документа связь «один – ко – многим» с таблицей Внутренние.

1. В режиме Конструктора таблиц создайте новую таблицу Документы МНТ со структурой, представленной на рис. 3.

Рис. 3. Структура таблицы «Документы МНТ»

Пояснения к структуре:

• Поле Код Регистр Карты (« код регистрационной карты») имеет тип данных Счетчик и является ключевым. При занесении в таблицу нового документа, в этом поле автоматически появляется порядковый номер. Таким образом, это поле задает сплошную нумерацию всем внутренним документам в порядке занесения их в таблицу;

• В поле Дата Документа заносится дата создания документа. Поскольку дата документа очень часто совпадает с днем его подписания и занесения в базу данных, удобно в свойствах поля ввести в строку Значение по умолчанию формулу вычисления даты:= Date(), а в строке Формат выбрать «Краткий формат даты».Тогда при заполнении базы данных в этом поле будет автоматически появляться текущая дата. При необходимости ее можно исправить;

• Поле Вид Документа является полем подстановки, связанным с созданной таблицей Внутренние. Создание Столбца подстановок рассматривалось во втором задании лабораторной работы №2;

• В поле Peг. Номер («регистрационный номер») предполагается заносить порядковые номера создания и внесения в базу данных отдельных видов документов. Таким образом, значения в этом поле могут повторяться. Например, может быть и приказ по основной деятельности №1 и приказ по личному составу №1;

• В поле Краткое содержание предполагается заносить заголовок документа и ссылку на место его хранения. Тогда при просмотре базы данных вы можете сразу по ссылке открыть и просмотреть нужный документ.